Produktion AV Medien

1. INITIIERUNG -> Thema -> Vision -> Ideen -> Konzept

• Definition Projekt/Projekt-Formen

• Projekt-Initiierung/Ziele & Rahmen

• Projekt-Start/Stakeholder/Team

• Konzeption/Storytelling/Design Thinking

2. PLANUNG -> Packaging -> Preps/Vorproduktion

• Projekt-Planung/Phasen & Milestones/Strukturplan/ Arbeitspakete

• Projekt-Kalkulation/Projekt-Finanzierung

3. UMSETZUNG -> Produktion -> Processing

• Projekt-Durchführung/Kontrolle & Steuerung

• Changemanagement/Risikomanagement

• Qualitätsmanagement

• Berichtswesen/Reporting

4. KONTROLLE/ABSCHLUSS -> Analyse -> Deploy/

Delivery

• Projekt-Abschlussbericht

• Lesson Learned

-> Projektdreieck: Inhalt, Kosten, Zeit

• Ziele/Vision/Kommunikation

• Qualität/Anforderungen

• Risiken/Steuerung/Controlling

• Prozesse/Integration/Synchronisation

• Ressourcen/Beschaffung

• Kalkulation/Finanzierung

• Team/Stakeholder

Definierte Prozesse

-> Linien/Struktur = PLAN-DRIVEN (IN TIME, IN BUDGET)

Empirische Prozesse

-> Schleifen/Unstrukturiert = VALUE-DRIVEN (NUTZEN)

1. Standardprojekte -> Ziele und Prozesse klar definiert

= klassischer hierarchischer Wasserfall

2. Agile Projekte -> Ziele grob definiert, Lösung zur Zielerreichung unklar

z.B. “Scrum” oder “Lean” Projektformen

3. Emertxe Projekte -> Lösung bekannt, aber keine Ziele

4. Extreme Projekte -> Ziele unklar definiert und Lösung dahin unbekannt

1. Wasserfall = hierarchisch, klassische Standardprojektform mit Verlauf in Linienstruktur, Ziel und Umsetzung ist fest definiert

   -> sichere Planung möglich, Erwartungen realistisch, aber unflexibel, Fehler häufen sich zum Schluss, Endergebnis und Erfolg des Produkts erst am Schluss sichtbar

2. Scrum = von vielen Arbeitspaketen werden einige wenige auf einmal selektiert und in 1-4 Wochen langen Sprints bearbeitet, es wird viel in sog. Scums, also Meetings, kommuniziert, im Team und auch mit Usern, bevor nächste Schritte geplant werden

   -> maximale Anpassungsfähigkeit und potentiell bessere Erfolgsrate durch frühes Befragen von Kunden, aber Planung weniger definiert und daher nicht absehbar,

   Lean = Toyota Production System (TPS), das die Grundlage für das heutige Lean-Projektmanagement bildet. Das TPS wurde genutzt, um den Herstellungsprozess zu optimieren, die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden zu verbessern und Abfall zu reduzieren -> “schlanker” durch Workflows, die jegliche Verschwendung minimieren sollen

   -> MVP!

   Kanban = situativ angepassten Planung, rechtzeitige Bereitstellung und kontinuierliche Verbesserung.

   -> Kanban-Boards: stellt visuell Arbeitsphasen anhand von Spalten dar, in denen die einzelnen Aufgaben und aktueller Stand für die jeweilige Projektphase aufgeführt sind

   -> äußerst flexibel und kann Team helfen, mit der Zeit dynamischer und agiler zu werden.

