Projektmanagement

Erreichung der Vorgehensziele

• Sachziel

• Kostenziel

• Terminziel

Der Projektleiter muss die wichtigsten Techniken, Methoden und Randbedingungen kennen

• das Wichtigste sind hier die Erfahrungen

Was ist ein Projekt?

• Klar definiert und abgegrenzt

• Einmalig

• Anfang und Ende

• Kosten müssen sich berechnen lassen

• Durch normale Betriebstätigkeit nicht lösbar

Stolpersteine

• Ungenaue Projektdefiniton

• Ungenaue Zielsetzung

• Ungenaue Abgrenzung

• Komplexität und Schwierigkeitsgrad

Lösung

• Voruntersuchung/Machbarkeitsanalyse

Ein Projekt ist zu groß

Lösung

• Teilprojekte (Module)

Probleme bei Kleinprojekten

• Meistens ohne Vorgehenskonzept

Stolpersteine

• Ungenaue Projektdefiniton

• Ungenaue Zielsetzung

• Ungenaue Abgrenzung

• Komplexität und Schwierigkeitsgrad

Lösung

• Voruntersuchung/Machbarkeitsanalyse

Ein Projekt ist zu groß

Lösung

• Teilprojekte (Module)

Probleme bei Kleinprojekten

• Meistens ohne Vorgehenskonzept

Erreichung der Ergebnisziele

• Finanzielle Ziele

• Soziale Ziele

• Leistungsziele

• Ökologische Ziele

Der Weg zur Erreichung des Projektziels

• = das Wichtigste sind die Erfahrungen

Klare Abgrenzung von Nicht-Zielen

• Sie drücken aus, was nicht erreicht werden soll

Worauf verzichtet werden soll, muss mit dem Auftraggeber besprochen werden.

• Individual Entwicklung von Anwendungssystemen (z.B. kritische Geschäftsvorgänge)

• Einsatz von Standardanwendungen MS-Office, SAP R/3

• Projekte zur Geschäftsoptimierung

• Restrukturierung von vorhandenen Organisatonsformen

• Zielsetzung und Abgrenzungskriterien

• Personelle Risiken jeder Art (z.B. Krankheit eines MA)

• Planungs- und Überwachungsrisiken

• Software- und Hardware-Risiken

• Risiken der Benutzerakzeptanz („Ich will das nicht…“)

Personelle Risiken

Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenhöhe werden gegenübergestellt

• Mangelhafte Unterstützung des Geschäftsführers

• Fehlendes Entscheidungsgremium

• Periodisch Zusammentreffen

• Unzureichende Freistellung des Projektleiters (PL)

• Spannungen und Konflikte im Projektteam

• Fehlende Benutzerakzeptanz

• Mangelhafte Information der Fachabteilung

Personelle Risiken

Ist die Eintrittswahrscheinlichkeit > 50%, ist das Risiko als Arbeitspaket einzuplanen.

• Unzureichende Fachkompetenz der Teammitglieder

• Doppelbelastung der Teammitglieder

• Unklare Aufgabenstellung der Teammitglieder

• Kompetenzgerangel zwischen Projektleiter und Anwenderführungskräften

• Kommunikationsprobleme zwischen Team und Anwender

• Demotivation der Mitarbeiter aufgrund früherer Projektfehlschläge

Sachliche und methodische Risiken

Maßnahmen kosten Geld und Zeit. Sie nehmen Ressourcen in Anspruch.

• Fehlende und unklare Zielsetzung des Projektes

• Unzureichende Methodenkenntnisse bei der Kalkulation

• Utopische Nutzenerwartung

• Unrealistisch KURZE Terminvorgaben für die Projektfertigstellung

• Mangelhafter Überblick über den Projektstand und Projektfortschritt

• Fehlende Termin- und Kostenüberwachung

• Oberflächliche Produktinformationen

• Ständige ungeplante Funktionserweiterungen

Ziel

Bekanntheitsgrad des Projektes zu erhöhen

• Stakeholder rechtzeitig informieren

• Eine positive Einstellung zum Projekt erzeugen

Betroffene zu Beteiligten machen

• Diskussion der Ziele, Status und Aufgaben

• Bin hin zur Übertragung von Verantwortung

Sind problematische Stakeholder zu beachten

• Instrumente des Konfliktmanagements einzusetzen

• Faire und sachliche Auseinandersetzung führen

• Eventuell Machtpromotoren einsetzen (GF)

Personelles Projektmanagement

• Entscheidungsausschuss

• Budget

• Fortschritt

• Arbeitsteam (Projektteam)

