Die Prozess-Analyse ist eine betriebswirtschaftlich orientierte Simulation und Schwachstellenanalyse der Geschäftsprozesse sowie Optimierungspotential aufzudecken.

Man findet diese an zwei Stellen im Prozess Management Stacks:

·       Prozess Analyse

·       Prozess Beschreibung

·       Prozess Ausführung

·       Prozess Überwachung

George:

Sinn und Zweck der Analyse ist es Schwachstellenaufzudecken(Schwachstellenanalyse) und Verbesserungspotenzialeoffen zu legen.

Es findet statt in der

1) Build Time (ProzessBeschreibung/ProzessDesign) und

2) Run Time (ProzessAusführung/ProzessÜberwachung)

Phasen.

Eindeutig definiert sind:

·       Anzahl und Reihenfolge der Bearbeitungsschritte

·       Bearbeiter

·       Zeiten

·       Ergebnisse

·       steuernde Ereignisse

Klare Gesetze, Zuständigkeiten, Regeln und Gesetze

Teil-strukturiert:

·       Reihenfolge der Bearbeitungsschritte ist nicht definierbar vor der Ausführung

·       Zusätzliche Schritte können eingefügt oder wiederholt werden

·       Ein Teil der Elemente lässt sich genau regeln, ein anderer Teil der Elemente wie z.B. Entscheidungsfindungen sind kaum bis gar nicht formalisierbar.

Unstrukturiert

·       Nicht definierte oder nicht näher bezeichnete Folge von Bearbeitungsschritten (kreative Aufgaben, Lösungssuche)

•          Kann auf Doppelarbeit oder unnötige Administration verzichtet werden?

•          Können Prozesselemente vereinfacht und standardisiert werden?

•          Können Prozesselemente automatisiert werden?

•          Kann die Reihenfolge der Aktivitäten optimiert werden?

•          Können Prozesselemente fehlbehandlungssicher gestaltet werden?

•          Können nicht wertschöpfende Elemente eliminiert werden?

•         Kann die Arbeitsteilung zwischen Prozess Kunden und -lieferanten optimiert werden?

Ansatz 1: Kontinuierliche Prozess Verbesserung (KV) (engl. Continuous Process Improvement (CPI))

Ansatz 2: Business Process Reengineering (BPR) (revolutionäre Vorgehensweise, „big-bang “)

Ansatz 3: Business Process Engineering (BPE) - Konzeption neuer Prozesse

B

Die fachlich-konzeptionellen ebene ist besonders wichtig bei:

Ansatz 2: Business ProcessReengineering (BPR)

Ansatz 3: Business ProcessEngineering (BPE)

Den Dort müssen die Geschäftsprozesse neuKonzipiert werden.

Bei der KontinuierlicheProzess Verbesserung geht es oft mehr umAusführungsebene

1.  Prozesse eliminieren ->

2. Prozesse auslagern ->

3. Prozesse zusammenfassen ->

4. Prozesse parallelisieren ->

5. Prozess zeitlich verlagern ->

6. Prozesse beschleunige

George:

1. Prozesse eliminieren

2. Prozesse auslagern (intern/extern)

3. Prozesse zusammenfassen

4. Prozesse parallelisieren

5. Prozesse zeitlich verlagern (/verschieben)

6. Prozesse beschleunigen

7. Prozesse schleifenfrei organisieren

8. Prozesse ergänzen

9. Prozesse einfügen

10. Prozesse Standardisieren

11. Prozess Automatisieren

Bei der Analyse von Ablaufdiagrammen gibt es verschiedene Ansätze zur Optimierung.

Einer davon ist die Verkürzung von Prozessen. Hierbei wird darauf abgezielt, unnötige Schritte im Prozess zu identifizieren und zu entfernen, um ihn effizienter und schneller abzuwickeln.

Ein weiterer Ansatz kann die Vereinfachung von Prozessen sein, indem man komplexe Schritte in einfachere Teilschritte unterteilt oder Abkürzungen einführt.

Ein weiteres Beispiel ist die Automatisierung von Prozessen, bei der man einige Schritte durch maschinelle Prozesse ersetzt,

um Zeit und Ressourcen zu sparen.

George:

1. Prozesse eliminieren

2. Prozesse auslagern (intern/extern)

3. Prozesse zusammenfassen

4. Prozesse parallelisieren

5. Prozesse zeitlich verlagern (/verschieben)

6. Prozesse beschleunigen

7. Prozesse schleifenfrei organisieren

8. Prozesse ergänzen

9. Prozesse einfügen

10. Prozesse Standardisieren

11. Prozess Automatisieren

-       Welche Ziele und Anforderungen müssen definiert und priorisiert werden?

-       Wer sind die verschiedenen Akteure im Prozess und was sind ihre Rollen und Verantwortungen?

-       Was sind die Inputs und Outputs des Prozesses und wie werden sie definiert und beschrieben?

