Worin besteht der IT-Bezug im Projektmanagement?
Projekte mit IT unterstützen
IT als Gegenstand und Ergebnisteil des Projektes
Was bedeutet Verständnisgewinnung? Wodurch wird es erreicht?
Gewinnung eines Projektverständnisses im Bezug auf die Projektinhalte (Überblick) und auf die Erfolgs- und Risikofaktoren des Projektes. Erreicht wird dieses Verständnis durch ausgewählte Tools.
Eines der Tools zur Verständnisgewinnung ist Project Canvas. Wofür ist das Project Canvas gut?
es dient der gemeinsamen Projektdefinition
leistungsfähiges Kommunikationswerkzeug
zerlegt Projekt in grundlegende Bestandteile
skizziert sie in Form eines vorstrukturierten Plakats
Erstellung mittels Canvanizer
Was wird verwendet um Ursache und Wirkung von Fehlern abzubilden?
Das Ishikawa-Diagramm. Auch Fischgräten- oder Ursache-Wirkungs-Diagramm genannt.
Es wird nach der 6M-Methode erstellt.
Was ist die 6M-Methode? Wofür steht 6M?
Mehtode zur Vermeidung von Fehlern
6 Ursachen für Fehler werden abgebildet (Mensch, Maschine, Material, Methoden, Millieu, Messgrößen)
Wie wird mit einem Ishikawa-Diagramm gearbeitet?
1. Das Problem kommt in den Kopf des Fisches
2. Ursachen sammeln
3. Vollständigkeit prüfen
4. Ursachen bewerten und auswählen
5. Maßnahmen ableiten
Nenne jeweils 3 Vor- und Nachteile des Ishikawa-Diagramms.
Vorteile
• Diskussionsgrundlage bei Gruppenarbeit
• vielseitige Betrachtungsweise
• Geringer Aufwand
• Leicht erlern- und anwendbar
• Förderung eines besseren Verständnisses von Problemen und ihrer vielseitigen Ursachen
Nachteile
• Unübersichtlich und umfangreich bei komplexen Problemen
• Keine vernetzten Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge darstellbar
• Wechselwirkungen und zeitliche Abhängigkeiten werden nicht erfasst
Mit welcher Software kann ein Fischgrätendiagramm erstellt werden?
Xmind
Was sind die Ziele des Projektstrukturplans in der Vorbereitung und Planung von Projekten?
• Erfassung aller Aufgaben, runter zu Arbeitspaketen
• Gliederung des Projektes in plan- & kontrollierbare Aufgaben
• Projektinhalte, -termine und -verantwortlichkeiten darstellen
• Gemeinsame Sichtweise bei allen Projektbeteiligten
• Vereinheitlichung der Sprachregelungen – jeder meint dasselbe • Struktur, Orientierung und Transparenz für alle Beteiligten
Welche Perspektiven können bei einem Projektstrukturplan eingenommen werden? Was bedeuten sie?
Objektorientiert: Komponenten, Baugruppen oder Einzelteile bilden die oberste Ebene
Funktionsorientiert: Art der auszuführenden Tätigkeit schafft die Struktur
Ablauforientiert: zeitliche Abfolge bzw. die Phasen des Projektes gliedern
Welches Tool eignet sich für einen Projektstrukturplan?
Welche Ansätze gibt es für ein Planungsvorgehen?
1. Top-Down Erst die Grobplanung und sukzessive von oben nach unten: erst Sammelvorgänge und die groben Einteilungen vornehmen danach Einzelschritte.
2. Bottom-UP von unten nach oben geplant, erst Einzelvorgänge und Maßnahmen und dann Sammelvorgänge und Grobstrukturen.
In der Praxis: Meist ein Kombination aus beidem, insbesondere wenn Organisationsentwürfe, Vorlagen und Projekterfahrung existieren.
Was sollen Projektstrukturpläne erreichen?
• Strukturpläne ermöglichen die sukzessive Realerweiterung der Modelle.
• Fachlich-strukturelle Zerlegung des Systems ermöglicht die Modularisierung komplexer Systeme.
• Somit gliedert der Projektstrukturplan (PSP) Projekte in die einzelnen Arbeitspakete auf.
Welche Arbeitsschritte ergeben sich aus einem Projektstrukturplan?
Nenne Beispiele für IT-Projektmanagement-Tools und ihre Eigenschaften.
MSProject: Der Klassiker in der Office/Windows Welt. Meist lokale Installation, Austausch der Dateien, Server Version verfügbar.
OpenProject: Open Source, auf eigenem Server oder als Hosted-Version verfügbar.
asana: Beliebt bei Startups, Cloud-Modell, leichte Nutzung, Freemium-Geschäftsmodell
Was sind Gantt-Diagramme?
