3.Was sind mögliche Anlässe für Organisationsuntersuchungen?
(4 von 5 mindestens kennen)
1.zu lange Wartezeiten
2.Mängel im Service
3.Dauerhafte Aufgaben Vermehrung
4.Entwicklung der Kommunikations und
Informationstechnik
5.Veranderung des Umfelds
(Betriebsklima, Erwartungen der Mab oder Bürger)
Arbeitsleistungen, die bei natürlicher Betrachtung zu einem abgrenzbaren Arbeitsereignis führen.
z.B:
Kuchen backen
unterschriftsreife Bearbeitung eines Antrags auf Sozialleistung Zulassung eines Kfz Bearbeitung eines Antrags auf Wohngeld
Es wird verglichen , kgst-Richtzahlenkatalog, interkommunaler Vergleich (Abfragen bei anderen Behörden per Mail oder Telefon, Vergleichsringe) interne
Vergleiche mit vergleichbaren Aufgabengebieten der eigenen Behörde.
In Spitzenzeiten (der Auftragslage) werden im Straßenverkehrsamt zusätzliche MAB für einen begrenzten Zeitraum benötigt. Welche Vorschläge hätten Sie?
(Mind 5 nennen)
1.MAB aus anderen Ämtern holen (Abordnen)
2.Halbtagskräfte kommen vorrübergehend ganztags
3.Überstunden
4.Reaktivierung von Ruheständlern
5.Einsatz v. Azubis
6.Einstellungen von Zeitarbeitskräften
7.Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit
8.Homeoffice
Was gehört zu den Erhebungstechniken bei der Arbeitsuntersuchung?
(7 stück)
1.Dokumentenanalyse (Aktenauswertung durch Organisator)
2.Dauerbeobachtung( Organisatoren ständig vor Ort , nehmen so alles zur Kenntnis)
3.Multimomentumverfahren (Es werden gemeinsam Beschreibungsworte vereinbart, der Organisator beobachtet die MA nach einem per zufallstabelle ermittelten Rundgang einer und notiert, was der/die SB grade macht)
4.Tägliche Arbeitsaufzeichnung (für 4-6 Wochen, es werden Beschreibungsworte für Arbeitsschritte oder Tätigkeiten gefunden. Auf Erfassungsformularen notoieren die SB welche Tätigkeit sie in wie viel Minuten erledigt haben.
Nachteile:
starke Belastung der MA
5.Laufzettel
6.Interviews
7.Fragebögen
Was verstehen Sie unter dem Begriff ,,Organisatorisches Minimum”?
Horizontales Minimalprinzip
Vertikales MInimalprinzip
optimale Leistungsspanne:
Richtiges Verhältnis von Anzahl MA und Vorgesetzten ist abhängig v. Aufgabencharakter.
+Je nach Führungsstil Mangagementtechniken
Technische Ausrüstungen
Große Leistungsspanne
Richtiges Verhältnis von Anzahl der MAB und der Anzahl der Vorgesetzten-abhängig vom Aufgabencharakter und dem führungsstile
= flacher Organisationskegel
Frage 29* Stellenbedarfsermittlung
Übungsfall: 7 Sachbearbeiter hatten im Jahre
2019 = 16.000, 2020 = 17.600, 2021 = 19.360, 2022 = 21.300 Fälle zu bearbeiten. Die mBZ pro Fall beträgt 34 Minuten. Ist für 2024 personell irgend
etwas zu tun?
Die Fallzahlen steigen jährlich um ca. 10%. Mit einem
Rückgang der Fallzahlen kann vermutlich nicht gerechnet werden. 2023 ist mit 23.400 Fällen und 2024 mit 25.700 Fällen zu rechnen.
25.700 Fälle x 34 Min. = 873.800 Min.
plus Zuschlagsgröße (zwischen 1000 - 2500 Min./Monat) = 24.000 Min. Zwischensumme: = 897.800 Min. plus Rüst- und Wartezeiten (5 -10%) = 89.780 Min.
=987.580 Min.
987.580 Min. geteilt durch 85.000 Min. (NAK) = 11,6 Stellen
Das Personal müsste um 4,6 Stellen aufgestockt werden.
Wie sollte eine einzelne Arbeitsstelle sinnvoll abgegrenzt werden?
- Arbeitsbereich einer abstrakten Person
- Arbeit unter Berücksichtigung der Sachmittel an Person angepasst
- Kompetenzen an Fähigkeiten angepasst
Frage 36.
