Welche beiden Strukturparameter spielen bei der Organisation von Personalmanagement und -abteilung eine Rolle?
Zentralisierungsgrad
-> zentral
= ein Personalressort als Ansprechpartner für all MA, FK, UN-Leitung
-> dezentral
= mehrere Personalabteilungen, hierarchisch gestaffelt bzw. Personalreferenten als Kontaktstellen
Kooperationsgrad
= trifft Aussagen über die Kompetenzverteilung der Personalarbeit
-> exklusiv
= Personalarbeit wird vorwiegend in der Personalabteilung ausgeübt, unabhängig vom Zentralisierungsgrad; Wissensmonopol
-> kooperativ
= Personalarbeit wird auf viele Akteure verteilt, z.B. Führungspersonen, Kompetenzverteilung
Welche sind die Vor- und Nachteile zentraler Organisation?
Zentrale Organisation
Vorteile:
+ einheitliche Personalpolitik & -konzept
+ Anwendung einheitlicher Personalinstrumente
+ Nähe zu Entscheidungszentren (GF), daher frühe Einbindung in Entscheidungsprozesse
+ Gebündelte Personalressourcen und Vermeidung von Doppelarbeit
+ stärkere Präsenz und hohe Akzeptanz im UN
Nachteile:
- keine Passgenauigkeit
- dauert lange bis auf Änderungswünsche eingegangen wird
- kein Anreiz für FK Personalarbeit zu übernehmen
Welche sind die Vor- und Nachteile dezentraler Organisation?
dezentrale Organisation
+ Passgenaue Personalarbeit
+ kürzere Informations- und Kommunikationswege
+ schnelle Reaktion auf Änderungswünsche möglich
+ höhere Akzeptanz der Personalarbeit bei FK
+ MA der Personalabteilung können sich bereichsbezogen spezialisieren
- Doppelarbeit
- höhere Kosten, da mehrfache Personalabteilungen
- größerer Koordinationsaufwand
- strukturelle Herausforderungen
Welche Organisationsformen des Personalbereichs können gewählt werden?
Hinsichtlich der Autonomienodell hat die Personalabteilnug 3 Möglichkeiten:
Cost Center
= agieren mit gesetzten Budgets und verrechnen ihre Dienstleistungen mit anderen Abteilungen
Fokus: monetaäre Bewertung
+ Transparenz der Kostenzurechnung
+ mögliche Kosteneinsparung, da Kosten kalkulierbar
- Festlegung der Verteilerschlüssel u.U. schwer
- Fokus zu sehr auf Kosten beschränkt
Servicecenter
= umfassen eine oder mehrere Kostenstellen, die keine eigenen Erträge mit ihren Leistungen erwirtschaften; Leistungen werden für andere Kostenstellen erbracht und intern verrechnet
Profit Center
= generiert Budget aus erbrachten & beurteilten Leistungen, Dienstleistungen werden intern & extern angeboten zu klaren und aus Marktpreisen erschlossenen Verrechnungspreisen (Leistungskatalog)
-> finanziert sich aus erwirtschaftetem Gewinn
+ sehr effizient
+ Instanz ist Kunde und kauft die Leistungen, die sie benötigt
- Qualität der Leistung kann durch Gewinnorientierung beeinträchtigt sein
- hoher Verwaltungsaufwand, da Einhaltung der Leistungskataloge
Wie lassen sich Cost-, Service- und Profitcenter hinstichtlich ihrer Autononmiegrade, Verwantwortung und ihres Erfolgs vergleichen?
Autonomiegrad der Personalfunktion:
CC: gering, Herstellpflicht
SC: mittel, Angebot orientiert an Nachfrage, kein externer Verkauf
PC: hoch, Angebot orientiert sich an internem & externem Markt, keine Herstellpflicht
Autonomiegrad des internen Kunden:
CC: gering, Abnahmepflicht
SC: mittel, Zugang zu externen Dienstleistern kann eingeschränkt sein
PC: hoch, ZUgang zu externen Dienstleistern
Verantwortung des Leiters:
CC: Budgetverantwortung
SC: Kosten- Umsatz- und Qualitätsverantwortung
PC: Gewinnverantwortung
Erfolgskriterium:
CC: geringe Kostenabweichung
SC: Umsatz, ggf. Vgl. mit Benchmark
PC: Erfolg/Gewinn
Welche alternativen Organisationsformen, hinsichtlich des Selbstverständnisses der Personalabteilung, gibt es?
alternativen Organisationsformen, hinsichtlich des Selbstverständnisses der Personalabteilung:
Strategie-Center
= Personalstrategie definieren und versch. Themen in den Fokus rücken, z.B. neue Entlohungssysteme für langfristige Bindung der FKs
-> Voraussetzung: motivierte MA, realitätsnahe Vorgaben
-> geeignet für dynamische Umwelt und größere UN
Intelligenz-Center
= Generierung und Erhalt bzw. Transfer von Wissen, Koordination, Information, Innovation
-> Voraussetzung: transparente Informationskanäle
-> geeignet für alle UN, auch in Veränderungsprozessen
Kultur-Center
= Kulturmanagement, Erhalt und Stabilisierung sowie Wissensvermittlung bzgl. UN-Kultur
-> Voraussetzung: kutlursensible MA
-> geeignet für UN in Veränderungsprozessen, schlechtes Betriebsklime
Qualitäts-Center
= Personalarbeit ständig systematisch verbessern
-> Voraussetzung: Personalmanagement als Coach für MA
-> geeignet für alle UN
Beratungs-Center
= Personalexperten als Kompetenzverstärker durch Unterstützung der Lienienführungskräfte
-> Voraussetzung: Einheiten groß genug, gut vernetzte EDV
-> geeignet für große UN
=> verschiedene Optionen schlie0en sich nicht aus und können nebeneinander fungieren!
