Was ist die Digitalisierungsstrategie?
Der Begriff der Digitalisierungsstrategie ist nicht einheitlich definiert, das Verständnis zielt allerdings stets auf die gesamtheitliche Betrachtung der digitalen Transformation in der Organisation ab, um Mehrwert (allgemein jedwede Vorteile) für die Organisation zu erzielen.
Welche die Handlungsfelder die sich aus Zielen der Digitalisierungstrategie ergeben?
Konsolidierung, Standardisierung und Nachfragebündelung: Ressortübergreifende Konsolidierung der IT (Betrieb, Dienste und Netze), Erarbeitung von Architekturrichtlinien, Etablierung gemeinsamer Architekturen und Standards, Aufbau einer ressortübergreifenden Netzinfrastruktur und Bündelung der IT-Beschaffung.
Digitalisierung: Ablösung der papiergebundenen Verwaltungsarbeit durch elektronische Systeme, insbesondere Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, inklusive digitaler Zugänge zur Verwaltung und Ausbau von E-Government und des elektronischen Finanzwesens.
Förderung von Innovationen: Stärkung der Innovationsfähigkeit durch digitale Systeme und Bereitstellung moderner Infrastruktur für die Verwaltung.
Umsetzung der Informationssicherheit und des Datenschutzes: Ausbau der Informationssicherheit und Verbesserung von Datenschutz in bestehenden und neuen IT-Systemen der Bundesverwaltung.
Entwicklung von IT-Personal: Steigerung der Attraktivität der Bundesverwaltung als Arbeitgeber durch Verbesserung der Personalgewinnung, -bindung und - entwicklung von IT-Fachpersonal.
Ausbau der IT-Steuerung des Bundes: Weiterentwicklung der IT-Steuerung des Bundes und Aufbau eines transparenten Berichts- und Steuerungssystems (ITControlling Bund).
Welche Leitfragen sind zur Entwicklung einer IT-Strategie hillreich?
Analyse des Ist-Zustandes (Wo stehen wir jetzt?)
Formulierung eines Sollzustandes (Wohin wollen wir?)
Auflistung des Handlungsbedarfs (Was müssen wir tun?)
Aufzeigen von Handlungsoptionen (Was haben wir für Alternativen?)
Setzen von Zielen und Definieren von Maßnahmen (Was ist wann konkret zu tun?)
Benennung der Verantwortungsträger (Wer führt die Maßnahmen durch?)
Bestimmung von Messgrößen für das Ziel-Monitoring (Wann haben wir die Ziele erreicht?)
Für die Entwicklung einer Strategie ist der Überblick über die aktuelle Situation erforderlich. Dies kann im Rahmen eines sogenannten strategischen Assessment durchgeführt werden. Als unterstützende Methodik schlägt Mintzberg das sogenannte 4P-Modell vor, das den strategischen Entwicklungsprozess anhand der vier folgenden Aspekte unterstützt. Erläutere es.
Perspektive: Übergeordnete Beschreibung der Vision und Ausrichtung der Organisation sowie Entwicklung eines Leitbildes (Zeithorizont: > 10Jahre)
Position: Analyse des Ist-Zustandes unter Berücksichtigung der Fähigkeiten und Eigenschaften der Organisation. Definition des Soll-Zustandes durch Erstellung von Richtlinien (Zeithorizont: 5 Jahre).
Plan: Die Beschreibung eines Plans zur Überführung des Ist-Zustandes in den Soll-Zustand als konkrete Umsetzung der Perspektiven und Position (Zeithorizont: 1–3 Jahre).
Pattern (Muster): Die Muster beschreiben die fortlaufenden, wiederholbaren Maßnahmen, zur Umsetzung der strategischen Ziele. Die Muster sind Resultate der Pläne und werden u.a. in Kommunikations- und Verfahrensmuster (Festlegung der organisatorischen Abläufe), Grenzmuster (Festlegung von Standards z. B. in der Beschaffung), Prioritätsmuster (Festlegung von Ressourcenzuordnungen) und Timing-Muster (Festlegung von Aktionszyklen in der Organisation) unterteilt (Zeithorizont: 0-1 Jahr).
Für die Entwicklung einer IT-Servicestrategie kann die Spezifizierung hinsichtlich folgender Fragen hilfreich sein:
Welche Geschäftsergebnisse/Ziele müssen wir unterstützen?
Welche IT Services bieten wir zur Unterstützung dieser Ziele an?
