Organisation des Verwaltungsbetriebs

• Gliederung eines Betriebes in Organisationseinseiten

  • z.B. Stellen, Gruppen, Abeteilungen, Ämter

• legt Leitungs- und Weisungsbeziehungen fest

• Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese zählen dazu

Verrrichtungprinzip

• Welche Tätigkeiten sind zur Erreichung eines Sachziels nötig?

• z.B. Beschaffung, Produktion, Absatz, Allg. Verwaltung —> jede Abteilung ist für alle Produkte zuständig

Objektprinzip

• Unterteilung in die verschiedenen Objekte (Produkte der KV, Kundengruppen, oder Stadtbezirke)

• jede Abteilung muss alle Verrichtungen erledigen

—>in der Praxis existieren Mischformen

• Dauerhaft wirksame Ordnung/Struktur einer Verwaltung oder eines Unternehmens

• Anordnen von Regeln für Beziehungen zwischen den Elementen Arbeit, Mitarbeitern und Mitteln

—> endgültig, stabil

Regelungen von Einzelfällen/ unvorhersehbaren Situationen

—> vorübergehend, provisorisch, ungeplant, unerwartet

1. regelmäßig sich wiederholende gleichartige Aufgaben

2. Teilbarkeit der Aufgabe

3. Beobachtung der einzelnen Betriebsvorgänge

1. keine Überorganisation (zu viele Anweisungen)

2. Wirtschaftlichkeit (Aufwand und Nutzen)

3. keine Unterorganisation (zu wenig Anweisungen)

• regelt die Arbeitsgänge und Prozessabläufe

• gestaltet:

  • Arbeitsinhalt

  • Arbeitsverteilung

  • Arbeitszeit

  • Arbeitsraum

• Sach- und Formalziele müssen bestmöglich verwirklicht werden

Zerlegung der betrieblichen Gesamtaufgabe in Teilaufgaben

—> Was muss getan werden, um Betriebszweck zu erfüllen?

Bildung von Organisationseinheiten durch Zuweisung von Teilaufgaben

• zuvor zerlegte Aufgabengruppen, Teil- und Einzelaufgaben werden sinvoll zu einem Ganzen zusammengefügt

—> Bildung von Stellen, Abteilungen oder Gruppen

• kleinste Organisationseinheit

• sollte auf das durchschnittliche Leistungsvermögen einer gedachten Person abgestimmt ein

AKV = Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung

Kompetenzarten

• Ausführungskompetenz: Befug. übertragene Aufgabe auszuführen

• Kontrollkompetenz: Befug. Ergebnis der eigenen Arbeit und Arbeit anderer Stelleninhaber zu kontrollieren

• Entscheidungskompetenz: Befug. best. Entsch. zu treffen

• Weisungskompetenz: Befug. anderen Stellen Weisungen zu erteilen

• Verfügunglompetenz: Befug. über Sachen und Werte zu verfügen

Verantwortung

• Pflicht des Stelleninhabers, persönlich Rechenschaft abzulegen für die Erfüllung der Stellenaufgaben

• Vorgänge sollen ganzheitlich bearbeitet werden können

• flache Organisationshierarchie, in der nur wenig übergeordnete Leitungsebenen notwendig sind

• schnelle Bearbeitung von Anträgen soll möglich sein

Delegation bedeutet die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung(Handlungsverantwortung, nicht aber Führungsverantwortung)

• Jobenlargement

• Jobenrichment

• Arbeitsgruppen

• Optimierung von Geschäftsprozessen

• Erweiterung der Stellenaufgabe um eine gleichrangige Aufgabe

—> übertreibene Arbeitsteilung soll abgebaut werden

Übertragung von Tätigkeiten, die vorher der “Chef” übernommen hat

• bestimmte Tätigkeiten werden einer Gruppe übertragen zur gemeinsamen Erledigung

• Gruppe kann sich selbst organisieren

  • Arbeitszeit

  • Arbeitsaufteilung

  • Vertretung

  • Urlaub

• Kunde wird zum Ausgangspunkt aller weiteren Überlegungen

• Arbeitsabläufe in den Organisationseinheiten müssen überprüft werden

• man möchte schnelle, reibungslose Abläufe bei der Erstellung einer Leistung

Beschreiben, wer wem im Verwaltungsbetrieb Anweisungen erteilen darf

• Einliniensystem

• Mehrliniensystem

• Stabliniensystem

• (Matrixoragnisation)

Stelle mit Leitungs- und Weisungsbefugnissen gegenüber rangniederen Stellen

Beispiel:

• BGM = Vorg. für FB-Leiter

• FB-Leiter= Vorg. für Abteilungsleiter

• …

Anzahl der ranggleichen Stellen einer Führungsebene

Beispiel

• es gibt 4 Fachbereichsleiter

• es gibt in einem FB 2 Abteilungsleiter

• …

Anzahl der Führungsebenen

Beispiel:

1. Führungsebene: Bürgermeister plus Beigeordnete

2. Führungsebene: Fachberechsleiter

3. Führungsebene: Abteilungsleiter

4. Führungsebene: Sachgebietsleiter

Zahl der Stellen, die einer Instanz unmittelbar unterstellt sind

Beispiel:

• Sachgebietsleiter hat 6 Sachbearbeiter unterstellt (Verhältnis 1:6)

• Abteilungsleiter hat 2 Sachgebietsleister unterstellt (Verhältnis 1:2)

• ..

—> jede Stelle bezieht Weisungen von einer übergeordneten Stelle

—> eine Stelle erhält Anweisungen von mehreren übergeordneten Stellen

—> um Stabstellen erweitertes Liniensystem