-       Wie werden die Beziehungen zwischen den einzelnen Prozessschritten und Abhängigkeiten von anderen Prozessen definiert?

-       Wie wird die Effizienz und Qualität des Prozesses bewertet und verbessert, indem man kritische Prozesselemente identifiziert und optimiert?

Analysieren = Schwachstellen finden/ermitteln

George:

1. Schwachstellenanalyse

→ Was will der Kunde?

→ Welche Arbeitsschritte sind wertschöpfend?

→ Wer ist in welcher Reihenfolge am Prozess beteiligt?

2. Optimierungspotenziale

→ Welche Maßnahmen wären erforderlich, damit eine Person alles machen kann?

→ Was ist mit neuen Technologien möglich?

→ Was wäre aus Kundensicht ideal und wünschenswert?

3. Qualitätssicherung

→ Werden die Entscheidungen da gefällt, wo Entschieden werden muss und die Informationen Vorleigen?

→ Werden Daten nur einmal erfasst und nur einmal geprüft und geschieht dies dort, wo sie entstehen?

→ Werden Aktivitäten, die parallel laufen können auch parallel ausgeführt?

Prozesse lassen sich nach Ablaufcharakteristika einteilen.

Wichtige Einteilungskriterien sind hierbei:

·      Strukturierungsgrad

o   z.B. strukturiert, semi-strukturiert, unstrukturiert

·      Ablaufsteuerung

o   z.B. planbar, standardisiert

·      Aktivitätsprofil

o   z.B. aktive/passive Ablaufsteuerung

Prozesse (Aufgaben) können nach verschiedenen Merkmalen eingeteilt werden, um sie besser zu verstehen und zu analysieren. Kriterien: Funktional, hierarchisch, Kundenorientiert,

Abteilungsorientiert und Produktbezogen. Beispiele für eine funktionale Einteilung sind Produktionsprozesse, Verwaltungsprozesse und Marketingprozesse. Eine hierarchische Einteilung kann strategische, operative und Unterstützungsprozesse umfassen. Eine kundenorientierte

Einteilung kann Kundenserviceprozesse und Kundenbetreuungsprozesse sein

George:

Prozesse lassen sich nach folgenden Kriterien einteilen:

1. Strukturierungsgrad:

• strukturierte (Bsp. User Anlegen bei Amazon),

• semi-strukturierte (Bsp. Baugenehmigungsprozess ) und

• unstrukturierte (Bsp. Kreative Prozesse)

Prozesse.

2. Wiederholend (Baugenehmigung) – Einmalig (Stattplanung für Bahnstatt)

3. Aktivitätsprofil ((Automatisierungsgrad, Strukturiertheit von Entscheidungen)):

• Aktiv: (Bsp. Regelmäßige wartungsaufgaben oder Wiederkehrende Geschäftsprozesse)

• Reaktiv: (Bsp. Kundenanfragen, Fehlerbehebung)

• Passiv: (Bsp. Überwachungsaufgaben, Überwachung von Trigger Bedingungen)

BPMS hat eine fachliche und ausführbare Ebene. Modelliert wird ein fachliches Modell,

welches erweitert wird zu einem ausführbaren Modell (vergleichbar dem Workflow-Modell)

WfMS hat nur eine ausführbare Ebene. Modelliert zunächst ein ausführbares Modell.

Beide brauchen ein Prozessmuster.

- Ein Business Process Management System (BPMS) konzentriert sich auf die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ein Workflow Management System (WfMS) hingegen legt den Fokus auf die Verwaltung und Überwachung von Prozessen und Abläufen innerhalb eines Unternehmens.

Während ein BPMS eine umfassendere Lösung ist, die auch die Überwachung von Workflows, Ressourcenplanung und Prozessanalyse beinhaltet, ist ein WfMS hauptsächlich auf die Automatisierung von Abläufen und Genehmigungsprozessen ausgerichtet.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein BPMS eine umfassendere Lösung für die Optimierung von Geschäftsprozessen ist, während ein WfMS sich auf die Verwaltung von Workflows konzentriert.

George:

Ein WfMS betrifft die Automatisierung von Workflows und die Überwachung ihrer Umsetzung.

Der Begriff BPMS (Business Process Management System) hat 2 Bedeutungen in BPMS:

1. In engeren sinn bezieht sich auf die Selbe Funktion wie ein WfMS

2. In Weiteren sinn Umfasst auch BPModelling und BPMAnalyse

•         Verstehen und Visualisieren von Prozessen: Modellierungswerkzeuge erleichtern das Verstehen und Visualisieren von Prozessen, was die Kommunikation und das Verständnis für alle Beteiligten verbessert.

•         Optimieren von Prozessen: Mit Modellierungswerkzeugen können bestehende Prozesse

analysiert und verbessert, sowie neue Prozesse entwickelt werden, um die Effizienz zu erhöhen.