Beschreiben Sie bitte die Ihnen bekannten Organisations-
techniken. Zu welchem Zweck dienen diese?
Darstellungs-Entscheidungstechniken (AAD, Entsch.tabelle, NWA)
Planungstechniken (Netzplan, Balken-, Blockdiagramm)
Erhebungstechniken (Doku-analyse, Dauerbeobachtung, Multimomentverfahren
tägl. Arbeitsaufzeichnung (4-6 Wochen)
Laufzettelverf., Interview, Fragebogen CNB, Informationsmarkt)
Ideen und moderationstechniken
Brainstorming,brainpool ,635,CNB
Zweck: Mit Hilfe der
44. Welche Zentralisationsformen bei der Stellen-
bildung kennen Sie?
Zentralisation nach dem Objekt – z.B. Neuzulassung von Kfz,
Abmeldung von Kfz, Stilllegung von Kfz häufigste Zentralisationsform
Zentralisation nach der Verrichtung – z.B. Antragsannahme, Anträge bearbeiten, Kfz-Schein aushändigen
Personale Zentralisation – z.B. Gleichstellungsbeauftragte, Betriebsarzt
Räumliche Zentralisation – Landschaftsverband Rheinland, Bezirksregierung
Sachmittelorientierte Zentralisation – Müllabfuhr, Bauhof
45. Was ist Stellenbildung,
wie gehen Sie bei der „Stellenbildung“ vor?
Unter Stellenbildung versteht man die Zusammenfassung von einzelnen Tätigkeiten zu Aufgaben und Arbeitsvorgängen.
Die Vorgehensweise erfolgt in drei Schritten:
1. Schritt – Aufgabenanalyse (Zerlegung der Aufgabe)
2. Schritt – Aufgabensynthese (Einzelne Aufgabenteile zu
einem neuen Aufgabenpaket zusammenstellen, dass der Arbeitsumfang in eine neue Stelle als kleinste Organisationseinheit hinein passt
3. Schritt – Zentralisation (z.B. „Verrichtungszentralisation“ wie
Bearbeitung von Anträgen auf BAFöG oder
„sachmittelorientierte Zentralisation“ wie TBR Müllabfuhr
Räumliche zentalisation
Lanschaftsverbandt
Frage 50
Welche Rechtsformen öffentl. Betriebe kennen Sie? Nennen Sie bitte jeweils auch ein Beispiel
Körperschaften des Öffentlichen Rechts Beispiel:
Stadt Remscheid
Anstalten Beispiel:
Justizvollzugsanstalt
Stiftungen Beispiel:
Stiftung Seelsorge Wuppertal
Eigenbetriebe (Beispiel) :
ESW wuppertal
Regiebetriebe Beispiel:
städtische Bäder
Zweckverbände Beispiel:
kommunales Rechenzentrum niederrhein
(Eigene Frage Collin)
Zuschlagsgröße in Minuten…?
1000 bis 2500 Minuten mtl.
635 Methode …
6 Teilnehmer erhalten jeweils ein Blatt, auf dem sie 3 Ideen notieren und die Blätter dann insgesamt 5 mal weiterreichen
Frage 9.
Was sind Arbeitsvorgänge ?
Arbeitsleistung,die bei natürlicher Betrachtung zu einem abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen.
Beispiele:
[Kuchen backen]
Zulassung eines KFZ /
Bearbeitung eines Wohngeldantrags
Bürger Anmeldung
1 Anstoß
Welche 5 Faktoren ?
Mängel im Ablauf
Veränderte Aufgaben
Neue Technologien
Beschwerden MAB
Beschwerden Bürger
Ziel Planung
Feststellung des Untersuchungsbereichs
Arbeits- und Zeitbedarfs Planung
Personal Planung
Kosten Planung
2. Planung
5 Faktoren:
Planung
3 Kästchen
Vorstudie Ja
Voruntersuchung durchführen
Ergebnis ausreichend? Ja /Nein
3. Durchführung
Empirisch
Konzeptionell
Mix aus Konzeptionell und Empirisch
Detail Planung
Daten Erhebung
Datenanalyse /Auswertung
Entwicklung von Alternativen
Bewertung von Alternativen
Schritt 4 und 5 ?
4.Entscheidung
5.Einführung der Änderungen
Erhaltung und Kontrolle (nach halben Jahr /angemessener Zeit )
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