6-Vergabe von IT-Projekten

• 1. Bedarfsermittlung (Markterkundung)

• 2. Finanzierung (Schätzung des Auftragswerts: Investitions- und Folgekosten des Auftrags; Sicherung der Finanzierung)

• 3. Anlegen der Dokumentation / des Vergabevermerks (Alle Schritte sind gewissenhaft zu dokumentieren!;Transparenz + Rechtssicherheit!)

• 4. Wahl der Vergabeverordnung (Welche rechtliche Grundlage gilt?)

• 5. Wahl der Vergabeart (Ist ein Europaweites Vergabeverfahren notwendig?Offenes Verfahren?Verhandlungsverfahren?)

• 6. Erstellung der Vergabeunterlagen (Kernstück der Ausschreibung;sind mit großer Sorgfalt zu erstellen)

bis 140.000 € dann europäisch

• Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot, d.h. mit dem besten PreisLeistungs-Verhältnis, zu erteilen.

• Der niedrigste Preis allein muss nicht ausschlaggebend sein!

• Preis muss in der Gesamtgewichtung aber mindestens ein Drittel ausmachen

• Weitere Kriterien: z.B. Qualität, Zweckmäßigkeit, technische Beschaffenheit, soziale und umweltbezogene Aspekte

• Bei EU-weiten Ausschreibungen ist die Gewichtung der einzelnen Zuschlagskriterien anzugeben.

• Die Zuschlagskriterien sind in der Vergabebekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben!

• Bewertungsmatrix BAG

Leistung / Preis

mit Schwankungsbereich von 10%

heißt man nimmt Angebote zwischen:

{max Leistung / Preis * 0,9 ; max Leistung / Preis}

davon nimmt man dann das Angebot mit zum Beispiel der höchsten Leistung, kann aber auch ein Angebot was besonders Umweltfreundlich ist sein

• Eindeutige und erschöpfende Beschreibung der zu beschaffenden Leistung/des zu beschaffenden Produktes

• Angabe aller den Preis beeinflussenden Faktoren

• Grundsätzlich produktneutral

• Muss so beschrieben werden, dass sie von allen Bewerbern im gleichen Sinne verstanden werden kann und die Angebote miteinander verglichen werden können

• Hat zentrale Bedeutung für die Mängelhaftung

• konstruktive LB:

  • beschreibt den Herstellungsprozess

• funktionale LB:

  • AG legt Leistungs- und Funktionsforderung des Auftragsgegenstands im Sinne einer Zielvorgabe fest

  • AN übernimmt Planungsaufgaben (Planungsrisiko)

Für die Beschaffung von IT-Leistungen stehen dem AG verschiedene Musterverträge mit ergänzenden Vertragsbedingungen zur Verfügung (EVB-IT)

Beispiele:

• EVB-IT Erstellung: Grundlage für Projekte zur Erstellung von Individualsoftware oder die Anpassung von Software auf Quellcode-Ebene Werkvertrag

• EVB-IT Dienstleistung: Gegenstand sind zu erbringende Dienstleistungen (AN trägt kein Erfolgsrisiko), üblich z.B. für Beratungsleistungen, Schulungsleistungen Dienstvertrag

• Nach § 97 Abs. 4 Satz 1 GWB sind "mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen"

• Dies ist insbesondere durch die losweise Vergabe möglich.

• Aufteilung der Leistungen der Menge nach (Teillose) oder nach Art und Fachgebiet (Fachlose)

• gesamthafte Vergabe nur ausnahmsweise zulässig, bei Umständen, die über den regelmäßig gesteigerten Aufwand der erforderlichen Koordination hinausgehen.

• aufgrund der Komplexität des Systems Kompatibilitäts- oder Koordinationsprobleme zwischen verschiedenen Anbietern mit verschiedenen Techniken bestehen

• Schwierigkeiten bei der Fehler- und Verantwortungszuordnung in einem integrierten System zu erwarten sind (Stichwort: EVB-IT-Systemvertrag)

• 1. Auftragsbekanntmachung

• 3. Angebotseröffnung

• 4. Prüfung und Wertung der Angebote

Bis zur Öffnung:

• verschlüsselte Speicherung elektronischer Angebote

• Umschläge verschlossen und sicher aufbewahren bei Postweg, Eingangsvermerk

Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen AG durchgeführt.

