Fakturierung

1. Kopf und Positionen, Ausgabe: Rechnung,

2. Angabe der Werte in Kopf und Positionen Netto

3. Rechnung, Proforma-Rechnung, Barverkauf, Gutschrift, Lastschrift, Retoure, Interne Verrechnung (Rechnung), Interne Verrechnung (Gutschrift), Storno Rechnung

4. Es können nur Nummernkreise mit interner Nummernvergabe verwendet werden

• Abhängig vom Referenzbeleg schlägt das System automatisch eine entsprechende Fakturaart vor.

  
  

  Positionstyp des Auftrages legt fest, ob liefer- oder auftragsbezogen fakturiert wird -> automatischer Vorschlag

  Bsp.: TA mit lieferbezogenen Fakturierungs-Positionen -> Fakturaart F2 (=Rechnung)

  geht auch: manuell auswählen bei Einstieg

• Nummernvergabe, Partner, Texte, Nachrichten, Buchungssperre, Kontenfindung, RElistenart, Stornofakturaart

• Möglichkeiten des Bezugs:

  1. Bezug zu Auslieferung (<->Sicherstellung, dass Ware bereit ausgeliefert wurde)

  2. Gleichzeitige Bezugnahme zu Auslieferung und Auftrag (zB Teppichboden = Ware = Auslieferung + dessen Verlegung = DL = Auftrag) -> wenn Bedingungen für Zusammenfhrung erfüllt

• System kopiert die Daten aus dem Referenzbeleg (zB Auslieferung) und übergibt eine Gegenbuchung an die FiBu

• Referenzbeleg erneut fakturierbar

• Storno geht auch nur positionsweise

• kein Eintrag in der Kopiersteuerung nötig -> die zu ändernden Bildbereiche (zB Referenz- und Zuordnungsnummer) werden direkt bei der Fakturaart angelegt (BIldbereich Storno)

1. ohne Freigabeverfahren: direkter Bezug zu Faktura

2. mit Freigabeverfahren: mit Bezug auf eine Gut- oder Lastschriftsanforderung (Verkaufsbelege die freigegeben werden müssen), diese wiederum können Bezug nehmen auf

   • Auftrag

   • Faktura

   • ohne Bezug

3. Mögliche Custom. Einstellungen der Anforderung: Soll automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden?

4. Freigabe durch Entfernung der Fakturasperre (geht auch: teilweise freigeben)

5. für jede Position einen Absagegrund -> wird dann nicht in Faktura (hier: Gutschrift) übernommen

   Absagegrund steuert:

   • wird eine Position mit einem Nullwert in die Gutschrift übernommen

   • erscheint die Position überhaupt in der Gutschrift

1. Abhängig vom Wert kann die Gutschrift automatisch freigegeben werden oder zu unterschiedlichen Bearbeitern gesendet werden

2. Standart-Wordflowmuster muss aktiviert werden,

   Konfiguration des Workflows mit einer App -> Def. von

   A. Bedingungen, unter denen Gutschriftsanforderungen automatisch freigegeben werden

   B. Genehmigende für zu prüfende Anforderungen

1. Kombination aus Gutschrifts- und Lastschriftsanforderungen

   vollständige Gutschrift für die falsche Fakturaposition und gleichzeitig eine Belastung durch den richtigen Betrag (automatisch erstellt als Lastschriftposition)

2. Bezug zu Faktura (nicht Auftrag/Anfrage)

3. Positionen aus Faktura werden in der RE-Korr.Anford. dupliziert/verdoppelt

   • aus einer Position der Faktura wird je eine Gut- und eine Lastschriftposition

   • zuerst Auflistung aller Gutschriftspositionen, dann aller Lastschriftpositionen

   • Gutschriftspositionen nicht änderbar -> die zgehörige Lastschriftposition kann aktuaisiert werden (zB neue Preisfindung oder Mengenänderung)

     ODER: Gut- und Lastschriftsposition paarweise löschen (“Unveränderte Positionen löschen”)

• wird verwendet für Exportgeschäfte

• Bezug zu Aufträgen oder Auslieferungen (WA muss dafür nicht gebucht sein)

