Welche Erhebungsformen (Methoden der Prozesserhebung) für IST-Prozesse kennen sie und wo liegen deren Stärken und Schwächen? (Klärung von Hollich benötigt!)
Primär & Sekundär erhebeung
Vorteile und Nachteile
Vorteile Interview:
- Vertsehen des IST-Zustands
- Problemanalyse
- Möglichkeiten der Nachfrage
- Zusätzliche Verständnisfragen
Nachteil Interviews:
- Befragte können sichbedrängt fühlen
- Problemtrance
- Man befragt cith die richtige Person
Vorteile Fragebogen:
geringer personeller Aufwand bei der Datenerhebung,
liefert viele Informationen in kurzer Zeit,
gleichzeitige Befragung vieler Personen,
geringe Belastung für die Befragten,
liefert erste Informationen für eine grobe Aufgabengliederung.
Nachteile Fragebogen:
Aufwändige Vorbereitung des Fragebogens erforderlich,
Manipulationen und Einflussnahmen können nicht ausgeschlossen werden,
Missverständnisse fallen ggf. erst bei der Auswertung auf und können nicht gleich behoben werden,
ggf. hohe Fehlerquote,
Verweigerung eher möglich als im persönlichen Interview,
Informationen nur zu konkreten Fragestellungen.
2 Welche Fragestellungen in den verschiedenen Einteilungskategorien ergeben sich bei der IST-Erhebung von betrieblichen Prozessen? (Prüfung auf Vollständigkeit)
Primär
8 W Fragen
Sekundär
Primärerhebung (Interview, Fragebogen):
o 8 W-Fragen
§ Wer?
§ Was?
§ Wo?
§ Wann?
§ Warum?
§ Wie?
§ Womit?
§ Wohin?
o Direkte Erhebung der Daten
o Quellen:
Hollich - 05-01 - Folie 32 ff
Sekundärerhebung Automatisch (Process Mining):
o Welche Informationen kann man aus den bereits gesammelten Daten ziehen?
Hollich - 05-01 - Folie 44 ff
3 Warum spielt die Prozessmodellierung eine wichtige Rolle in der Dokumentation von betrieblichen Prozessen?
Ein Modelle ist eine vereinfachte und zweckorientierte Abbildungen eines Sachverhalts.
Die Modellierung von Prozessen bringt vorteile für die Dokumentation wie zum Beispiel:
Zeigt den aktuellen IST-Zustand
Erleichtert die kommnunikation innerbetrieblich und außerbetrieblich
Kann je nach Modellierungssprache für Simulationen verwenden werden
Kann für Analyse und Regorganisation verwendet werden
Kann für die Entwicklung, Erklärung und/oder der Bewertung/Beurteilung eines IT-Systems verwendet werden
· Transparenz
· Kommunikationshilfe
· Bessere Interpretation
· Bessere Prozessanalysen und –optimierungen
· Bessere Innovative Prozesse und Geschäftsideen
· Wird von externen Stellen verlangt
Hollich - Wichtige Folien - Folie 101 / Hollich - 05-02 - Folie 9
Prozessmodellierung ist wichtig für die Dokumentation von betrieblichen Prozessen, weil sie eine verständliche, übersichtliche und optimierbare Darstellung ermöglicht, Schulungen erleichtert, Überwachung und Überprüfung vereinfacht und IT-Systeme zur Prozessunterstützung einführt, was zu höherer Prozesseffizienz und -genauigkeit beiträgt
4. Während der IST-Aufnahme von Prozessen stößt man meist auch auf Schwachstellen. Wie lassen sich diese Kategorisieren (Einteilungen) und beispielhaft beschreiben? (Klärung von Hollich benötigt) Ist das so richtig bzw. passt die Antwort so?
1 E
2 Q
3K
4C
5T
6K
Effizienz: Effizientes Nutzen von Ressourcen (z.B. Menschen)
Qualität: Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Ergebnisse
Kompetenzen: Fähigkeiten und Kenntnisse, die erforderlich sind, um den Prozess auszuführen
Compliance: Einhaltung von Regeln und Vorschriften
Technologie: Verwendeten Tools und Systeme.