Dokumentation im Vergabevermerk!

4 Wertungsstufen:

• 1. Prüfung auf inhaltliche und formale Mängel

• 2. Prüfung der Eignung des Bieters

• 3. Überprüfung der Angemessenheit des Preises

  • Ausgeschlossen werden Angebote, die offenbar in einem preislichen Missverhältnis zur Leistung stehen. Bei ungewöhnlich niedrigem Preis verlangt AG vom Bieter Auskunft.

• 4. Prüfung und Wertung der Angebote

• Nach den neuen EU-Vergaberichtlinien gleichrangig zum Offenen Verfahren

• 2-stufiges Verfahren

• 1. Stufe: Prüfung der Eignung: Durchführung eines Eignungsrankings

  • Unternehmen werden durch EU-weite Vergabebekanntmachung aufgefordert, sich um die Teilnahme zu bewerben

  • Dort rufen sie die Ausschreibungsunterlagen ab.

  • Sinn und Zweck ist die vorgezogene auftragsabhängige Eignungsprüfung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) sowie die Prüfung auf das Vorliegen von Ausschlussgründen

  • Auswahl der Bewerber, die ein Angebot abgeben dürfen, folgt über vorab bekannt gegebene Kriterien und Gewichtungsregeln!

• 2. Stufe: Weiter wie bei Offenem Verfahren

• Vorteile Bieter

• Ggf. weniger Aufwand für die Angebotserstellung! Erst nach Aufforderung zur Angebotsabgabe müssen sie ein verbindliches Angebot erstellen.

• Steigerung der Bereitschaft zur Teilnahme an Vergabeverfahren

• Förderung des Wettbewerbs

• Für die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Unternehmen erhöht sich die Zuschlagschance bei Abgabe eines Angebots

• Vorteile für Auftraggeber

• Einerseits Effizienzsteigerung: Angebote werden nur noch von den tatsächlich geeigneten Unternehmen gefordert, wodurch sich der Prüfaufwand für die Angebote insgesamt reduziert.

• Andererseits: längeres, aufwändigeres Verfahren mit 2 Prüfungsschritten.

• Möglichkeit, auch nach Angebotsabgabe mit den Bietern über den Leistungsinhalt und über die Preise zu verhandeln.

• Es darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien

• Chance für den Auftraggeber, auf diese Weise Markt-Knowhow in das Vergabeverfahren einzubeziehen.

• Über Verhandlungen Korrekturen, Verbesserungen, Konkretisierungen =>verbesserte Angebote =>besseres Ausschreibungsergebnis

• In der Schlussphase des Vergabefahrens müssen noch so viele Angebote vorliegen, dass der Wettbewerb gewährleistet ist!

Nachteil:

• dauert lange (ca. 10-18 Monate (Quelle UfAB))

Vorteil:

• Kann z.B. bei komplexen Softwareprojekten zu besseren Ergebnissen führen

Vorgehen:

• das iterative Verfahren mit kontinuierlicher Weiterentwicklung des Product Backlog wird im Vertrag fixiert

• Details wie Dauer von Sprints oder Turnus von Reviews werden im Rahmen der Verhandlungsgespräche festgelegt.

Vergabeart: Verhandlungsverfahren

Leistungsbeschreibung enthält:

• Funktionale Beschreibung der benötigten Software durch User-Storys

• Eine Beschreibung des agilen Vorgehens als Vorgehensmodell

Eignungskriterien:

• Abfrage von Scrum-Referenzen!

Zuschlagskriterien:

• Organisation, Erfahrung und Qualifikation des eingesetzten Teams (nach §58 VgV)

• Umsetzungskonzept

Vertragsform:

• Werkvertrag

Preis/Abrechnungsvarianten:

• Auf Basis von Komplexitätspunkten für User Storys (Story Points)

• „Agiler Festpreis“: Festlegung einer Budget-Obergrenze