Lektion 5 Finanzmanagement

= Beschaffung, Planung, Bereitstellung, Überwachung und Evaluierung monetärer Mittel, die notwendig sind um Event durchführen zu können

• einer der wichtigsten/ Bestandteile eines erfolgreichen Eventmanagements

  -> daher sollte schon in der Initialisierungsphase eine Finanzplanung stattfinden

  -> ist das Event finanziell überhaupt realisierbar?

• DER wichtigste Bestandteil laut online Test

• unvorhersehbare Risiken bezgl. operationaler Tätigkeiten

  -> operational = messbar, konkret beschrieben & damit durchführbar

• rechtliche Probleme

= möglichst genaue Schätzung der zu erwartenden Kosten

• Vorkalkulation

  • vor dem Event

• Zwischenkalkulation

  • Abgleich zw. Geplanten & tatsächlichen Kosten während der Planungs- & Durchführungsphase

• Nachkalkulation

  • nach Abschluss des Events, Vergleich zw. Event Budget & tatsächlich entstandenen Kosten

• einzelne Kosten müssen detailliert geplant und systematisch erfasst werden

= ausführliche Ermittlung & Zuteilung der einzelnen Kosten

-> nötig damit einzelne Kosten kalkuliert und budgetiert werden können

• erfolgt anhand 3 aufeinander folgender Stufen:

  • Kostenartenrechnung

  • Kostenstellenrechnung

  • Kostenträgerrechnung

• Kostenermittlung ist bei KostenARTENrechnung

= monetäre Einheit, die nötig ist, um Produkt oder Dienstleistung zu kaufen

= monetär quantifizierbare Aufstellung sämtlicher Ein- und Auszahlungen, die während Eventzeitraum anfallen

• ökonomische Einflüsse auf das Event sollen analysiert werden

  (Ökonomie = Wirtschaft eines Landes)

• je nachdem wo Event ist, können sich aufgrund steuerlicher und regional wirtschaftlicher Begebenheiten die finanziellen Unterschiede stark auf Finanzplanung auswirken

  -> v.a. bei Events, die in verschiedenen Ländern oder Kontinenten stattfinden

• Messesaison in einer Stadt während Event

  -> Hotelkosten teurer

= Unternehmen / Organisationen, die Event veranstalten können Richtlinien bei Budgeterstellung vorgeben

-> Maximalbetrag für Catering oder Entertainment

• Ausgangsbasis: Eventkonzept

  -> mit Hilfe des Konzepts lassen sich einzelne Kosten- und Erlösearten ermitteln und mit den geplanten Mengen kalkulieren

• anschließend werden Kosten- & Erlösearten in der Kostenartenrechnung aufgeteilt

  -> Aufteilung erfolgt in:

  • Einzel- bzw. Gemeinkosten

  • fixe Kosten

  • variable Kosten

  -> weitere Unterteilung in:

  • Eventvorbereitung

  • Eventdurchführung

  • Eventnachbereitung

• erster Kosten- & Kontrollplan auf Basis der Kostenartenrechnung

• Angelehnt an Aufbau des Eventkonzepts mündet dieser in der Erstellung des Budgets

• sollte immer auch Kategorie für unvorhersehbare Kosten erstellt werden

  -> Höhe dieser Kategorie kann zw. 5c%-10% des Gesamtbudget betragen

• nach Budgeterstellung muss es einem internen Team zur Prüfung vorgelegt werden

  -> schaut ob einzelne Kalkulationen richtig und stimmig sind

• anschließend wird Budget Entscheidungsträgern präsentiert

  -> Entscheidungsträger können Eventanbieter, interne / externe Kunden,… sein

• Entscheidungsträger entscheiden, ob Budget so passt oder ob was geändert werden muss

• Änderungen können auf 2 Arten erfolgen:

  • Erhöhung des Budgets

  • Senkung der Kostenfaktoren

  -> anschließend beginnt Prozess der Budgetentwicklung von Neuem

• irgendwann muss Budget finalisiert werden, da Realisation des Projekts sonst nicht mehr möglich wäre

• Durchführung von Budgetkontrollen als feste Meilensteine

  = aktuelle Kosten & Erlöse werden dabei mit den geplanten verglichen

  -> aktuelle Entwicklung der Finanzplanung wird auf Ende des Events prognostiziert

  -> gibt es Differenzen müssen Schritte zur Anpassung unternommen werden

= In der Schlussbetrachtung nach dem Event werden geplante Kosten & Einnahmen den tatsächlichen gegenüber gestellt

-> finanzielle Evaluierung des Events

• Sinn:

  • Abweichungen je Kosten- bzw. Einnahme Art können ermittelt werden

    -> Gesamtergebnis wird in einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung festgehalten

    -> wichtig, ass alle Kosten & Erlöse von Beginn an korrekt dokumentiert & zugeordnet werden

• alle Kosten / Erlöse müssen per Beleg erfasst & zugeordnet werden

• alle sich daraus ableitende Rechnungen müssen gestellt werden bevor ein finanzieller Abschlussbericht zum Event erstellt wird

  -> buchhalterisch ist es dabei erstmal egal, ob Rechnungen schon beglichen oder noch offen sind