• Keine Fortschreibung des Fakturastatuses im Referenzbeleg (keine Fortschreibung des BelegflussesI

  Daten werden nicht an Finanzwesen weitergeleitet

• Fakturen brauchen immer einen Referenzbeleg, Ausnahme: externe Vorgänge)

  Bsp. Rechnung - Auslieferung oder Auftrag

  interne Verrechnung - Lieferung

• Einstellungen Fakturaart (zB für Texte und Partner) und Kopiersteuerung

1. Einstellungen tätigen für

   1. den Kopf

      Ziel = Fakturaart, Quelle (Bezugsbeleg) = Verkaufsbelegart

   2. die Position

      Ziel = Fakturaart, Quelle = Vrkaufsbelegart und -positionstyp

2. Kopfebene:

   1. Referenzbeleg -> welche dürfen als Basis verwendet werden

   2. Ermittlung (woher kommen? Beleg, KDSS,…) Außenhandelsdaten, Zuordnungs-, Referenz- und Positionsnummern

3. Positionsebene:

   1. Fakturamenge -> Auftrags- oder Liefermenge, wird die bereits fakturierte Menge berücksichtigt?

   2. Preisfindung und Kurs

   3. Preisquelle (zB Übrnahme der Frachkosten aus dem Frachkostenbeleg?)

(worum geht es: woher kommen die Daten in der Faktura, aus welchem Beleg und welchen Zahlen?)

• unter welchen Bedinungen wird ein Vertriebsbeleg fakturiert zB ist ein WA erforderlich? -> Festgelegt in Kopiersteuerung

• Kopierbedingungen können für den Kopf oder die Positionfestgelegt werden

1. Explizit: manuelle Eingabe der Belege (Auftrag oder Lieferung), bei Fehler (zB wegen Fakturasperre): Fehlerprotokoll

   • gesamter Beleg

   • nur einzelne Positionen oder Teilmengen von Positionen (Funktion Positionsauswahl, lieferbezogener Fakturierung ist Mengenänderung nur möglich <-> Positionstyp hat Fakturarelevanz K hat)

2. Fakturavorrat: Durchführung im Sammellauf, Eingabe Selektionskriterien (zB Auftraggeber, Fakturadatum) (Fakturavorrat = Sammlung der Fakturaanforderungen also alles was noch fakturiert werden muss)

   1. Einzelfakturen: keine Zusammenfassung, eine Faktura pro selektiertem Beleg (Transaktion VF01)

   2. Sammelfakturen: Zusammenfassung der selektierten Belege wenn möglich (Verarbeitung im Hintergrund), danach Kennzeichnugn durch Symbole ob Beleg erfolgreich fakturiert wurde (Verarbeitung im Hintergrund)

   3. Sammelfakturen im Dialog: Verzweigung zu VF01), Zusammenfassung der Belege <-> Möglich

3. zu bestimmten Terminen: Auslieferungen, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig werden zusammengefasst in Sammelrechnung

   • Pflege der Rechnungstermine über Sonderregeln im Fabrikkalender

   • Die Nummer des Fabrikkalenders -> Angabe im Debitorenstammsatz des Regulierers

4. Fakturierung kann im Batch laufen gelassen werden

1. Storno

   • alle Fakturen eines Sammellaufes werden storniert, Zusammenfassung der stornierten Fakturen unter einer Sammelgangsnummer in der Sammelgangsart „S“

   • Anzeige eines Protokolls möglich

   • Vorgängerbelege der stornierten Fakturen können erneut fakturiert werden

   • Voraussetzung: Benutzer muss berechtigt sein

2. Fakturierungsapps

   1. mehr Selektionsmöglichkeiten, weitere Einstellungsmöglichkeiten:

      • System fordert ein Fakturadatum und die erforderliche Fakturaart an, bevor es die Fakturen anlegt

      • Anlage einer Faktura pro Position

      • automatische Übergabe aller angelegten Fakturen an das Rechnungswesen + Veranlassung Ausgabe (zB per Mail)

