Lektion 7 Eventumsetzung

• Durchführung des Events beginnt

• alle nötigen Aufbau- und Vorbereitungsarbeiten werden vor Ort ausgeführt

• letzte Detailmaßnahmen werden besprochen

-> Staging

• Personaleinweisungen vor Ort

• Sicherheitsrelevante Infos müssen erwähnt werden

  -> Retungswege, Feuerlöscher, 1 Hilfe Kasten,…

• Location

• Bühne

• Catering

• Ton & Licht

• Dekoration

• Spezialeffekte

• Künstler, Redner, Entertainment

• schon in Planungsphase:

  • sollten Meetings vor Ort stattfinden

  -> Möglichkeiten der Nutzung, Gestaltung und Raumplanung sollten dabei mit Verantwortlichen der Eventlocation abgesprochen werden

  -> Site Inspection

• In Vorlaufphase:

  • reibungsloser Ablauf bezgl. Aufbau und der einzelnen Gewerke muss gewährleistet sein

  • Planungsangaben müssen vor Ort umgesetzt werden können

  • geplantes Programm proben & evtl. abändern

• Eventmanager muss vor Ort sein, um Abläufe zu koordinieren & zu überwachen

• bildet Mittelpunkt des Eventprogramms

• Bühnenpläne vor Ort im Detail durchsprechen

• Programmabläufe werden mithilfe von Regieplänen & Bühnenanweisungen durchgegangen mit Bühnentechnikern / Bühnenmanagern

• Ambiente des Gesamtthemas wird durch Deko dargestellt

• Positionierung muss so abgestimmt sein, dass Elemente die Eventteilnehmer in gewünschte “Themenwelt” eintauchen lassen

• In Vorlaufphase:

  • einwandfreie Akustik muss vor Ort mit Tontechnikern abgestimmt werden

  • Ton muss sich gleichmäßig im Raum verteilen statt “Schallzentren” zu bilden

    -> Schalldruckpegel

• 2 Funktionen von Licht

  • Allgemeinlicht zur Orientierung

    -> ausreichende Grundbeleuchtung

    -> Notbeleuchtung, Beleuchtung der Toiletten, Signalbeleuchtung der Notausgänge

    (Funktionstüchtigkeit muss in Vorlaufphase gecheckt werden)

  • Lichtkonzept

    -> LED-Wände, Projektionen, Akzent-, Bühnen-, Vortrags- & Ambientebeleuchtung, indirektes Dekolicht

• wichtig, dass Kabel & Mehrfachsteckdosen keine Stolperfallen bilden

• Technik für Spezialeffekte

  • Pyrotechnik, Holoprojektion, 3-D-Mapping, VR Simulation

• Einsatz muss in der Art der Durchführung als auch beim Timing genau abgestimmt sein

• Sowohl in Vorlaufphase als auch während des Events sehr enge Abstimmung mit den Verantwortlichen wichtig

• Bereich bietet Möglichkeiten zur Unterhaltung & Auflockerung

  -> DJ, Orchester, Band, Theatergruppe, Funk, Fernsehen,…

• Auswahl & Choreo muss zu Rahmenkonzept des Events passen

  -> Assoziation zw Eventzielen und Entertainment

• In Vorlaufphase wird Programm durchgesprochen & geprobt, Sprechproben falls Moderatoren etc eingesezt werden

• Im Konzept wird festgelegt welches Catering zu Event passt

• Probeessen

• Eventlocations haben oft vertragliche Bindungen an Cateringunternehmen

  -> Vorteil:

  • Catering bereits mit Location vertraut

  • Abstimmung bereits im Vorfeld vor Ort

  -> Nachteil:

  • Caterer kann nicht frei gewählt werden

  • kein vergleich von Preis-Leistungs-Angeboten

• In Vorlaufphase werden Abläufe bezgl. Küche und Service besprochen als auch Tischdeko, Tellerarrangements, Sitzordnung,…

• enthällt:

  • Termine

  • Aufgaben

  • Produktions- & Regieplan

    -> enthällt detaillierten Ablauf, Zeitplan, Infos zu Gewerken

= Eventablauf

• Event startet mit Eintreffen der Teilnehmer

  -> “Doors open”

• Begrüßung und gesamte Veranstaltungsführung

• endet wenn letzter Gast das Event verlässt und Event schließt

• enthält detaillierten Ablauf der Veranstalung

• wichtiges Utensil zur Garantie eines reibungslosen Ablaufs

• enthält Regieanweisungen

• enthält inszenatorische Angaben

• stichwortgenaue Einsätze von Akteuren oder Medien lassen sich steuern

• beginnt wenn Event offiziell beendet ist

• Abbau & Abtransport des Equipments

• benötigtes Personal und Material muss zur rechten Zeit am rechten Ort sein

• Logistische Wege & Transportmittel müssen genau geplant & gemanagte werden

• Eventakteure müssen über genaue zeitliche Abläufe informiert sein

• zeitgenaue, detaillierte Planung & Abstimmung vor, während und nach dem Event