Beratungsorganisation & -prozess

Weltweit agierede Unternehmensberatungsgesellschaften sind häufig als Tensor- (Matrix) Organisation aufgestellt

=> geeignet v. a. für große Mehrproduktunternehmen, die sich in euner dynamischen Unternehmensumwelt befinden

Partner

• Management der Kundenbeziehung

• Vertrieb & Leitung mehrerer Projekte

• Funktionale / Themenverantwortung

Senior Manager

• Key Account Management

• Know-how / Themenentwicklung

• Führt mehrere / komplexe Projekte

Manager

• Vertriebsunterstützung

• Führt einzelne Projekte

• Ansprechpartner für Kunden (projektbasiert)

Senior Consultant

• Führt Sub-Teams / Module

• Fachexperte

• Unterstützung des Angebotsteams

Consultant

• Eigenständige Bearbeitung komplexer Arbeitspakete

Business Analyst / Junior Consultant

• Erstellt Arbeitsergbnisse

• Stellt Qualität eigener Arbeiten sicher

Die sogenannte Sales Pipeline umfasst die Chancen („Leads“) aus denen ggf. Projekte entstehen können

• Die Sales Pipeline ist ein erfolgskritisches Element

  der Unternehmens- entwicklung der Beratungsgesellschaft

• Muss aktiv entwickelt und überwacht werden

•  Problematisch bei hoher Auslastung der Ressourcen

Projektchancen => Bewerten und ggf. aussortieren => Aktives managen => Angebotserstellung => Vertrag

=>Langfristig erfolgreiche Beratungsgesellschaften verfügen über eine umfassende und aktiv gesteuerte Sales Pipeline - wichtige Voraussetzung sind langjährige und intensive Kundenbeziehungen sowie eine starke Marke

• Erfahrungsschatz des Beratungsunternehmens

• Qualität der überprüfbaren Referenzen

• Branchenspezifische und -übergreifende Kenntnisse

• Fachliche Qualifikation der Berater

• Persönliche Überzeugungskraft der Berater

• Sympathie und Vertrauensbindung zu dem vorgesehenen Projektteam

• Problemverständnis der Berater

• Funderiertes und sachgerechtes Angebot

• Terminplanung

• Vorschläge zur Projektorganisation (Teambildung)

• Honorarbildung und Nebenkosten

• Zahlungstermine

• Preis-Leistungs-Verhältnis

• Einführung

• Beschreibung der Ausgangsituation und des Projekthintergrundes

• Ziele und konkrete Ergbnisse einschließlich eines Beschreibung des Mehrwertes

• Beraterteam und Erfahrungen

• Projektansatz und Beschreibung der Methoden / Vorgehensweisen

• Beschreibung des Scopes

• Projekt- / Arbeitsplan

• Endergbnis und ggf. Messung

• Erforderliche Ressourcen, Pflichten & Verantwortlichkeiten

• Auftragsbedingungen, Projektbudget und Nebenkosten

• Mögliche Abhängigkeiten und Risiken

Zum Abschluss des Angebotsprozesses schließen Berater und Klient eine vertragliche Vereinbarung, die auf der einen Seite hinreichend präzise ist, auf der anderen Seite aber auch diskretionäre Handlungsspielräume ermöglichen sollte - typische Inhalte:

• Übernahme des im Rahmen des Verhandlungsprozesses häufig weiterentwickelten Angebotes als inhaltliche Basis

• Vertraulichkeitsvereinbarung

• AGBs

• Ansprechpartner

• Haftung / Vertragsstrafen

• Eigentumsrechte

• Zahlungsbedingungen

Definition und wesentliche Charakteristika von Projekten:

• Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte Organisation deren Zweck in der einmaligen Bearbeitung einer klar definierten Aufgabenstellung liegt

• Projekte unterliegen klaren Vorgaben im Hinblick auf die Zeitdauer, das Budget sowie die erwartete Qualität der Projektergebnisse („time - cost -quality“)

• Projekte sind zeitlich begrenzt und einmalig => meist ergeben sich jedoch Folgeprojekte (sollte ein Ziel sein, da der langfristge Aufwand der Akquise wegfällt)

• Abhängig von der Komplexität der Aufgabenstellung muss auch die Komplexität der Projektorganisation sowie das Vorgehen angepasst werden

  Beratungsprojekte erfordern ein stringentes Projektmanagement:

• Verhindern von Zeit- und Kostenüberschreitungen => Profalibität eines Projekts ist wichtig

• Erfüllen der Kundenerwartungen

• Erreichen der Projektziele

• Projektscheitern vermeiden

  
  

  => In der Unternehmenspraxis existieren eine Vielzahl von Vorgehensweisen und Projektmanagement-Ansätzen

Zur Durchführung von Projekten haben sich in der Praxis unterschiedliche Vorgehensweisen etabliert - für einfache Beratungsprojekte häufig Einsatz Excel-basierter Planungs- und Steuerungstools

1. Relevante Punkte von Kanban:

   • Visuelle Form des Projektmanagements in Form von Aufgabenkarten (Trello)