•         Automatisieren von Prozessen: Einige Modellierungswerkzeuge können Prozesse automatisieren und die Ablaufsteuerung übernehmen, was Fehler reduziert, und die Effizienz erhöht

Prozess-Modellierungswerkzeuge eignen sich gut für die Unterstützung der Modellierung der Prozesse des IST-Zustands (Schwachstelle: Sie brauchen eine Prozessdokumentation, um die Prozess-Modellierung einzuleiten)

Weitere Schwachstelle: Sie können auch für die SOLL-Prozess Modellierung eingesetzt werden,bieten wenig bis keine Unterstützung ein Vergleich von IST und SOLL-Zustand durchzuführen odereine richtige Prozessanalyse durchzuführen.hren.

George:

a) Modellierungswerkzeuge Unterstützen die SollModellierung durch die Bereitstellung von Visuellen und Interaktiven Werkzeugen.

Sie ermöglichen:

1. Schrittweisen Entwurf

2. Identifikation von Aktivitäten und Verantwortlichkeiten

3. Entwurf von Abhängigkeiten

4. Simulation und Prozessanalyse (wenn Soll-Prozess Formal ist)

Rechnergestützter Vergleich ist Schwierig aber nicht Unmöglich

Der rechnergestützter Vergleich von Modellenkann

1. Unterschiede Identifizieren die

2. Konsistenz Prüfen und

3. Vollständigkeit Prüfen und die

4. Übereinstimmung mit Regeln und Standardsfeststellen.

EPK Vorteile: EPK ist einfacher zu verstehen und zu implementieren als BPMN, da es ein höheres Abstraktionsniveau hat. Nachteile: Da EPK auf einem höheren Abstraktionsniveau arbeitet, kann es schwierig sein, bestimmte Prozesse detailliert zu beschreiben und zu überwachen

• BPMN (Business Process Model and Notation) Vorteile: Verständliche visuelle Darstellung von Geschäftsprozessen, breite Branchenakzeptanz. Nachteile: Eingeschränkte Möglichkeiten bei der Modellierung komplexer Prozesse, begrenzte Unterstützung durch Tools.

George:

BPMN:

Vorteile:

1. Internationaler Standard

2. Unterstützung KomplexerProzesse

Nachteile:

1. Kein explizitesOrganisationsmodell

2. Probleme bei Darstellungvon Prozessen mit vielenAktören

3. Probleme bei Abbildungvon schwach strukturiertenProzessen

eEPK:

Vorteile:

1. Flexibilität beim Abstraktionsgrad

2. Sehr umfangreiche Tool-Unterstützung

Nachteile:

1. Probleme bei der Abbildungkomplexer Tätigkeiten

2. Probleme bei der ModellierungKontrolltätigkeiten

Hauptunterschiede:

1. BPMN ist Internationaler Standard in Gegensatz von eEPK das vor allem in Deutschland benutz wird

2. BPMN ist eine FormaleModellierungssprache in Gegensatz von eEPK das Semi-formal ist

3. BPMN hat Kein explizitesOrganisationsmodell in Gegensatz von eEPK das Organisationsmodelle haben kann

Eine Prozess-Modellierungssprache muss formale Regeln besitzen, übersichtlich und verständlich sein, Prozesse in verschiedenen Abstraktionsebenen modellieren können und Daten und Informationen einfach einbinden können, um realitätsnahe Simulationen durchführen zu

können.

George

Die Prozess-Modellierungssprache muss formalKorrekt sein, Konsistent, eine Syntax und eine Semantik haben damit sie Simuliert werden kann. Gadatsch

·      Abstraktionsebene

·      Funktionsumfang

·      Modellierungssprache mit notwendiger Notationsunterstützung

·      Import/Export-Möglichkeiten für Modelle

-       Was will ich damit machen

o   Simulation

o   Steuerung des Prozesses(Vorbeit sonst muss die Modellsprache übersetzt werden)

-       Werkszeuge

o   Schnittstellen spielen wichtige Rolle um daten auszutauschen

o    

• Groupwaresysteme für den Informationsaustausch in unstrukturierten Prozessen,

• Ad-hoc Workflow Systeme, die in gewissen Grenzen Abweichungen in den einzelnen

  Prozessinstanzen erlauben,

• Production Workflow Systeme, bei denen der Prozessablauf strikt entsprechend den

  Vorgaben im Prozessmodell erfolgt und

• Case Handling Systeme, die das Arbeiten mit unvollständigen Prozessdefinitionen

  ermöglichen und in denen die Benutzer bei der Bearbeitung von Fällen (Cases) unterstützt werden.

Beide Werkzeuge beziehen sich auf Geschäftsprozesse:

1. Überwachung und Optimierung bzw. Modellierung

2. Beide Visualisieren Prozesse

3. Beide nutzen Daten und Prozesse zu visualisieren und Analysieren