3. Design Thinking:

   • Methode zur Innovation/Problemlösung

   • Menschen/User im Mittelpunkt des Designprozeßes

   • Verknüpfung von User Needs, Technik / Designprozess und Wirtschaftlichkeit/Businessmodell

   • Heterogene Teams mit 360º Perspektive

   -> DESIRABILITY = Bedürfnisse/Human-centered design (HCD), VIABILITY = wirtschaftlich, FEASIBILITY = realisierbar/Technik

Toyota Produktionssystem (TPS, nach Taiichi Ohno)

• JIDOKA (Qualität im Prozess)

• JIT (Just in Time/Kanban-Pull Prinzip)

• MUDA (4M, keine Verschwendung an: Material,

Menschen, Maschine, Methoden)

• KAIZEN (KVP-kontinuierliche Verbesserungsprozesse)

-> Mensch steht im Vordergrund, minimale Verschwendung

P-Merkmale -> P-Form

P-Auslöser: Intern - Extern (Eigen- oder Fremdproduktion)

P-Organisation: Stab, Matrix, Linien, Agil, Autonom

P-Komplexität: Standard, Definiert, Agil, Extrem

P-Dimension: Klein, Mittel, Groß, …

P-Geografie: Lokal, Regional, National, Global. ….

P-Zeit: Operativ, Taktisch, Strategisch

P-Kontextualität: Projekt, Programm, Portfolio…

Siehe einzelne Phasen

„Ein Projekt ist ein von anderen Aufgaben unterscheidbares Vorhaben mit begrenzten zeitlichen, finanziellen, personellen und sachbezogenen Ressourcen. Projekte haben in der Regel ein definiertes Ziel und einen dem Projekt angepasste Projektorganisation“

Ein Projekt ist definiert durch:

• Ziele (P-Ziele mit P-Rahmen)

• Start und Abschluss (P-Phasen/Milestones)

• P-Auslöser & P-Teilnehmer (P-Owner & P-Stakeholder)

• Anforderungen (Lasten- & Pflichten-Heft)

• Team (P-Owner mit P-Leitung & P-Team)

• Projektorganisation (P-Struktur/Form)

• Zeit- & Sach-Ressourcen begrenzt (P-Ressourcen)

• Lieferungen (Produkt/Leistung mit P-Abschluss)

Sachziele = Projektzweck und Inhalt definieren

Formalziele = definieren die Form (Kosten, Termine, Qualität), um das Sachziel zu erreichen

Standard Projekte:

Jede Phase/Prozess wird einmal und linear ausgeführt

= Initiierung -> Planung -> Durchführung -> Abschluss

= WASSERFALL

Agile/Iterative Projekte:

Einzelne Phasen/Prozesse werden mehrmals ausgeführt

z.B. in Sprints = SCRUM

Extreme/FuE/Design Thinking Projekte:

Jede Phase/Prozess kann jederzeit & mehrmals ausgeführt werden

PDCA-Zyklus = Plan-Do-Check-Act

-> Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (nach W.E. Deming):

MVP (Minimum Viable Product) = „kleinstes funktionsfähiges Produkt“.

-> Ein schnelles und einfach erstelltes Produkt, das Kundinnen und Kunden Nutzen bietet und nur mit den nötigsten Kernfunktionen ausgestattet ist.

-> Produkte so schnell wie möglich auf den Markt bringen und möglichst früh Feedback von der Kundschaft erhalten, um sie in einer ständigen Iterationsschleife zu verbessern.

Prototyp ebenfalls eine erste Version eines Produkts oder einer Geschäftsidee. Doch der eigentliche Zweck eines Prototyps ist, eine Idee zu illustrieren und ihre technische Realisierbarkeit oder den Formfaktor eines Produkts zu prüfen. Dafür reicht es aus, wenn der Prototyp dem Endprodukt äußerlich entspricht – er muss nicht zwangsläufig funktionsfähig sein.

• Fail fast (AGIL)

• Fail cheap (PROTOTYP)

• Fail often (ITERATION)

• Fail self-confident to learn from failure (LESSON LEARNED)

DONE:

• Projektauslöser (Auftrags- oder Eigenproduktion?)

• Projekt-Idee/Themen

TO DO:

• Problemanalyse/P-Ziele beschreiben

• P-Ziele reflektieren/Worum geht es wirklich im Projekt

(WANT-NEEDS)?

