U2_Kapazitätsplanung

bezeichnet die vorausschauende Einteilung aller verfügbarer Ressourcen:

• Zeit

• Budget

• Sachmittel

• Personal

• Maschinen

• Räume

-> in Abstimmung mit erwarteten Kapazitätsbedarf für Projekte oder Produktionen

Schwerpunkt liegt vor allem auf der nachhaltigen Zu- und Einteilung von Ressourcen (Mitarbeiter!)

-> vorausschauende Projektplanung in Abstimmung mit u.a. Teamleitern, Projektleitern & Management wichtig

• Mitarbeiter gemäß ihrer Qualifikationen einsetzen

• Unbesetzte Stellen erkennen und mit geeignetem Personal besetzen

• Kapazitäten an strategischen Unternehmenszielen ausrichten

• Aktivitäten realistisch planen, inkl. Puffer und Auslastungssteuerung

Ziel steht im Mittelpunkt des Dreiecks

-> hierfür müssen die Ressourceneinheiten ausgeglichen sein, da sie einander beeinflussen

-> wird an einer Ecke des Dreiecks gezogen, müssen die anderen nachziehen, sonst entstehen Zielkonflikte

z.B.: Verschiebt sich die Deadline nach hinten, steigen auch die Kosten, weil länger am Auftrag gearbeitet wird

Es ist nicht möglich, jede Arbeitsstunde im Betrieb für einen Kundenauftrag tätig zu sein.

Grund ist nicht nur, dass nicht jeden Tag gearbeitet wird (Wochenenden, Feiertage, Urlaub, Krankheit), sondern auch, dass der Arbeitsplatz gereinigt werden muss, dass Reparaturen durchgeführt werden, dass Versammlungen und Besprechungen stattfinden, dass an Weiterbildungsmaßnahmen teilgenommen wird, dass Material, das für den Auftrag notwendig ist, noch nicht angeliefert wurde oder dass kein Auftrag zur Bearbeitung da ist und es zu Warte- und Ausfallzeiten kommt.

Innerhalb der Kapazitätsrechnung wird eruiert, wie viel Tage bzw. Stunden pro Periode überhaupt produktiv für einen Kundenauftrag „gearbeitet“ wird. Dies ist deshalb von Interesse, weil wir im Ergebnis einen Stundensatz zu ermitteln haben.

Wichtig ist hierbei nur, die produktiven Arbeitszeiten zu ermitteln.

Arbeitsplatzkapazität = die Zahl der Tage bzw. Stunden, an denen der Arbeitsplatz planmäßig „betriebsbereit“ bzw. „geöffnet“ ist.

Von den maximal möglichen Tagen eines Jahres werden die Wochenenden (Annahme 5-Tage-Woche) und die Feiertage (Annahme 10 Tage) abgezogen -> Arbeitsplatzkapazität

Bei „Öffnungszeiten“ des Betriebes von Montag bis Freitag (5-Tage-Woche) und im Einschichtbetrieb mit 7 h pro Tag sieht die Berechnung der Arbeitsplatzkapazität wie folgt aus:

= die Zahl der Tage bzw. Stunden, an denen der Arbeitsplatz tatsächlich besetzt ist

• Wenn an den Tagen, an denen die normalerweise dem Arbeitsplatz zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Urlaub, zur Weiterbildung oder krank sind, Springer einsetzt, so ist die Plankapazität genauso hoch wie die Arbeitsplatzkapazität.

• Von den maximal möglichen Arbeitstagen eines Jahres werden die sogenannten „Abwesenheitsfaktoren“, wie Urlaub, bezahlte Arbeitsverhinderung etc. abgezogen.

  • Man gelangt zur sog. Mannkapazität. Sofern aufgrund kapazitativer Engpässe Überstunden anfallen oder Springer bzw. Aushilfen zum Einsatz kommen, vergrößert sich die Mannkapazität, ansonsten entspricht die Mannkapazität der sog. Plankapazität.

= die Zahl der Tage bzw. Stunden, an denen der Arbeitsplatz tatsächlich besetzt ist

Das Verhältnis zwischen der Plankapazität und der Arbeitsplatzkapazität ist der Beschäftigungsgrad B°.

B° = Plankapzität [h/Jahr] / Arbeitsplatzkapazität [h/Jahr]

B° = 1470 h pro Jahr / 1750 h pro Jahr = 84 %

Berechnung Beschäftigungsgrad = Verhältnis von genutzter Kapazität zu Bezugsgrundlage ergibt den Beschäftigungsgrad (in Prozent)

Bsp: Berechnen Sie den Beschäftigungsgrad

Kapazität: 500.000 Motorengehäuse/Vierteljahr

Beschäftigung: 425.000 Motorengehäuse/Vierteljahr

425.000 / 500.000 x 100 = 85% (Beschäftigungsgrad)

Das Verhältnis zwischen den Fertigungsstunden und der Plankapazität (Fertigungs- und Hilfszeiten) ist der Nutzungsgrad N°.