Wer sind unsere internen und externen Kunden? • Welche Markträume bedienen wir?
Wie definieren wir Prioritäten und Entscheidung für Investitionen?
Welche Restriktionen und Einschränkung müssen wir managen?
Was ist die IT- Governance?
Als ein Resultat der Strategieentwicklung muss diese in der Organisation umgesetzt werden. Dies ist das Ziel der IT-Governance. Die IT-Governance legt die gemeinsamen Regeln für die Zusammenarbeit fest und ist originäre Managementaufgabe. Zum Erreichen der Ziele der Strategie ist die definierte IT-Governance zwingend einzuhalten.
Die IT-Governance stellt die korrekte Einhaltung der Digitalisierungsstrategie sicher. Sie umfasst hierzu die Definition von Richtlinien, Rollen, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen zur Erreichung der Organisationsziele.
Erläutere die Bedeutung von Entscheidungsbefugnissen
Eine wesentliche Definition ist die Festlegung der Entscheidungsbefugnisse in der Organisation. Entscheidungsbefugnisse sollten so weit wie möglich delegiert werden.
Dies vermeidet unnötige Verzögerungen und beschleunigt Prozesse.
Hierbei soll im Rahmen des jeweiligen Verantwortungsbereichs entscheiden werden.
Dies bezeichnet den Bereich, in dem eine Person die Befugnis hat, die Handlungen anderer zu lenken oder die erforderlichen Ergebnisse zu definieren.
Die Entscheidungsbefugnisse sollten der jeweiligen Risikostufe entsprechen.
Mindern Sie das Risiko durch Schulungen, Richtlinien und Leitlinien. Führungskräfte müssen Ihren eigenen Verantwortungsbereich kennen
Zur Definition und Steuerung von Verantwortungsbereichen kann die sogenannte COBITZielkaskade (siehe 14.0.3) genutzt werden
Was ist der Unterschied zwischen Richtline und Leitlinie?
Die Regelsätze und Richtlinien der IT-Governance als Resultat der Strategie bilden die Basis für die Management-Entscheidungen und deren Monitoring.
Hier unterscheidet das ITSM zwischen:
Richtlinie
klare und präzise Formulierung
möglichst einfach und praktikabel o mögliche Fragen vorwegnehmend
möglichst klar kommunizieren und schulen
die Konsequenzen der Nichteinhalten bekannt machen
mit integrierter Messung und Überprüfung der Einhaltung
Leitlinie:
leicht zugreifbar
wirklich hilfreich
leicht verständlich und machbar
keine unmittelbaren Konsequenzen
technisches Steuerungselement:
Fördert das erwünschte Verhalten ohne unbeabsichtigte Auswirkungen
meist automatisiert (Incodice principale confirmatio = codegebundene Einhaltung der IT-Richtlinien, z.B. MS-Policies)
inklusive Monitorin
Welche Messungen sollten im Monitoring des Steuerungsmodells mittels CSF und KPI etabliert werden?
Fortschrittsmessungen zeigen auf, bis zu welchem Grad Meilensteine und Ergebnisse bereits erreicht wurden. • Compliance-Messungen geben Aufschluss darüber, inwieweit Governance und regulatorische Anforderungen eingehalten werden.
Effektivitätsmessungen geben Aufschluss über den Grad der Zweckdienlichkeit z.B. eines Services oder eines Systems
Effizienzmessungen geben Aufschluss über den Grad der Einsatzfähigkeit z.B. eines Services oder eines Systems
Produktivitätsmessungen geben Aufschluss über den Durchsatz eines Systems in einem bestimmten Zeitraum
Leitfragen zur Selbstkontrolle:
Welche Verfahrensmuster sind Ihnen für Ihre Organisationseinheit bekannt?
Wie lässt sich der Verantwortungsbereich im Kontext des Delegierens von Entscheidungsbefugnissen durch die COBIT-Zielkaskade definieren? Beschreiben Sie dies anhand eines praktischen Beispiels aus Ihrer Behörde.
Versuchen Sie in Ihrer Gruppe das 4P Modell nach Mintzberg exemplarisch zur Umsetzung Ihrer Initiative der Teilleistung oder einer Idee aus dem Creative Bureaucracy Festival zu definieren.
Entwickeln Sie hierzu Richtlinien/ Leitlinien/ Steuerungselemente zur Umsetzung und Messgrößen zu deren Einhaltung im Rahmen des Monitorings.
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