• Projekt-Rahmen beschreiben/Risiken identifizieren

SMART Regel

• Spezifisch

• Messbar

• Akzeptiert

• Realistisch

• Terminiert

• Projektziele/Briefing (unklar/vage)

• Zu geringe Ressourcen (Budget, Zeit)

• Interdisziplinäre/heterogene Teams arbeiten zum ersten Mal gemeinsam

• Kompetenzen/Aufgaben im Team ggf. nicht definiert sind

• Kommunikation/Vision im Team und mit Stakeholder ggf. diffus

• Kreativität mit zeitlicher Planung und fixen Budgets bietet Konfliktpotential

• Umgang TEAM (kreativ/flexibel) auf Projekt „WANTS“ und „NEEDS“

• Dynamische Projektveränderungen/permanente Anforderungsänderungen

• ggf. veränderte Motivation & Unterstützung durch Team/Stakeholder & Auftraggeber im P-Verlauf

Projektziele prüfen auf

• Rechtliche Machbarkeit

• Technische Machbarkeit

• Wirtschaftliche Machbarkeit

• Welche konkreten Projekt-Ziele haben wir?

• Wie erreichen wir die Projekt-Ergebnisse?

• Welche Ressourcen stehen (wann) zur Verfügung?

• Welche Phasen/Meilensteine gibt ?

• Wem soll was, wann und wie berichtet werden?• • • Projektbeschreibung mit P-Ziel und Ergebnis (Inhalt, Logline, Synopse)

• Umsetzungsvision (Gestaltung)

• Illustration, Moodboard,Storyboard, Concept Art, Pre-Viz, Pitch-Viz, (Rapid) Prototyping

• Projektform (Hierarchisch, Agil) und Ablauf- & Zeitplan

• Budget (Kalkulation, Finanzierung)

• verwendete Technik/Ressourcen

• Distribution und Marketing

SWOT-Analyse: Strengths, Weakness, Opportunities,

Threats

• P-Beschreibung mit P-Zielen

• Umsetzungvision (Moods, Storyboard, Concept Art, Pre-Viz, Characterdesign, etc.)

• P-Team

• P-Zeitplan

• P- Kalk/Finanzierung

• P-Distribution/Marketing

DONE:

• Projektrahmen definiert

• Machbarkeit bestätigt, Risiken identifiziert

• P-Start freigegeben!

TO DO:

• P-Stakeholdermap

• P-Team zusammenstellen

• P-Kommunikationsplan / Dokumentenmanagement

• P-Kick Off

• Klar definierte P-Ziele

• Kommunikation / Visionierung (Intern und Extern)

• Knowhow / Erfahrung Projektteam

• Motivation Projektteam & Partizipation Stakeholder / Auftraggeber

• Planung und Controlling / Risiken (SWOT-Analyse)

• Auftraggeber (Intern oder Extern)

• Projektleitung / Projekt-Team

• externe Partner / Dienstleister

• ggf. externe Fachberater / Spezialisten

• ggf. Vorgesetzte / Management in Unternehmen

• ggf. weitere Projekt-Sponsoren (z.B. bei Film Förderanstalten, Sender, Vertrieb etc.)

• Forming (kontaktieren, orientieren)

• Storming (eigene Rolle im Team, Abgrenzung)

• Norming (Eingliedern in Rollen, Umgang regeln)

• Performing (Vertrauen, Kooperation)

• Adjourning (Team Auflösung)

• Rollen

-> Alle Teammitglieder verfolgen das gleiche Ziel

-> Rollen und Verantwortungen sind klar

-> Arbeits- und Kommunikationsprozesse sind klar definiert

-> Team hat gemeinsame Werte und Normen in der Teamarbeit

• Projektkommunikation / Kommunikationsplan

Planung der Kommunikationskanäle

-> WER (Team, Stakeholder) erhält auf WELCHEM Medium/Plattform  (Mail, App, Treffen etc.) WELCHE Informationen WIE OFT (zeitlich)

• „So wenig Information wie möglich, so viel wie nötig“ (je nach Adressat)

• „Management by Exception“ (Meldung bei Planabweichung, Kontrolle?)