      • Anzeige temporärer Fakturen für die Vertriebsbelege, die ausgewählt wurden -> Sichern (=umwandlung in persistente Fakturen) oder verwerfen (zurück in Fakturavorrat)

   2. Dient der Prüfung von Fakturen (RE, Stornos, GS und andere) -> Funktionen: Anzeige, Bearbeitung, Buchung und Stornierung

1. ja

2. Rechnungssplit <-> abweichende Kopfpartner und/oder Kopffelder (jedes Kopffeld der Faktura ist eine Splitbedingung!)

3. Einstellungen: Positionsabhängiger RE-Split

   • Einstellungen tätigen in der Kopiersteuerung

• macht möglich: in bestimmten Zeitintervallen oder zu bestimmten Terminen eine Liste von Fakturen (Rechnungen, Gut- und Lastschriften) für einen bestimmten Regulierer anlegen -> alle Rechnungen aufgelistet

  wird oft verwendet wenn eine Zentrale die Rechnungen für eine Filiale begleicht

• Voraussetzungen:

  1. es gibt eine Delkredereprovision <-> Konditionsart RL00 (Delkredereabschlag) und MW15 muss gepflegt sein

  2. Jeder Fakturaart, die in Rechnungslisten einfließen soll, muss eine Rechnungslistenart zugeordnet sein (Standardversion: enthält zwei Rechnungslistenarten: LG für Gutschriften und LR für Rechnungen und Lastschriften)

  3. Def. Fabrikkalender: Festlegung Zeitabstände oder Tage, an denen REListen erstellt werden

     -> Angabe in DebitorenSS des Regulierers

  4. Preisfindungskonditionssätze für die Konditionsart RL00 müssen für den Regulierer gepflegt sein

  5. Nachrichtenkonditionssätze für die Konditionsarten LR00 und RD01 müssen angelegt sein

• RE-Listen können storniert werden

• = Fakturaanforderung (zu fakturierende Position), aus einem anderen System, importiert mit Hilfe einer Excelvorlage

  EBDRs sind Anforderungsobjekte, mit denen Fakturadaten übertragen und persistent gespeichert werden, die das SAP-S/4HANA-System von einer externen Quelle (z.B. einem externen SAP-System) erhalten hat

  -> werden anschließend im Fakturavorrat aufgelistet

• Kombination aus fakturierbaren Positionen aus unterschiedlichen Fakturierungsarten (zum Beispiel Einmalfakturierung, projektbasierte Fakturierung und verbrauchsabhängige Fakturierung) und (bei Omnichannel) Kanälen (intern und extern)

  -> alle Daten aus Fakturavorrat in eine Rechnung konvergieren -> “kombinierte, zusammengefasste Kundenrechnung”

  zB Kundenauftrag, Lastschriftanforderung und externe verbrauchsabhängige Fakturierungsdaten

  Vorteil: verwaltungsgemeinkosten sehr niedrig

• 
  

• optionaler Zwischenbeleg zwischen dem fakturierten Referenzbeleg (z.B. einer Lastschriftsanforderung) und der Endfaktura (in der Regel eine Rechnung) -> für Verhandlungszwecke

• selbe Struktur wie Standartfaktura

• kann beliebig oft geändert werden

  Funktionen: ändern, ablehnen, abschließen oder in Standartfaktura umwandeln (Achtung: verschwindet dann aus dem Fakturavorrat)

• Vorläufige Fakturen müssen im Custom aktiviert werden

• Stati:

  1. in Bearbeitung: Standartstatus nach Anlage, hat alle möglichen Folgefunktionen

  2. Abgelehnt: kann nicht mehr in Standartfaktura umgewandelt werden

     Vorgängerbelege (z.B. die vorhergehende Lastschriftsanforderung) können erneut geändert werden

  3. Abgeschlossen: dient der Anzeige, dass es vorerst keine Änderungen mehr gibt, nicht mehr änderbar (muss: Status zurücksetzen auf “in Bearbeitung”), kann umgewandelt werden

  4. Beendet: Status einer umgewandelten vorläufigen Faktura, wenn diese storniert wird -> Status wird wieder zu “in Bearbeitung”