Gantt-Diagramme visualisieren Aufgaben, Starttermine, Dauer und Endtermine als horizontales Wasserfalldiagramm
Erläutere das Beispiel eines Gantt-Diagramms:
Hier mit
▪ Vorgängen,
▪ Sammelvorgängen bzw. Teilprojekten
abgebildet.
Was kann man mit MSProject schaffen?
• Zur zeitlichen Projektplanung mittels Gantt -Chart
• Zur Strukturierung von Abläufen
• Zur Ressourcenplanung und Analyse
• Zur Analyse von zeitlichen und ressourcenbedingten Abhängigkeiten in Projekten
Erläutere die Punkte 1-6 der Abbildung.
1. Register/Ribbon Funktionssammlung
2. Menüband: Individuelle, erweiterbare Funktionsebene
3. Zeitachse
4. Tabellenansicht: Übersicht der editierbaren Vorgänge
5. Indikatorspalte: projektspezifische Analyseinformation
6. Grafikansicht: Darstellung der Gantt -Diagramme
Was heißt der Begriff “Dauer” in der Planung?
Der Zeitraum zwischen dem Anfangstermin und dem Endtermin eines Vorgangs.
Was heißt der Begriff “Meilenstein” in der Planung?
Ein Vorgang mit der Dauer Null, der verwendet wird, um Eckpunkte des Projektes zu fixieren (im V-Modell Entscheidungspunkte)
Was heißt der Begriff “Pufferzeit” in der Planung?
Die freie Pufferzeit bezeichnet die Vorgangsverzögerung, bei der noch keine anderen Vorgänge verzögert werden. Die Gesamtpufferzeit bezeichnet die Vorgangsverzögerung, bei der sich noch keine Verzögerung des Projektendes ergibt
Was heißt “kritischer Pfad” in der Planung?
Der kürzeste Weg ohne Puffer vom Anfang bis zum Ende des Projektes. Im kritischen Pfad existieren also nur Vorgänge ohne Pufferzeiten. Tritt hier eine Vorgangsverzögerung auf wird automatisch das Terminziel verletzt.
Was heißt “Ressourcen” in Bezug auf Planung?
Ressourcen sind alle Personen-, Arbeits-, Produktions- und Geldmittel, die für die Durchführung des Projektes erforderlich sind. Die optimale Zuordnung von Ressourcen zu Vorgängen sichert die Gewährleistung der Projektrealisierung.
Was heißt “Vorwärts-/ Rückwärtskalkulation” in der Planung?
Für das Projekt wir ein Anfangs-/Endtermin festgelegt. Aus diesem Termin und der Dauer der Vorgänge wird das Projektende/-anfang berechnet.
Was heißt “leistungsgesteuerte Terminplanung” in der Planung?
Die Dauer des Vorgangs ist abhängig davon, wie viele Ressourcen einem Vorgang zugeordnet werden.
Was heißt “feste Terminplanung” in der Planung?
Die Dauer des Vorgangs bleibt, auch bei Zuordnung vermehrter Ressourcen, unverändert.
Was ist ein Projekt?
Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. (Quelle: DIN 69901 – 5:2009-01; Begriff 3.44)
Welche Rollen sind an einem Projekt beteiligt?
Projektauftraggeber
Projektleitung
Projektteam
Lenkungsausschuss
Projektservicestelle
Projekt-Stakeholder
Wie wird ein Projekt vorbereitet?
Projektinitialisierung
Projektdefinition
Abschluss der Projektvorbereitungsphase
Wie wird ein Projekt geplant?
Projektstrukturplan
Ablauf- und Zeitplan
Personalressourcenplanung
Projekt(aufbau-)organisation
Kosten- und Finanzplan
Wirtschaftlichkeitsanalyse
Risikoanalyse
Qulaitätsmanagement
Vergaberechtliche Bedingungen
Projekthandbuch und Projektauftrag
Wie wird ein Projekt betrieben/durchgeführt?
Projektstart (Kick-Off)
Projektcontrolling
Dokumentation der Projektdurchführung bzw. das Projektinformationsmanagement
Projektsteuerung
Regelkreis aus Projektcontrolling, Projektdokumentation und Projektsteuerung
Wie wird ein Projekt beendet?
Transfer des Projektergebnisses und Wiedereingliederung der Projektressourcen
Endabnahme des Projektergebnisses
Lessons Learned – Evaluierung und Auswertung der Projektarbeit
Projektabschlussbericht
emotionaler Projektabschluss
Welche Merkmale hat ein Projekt?
Einmaligkeit
Sachliche Begrenzung (klar definierter Auftrag)
Zeitliche Begrenzung (klar definierter Anfangs- und Endtermin)
Komplexität (kein Rückgriff auf vorhandene Ablaufmuster möglich)
Interdisziplinarität
Innovativer Charakter
Fach- und hierarchieübergreifende Zuständigkeiten für eine intensive Zusammenarbeit
Risiko
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