Kommunikation: Folge prozesse werdne nicht ausgelöst da Mitarbeiter krank ist oder vergisst einen Statusflag zu setzen
4.5 Welches sind die typischen Eigenschaften, Merkmale eines betrieblichen Prozesses (Geschäftsprozess)?
Z/Z
A v Ak
I u O
D A u D E
i L u a L
B P
f u in F
A P S
auf ein betriebliches Ziel/Zweck bezogen, die aus der Strategie oder außen regulatorischen Auftrags ableiten
Abfolge von Aktivitäten, die strukturiert teil struktiriert unstrukturiert,
Abfolge von Aktivitäten können mannuel teil automatisiert oder automatisiert sein
ein Gewisser(Information Produkt etc) Input erzeugt einen Output(Produkt, Dienstleistung etc.)
Definierter Anfang und definiertes Ende
Finden in der innerbetieblichen Leistungserstellung und außerbetrieblichen Leistungsaustausch statt
Betriebliche Prozessarchitektur beinhaltete die operativen-Dispositiven-admistrativen Prozesse, wie auch Unterstüzungsprozesse(Führungsprozesse)
Werden funktionsübergreifend und innerhalb eines Funktionsbereichs entwickelt
Betriebliche Prozesse gibt es in verschiedenen Abstraktionseben, Phasen und sichten
Alt
_________________
unterstützt ein unternehmensbezogenes Ziel
· besteht aus mehreren Einzelschritten
· findet regelmäßig statt
· häufig arbeitsteilig durch mehrere Personen, Abteilungen, Bereiche oder Unternehmen
· erfordert in der Regel Unterstützung durch ein oder sogar mehrere Softwaresysteme und ggf. weiterer Ressourcen
· verarbeitet Informationen (Input)
· führt zu einem vom Unternehmen gewünschten Ergebnis (Output)
Betriebliche Prozesse sind systematische, abgestimmte und dokumentierte Abläufe, die eine Aufgabe oder einen Geschäftszweck erfüllen. Sie zeichnen sich durch Struktur, Zielorientierung, Input-Output-Beziehungen, Verantwortlichkeiten und Messbarkeit aus. Diese Eigenschaften ermöglichen eine optimierte und effiziente Durchführung sowie Überwachung und Überprüfung des Prozesses.
Gadatsch S.5
6 Welche Arten von betrieblichen Prozessen können unterschieden werden?
S
K
U
Kategorisierung in Abhängigkeit von der Nähe zum Kernprozess des Unternehmens.
==> Steuerungsprozesse (Führungsprozesse), Kernprozesse (Primärprozesse) und
Unterstützungsprozesse (Querschnittsprozesse)
Folie im Kopf haben
Steuerungsprozesse (Führungsprozesse):
Regeln das Zusammenspiel aller Geschäftsprozesse
Kernprozesse (Primärprozesse):
Unterstützen die Wertschöpfungskette, Kenzeichnen das Wesen des Betriebs/Institution
Unterstützungsprozesse (Querschnittsprozesse):
Stellen Hilfsdienste für Kernprozesse, treten nicht offen in Erscheinung
7 Wodurch ergibt sich die Komplexität von betrieblichen Prozessen?
K-s G
U K
H A d b A
H d e I-S
G A v R
H A v Ä
Hollich wichtige Folien s.71
•Komplex-strukturierte Geschäftsobjekte
• Unternehmensübergreifender Kooperationen
• Hohe Anzahl der beteiligten Akteure
• Heterogenität der eingesetzten IT-Systeme
• Große Anzahl von Regeln (eigene bzw. vorgegebene)
• Hohe Anzahl von Änderungen (Änderungsrate ist hoch)
8. Wie würden sie in kurzen Stichworten „strukturierte“, „teil-strukturierte“ und „unstrukturierte“ Prozesse charakterisieren?
Str:
A u Ab v Ak
At u Z
s E
Teil:
R d Ak n a def
z A
Unstruk
N d A d Ak
Strukturierte(planbar, vorhersagbar) Prozesse
•Strukturiert: Anzahl und Abfolge der Aktivitäten, Aufgabenträger (Bearbeiter, System), Zeiten, Input,
Output (Ergebnisse, Wirkungen) und steuernde Ereignisse eindeutig definiert.