• im Verkaufsbeleg auf Positionsebene (statt: Fakturadatum), enthält mehrere Fakturierungstermine

  Alternative: auf Kopfebene, Zuweisung zu Verkaufsbelegarten, gilt dann für alle Positionen des VK-Beleges

• Fakturierungsplanarten:

  1. Periodische Fakturierung

     • der zu fakturierende Gesamtwert wird regelmäßig zu festgesetzten Zeiten fakturiert wird .zB Mietverträge

     • als Basis kann dienen: im System hinterlegte Vertragsdaten (Start und ggf. Enddatum, Periode zB monatlich, Horizont zB 4 Monate, Fakturierungsdatum zB Monatsletzter)

       Achtung: wenn kein Enddatum gesetzt und Termineingabe über Bericht (nicht direkt im Kalender): Termine regelmäßig ergänzen (wenn Horizont “abgelaufen”)

  2. Teilfakturierung

     • der zu fakturierende Gesamtwert wird auf die einzelnen Termine des Fakturierungsplans aufgeteilt zB Anlagebau

     • Aufteilung des zu fakturierenden Gesamtwertes auf die einzelnen Termine nach bestimmten Regeln (zB 10%, 40%, 50%)

     • Änderungen (z.B. in den Beträgen), die eintreten, nachdem Teilfakturen erstellt wurden, werden anteilig auf die noch folgenden Fakturierungsplantermine aufgeteilt

     • Das System nimmt für jedes Fakturadatum einen Eintrag im Fakturaindex vor (-> wird bei jeder Auftragsposition gemacht, bewirkt dass die Position bei der Fakturierung berücksichtigt wird), nach Anlage der FAktura aktualisiert das System die Fakturierungsplantermine

1. Die Meilensteine sind auch den Terminen des Fakturierungsplans zugeordnet und werden so lange für die Faktura gesperrt, bis Meilenstein als erledigt bestätigt

2. ist das Fakturadatum:

   • ein Fixtermin

   • wird es immer mit dem Isttermin des Meilensteins aktualisiert

   • mit dem Isttermin des Meilensteines aktualisiert wird, wenn vor dem geplanten Fakturadatum des Termins fertiggestellt wird

• Fakturierungsregeln:

  1. Pro Fakturierungsplantermin kann eine Fakturierungsregel hinterlegt werden

  2. A. Prozentsatz oder fixer Betrag des Gesamtbetrags?

     B. handelt es sich um eine Schlussrechnung -> dann werden noch nicht fakturierte Termine berücksichtigt

  3. Preisfindung -> anlegen Konditionssätze für spezielle Konditionsarten angelegt -> geht zB Preise anteilig berechnen wie bei Mietkosten angefangener Monat

Vorgehensweise:

1. A. Terminbezeichung: nur Namensdefinition

   B. Termintyp legt fest:

   1. Fakturierungsregel (zB nach Meilenstein, monatlich, …)

   2. ob der Fakturierungstermin ein Fixtermin ist (zB nicht sinnvoll bei Meilensteinen)

   3. Fakturasperre (zB wenn Meilenstein nicht erreicht)

   4. Fakturaart (Rechnung, Pro-formarechnung usw)

2. Terminvorschlag: nur bei Teilfakturierung -> sollen Fakturatermine in der Auftragsbearbeitung vorgeschlagen werden (bei Bedarf änderbar)

3. Regeln zur Datumsermittlung: Festlegung Beginn- und Endedatum und Ermittlung der Fakturatermine (= wann wird abgerrechnet z.B. zwei Tage vor dem Monatsletzten); Grundlage = Basisdatum

4. A. Def. Fakturierungsplanart (vorher festlegen: periodische FPlanart oder TeilF)

   B. Die Fakturierungsplanart wird aus dem Belegpositionstyp und der Fakturarelevanz ermittelt -> Zuordnen

• Vorgehen Fakturierung:

  1. Anzahlungen werden im KDAuftrag hinterlegt auf Kopf- oder Positionsebene

  2. Mittel: Fakturierungsplan

  3. Steuerung über Fakturierungsregeln 4 (Anzahlung bei prozentualer TeilF) oder 5 (wertmäßiger)

  4. Erstellung Anzahlungsaufforderung (Fakturaart FAZ) <-> Fakturadatum erreicht

     
     