• Projektleiter

• Projektmitarbeiter aus dem Fachbereich

• Sonstige Projektmitarbeiter

• Benutzerausschuss in FA

• Projektkoordination von vielen Projekten

Funktionelles Projektmanagement

• Projektstrukturierung

• Projektauslösung (die Nachfrage durch Kunde; Eigenbedarf)

• Projektplanung, Kalkulation

• Projektsteuerung / Berichtswesen, mitlaufende Projektdokumentation

• Kommunikations- und Moderationstechniken

• Softwarewartung

Projekthandbuch als aktuelles Nachschlagewerk

Wesentliche Teilstücke

• Personelles Gremium

• Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und IT/Org

• Projektstruktur

• Projektabwicklung, Planung (Phasenmodell)

• Dokumentationsrichtlinien

Projekthandbuch als aktuelles Nachschlagewerk

Allgemein

• Diverse Formblätter

• Checklisten

• Darstellungstechniken

= Arbeit erleichtern, Vorbereiten von neuen Projekten

Servicezentrum für Projekte

• bei vielen Projekten

• stellt Infrastruktur / Präsentationswerkzeuge

• Projektstrukturierung, Pflege des Projekthandbuchs

• Coaching soll Projekt entlasten

Prototyping

Prototyping Vorteile

• Unvollständigkeit erkennen

• Planungsfehler erkennen

• Entwicklungskosten weniger

• Überblick

• Trennung zwischen Konzeption und Realisation

Prototyping Vorteile

• Expose

• Beweismittel

• Vorliegende Ergebnisse können für zukünftige Projekte eingesetzt werden

• Dient der Kosten und Zeitplanung

Der Projektauftrag

• Projektname und Projektnummer

• Beschreibung des Inhaltes (Situationsanalyse, Problemstellung)

• Projektziele

• Dauer, Beginn und Ende

• Budget (Ausgabewirksam, nicht ausgabewirksam)

• Auftraggeber / Kunde

• Projektleiter / Projektteam

• Übersicht der gelplanten Projektphasen

• Datum / Unteschrift

Klippen bei internationalen Projektmanagement

Intensive Projektvorbereitung mit Partneranalyse

• Interessensschwerpunkte wegen Erwartungshaltung

Kick off Meeting

• Schwerpunkt auf Arbeitsstandard

• Gegenseitige Erwartung und Zuschreibung

• Organisation der Sprache

• Organisation der Kommunikationen

• Allgemeiner Leitfaden zum Projektmanagement

  • Kulturspezifische Definition von Arbeit und Kommunikation

  • Definition von gemeinsamen Standards für Projektarbeit

• Virtuelle und Präsenzkommunikation

  • Entwicklung von räumlicher und sprachliche Distanz benötigt Kommunikaitonsregeln

    • Email

    • Telefon

    • Präsenzkommunikation (auch Videokonferenzen)

• Projektkoordinationsrolle und Führungsverständnis

Internationales Projektmanagement

Soziale Kompetenz

• Flexibilität

• Gespür für verschiedene Ansätze

• Durchsetzungsvermögen

• Andere mitreißen können

• Offenheit für Andersdenkende

• Kommunikationsfähig in Völkerverständigkeit und schlichtende Weise

• Toleranz

• Fähigkeit sich zurücknehmen zu können

• Geduldig

• Beharrlichkeit

• Sinn für Humor

• Kritikfähig

Organisations- und Führungskompetenz

• gute Englischkenntnisse

• Zielorientiertheit

• Grundsätzliches Interesse an fremden Ländern

• Fähigkeit Aufgaben zu delegieren (ohne großen Druck auf den Partner auszuüben)

Der Projektleiter + Team

Projektorganisation (Projektkoordination)

• Teams festlegen

• Steeringkomitee festlegen (Entscheidungsgremium)

Organisationsformen

• Bereichsprojektorganisation

• Stabsprojektorganisation

• Matrixprojektorganisation

• Reine Projektorganisation

Projektplanung = Regelkreis

Projektplanung

Umfeldanalyse (Stakeholder)

Kraftfeldanalyse

• Helfende Kräfte

• Hindernde Kräfte

• Personen

  • Befürworter

  • Unentschlossene

  • Gegener

Projektziel

Der Projektleiter

• Projektsteuerung

• Projektorganisation

• Schnittstellenmanagement

  • z.B. Kommunikation mit Kunden, Kontakte…

• Projektführung

Der Projektauftrag

• Zielsetzung

• Aufgaben

• Ergebnisse

• Budget / Risiken

• Eventuell Randbedingungen

• Termine / Meilensteine