• Dokumentation/Archivierung der Kommunikation

DONE:

• Projekt-Ziele / Projektrahmen

• P-Stakeholder / P-Team

TO DO:

• Thema / Ideen / Inhalt / Konzeption

Vorgehen:  

THEMA--> VISION --> IDEE --> ZIELE --> KONZEPT--> OUTLINE-> PACKAGE

Methoden:

z.B. Brainstorm, Brainwriting, Mindmap, 635 Methode, 6 Hüte Denken, Progressive Abstraktion, Reizwortanalyse, Osborn Checkliste...

Digitale Tools:

z.B. Trello, Slack, Asana, Miro, Discord, Messenger...

• Methode zur Innovation/Problemlösung

• Menschen/User im Mittelpunkt des Designprozeßes

• Verknüpfung von User Needs, Technik / Designprozess und Wirtschaftlichkeit/Businessmodell

• Heterogene Teams mit 360º Perspektive

-> DESIRABILITY = Bedürfnisse/Human-centered design (HCD), VIABILITY = wirtschaftlich, FEASIBILITY = realisierbar/Technik

Eine Story / Stoff über verschiedene Channels auf verschiedener Form

DONE:

• Projekt-Ziele / Projektrahmen

• P-Stakeholder / P-Team

• Inhaltliche Konzeption des Projektes (Pre-Package)

TO DO:

• P-Anforderungen identifizieren und beschreiben

• Projekt in Phasen mit Ablauf&Milestones einteilen

• Lasten- und Pflichtenheft (Projektpackage)

• Projektstrukturplan

Lastenheft

= Anforderungen beschreiben

• Was will ich mit dem Projekt erreichen?

• Zielsetzungen / User Needs & Cases

• P-Anforderungen (IST- und SOLL-Zustand)

Pflichtenheft

= Anforderungen, um Ziele erreichen

• Wie & wann setze ich die Anforderungen um?

• P-Aufgaben um Ziele zu erreichen in Arbeitspaketen (AP) beschreiben

• AP als kleinste Einheiten im Projekt in Teilaufgaben (TA) strukturieren, alle AP und TA ergeben den Projektstrukturplan (PSP)

-> Vollständiges Pflichtenheft (Projektpackage) enthält:

• Ziele: Sach- und Formalziele (Key Fakts)

• Projektbeschreibung (Inhalt, Producer´s Note)

• Umsetzung/Gestaltung (Visuelles Konzept, Directors Note, Moods, Storyboard, Style Guide)

• Projektstrukturplan/Workflow/Pipelines

• Ablaufplan/Zeitplan/Meilensteine (Herstellungsplan/ Drehplan)

• Kalkulation/Finanzierung

• benennt Aufgabe/Tätigkeit (WAS)

• beschreibt Ergebnis (WIE)

• beziffert Zeitaufwand (WANN)

• ernennt Verantwortlichen für das AP (WER)

• definiert Kostenaufwand (WIE VIEL)

• PSP beschreibt mit allen Arbeitspaketen alle Anforderungen eines Projektes

• PSP gliedert ein Projekt in Teil-Aufgaben (TA) mit den verbundenen Arbeitspaketen (AP) als kleinste Projekteinheit

• jedes AP und jede TA hat ein Ergebnis, TA werden in der Regel mit Milestones abgeschlossen

• Im Team alle Projektleistungen definieren, was später nicht im PSP steht, ist auch nicht Bestandteil von Leistungen im Projekt

• Ergebnisse/Liefergegenstände des Projektes in einzelnen AP beschreiben

• AP in Teilaufgaben zum gesamten PSP strukturieren, die Reihenfolge der AP (was kann parallel, was kann nur nacheinander bearbeitet werden?) festlegen

• AP in zeitlicher Reihe ergeben die Ablaufplanung

Abläufe im PSP (der AP) nach folgenden Kriterien:

• aktuelles AP: Vorarbeiten/Ergebnisse aus anderen

AP notwendig (z.B. Drehbuch bei Film)?

