2.Aufbau- und Ablauforganisation innerhalb eines Unternehmens

Gegenstand der Aufgabenanalyse

• Definition der Gesamtaufgabe und Zerlegung in Teilaufgaben

Zerlegungskriterien nach Kosiol

• Verrichtung: Art der Leistung Was wird getan?

• Objekt: Verrichtungsbezug An welchem Objekt wird etwas getan?

• Rang: Entscheidungs- oder Ausführungsaufgaben handelt es sich um eine Entscheidung oder ihre Ausführung?

Wiederholung der Zerlegung zur Identifikation von Elementaraufgaben

Aufgabengliederungsplan bildet Abschluss

Gliederungsprinzipien können gemischt werden

Oft auf der obersten Ebene verrichtungsorientiert

• Beschaffung – Produktion – Absatz – Verwaltung

Dann Gliederung nach Objekten oder Rang

• Absatz Europa – Absatz Asien

• Leitung Absatz Europa - Vertriebs-MA 1 - Vertriebs-MA 2

Es gibt keine eindeutigen Regeln zur optimalen Gliederung

• Mögliche Aspekte:

  • Passung zu anderen Unternehmensteilen

  • Bedeutung/ Größe der entstehenden Teilbereiche

  • Unterschiedliche externe Anforderungen (Gesetz, Kultur, etc.)

Der Planungsansatz – das Analyse-Synthese-Konzept von Kosiol (1976)

• Bevor die Analyse der Tätigkeit bestimmt wird, werden zunächst Elementaraufgaben bestimmt und diese dann in weitere Arbeitsschritte zerlegt

• Elementaraufgaben werden in Stellen und Abteilungen zusammengefasst (Aufbauorganisation)

• Arbeitsschritte werden in Arbeitsprozessen zusammengefasst (Ablauforganisation)

Ein systemisch-evolutionärer Ansatz – Laloux (2015)

• Einer der größten niederländischen Pflegedienste – Buurtzorg (Nachbarschaftspflege) – verzichtet vollkommen auf Stellenbeschreibungen und Stellenpläne und ist damit erfolgreich

Kleinste organisatorische Einheit mit einer dauerhaften Aufgabenzuordnung zu Personen

Nicht jeder Stelle muss ein Arbeitsplatz zugewiesen sein (z. B. Desk-Sharing, Telearbeit, Außendienst)

5 Merkmale

Unternehmens- oder Bereichswachstum

• Wie sollen vorhandene Aufgaben verteilt werden?

• Welche Aufgaben kommen neu hinzu?

Neue Dienstleistungen oder Produkte

• Welche (Teil-)Aufgaben und Arbeitsschritte existieren bereits?

• Welche Aufgaben und Arbeitsschritte kommen hinzu?

Umorganisationen und Restrukturierung

• Entsprechen die bestehenden Strukturen noch den aktuellen Anforderungen?

• Wie können Abläufe und Hierarchien effizienter gestaltet werden?

Bei Elementaraufgaben weitere Zerlegung möglich

Aber: Haben inhaltlich keine eigenständige Bedeutung mehr für die Gesamtaufgabe

Stellen Schritte der Aufgabenerfüllung dar

Abgrenzung zur Arbeitsanalyse:

• Statt dem Aufgabeninhalt steht Aufgabenerfüllung im Fokus

Elementaraufgabe wird als Arbeitsgang angesehen

Grundlage: Aufgabenanalyse (Teilaufgaben)

Ziel: Zusammenfassung der Teilaufgaben zu verteilungsfähigen Aufgabenkomplexen

Maßzahlen zur Bestimmung

• …der Anzahl der untergeordneten Personen (Leitungsspanne)

• …der Anzahl der Leitungsebene (Leitungstiefe)

• …des Verhältnisses von Leitungs- und Ausführungsstellen (Leitungsintensität)

Ist eine Verbesserungsstrategie japanischen Ursprungs. Sie stellt eine Reihe von Werkzeugen in Form von Checklisten bereit, die an die jeweilige Situation angepasst werden und so den Kaizen-Prozess unterstützen.