Aufklärung und Zielsetzung
Beim ersten Meeting um die Aufklärung und Zielsetzung kümmern
“Genau hinschauen und hinterfragen ergibt den Sinn”
Welche Nutzen erzielen wir mit der Durchführung des Projektes für unser Unternehmen oder für unsere Kundschaft?
Wie ist die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Herausforderung des Change-Projektes einzustufen?
Was könnte passieren, wenn wir das Change-Projekt nicht durchführen?
Welche Priorität wird dem Projekt eingeräumt? (z. B. für die spätere Zuteilung von Ressourcen, wie Zeit oder Geld)
Was wird dem Change-Projekt untergeordnet oder was opfern wir dafür?
Welche Ziele verfolgen wir mit dem Change-Projekt? Was soll am Ende dabei herauskommen?
Wie sehen die Strategie und die Vorgehensweise für das Projekt aus?
Die sieben Elemente eines Change-Prozesses
Controlling und Meilensteine
Die Meilensteine sind eine gute Orientierung, um zu schauen, ob du auf dem richtigen Weg bist
Soll / Ist Status regelmäßig prüfen
rechtzeitig helfen und unterstützen
ggf. Projektplan anpassen
Erfolge mit Mitarbeitenden feiern
Projektplan
Rollen und Funktionen
Entscheidungsstrukturen
Verantwortlichkeiten und Aufgaben
Tools und Co.
Regelkommunikation
Der Projektplan hilft hinzukommenden Mitarbeitenden eine einfach Übersicht zu bekommen
beinhalter einzelne Phasen und Bausteine bis zum Ziel
möglicher Aufbau
Beschreibung des Projektes
Grundsätze und Prinzipien des Projektes
Projektziele, Teil-/Zwischenziele
Zeitplan - Projektphasen mit Bausteinen
Projektverantwortliche und -teilnehmende
Regelkommunikation, Tools und Medien
Innerhalb des Projektes kann es andere Entscheidungsstrukturen geben, als es sonst im Unternehmen üblich ist
Rechte und Befugnisse innerhalb des Projektes definieren und schriftlich fixieren
konkrete Ansprechpartner für Entscheidungsanforderungen
Damit alle Beteiligten wissen, wer wofür zuständig ist, sollten alle Projektteilnehmende inklusive ihrer Rollen und Funktionen schriftlich fixiert werden
Es kann sinnvoll sein, statt schlichte Office-Sotware zu nutzen, sich die möglichen Optionen des Einsatzes von spezieller Software anzuschauen und zu vergleichen
Abbildung des Projektes
Verantwortlichkeiten und Funktionen zum Kommunikationsaustausch
Setzen von Milestones und Zielen, sowie eines Zeitplans
webbasierte Verfügbarkeit und Zugriffsmöglichkeiten für alle Projektteilnehmenden
Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Rollen- und Rechtevergabe
alle individuellen Anforderungen des Projektes
Schlechte Regelkommunikation führt zu Frustration, Demotivation und Resignation
klare Regeln am Anfang festlegen
Verbot von Mobiltelefon während Meetings
Aufrug zu Pünktlichkeit
Informationsfluss
Wer gibt wann, welche Informationen, zu wem weiter?
Abstimmung untereinander
Wie kommunizieren die unterschiedlichen Teilbereiche untereinander?
Wer trifft die Entscheidung und bis wann?
Je umfangreicher und komplexer das Projekt bzw. je mehr Personen daran beteiligt sind, desto klarer und detaillierter sollte die Ausarbeitung der Veranwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Teilnehmenden sein
Verantwortlichkeiten für bestimmte Bereiche möglichst nur bei einer oder wenig Personen
klare Abgrenzung bei den Aufgaben, damit es nicht zu doppelungen kommt
Elemente der Regelkommunikation
Organisation - Struktur und Schnittstellen
Hierarchien
Entscheidungsstruktur
organisatorische Struktur
strukturelle Schnittstellen
Kommunikationsbedarf
Management - Prozesse, Medien, Regeln
Steuerung der Kommunikation
Kommunikationsprozesse
bedarfsorientierter Einsatz verschiedener Medien
Aufstellung einheitlicher Regeln und Standards für die Kommunikation
Einhaltung der Regelkommunikation
Mensch - Kommunikative Interaktion
unterschiedliche Persönlichkeiten
verschiedene Verhaltensmuster und -stile
differenzierte Art der Kommunikation
abweichende kommunikative Fähigkeiten und Kompetenzen
emotionale Beteiligung
Anforderungen der Regelkommunikation
Regeln zu etwaigen Kommunikationsmedien
Einzelgespräche
“Tür und Angel”
Kritik
Feedback
Beurteilung
Entwicklung
Coaching
Abmahnung
Kündigung
Gruppengespräche
Besprechnung
Jour Fix
Shopfloor - Management
Briefing / De-Briefing
Schulung / Unterweisung
Telefon
Einzeltelefonat
Koferen
Skype
Messenger
WhatsApp
Signal
Threema Work
Slack
Software
Intranet
QM
Aufgabentool
Projektmanagement
CRM/ERP Software
Kommunikationstool
Rollen und Aufgaben in Meetings
alle
Organisator
Moderator
Teilnehmende
Zeitwächter
Protokollant
Protokollempfangende
erstellt Agenda
legt Zeitbedarf fest
steuert das Meeting
Achtet auf aktive Teilnahme der Teilnehmende
vor Meeting Input leisten
Input fürs Meeting vorbereiten
greift zu Beginn das Protokoll des alten Meetings auf
schriftliches Festhalten von (neuen) Informationen aus dem Meeting
Zeitwächer
achtet auf Einhaltung der geplanten Zeitbedarfe
erhält das geschriebene Protokoll
kann über Teilnehmende hinausgehen
Systematische Struktur eines Change-Prozesses
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