•Teilstrukturiert (strukturierte und unstrukturierte
•Teilstrukturiert: Reihenfolge der Aktivitäten vor Ausführung nicht abschließend definierbar. Zusätzliche Aktivitäten können wiederholt eingefügt werden. Geringe Formalisierbarkeit der Elemente wie z.B. Entscheidungsfindung.
•Unstrukturierte (nicht planbar, nicht vorhersagbar) Prozesse
•Unstrukturiert: Nicht definierbare Abfolge von Aktivitäten (z.B. kreative Aufgaben, Ad
hoc Aktivitäten)
9 Wo liegt der Grundlegende Unterschied zwischen einem Projekt und einem Prozess?
Projekt: Planung und Ausführung haben meist einmaligen Charakter. Damit ist ein Projekt meist
„einmalig“. Projekt wir einmal geplant und einmal durchgeführt
Prozess: Zumindest die Ausführung hat einen regelmäßigen, wiederholenden Charakter. Anpassung
der Planung (Prozessmuster, Schema) nach Bedarf. Prozess wird einmal geplant mehrmals
durchgeführt
10 Was versteht man unter dem Begriff Geschäftsprozessmanagement und welches sind dessen Ziele, Zweck, Hauptaufgaben? Wie Frage 3 von Kapitel 1
Geschäftsprozessmanagement (GPM) ist ein systematischer Ansatz zur Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Es umfasst alle Aktivitäten, die zur Verbesserung der Effizienz, Effektivität und Flexibilität von Geschäftsprozessen erforderlich sind.
1. Prozesstransparenz
2. Identifizieren von Prozessen,
3. Planen, Gestalten und Modellieren der Prozesse,
4. Dokumentieren
5. Abbildung von Prozessen mit definierten Rollen, Rechten und Informationsobjekten,
6. Festlegen von Prozess-Schnittstellen,
7.Prozesskostenrechnung
8. Überwachen der Prozesse (Prozess Performance Monitoring),
9. Prozess-Benchmarking,
10. Kontinuierliches Verbessern von Geschäftsprozessen (Kontinuierliches Verbesserungsmanagement)
11. Flexibilisierung von organisatorischen Veränderungen und Verbesserungen
12. Harmonisierung von Prozessen (Prozessharmonisierung)
13. Einsetzen von Standards
14. Vorbereitung der Automatisierung (Workflows)
15. Definition von Service Level Agreements
16. Best Practices/ Referenzmodelle
17. Compliance Management
18. Erfüllen von Anforderungen von Geschäftspartnern
19. Erlangen von Zertifizierungen
20. Einarbeiten von Mitarbeitern in Prozesse
21. Vermeiden von Wissensverlust (Verwandt mit Dokumentation)
22. Qualitätsmanagements
23. Prozess-Effizienz
11 Welche Ziele und Zweck verfolgen die verschiedenen Interessengruppen (wie z. B. Unternehmen/Verwaltungen, Anwendungssoftwarehersteller, Beratungsunternehmen) mit der Modellierung von betrieblichen Prozessen?
Muss man alle Unterpunkte kennen bzw. reicht das als Antwort?
·
High End Antwort
Unternehmen und Verwaltungen verwenden Modellierung von Prozessen, um die Effizienz,
Effektivität und Qualität ihrer Geschäftsabläufe zu verbessern und Prozesse zu standardisieren.
Außerdem nutzen sie die Modellierung, um Abläufe zu automatisieren, Ressourcen effektiv zu nutzen
und bessere Entscheidungen zu treffen.
Anwendungssoftwarehersteller nutzen die Modellierung von Prozessen, um ihre Software besser an
die Bedürfnisse der Kunden anzupassen und die Integrität und Übertragbarkeit der
Geschäftsprozesse zu gewährleisten.
Beratungsunternehmen verwenden die Modellierung von Prozessen, um ihren Kunden bei der
Optimierung ihrer Geschäftsabläufe zu unterstützen und Lösungen für Prozessprobleme zu finden.