• Vorgehen in FiBu:

  1. Anzahlungsaufforderung wird verbucht (Buchung als Merkposten), SonderhauptbuchKZ F (in Position) = statische Buchung, Buchung auf ein anderes AbstimmK als “normale” Forderungen

  2. Zuordnung zu Anzahlungsanforderung und Kontierung auf Kundenauftrag mit Sonderhauptbuchkennzeichen A

  3. Bei Teil-/Schlussrechnungen werden die geleisteten Anzahlungen als zu verrechnende Anzahlungen übernommen

     -> Abbau auf dem speziellen Abstimmkonto für Anzahlungen und ein Zugang auf dem Standard-Abstimmkonto

• Ratenplan -> Erstellung einer Faktura für alle Ratenzahlungen

  -> Ausdruck RE mit einer Auflistung der einzelnen Zahlungstermine und den genauen Beträgen

• Für jede Ratenzahlung -> Erzeugung einer Debitorenbuchungszeile

• Custom -> def. Ratenzahlungsbedingungen

  • Anzahl und Höhe der Raten in %

  • Zahlungskonditionen pro Ratenzahlung

1. (+2) Kontenplan <-> BK <-> Verkaufsorga

1. Kontierungsgruppe des Regulierers (dient Unterteilung von Kunden in verschiedene Gruppen, z.B. Kunden aus Inland und Ausland)

2. Kontierungsgruppe des Materials (z.B. in Services und Handelswaren)

3. Kontoschlüssel (In den Kalkulationsschemata werden Kontoschlüssel Konditionsarten zugeordnet -> z.B. Frachtkonditionen auf einem speziellen Frachterlöskonto verbuchen)

• Grundsätzlich: Automatische Übermittlung der Daten

  Ausnahme: Setzen einer Buchungssperre in der Fakturaart -> Zugehörige BuHaBelege werden erst nach Freigabe erzeugt -> kann Performance verbessern

• Mögliche Änderungen der Daten vor Erstellung BuHaBel.: Fakturadatum, Preisfindung, Kontenfindung, Nachrichtenfindung

  /nach Erstellung: Nachrichtenfindungsbeenflussung möglich

1. Zugriffsfolgen setzen sich aus einzelnen Zugriffen in Form von Konditionstabellen zusammen.

   Die Konditionstabellen enthalten die Felder bzw. Feldkombinationen, von denen die Erlöskontenfindung abhängig sein soll.

   Die Schlüsselfelder werden mit den im Beleg eingegebenen Daten gefüllt, sodass das System nach einem entsprechenden Sachkonto für die betreffende Kombination suchen kann. Sobald ein Sachkonto ermittelt werden kann (Zugriffsfolge regelt Suchreihenfolge) wird dieses genommen.

2. Die Zugriffsfolgen werden Konditionsarten zugeordnet

3. Eine oder mehrere Konditionsarten werden einem Kontenfindungsschema zugeordnet.

4. Das Kontenfindungsschema wird einer Fakturaart zugeordnet.

(Ermittlung des Kontos für die Verbuchung der Mehrwertsteuer erfolgt nicht über die Kontenfindung im Vertrieb)

• Ermittlung der Nummern

  • automatisch aus Vertriebsbelegen

  • Ebene: Referenznummer: Kopfebene (Nutzung zu Auszifferungszwecken)

    Zuordnungsnummer: Ebene der Debitorenzeile (für Sortierung von Einzelposten)

  • Im Customizing der Kopiersteuerung für Fakturen:

    Def. welche Nummer als Referenz- bzw. als Zuordnungsnummer übernommen wird (Bestellnr. (= manuelle Referenz im Vertriebsbeleg, KDAuftragsNr., (Externe) AuslieferungsNr., usw.)

