Lektion 3 Organisationen & Institutionen

• Veränderung hin zu erlebnisorientierten Gesellschaft

• Nachfrage nach Events als Instrument der Marketingkommunikation steigt

  -> Kommunikationsbotschaften konnten durch Events Erlebnis- & nutzenorientiert beim Kunden zu platziert werden

• Ende 1990er Jahre: eigener Verband für die Eventbranche entstand (heute integriert in FAMAB e.V.)

• Fachzeitschriften, Fachmessen und Kongresse entstanden

• 2012 lag das Umsatzvolumen im deutschen Eventmarkt bei ca. 2,5 Mrd. Euro.

  
  

• Eventagenturen sind Dienstleister & keine Eventnachfrager!

• Veranstalter, die Events anbieten

  -> inszenieren, organisieren und führen Events entweder eigenständig durch oder arbeiten mit Dienstleistern zusammen

  • Unternehmen

  • Non-Profit-Organisation

  • Öffentlicher Sektor

  • Privatpersonen

• bieten einzelne Dienstleistungen im Eventbereich an

• Serviceleistungen

  • Entwicklung eines Eventkonzepts

• Materielle Leistungen

  • Bereitstellung von Veranstaltungsort

  • Bühnen-, Licht- & Tontechnik

  • Catering

• Immaterielle Leistungen

  • Künstler

  • Hostessen

  • Sicherheitspersonal

  • Eventmanager

= Unternehmen oder Einzelpersonen, die Partner eines Eventanbieters sind und sich auf deren Eventmarketing spezialisiert haben

• Full-Service Agenturen

  -> bieten von Konzeption, Planung, Organisation über Durchführung & Nachbereitung alles an

• Agenturen, die nur ganz spezielle Leistungen anbieten

  -> Einladung- & Teilnehmermanagement, PR,…

• KONZEPTION

  • Entwicklung erster Ideen & deren Machbarkeit basierend auf Kundenvorstellungen und Kundenbriefing

  • Budgeterstellung

  • Entwicklung eines Mottos oder Themas mit Key Visual

  • Locationrecherche, Besichtigungen

  • Erarbeitung des Programmablaufs

• PLANUNG, ORGANISATION, PROJEKTMANAGEMENT

  • Einholen von Angeboten von Zulieferern auf Grundlage des Grobkonzepts

    -> Bühne, Licht, Ton, Catering,…

  • Untergliederung der Eventplanung in einzelne Projektschritte

  • Abstimmung der Gesamtdramaturgie

  • Optionierung & Planung notwendiger Gewerke

  • Finanzmanagement

    -> Budget- & Kostenplanung & Überwachung

  • Planung der Location & der Medientechnik

    -> inkl. Bühnen- & Raumgestaltung

  • Beratende Aufgaben gegenüber dem Kunden

    -> Erstellen von Entscheidungsvorlagen, Feinkonzeptabstimmung, Produktionsüberwachung, Regieplanerstellung

• INSZENIERUNG & DURCHFÜHRUNG

  • Aufgaben vor Ort

    • Betreuung, Überwachung während Aufbau/ Vorbereitung

    • Einweisungen, Durchführung einer Generalprobe

    • Letzte Absprachen mit Kunde und Zulieferer

  • Gesamtregie

    • vor und hinter der Bühne

    • Timing bzgl. Umbau, Künstlerauftritte

    • Einspieler von Ton- & Bildmaterial

• NACHBEREITUNG & EVALUIERUNG

  • Aufgaben während des Abbaus

    • Überwachung

    • Führen von Bestandslisten

    • Quittierung

    • Erstellen von Mängel-und Schadenslisten

  • Rechnungen überprüfen & zur Zahlung frei geben

  • Schlussabrechnung an den Kunden aufgeben

  • Befragungen per Fragebogen, Interviews

  • Erstellen der Projektdokumentation

= Zielgruppe, die durch Event angesprochen werden & an Event selbst teilnehmen soll

• Personen von Unternehmen & Organisationen

  -> ausgewählte Zielgruppe, die eingeladen wird

• Privatpersonen

  -> nehmen als Nachfrager an Event teil

• Medien

  -> berichten von Event

• Teilnahme an Events kann verpflichtend (Weiterbildungsseminar) oder freiwillig (Pressekonferenz, Volksfest) sein

= wichtigste Verbände im Eventbereich

• German Convention Bureau:

  • Sitz in Frankfurt

  • Repräsentiert & vermarktet Deutschland national & international als Standort für Kongresse, Tagungen, Incentives

  • 200 Mitglieder mit 450 Betrieben

    -> zu Mitgliedern zählen Hotels, Kongresszentren, Locations, Marketingorganisationen,…

  • ist nicht = der Verband der deutschen Eventagenturen!

• FAMAB Kommunikationsverband e.V.:

  • interdisziplinärer Zusammenschluss von Spezialisten aus dem Bereich der Live-Kommunikation

    -> Messebau, Messekommunikation, Kommunikationsunternehmen, PR, Sponsoring,…

  • verband direkte Wirtschaftskommunikation

  • Bietet seinen Mitgliedern auf einer gemeinsamen Arbeitsplattform vernetzte Leistungsangebote & interdisziplinäre Kompetenz zum Thema Live-Kommunikation

    
    

• AUMA Ausstellungs- und Messe-Ausschluss der Deutschen Wirtschaft e.V.:

  • Sitz in Berlin

  • Verband der Deutschen Messewirtschaft

  • vertritt Interessen der Messewirtschaft national & international gegenüber Parlament, Ministerien, Behörden,…

    
    

• EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V.:

  • Sitz in Frankfurt

  • Dachverband der Veranstaltungsstätten

  • Mitglieder aus Deutschland & angrenzendem europäischen Ausland

  • repräsentiert ca 750 Veranstaltungsstätten, Kongresszentren, Arenen,…

    -> vielseitigstes Netzwerk der Branche

    
    

• MPI: Meeting Professionals International

  • Hauptsitz in Dallas

  • Weltweit größter Verband der Meeting- & Eventindustrie

  • Unterstützt Mitglieder darin beruflich & persönlich voran zu kommen

    -> Vermittlung von innovativem Wissen und Erfahrung, Vernetzung von Menschen, Zugang zu vielfältigen Marktangeboten

    
    

• UFI: L’Union des Foires Internationales

  • Sitz in Frankreich

  • Internationaler Verband der Messeveranstalter, Messegelände und Messeeigentümer

    -> Besteht aus den nationale & internationalen Verbánden der Messeindustrie

    
    

• ISES: International Special Event society

  • Hauptsitz in Chicago

  • Fördert den intensiven Dialog und Erfahrungsaustausch zw. seinen Mitgliedern

  • Ermöglicht aus- & Weiterbildungsmaßnahmen mit dem Ziel die Qualität des Eventmarketings immer weiter zu optimieren

= Fachmedien

• BlachReport -> Trends & Tendenzen für das Management in der Livekommunikation

• Catering management

• Mep

= Hochschule, Akademien, Industrie- & Handelskammer (IHK)

• Berufsausbildung

• Weiterbildung

• Studium