Behörden nutzen die Modellierung von Prozessen, um Regulierungen und Gesetze effektiver
umzusetzen, um die Überwachung und Kontrolle von Prozessen zu verbessern und um die Effizienz
und Transparenz der Regierungsprozesse zu erhöhen. (Pluspunkt)
________________
Unternehmen
Aufbau eines Unternehmensprozessmodells
Schwachstellenanalyse
· Softwareanbieter
o Daten- und Prozessmodell als Produktbeschreibung
o Einarbeitungshilfe und Nachschlagewerk für den Anwender
· Beratungsunternehmen
o Einführung von IT-Systemen beim Kunden
o Durchführung von Business Reengineering-Projekten
Foliensatz 05_02 Folie 9, page 15 05 = page 92 Gadatsch 2020
Antwort:
Ja, es gibt noch Erweiterungen der Interessengruppen in der Literatur. Mir würde dies genügen. Wichtig auch die Gründe aufführen.
12 Wie würden sie das Prozesssteuerungsmodell für „Routinearbeit“ bzw. „Wissensarbeit“
beschreiben?
Routinearbeit -> Standatisierter Workflow
Wissensarbeit -> Ad Hoc, Kommunikation(Mal Telefon Teams)
13 Welche Grundtypen von Workflows kennen sie? Was unterscheidet die verschiedenen
Grundtypen und wie beurteilen sie deren Modellierbarkeit?
Standadisierter Workflow -> Alle schritte und ABläufe definiert
Semi-Strukturierter Workflow -> Schritte und Abläufe können Sonderaktivitäten beinhalten
Ad-hoc Workflow
14 Wie charakterisieren sie einen semi-strukturierten Workflow? Gibt es feinere Unterteilungen?
V A m A
V A m u A
K v A m T d AS
FA sg
Vordefinierte Aktivitäten mit möglichen Ad hoc Änderungen
Vordefinierte Aktivitäten. mit unstrukturierten Aktivitäten
Kombination von vordefinierten Akvititäten mit Triggering der Ablaufschritte
Folgeaktibität schrittweiseangesteuert
15 Wie würden sie die Prozesssteuerung von betrieblicher Standardsoftware (z. B. ERP, CRM, SRM,SCM) beschreiben? Wie flexibel ist die Prozesssteuerung von Standardsoftware?
1. Welche allgemeinen, grundlegenden Elemente haben alle Prozess-Modelle?
E
A u F
N u K
V
A
I
1. Aktivitäten und Funktionen
2. Ereignisse
3. Kontroll- und Nachrichtenflüsse
4. Verknüpfungsoperatoren
5. Aufgabenträger
6. Informationsobjekte
16. Was ist eine Vorgangsverarbeitung (Fall-, Aktenverwaltung, engl. CASE)? Wie kann man Prozesse diesen Typ aktiv unterstützen?
Dynamischer Workflow
Semistruktiriert Prozess
17. Wie gut lassen sich vorgansbezogene betriebliche Prozesse (Fall, Akte, engl. CASE) mittels der Modellierungssprachen EPK, eEPK, bzw. BPMN unterstützen? Begründen sie ihre Aussage.
CMMN
Teile könne moddeliert werden mit BPMN aber nich der kompeltte Prozess
18 Wie lauten die fundamentalen Anforderungen an ein umfassendes BPMS (Business Process Management System)? Welches ist das dominierende Kriterium, um überhaupt von einem BPMS-System sprechen zu können?
A)
Wiederholbarkeit
realistisch
Beinhaltet den kompletten Prozess Lifecycle
Modellieren
Überwachen
Steuern
Analyse
steuern
Von Prozessen
B)BPMS:
Fachliches Modell
Technisches Auführbares Modell
Empfänger Mensch oder Maschine egal will eine Antwort dass es erledigt ist. Nicht mensch dominierendes Merkmal
19. Welche grundsätzlichen Ansätze wurden gewählt, um ein BPMS aufzubauen? Wie beurteilen sie die Ansätze bezüglich der Einsatzschwerpunkte und hinsichtlich der Flexibilität vonProzessänderungen?
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