• aktuelles AP: Ablauf Parallel/Simultan zu anderen

AP (z.B. Rohschnitt neben Dreharbeiten)?

• aktuelles AP: Grundlage für andere Arbeitspakete

(zeitliche Reihenfolge, kritischer Pfad beachten!)

Beispiel nach DIN 69901:

Als kritischen Pfad bezeichnet man in einem Projektplan die längste Kette von Vorgängen und Meilensteinen, bei denen es keinen Puffer gibt.

• Der kritische Pfad bestimmt die Mindestprojektdauer.

• Die Vorgänge und Meilensteine auf dem kritischen Pfad hängen zeitlich und/oder logisch voneinander ab.

• Die Elemente auf dem kritischen Pfad haben allesamt keine zeitlichen Reserven. Sie müssen pünktlich fertig werden, sonst ist die geplante Projektdauer gefährdet.

• Die Methode des kritischen Pfades (auch CPM, Critical Path Method, genannt) dient dazu, Engpässe im Projekt aufzuzeigen.

• Breakdowns (Auszüge) enthalten alle wesentlichen Details einer Szene/Bild des Skripts/Drehbuchs

-> z.B. Aufwand für Motiv, Rollen, Komparsen, Requisiten, Fahrzeuge, Tiere, Kinder, SFX&VFX

• Breakdown kalkuliert Stopp- & Drehzeiten für Szene/Bild

• Breakdown ist Basis für den Drehplan/ Tagesdispo und die Kalkulation

• PSP mit TA und allen AP prüfen (werden alle Anforderungen abgebildet?)

• Zeitpläne/Milestones noch mal prüfen

• Projektdurchführung besprechen und Pflichtenheft

freigeben

• GREEN LIGHT- Projekt FREIGABE durch

P-Auftraggeber (intern/extern)

Kostenplanung / Ressourcenplanung / Beschaffungsmanagement

• WELCHE KOSTEN (PERSONAL- / SACHLEISTUNG)?

• VON WEM/WOHER (BESCHAFFUNG)?

• ZU WELCHEM PREIS (VERHANDLUNG)?

• WANN ENTSTEHT DER KOSTENAUFWAND

(LIQUIDIÄT)?

Gesamtherstellungskosten eines Projektes bestehen aus:

1. Direkte Projektkosten (Fertigungskosten)

• Rechte

• Personalkosten

• Materialkosten

• Fremdleistungskosten (Dritte, Dienstleister)

• direkte Projektversicherung

2. Indirekte Projektkosten (Gemeinkosten)

• Deckungsbeitrag / Handlungskosten

• Kapitalkosten / Finanzierungskosten

• Prüfkosten / Audit

• Ausfall-Versicherungen (Completion Bond,

Directors&Officers, Errors&Omissions)

• Projektgewinn

Top-Down (AUFTRAGSPRODUKTION):

= festes Budget, woran sich Produktionsaufwand und somit Kalkulation orientieren muss (z.B. Werbefilm, Webseite, TV-Film u.a.)

-> im Regelfall komplett Finanzierung (100%) durch Auftraggeber

Bottom-Up (EIGENPRODUKTION):

= Kalkulation auf Basis des „echten“ Projektaufwandes, am Beispiel Film auf Basis Skriptes/Drehbuch, „echte“ Aufwandsberechnung (Projektstrukturplan mit AP, Breakdown Szenen)

-> eigene Finanzierung durch diverse Finanzierungsbestandteile

• Eigenmittel/Eigenleistung

• Rückstellungen von Gagen/Honoraren von Projektbeteiligten/Beistellungen von Material/Leistungen von Projekt-Stakeholdern