Beschreibe das Modell des HR Business Partners
HR Business Partner
=Managementpartner, der FK strategisch berät und zur Seite steht
Aufgaben:
klassische Personalfunktionen:
Personalplanung, - marketing, -controlling
Umsetzung der UN-Politik auf Personalebene
Unterstützung einer positiven UN-Kultur
Wandel, Veränderungen begleiten
Ziel:
FUnktionien, die sonst ein externer DL übernommen hätte, inhouse zu übernehmem
Was sind Personalinformationssysteme?
Personalinformationssysteme
= erfassen, speichern, verwalten personalrelevante Informationen unter Berücksichtigung relevanter Gesetze, Verordnungen und Verträge zur Versorgung von zugangsberechtigten FK, MA, AN-Vertretungen mit den Infos, die sie zur Wahrnehmung ihrer Tätigkeiten benötigen
Unterschiedliche Typen:
Berichtsysteme
= werten bestehende Daten statistisch aus
Entscheidungssysteme
= helfen bei Treffen von Entscheidungen im Personalbereich
Passender Systemtyp und Entwicklungsstand eines PIS für ein UN wird bestimmt durch
Bedürfnisse der Informationsnutzer
Stadium des informationell-organisatorisch-technologischen Fortschritts des System
=> System muss regelmäßig und vollständig “gefüttert” werden, denn ohne regelmäßige Beurteilung und Feststellung der Qualifikationen der MA, gibt es keine objektive Informationsgrundlage für PE
=> alle Infos müssen für ihren Zweck aufbereitet formuliert werden
Wie steht es um die technische Umsetzung von Personalmanagementinformationssystemen?
Theorie:
von Personalwesen zu IT-gestütztem Personalmanagement
-> Nutzen von Data-Warehouse- Datenbanken
-> Nutzen von Projektmanagement Systemen
-> Nutzen von ganzheitlichen & integrativen IT-Systemen
Praxis:
fehlende (ganzheitliche) Lösungen!
-> existierende Standardlösungen v.a. für Verwaltungsaufgaben wie Entgeltabrechnung oder Personalverwaltung
-> Fokus auf Informationsversorgung zu Entscheidungsvorbereitung
-> hohe Kosten & Wartung für PIS, die auf unterschiedl. Bedürfnisse zugeschnitten sind, meist von großen Konzernen beauftragt,
-> nur singuläre Funktionen, weniger integrativ
Was sind Ziele, Anforderungen und Herausforderungen von PIS?
Ziele von PIS:
optimierte Informationsgrundlage liefern
Reduzierung von Persoanal- und Informationskosten
Anforderungen an PIS um Wirtschaftlichkeit beurteilen zu können:
Quantität: Kosten / Nutzen
Qualität: Geschwindigkeit / Verfügbarkeit der Daten
Herausforderungen: Datenschutz
-> Verarbeitung per dezentraler IT-Systeme verstärkt die MÖglichkeit eines Datenmissbrauchs
=> UN müssen dafür sorgen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten im PIS erhalten, per IT Vorkehrungen wie Passwort, Chiffrierung, Authentifizierung etc.
=> Beteiligte müssen dem GEsetz entsprechende akzeptable Lösungen entwickeln
DSGVO: Europäische Datenschutz-Grundverordnung
= Rechtsgrundlage, die personenbezogene Daten vor Missbrauch schützt (seit 25.05.18)
Rechtmäßigkeit
ohne Ermächtigung bzw. Rechtsgrundlage dürfen keine personenbezogenen Daten erhoben und benutzt werden
Verarbeitung nach Treu & Glauben:
unrediche bzw. missbräuchliche Verarbeitung ist zu unterlassen
Transparenz
Datenverarbeitung so gestalten, dass Betroffener Auswirkungen einschätzen kann; Infos über die Verarbeitung sollten leicht zugänglich und sprachlich verständlich sein
Zweckbindung
personenbezogene Daten dürfen nur zu dem bestimmten Zweck verwendet werden, für den eine gesetzl. Grundlage besteht
Datenminimierung
Datenverarbeitung muss dem Zweck angemessen und auf das notwendig Maß beschränkt werden
Richtigkeit von Daten
zu verarbeitende Daten müssen sachlich richtig undauf neustem Stand sein, unrichtige Daten sind zu löschen
Speicherbegrenzung
Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie für die Zwecke der Verwendung nötig, danach löschem
Integrität und Vertraulichkeit
personenbezogene Daten müssen durch technisch-organisatorische Maßnahmen angemessen gesichert werden, vor unbfugter Verarbeitung, Schädigung, Manipulation etc.
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