N° = Fertigungsstunden [h/Jahr] / Fertigungs- und Hilfsstunden [h/Jahr]

Wenn der Nutzungsgrad bekannt ist, kann die Zahl der Fertigungsstunden wie folgt ermittelt werden:

Fertigungs- und Hilfsstunden [h/Jahr] × N° = Fertigungsstunden [h/Jahr]

1470 h/Jahr × 86 % = 1264,2 Fertigungsstunden pro Jahr

Fertigungszeit: Die Zeit, in der die Maschinen laufen und die Arbeitskräfte an den Maschinen stehen = Fertigung von Aufträgen (Fertigungszeit).

Hilfszeiten: sind alle Zeiten, in denen der Arbeitsplatz planmäßig besetzt ist, aber nicht für einen Auftrag produziert wird.

Die Plankapazität ist die Summe aus Fertigungszeiten und Hilfszeiten.

Um die Fertigungsstunden und die Kosten pro Fertigungsstunde zu ermitteln sind zusammengefasst folgende Angaben erforderlich:

• Arbeitsplatzkosten € pro Jahr (aus der Platzkostenrechnung zu entnehmen)

• Arbeitsplatzkapazität h pro Jahr (aus der Kapazitätsrechnung zu entnehmen)

• Beschäftigungsgrad %

• Nutzungsgrad %

Es gilt:

Arbeitsplatzkapazität / Beschäftigungsgrad x Nutzungsgrad = Fertigungsstunden pro Jahr

1750 h / Jahr × 84 % × 86 % = 1264,2 Fertigungsstunden pro Jahr

159.872 € / 1264,2 h = 126,46 € / Jahr

Alternativ kann der Fertigungsstundensatz auch aus der Plankapazität und dem B° direkt ermittelt werden:

1470 h/Jahr × 86 % = 1264,2 Fertigungsstunden pro Jahr

159.872 € / 1264,2 h = 126,46 € / Jahr

-> mit einer optimalen Auslastung aller Kapazitäten den maximalen möglichen Ertrag innerhalb eines vorgesehen Zeitfensters sicherstellen

-> Planung orientiert sich dabei an Bezugsgrößen wie Mitarbeiteranzahl, Personentagen, Verfügbarkeit, Fristen und Kosten

• Ausgewogenes Mitarbeiterpensum (bestimmte Zeit zu erledigende Arbeit)

  -> Erhöhung des Engagements + Produktivität

  -> sind Mitarbeiter nicht ausgelastet, sind sie unzufrieden = Kosten ohne Ertrag

  -> Mitarbeiter vor Überarbeitung schützen

• Belastbare und verlässliche Daten

  -> Mitarbeiterauslastung ist ausgeglichen, Termine, Aufwände + Kosten haben einen Puffer

  -> Bedarf und Angebot aufeinander abgestimmt

  -> Planung fängt Schwankungen ab und Aufträge weniger Risiken

• Wettbewerbsfähigkeit beibehalten

  -> Auffangnetz bei Abweichungen + stellt sicher, für jede Aktivität genug Ressourcen verfügbar

  -> Optimierung bestehender Prozesse, Innovationen für die Zukunft

• Fluktuation (Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen) + Krankheit bei Mitarbeitern

• Jederzeit Verzögerungen oder Abweichungen im Geschäftsalltag möglich

• Reagieren auf ungeplante Änderungen nicht möglich

• Deadlines können nicht eingehalten werden

• Mitarbeiterausfall wird nicht kompensiert

• Kosten übersteigen den Rahmen

• Wettbewerbsfähigkeit geht verloren

• Aufträge können nicht angenommen werden

• Die Summe der Arbeitsplatzkosten [€/Jahr] dividiert durch die geplanten jährlichen Fertigungsstunden [h/Jahr] ergeben den Stundensatz [€/h].

  • Mit den so ermittelten Stundensätzen aller an einem Auftrag beteiligter Kostenstellen werden in der Kostenträgerrechnung die Angebotskalkulationen durchgeführt.

• Um die Fertigungsstunden [h/Jahr] zu ermitteln müssen die Arbeitsplatzkapazität, die tatsächlich geplante Kapazitätsausnutzungszeit (Plankapazität) und der Anteil der Fertigungsstunden an der gesamten Plankapazität bekannt sein.

• Ein Hilfsmittel, um die Fertigungsstunden zu ermitteln, ist der Beschäftigungsgrad B°.

  • Der Beschäftigungsgrad sagt aus, wie viel Prozent der Arbeitsplatzkapazität als tatsächliche Plankapazität zur Verfügung steht.

  • In der Planungsphase ist der B° häufig 100 %, da angenommen wird, dass die gesamte zur Verfügung stehende Arbeitszeit auch mit Personalbesetzung zur Verfügung steht. Am Jahresende wird geprüft, ob dieses tatsächlich der Fall war, oder ob der Arbeitsplatz geringer (B° < 100 %) oder höher (B° > 100 %) ausgelastet war.

• Ein zweites Hilfsmittel, um die Fertigungsstunden zu ermitteln, ist der Nutzungsgrad N°.

  • Um den Nutzungsgrad zu ermitteln, muss bekannt sein, wie viel Stunden der Plankapazität mit Hilfszeiten, die nicht einem bestimmten Auftrag zugeordnet werden können, beschäftigt waren.

  • Verhältnis der Fertigungsstunden und der Plankapazität (Fertigungs- und Hilfszeiten) = Nutzungsgrad.