• Zusammengefasste Fakturen müssen schon fakturiert + weitergeleitet worden sein

  -> Erstellung der Rechnungsliste: bisherige Referenznummer der einzelnen Fakturen wird durch Nummer der Rechnungsliste überschrieben

  -> Verbuchung des Zahlungseingangs unter Angabe der Rechnungslistennummer möglich

• Grundsätzlich: für alle Vertriebsbelege immer Belegart RV

  kann umgestellt werden im Custom. Fakturaart: Feld Belegart -> ermöglicht in der FiBU differenzierte Auswertungen und Nummernvergabe

• Abbildungen der Filial/Zentralbeziehung über Stammdatenpflege

  1. die Partnerrollen im Vertrieb oder

  2. Feld Zentrale im Buchhaltungssegment des Kundenstammsatzes

  3. Feld Filiale/Zentrale in der Fakturaart steuert, welche Partnerrollen der Faktura an die Buchhaltung übergeben werden

     -> erscheint Auftraggeber oder Regulierer im Feld KUNNR im Fakturakopf

     -> Feld leer: Beziehung im Feld Zentrale wird im Finanzwesen ignoriert, sonst: hat Vorrang zu Vertriebspartnerrollen

Negative Buchungen

• normal: Kontozugänge werden auf der Haben Seite eines Kontos gebucht, Kontoabgänge (zB Gutschriften) auf der Sollseite -> Konto hat am Ende immer eine Summe (“Umsatz”), auch wenn eigentlich Saldo 0 wäre (zB 10o Euro verkauft, 100 Euro gutgeschrieben)

  -> Negative Buchungen: wird beides auf einer Seite verbucht, mit Vorzeichen! -> Saldo/Umsatz = 0

• Voraussetzung:

  1. BK erlaubt negative Buchungen

  2. Feld “Negativbuchungen” muss in der Fakturaart für GS/Stornierungen aktiviert sein

Gutschriften und Valutadatum

• normal: Gutschriftsanforderungen mit Bezug auf eine Faktura -> Fakturadatum (= Zahlungsfristenbasisdatum) der Kundenfaktura und Gutschrift unterschiedlich -> keine Abstimmung zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten (VbK wird ggf. erst im "nächsten Zahlungslauf beglichen)

  —> Periode des Zahlungsfristenbasisdatums der Faktura kann als Grundlage für die Valutierung der Gutschrift eingesetzt werden

• Feld “Valutierte Gutschrift” (Gutschriftswert mit Valutadatum) in den Fakturaarten

• BRFplus: verwendet für BEstimmung der Ausgabeparameter (Ausgabeart, Empfänger, Formularvorlage usw.)

  -> Tabelle gefüllt mit “Bedigungen”, wird gelesen von links nach rechts; sobald alle Bedingungen einer Reihe erfüllt sind -> Feldeintrag aus Ergebnisspalte wird genommen (Ergebnis PrintQuelle, Bedingungen zb VerkaufsOrga, OutputType)

• Mit Business Add-In (BAdI) -> neu angelegte Fakturen einer bestimmten Fakturaart benutzerdefinierten Nummernkreisintervallen (und optional Nummernkreispräfixen) zuordnen, abhängig von einem oder mehreren Attributen (Kopffeldern)

  Bsp: gleichee Fakturaart in D und F, allerdings soll für jedes Land ein eigener Nummernkreis verwendet werden

  Gründe für Präfixe: 1. Erhöht die Anzahl der verfügbaren Nummern, 2. schnelle und einfache KZ (zB DE-, FR-)

• Merkmale Barverkaufsprozess:

  1. Auftrag und Auslieferungserstellung in einem Schritt (es gibt jedoch 2 Belege)

  2. WA wird seperat und später durchgeführt

• Konfiguration Fakturaart BV:

  1. Fakturierung = auftragsbezogen

  2. keine Nachrichtenfindung -> Nachricht (RE) kann schon im Auftrag gedruckt werden

  3. keine neue Preisfindung

  4. Buchung in FiBu auf ein KassenverrechnungsK (nicht DebitorenK)

  5. Eigene Fakturaart für Storno = SV

• Retoure (= Ware zurück nehmen) funktioniert wie Gutschirft

• Retourengutschrift erfolgt auftragsbezogen fakturiert = Retourenanforderungsbeleg, nicht auf die Retourenanlieferung