   • Oft mit Scrum und agilem Projektmanagement eingesetzt

   • Prozessverbesserung durch Visualisierung

2. Differenzierungsmerkmale

   • Kommt auf die Unternehmenskultur an

   • Kommt auf die Projektführung an

3. Vorteile

   • Visuelle Darstellung der Aufgaben

   • Flexible Handhabung der Aufgaben

   • Individuelle Regeln und Automatisierungen möglich

4. Nachteile

   • Schwierigkeiten bei der Zeitabschätzung der Aufgaben

   • Muss ständig aktuell gehalten werden

5. Erfolgsfaktoren

   • Klar definierte Ziele

   • Regelmäßige Updates über den Projektfortschritt

   • Intensive Kommunikation zwischen allen involvierten Personen

1. Relevante Punkte von Scrum:

   • Agiles Rahmenwerk

   • Adaptive Lösungen für komplexe

     Probleme

   • Iterativer, inkrementeller Prozess

2. Rollen

   • Product Owner

   • Scrum Master

   • Development Team

3. Vorteile:

   • InkrementellePlanung

   • GeringeFehleranfälligkeit

   • KontinuierlichesFeedback

   • Transparenz

4. Nachteile:

   • ErfordertMethoden-Sicherheit

   • Machtkonflikte

   • Keine Ergebnisgarantie

   • Eignet sich nicht bei einfachen Problemstellungen

1. Relevante Punkte & Aufbau von

   • Konzeption & Analyse -> Entwurf -> Realisierung -> Test -> Einführung

2. Vorteile

   • Klare Struktur und Konzeption

   • Problemerkennung vor Projektbeginn (durch Analyse)

   • Planungssicherheit (z.B. Budget)

3. Nachteile

   • Häufig erst Probleme in Testphase

   • Schwierige / teure Fehlerkorrektur durch starre Abfolge

   • Häufig Abfolge nicht durchführbar

4. Erfolgsfaktoren

   • Klar definierte Ziele und Vernatwortlichkeiten

   • Intensive und laufende Kommunikation

   • Quantifizierung der Ziele und Messung der Erreichung

   • Regelmäßiges Reporting über den Fortschritt

Transparenz und ein professionelles Projektmanagement sind die Basis des Projekterfolges => Was will ich als Projektleiter

Portfolio-Management:

• Bewertung der Projekte und Programme auf ihren strategischen Wert

• Priorisierung gemäß ROI, Abwägung der Kosten (Ressourcen) vs. Wert, (Projekte und Programme)

• Erfolg bedeutet, dass abgeschlossene Projekte und Programme den erwarteten Nutzen erbringen oder übertreffen

Programm-Management:

• Beaufsichtigt zusammenhängende Projekte

• Koordinierung und Planung der Ressourcen für alle Projekte innerhalb des Programms (Konflikt: mehrere Projekte können die gleichen Ressourcen benötigen)

• Erfolg bedeutet, dass alle Projekte innerhalb eines Portfolios erfolgreich durchgeführt werden

Projekt-Management:

• Arbeitet auf Projektebene

• Befasst sich mit der Ressourcenallokation im Rahmen eines Projekts

• Erfolg bedeutet, pünktlich, budgetgerecht und entsprechend der Spezifikationen zu liefern

=> Zur Abschichtung in in den Komplexität: hinter den Ebenen stehen unterschiedliche Verantwortlichkeiten

Das Programm Management Office (PMO) spielt eine entscheidende Rolle bei der Programmsteuerung

One fits all Lösungen in Frage stellen => Ausrichtung an der Unternehmenssituation

In der Praxis haben sich folgende Situationen herauskristallisiert, die sich Beszug auf die Anforderungen des PMO unterscheiden:

Normalbetrieb

Kriesensituation

Value Creation Phase

Bei der Ausgestaltung der Projektorganisation werden eindeutige Verantwortlichkeiten definiert und zugewiesen

Evidenzbasierten Management/Ansatz

• Vertritt den Ansatz, dass sich die Praxis auf die wissenschaftliche Erkenntnis stützen sollte

• Nutzung externen Wissens aus empirischen Studien, Datensammlungen, Experimenten etc. um Lösungen für organsationale Probleme zu finden und bestmögliche Entscheidungen zu treffen

• Überwindung der Kluft zwischen Wissenschaft und Praxis im Bereich Management

• Ausgangspunkt ist das Ergebnis => Lösungen für das gegebene Problem suchen suchen

• Fokus auf Inhalte, Informationen und Wissen, um möglichst richtige Entscheidungen zu treffen

Prozessberatung

• Philosophie des Helfens, in der die Beziehung zwischen Helfer und Klient im Vordergrund steht => helfende Beziehung aufbauen und gestalten

• Im Fokus liegt die Gestaltung der Beratungsbeziehung und des Beratungsprozesses (praktische Erfahrungen anstatt wissenschaftliche Befunde)

• Klient, der seine Macht behält, wird in der Problemanalyse und -behebung unterstützt

• Gefürdert wird ein Lerprozess => Von Hilfe zur Selbsthilfe

• Persönliche Erfahrungen und eigene Beobachtung stehen vor wissenschaftlichen Untersuchungen

• Setzt bei der Fragestellung des Klienten an und ist auf die Bedürfnisse ausgerichtet

• Fokus auf Prozesse und die Dynamik der in der Beziehung, wo Vertrauen eine wesentliche Rolle spielt

• => Wissenschaftlich gestützte Organisationsberatung vereint Elemente beider Ansätze