Aufgaben und Bereiche des Rechnungswesens
Es werden alle Daten (Zahlenmaterial) erfasst, gespeichert und der Zugriff darauf wird ermöglicht.
Ziel: Auswertung und Analyse von Zahlenmaterial, um Planungen ablesen zu können
Information
Information über wertverändernde Daten und Prozesse
Planungsfunktion
Planungsfunktion zur Vorschaurechnung und Gewährleistung der Zahlungsfähigkeit
Kontrollfunktion
Kontrollfunktion zur Überwachung von Entwicklungen (z.B. der Aufwendungen (-> Stadtpläne, Miete, Strom)) und der getroffenen Entscheidungen
Rechenschaftslegung
Rechenschaftslegung gegenüber Staat (Kommunalaufsicht) und Kapitalgeber sowie über die formale Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Einhaltung des Haushaltsplans (-> ein Jahr vorher für das Jahr darauf planen 2021 für 2022)
Dokumentation
Dokumentation = Beweissicherung
(von Vermögen und Schulden, des Güterverbrauchs, des Erfolgs und der Einzahlungen sowie Auszahlungen) z.B. Briefumschläge, Seife etc.
Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Aus der GoB geht hervor, wie die Buchführung nach Form und Inhalt gestaltet sein muss. Die GoB ergeben sich für Kaufleute teils aus dem Handels- und Steuerrecht, teils aus der Praxis der Buchführung . Für kommunale Verwaltungen werden die GoB in den Rechtsgrundlagen für die kommunale Buchhaltung verbindlich gemacht (i.d.R. In Gemeindehaushaltsverordnungen).
Klarheit und Übersichtlichkeit Ein sachverständiger Dritter muss sich jederzeit einen Überblick über das Unternehmen machen können
Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig, chronologisch und sachlich geordnet erfasst werden
Verwendungen von urkundensicheren Schreibmaterialien (blau), keine Radierung
keine Unleserlichkeiten von Buchungen , keine Überschreibungen; Fehler werden durch Stornobuchungen aufgehoben
Keine Lehrzeilen in Konten (Buchhalternase ist dafür da)
Keine Buchung ohne Beleg und kein Beleg ohne Buchung!
Keine Verrechnung einzelner Geschäftsvorfälle, sondern jeweils gesonderte Kontenführung (jeden Vorgang einzeln verbuchen)
Bei automatischer Datenverarbeitung dürfen nur fachlich geprüft und freigegebenen Verfahren eingesetzt werden
Einhaltung von Aufbewahrungsfristen (Belege wie Rechnungen (6 J.) oder andere Unterlagen der Buchführung ( z.B. Inventar (10 J.), Bilanzen (unbegrenzt, dauerhaft), Handelsbriefe oder Auftragsbestätigungen (6 J.)
• Zeitgerechte Buchung: Geschäftsvorgang -> max. 4 Wochen (Monatsende) -> Buchung
Körperliche Bestandsaufnahme
Erfassung und Bewertung von Vermögensteilen durch Zählen, Messen und Wiegen.
Bsp.: Streugut im Bauhof (Lager) ist die Inventur einzubeziehen, Streugut im Streufahrzeug nicht ( da es mit der Abgabe ins Streufahrzeug als verbraucht gilt).
Buchmäßige Bestandsaufnahme
Vermögensteile (z.B. Forderungen, Bankguthaben) und Schulden werden wertmäßig erfasst und sind aufgrund der Aufzeichnungen und Belege (z.B. Kontoauszüge) festzustellen. Bei Sachanlagevermögen in der Kommunalverwaltung kann die jährliche körperliche Bestandsaufnahme entfallen, wenn die Erfassung in einer Anlagenbuchhaltung erfolgt. Es reicht dann eine Bestandsaufnahme i. d. R. alle 3 Jahre.
Inventur
Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögens- und Schuldenwerte eines Unternehmers zu einem bestimmten Zeitpunkt
Stuchtagsinventur
Stichtagsinventur: Zeitnahe Bestandsaufnahme innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag
Verlegte Inventur
Verlegte Inventur: Der Inventurtermin liegt maximal drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Abschlussstichtag
Permanente Inventur
Permanente Inventur: bei fortlaufender Bestandsaufnahme nach dem GoB während des ganzen Jahres muss die körperliche Bestandsaufnahme nicht zum Bilanzstichtag sondern kann an einem beliebigen anderen Zeitpunkt des Jahres erfolgen
Stichprobeninventur
Stichprobeninventur: Errechnung des Bestandes zum Stichtag mithilfe mathematisch- statistischer Verfahren aufgrund von Stichproben
Inventar
Inventar = fertige Bestandteile -> ausführliches mengen - und wertmäßiges Bestandsverzeichnis von Vermögen und Schulden in Listenform Das Inventar bildet die Basis für die Erstellung der Bilanz
AKTIVKONTEN Reihenfolge
Anlagevermögen
Immaterielle Vermögensgegenstände (z.B. DV-Software, DV-Hardware)
Unbebaute Grundstücke (z.B. Grünfläche, Ackerland, Wald)
Infrastrukturvermögen (z.B. Verkehrs-, Ver- und Entsorgungseinrichtungen, soziale Einrichtungen wie Kindergärten und Altenwohnheime)
Bebaute Grundstücke/Gebäude (z.B. Kindergarteneinrichtungen, Schulen, Wohnbauten oder sonstige Dienst- und Betriebsgebäuden)
Maschinen, technische Anlagen (z.B. Spülmaschinen, Betonmischer; Alarmanlagen, Kühlanlage, Aufzüge)
Fahrzeuge/Fuhrpark (z.B. Fahr- und Motorräder, Personen- und Lastkraftwagen, spezielle Kommunalfahrzeuge wie Kehrmaschinen, Feuerwehrfahrzeuge, Dienstwägen)
Betriebs- und Geschäftsausstattung (=BGA, z.B. Büromöbel, Computer mit Zubehör usw.)
Finanzanlagen ( z.B. kommunale Sondervermögen, wirtschaftliche Unternehmen, Wertpapiere
Umlaufvermögen
1. Vorräte ( z.B. Streugut, Müllsäcke, Stadtpläne)
2. öffentlich-rechtliche Forderungen
3. privatrechtliche Forderungen
4. Kassenbestand
5. Bankguthaben
PASSIVKONTEN
Eigenkapital
Fremdkapital
Kreditverbindlichkeiten
Verbindlichkeiten an LuL. (langfristige Verbindlichkeiten, mittelfristige Verbindlichkeiten , kurzfristige Verbindlichkeiten)
Externes Rechnuswesen
Externes Rechnungswesen (richtet sich an externe Institutionen Bzw. Adressanten, wie Banken, Staat, Aktionäre)
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Finanzbuchhaltung (erfasst alle Zahlungsvorgänge und dient als Vorstufe für die Erstellung des Jahresbeschlusses)
-> Vergangenheitsorientiert
Internes Rechnungswesen
Internes Rechbungswesen (richtet sich an die ,,Geschäftsleitung’’ Bzw. Leitung des Verwaltungsbetriebs)
Warum sind bei der ordnungsgemäßigen Buchführung beide Seiten der Bilanz betragsmäßig gleich?
Vermögen entsteht, wenn Kapital investiert wird. Passiva generieren Aktiva. Deshalb müssen die zwei Seiten einer Bilanz auch ausgeglichen sein.
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