Optimierung, Implementierung und Ausführung

Prozessoptimierung

• Prozessoptimierung beschreibt die ganzheitliche und konkrete Steigerung von Effektivität und Effizienz von Prozessen und deren Ressourcenausstattung

Prozessanalyse

• Als Prozessanalyse bezeichnet man die systematische Untersuchung von Prozessen, um Schwachstellen und Verbesserungspotentiale zu erkennen.

Beobachtungstechniken (Eigen-/Fremdbeobachtung)

• Selbstaufschreibung

• Dokumentenanalyse

• Messung (BDE/BAM-Systeme)

Kreativitätstechniken

• Brainstorming

• Mindmapping

• 6-3-5 Methode

Befragungstechniken (mündlich und schriftlich)

• Interview

• Fragebogen

Process Mining

• Kernprozess

• Unterstützungsprozess

Informationsverarbeitung

• Fehlende Funktionalität

• Medienbrüche

• mangelnde Bedienbarkeit

Aufbauorganisation

• Fehlende Anreizsysteme

• Über-/Unterforderung Personal

• Ausgeprägte Hierachie

Ablauforganisation

• Überflüssige Prozesse

• Standardisierung von Prozessen

• Beschleunigungspotenziale

• Kosten (Hier ist der Ansatzpunkt in diesem Fall)

• Zeit

• Qualität

Ziele

• Analyse der im Prozess anfallenden Kosten

• Identifikation Verbesserungpotenziale

• Vergleich unterschiedlicher Prozessmodelle bzgl. Kostenwirksamkeit

Grundprinzip

• Zuordnung von Kosten zu den verursachenden Prozessen als Kostenträger

• Zuordnung Prozesskosten zu Produkten oder Dienstleistungen

  
  

• Messung als Durchlaufzeit oder Zykluszeit

• Durchlaufzeit = Startpunkt erster Prozessschritt bis Bereitstellung Fertigerzeugnis

• Die Durchlaufzeit besteht aus

  • Bearbeitungszeit (Erfassung von Daten, Analyse,…)

  • Transferzeit (Weitergabe von Dokumenten, Informationen,…)

  • Liegezeiten (Vorgang wartet auf Bearbeitung)

• Zykluszeit = Gesamtsumme aller Durchlaufzeiten unter Beobachtung von Parallelarbeiten

Die Prozessqualität beeinflusst maßgeblich die Qualität von Produkten und Dienstleistungen

First Pass Yield (FPY) bezeichnet den Prozentsatz an Bearbeitungsobjekten von Prozessen, die bereits im ersten Prozessablauf fehlerfrei sind. Mögliche Fehler von Bearbeitungsobjekten sind: Vertragskorrekturen, verspätete Auslieferung, fehlerhaftes Angebot,…

• Berechnung:

Geschäftsprozesse, die auch andere Geschäftspartner umfassen, bieten weitere Gestaltungspotenziale, z.B.

• Schnellere Informationsübergabe

• Einschränken der eigenen Leistungen

• Erweitern der Leistungen

• Standardisieren

• Automatisieren

• Komplexität reduzieren

• Mensch

• Technik

  
  

Akzeptanz für Prozessmanagement im Unternehmen schaffen durch:

• Sensibilisierung

• Beeinflussung

• Motivation

• Information und Schulung

Work-Flow-Management-System: WFMS

Einsatzbereiche:

• modellierbar: Eigenständige oder ERP-integrierte WFMS?

• nicht modellierbar: WFMS oder Workgroup-System

BPMS umfassen im Kern Systeme zur Prozesssteuerung, die erweitert um Komponenten zur Prozessmodellierung und zum Prozesscontrolling eine ganzheitliche, IT-gestützte, schnelle und flexible Anpassung von Prozessen an sich ändernde Rahmenbedingung erlauben.

BPMS basieren auf einer Kombination versch. Werkzeuge

Technische Bausteine sind:

• EAI-Systeme

• Workflow-Systeme

• Modellierungswerkzeuge

• Business-Intelligence-Lösungen