QM-2 Audit

Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind

è    Auditkriterien: Satz von Politiken, Verfahren oder Anforderungen, der als Referenz herangezogen wird

·        Aufnahme des Ist-Zustandes (= Messung) durch:

o   Beobachtung des laufenden Prozesses

o   Befragung von prozessbeteiligten (einschl. „Lieferanten“ und „Kunden“)

o   Einsicht von Aufzeichnungen

·        Analyse durch:

o   Vergleich von Soll (Vorgabedokumentation, Auditkriterien) und Ist (Messergebnisse)

o   Plausibilitätsprüfungen

·        Auditobjekt (Prozess, Bereich)

·        Themenstellung/ Zielsetzung, Fragestellungen

·        Zugrundeliegende Kriterien

·        Auditoren

·        Gesprächspartner

·        Zeitraum

·        Bei internen Audits ggf.:

o   Verwaltungshilfsmittel (Nummern zur Identifizierung)

·        Durch die Auditoren:

o   Detaillierter Ablauf- und Zeitplan

·        Ggf. Vorabinformationen, Fragen etc. an die Auditierten

·        Einführungsgespräch

·        Auditdurchführung

o   Befragung, Dokumenteneinsicht

o   Aufzeichnungen

o   Auswertung der Aufzeichnungen

·        Abschlussbesprechungen

o   Ergebnisdarstellung

o   Ergebnisdiskussion

o   Formulierung von Feststellungen (ggf. Maßnahmenenterminierung, Verantwortliche)

·        Auditprotokoll

·        Auditprotokoll

o   Teilnehmer, Gesprächspartner

o   Aufzeichnungen über Beobachtungen im Betrieb

o   Statusbeschreibung (keine Bewertung)

o   Zusammenfassung von Soll-Abweichungen Empfehlungen

o   Ggf. Abweichende Positionen/Stellungnahmen der Auditierten

·        Auditbericht:

o   Volltextfassung der Auditbedingungen, Ablaufzusammenfassung

o   Ausformulierung der wesentlichen Beobachtungen und Feststellungen

o   Schlussfolgerungen

o   Verbesserungsvorschläge (Nur wenn im Aufgabenumfang des Audits)

·        Unterscheidung nach Durchführung

o   Internes Audit (first party)

o   Externes Audit:

§  Kunden/Lieferantenaudit (second Party audit)

§  Zertifizierungsaudit (thrid party audit)

o   Systemaudit

o   Prozessaudit

—> Prozessablauf

—> Anlassorientiertes Audit (Problembezogen)

o   Produktaudit

·        Befragung und Betriebsbegehungen (klasische Form)

·        Dokumentenaudit (Abgleich von Vorgaben und Aufzeichnungen)

·        Interne Audits:

o   Moderierte Besprechung (z.B. bei anlassorientierten Audits)

Projektbesprechungen (z.B. zur Einführung neuer Prozesse)