• Lizenzverkäufe mit Verleih/Vertrieb/Publisher

• Co-Produktion mit Dritten

• Förderungen/Subventionen (z.B. MFG)

• Sponsoring/Product Placement

• Crowdfunding / Crowdinvesting

• Tax Incentives

• Gap Financing (Banken, Investoren, Hedge Fonds)

Rückstellungen von Gagen/Honoraren von Projektbeteiligten (z.B. Team, Cast, Produzent), kann teilweise oder ganz erfolgen. Rückstellungen werden ggf. mit zukünftigen Erlösen der Produktionen aufgelöst (zu den Modalitäten der Rückstellungs-Auflösungen gibt es meist einen sog. Recoupmentplan)

Ein Recoutementplan/Erlösplan zeigt die externe Finanzierung der Produktion in verschiedenen Stufen, die zeigen, wann das Geld an die Produktion ausgeschüttet wird.

Erlösstufen/Ränge

• 1. Rang (z.B. Eigenmittel Produzent)

• 2. Rang (z.B. Rückstellungen Team/Dritte)

• 3. Rang (z.B. Förderungen)

• 4. Rang (z.B. Co-Produzenten)

• Vergleich Ausgaben zu Einnahmen im P-Zeitverlauf

• Saldo ergibt Netto-Cash-Flow Bedarf

- PL erstellt täglich nach jedem P-Tag Tagesbericht (TB) mit Abgleich Soll-Ist Projektplan

- Bei gravierenden Zeit- und/oder Kostenabweichungen -> Maßnahmen mit P-Team (Head of Departments) und Auftraggeber/ Produzent/Stakeholder besprechen

- Zeit- und Kostenüberschreitungen minimieren und/oder auf anderen Zeitblöcke  und/oder Kostenarten ausgleichen, ggf. weitere Einsparungen / Finanzierungen überdenken?

P-Steuerung und Kontrolle:

• Projektziele erreichen/Qualität prüfen & sichern

• Termine: Vorgänge/Prozesse und Meilensteine kontrollieren und abnehmen

• Kosten: Ressourceneinsatz planen und überwachen

• Risiken/Konflikte kontrollieren und steuern

• Kommunikation (Innen und Aussen) steuern

• Vertragsmanagement

• Changemanagement

• Projektmarketing

• Plan SOLL-IST im Projektverlauf erfassen und dokumentieren (P-Status und P-Fortschrittsbericht)

• IST- Analyse mit Trend-Analyse

• IST- Anpassung und Steuerung

• SOLL-IST Analyse/regelmäßige Kontrollen des

aktuellen Projektstands (Ergebnisse, Termine, Kosten)

• TREND Analyse

• Analyse Kostenabweichung

• P-Abschluss

•Lesson Learned

• Zusammenfassung Projektverlauf

• Projektziele (SOLL-IST Zustand)

• Projektorganisation

• Projekt Evaluierung (Termine, Kosten, Qualität)

• Projektabnahme und Übergabe

• Lesson Learned

= Positive- und Negative Erfahrungssicherung (Reflektion der Prozesse und Analyse mit Fehlervermeidung bei Folgeprojekten).

Externer Abschluss

• Projekt wird in diversen Einzelschritten beendet

• Übergabe aller relevanten Projekt-Dokumente

• Abschliessendes Anschreiben Auftraggeber/Feedback Kundenzufriedenheit

• Abwicklung/Beendigung Verträge etc. mit externen Lieferanten/Auftragnehmern

• Übermittlung Endkostenstand und Abschlussrechnung

Interner Abschluss

• Interne Projektdokumentation und Archivierung

• Abschluss aller Transaktionen/finaler Endkostenstand/Übergabe Project Owner

• Erfahrungssicherung (Lesson Learned) & Projektabschlussbericht

• Finale Abnahme/Entlastung durch Project Owner

• Auflösung Projektorganisation

->Schluss-Meeting Team (Team Auflösung)

-> Inhaltlicher und emotionaler Projektabschluss

-> Wertschätzung Team