Modul 4: Organisatorische Einführung des Change

Beim ersten Meeting um die Aufklärung und Zielsetzung kümmern

“Genau hinschauen und hinterfragen ergibt den Sinn”

• Welche Nutzen erzielen wir mit der Durchführung des Projektes für unser Unternehmen oder für unsere Kundschaft?

• Wie ist die Wichtigkeit und Dringlichkeit der Herausforderung des Change-Projektes einzustufen?

• Was könnte passieren, wenn wir das Change-Projekt nicht durchführen?

• Welche Priorität wird dem Projekt eingeräumt? (z. B. für die spätere Zuteilung von Ressourcen, wie Zeit oder Geld)

• Was wird dem Change-Projekt untergeordnet oder was opfern wir dafür?

• Welche Ziele verfolgen wir mit dem Change-Projekt? Was soll am Ende dabei herauskommen?

• Wie sehen die Strategie und die Vorgehensweise für das Projekt aus?

Die Meilensteine sind eine gute Orientierung, um zu schauen, ob du auf dem richtigen Weg bist

• Soll / Ist Status regelmäßig prüfen

• rechtzeitig helfen und unterstützen

• ggf. Projektplan anpassen

• Erfolge mit Mitarbeitenden feiern

1. Projektplan

2. Controlling und Meilensteine

3. Rollen und Funktionen

4. Entscheidungsstrukturen

5. Verantwortlichkeiten und Aufgaben

6. Tools und Co.

7. Regelkommunikation

Der Projektplan hilft hinzukommenden Mitarbeitenden eine einfach Übersicht zu bekommen

beinhalter einzelne Phasen und Bausteine bis zum Ziel

möglicher Aufbau

• Beschreibung des Projektes

• Grundsätze und Prinzipien des Projektes

• Projektziele, Teil-/Zwischenziele

• Zeitplan - Projektphasen mit Bausteinen

• Projektverantwortliche und -teilnehmende

• Rollen und Funktionen

• Verantwortlichkeiten und Aufgaben

• Regelkommunikation, Tools und Medien

Innerhalb des Projektes kann es andere Entscheidungsstrukturen geben, als es sonst im Unternehmen üblich ist

• Rechte und Befugnisse innerhalb des Projektes definieren und schriftlich fixieren

• konkrete Ansprechpartner für Entscheidungsanforderungen

Damit alle Beteiligten wissen, wer wofür zuständig ist, sollten alle Projektteilnehmende inklusive ihrer Rollen und Funktionen schriftlich fixiert werden

Es kann sinnvoll sein, statt schlichte Office-Sotware zu nutzen, sich die möglichen Optionen des Einsatzes von spezieller Software anzuschauen und zu vergleichen

• Abbildung des Projektes

• Verantwortlichkeiten und Funktionen zum Kommunikationsaustausch

• Setzen von Milestones und Zielen, sowie eines Zeitplans

• webbasierte Verfügbarkeit und Zugriffsmöglichkeiten für alle Projektteilnehmenden

• Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Rollen- und Rechtevergabe

• alle individuellen Anforderungen des Projektes

Schlechte Regelkommunikation führt zu Frustration, Demotivation und Resignation

klare Regeln am Anfang festlegen

• Verbot von Mobiltelefon während Meetings

• Aufrug zu Pünktlichkeit

• Informationsfluss

  • Wer gibt wann, welche Informationen, zu wem weiter?

• Abstimmung untereinander

  • Wie kommunizieren die unterschiedlichen Teilbereiche untereinander?

• Entscheidungsstrukturen

  • Wer trifft die Entscheidung und bis wann?

Je umfangreicher und komplexer das Projekt bzw. je mehr Personen daran beteiligt sind, desto klarer und detaillierter sollte die Ausarbeitung der Veranwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Teilnehmenden sein

• Verantwortlichkeiten für bestimmte Bereiche möglichst nur bei einer oder wenig Personen

• klare Abgrenzung bei den Aufgaben, damit es nicht zu doppelungen kommt

• Hierarchien

• Entscheidungsstruktur

• organisatorische Struktur

• strukturelle Schnittstellen

• Kommunikationsbedarf

• Steuerung der Kommunikation

• Kommunikationsprozesse

• bedarfsorientierter Einsatz verschiedener Medien

• Aufstellung einheitlicher Regeln und Standards für die Kommunikation

• Einhaltung der Regelkommunikation

• unterschiedliche Persönlichkeiten

• verschiedene Verhaltensmuster und -stile

• differenzierte Art der Kommunikation

• abweichende kommunikative Fähigkeiten und Kompetenzen

• emotionale Beteiligung

Einzelgespräche

• “Tür und Angel”

• Kritik

• Feedback

• Beurteilung

• Entwicklung

• Coaching

• Abmahnung

• Kündigung

Gruppengespräche

• Besprechnung

• Jour Fix

• Shopfloor - Management

• Briefing / De-Briefing

• Schulung / Unterweisung

Telefon

• Einzeltelefonat

• Koferen

• Skype

Messenger

• WhatsApp

• Signal

• Threema Work

• Slack

Software

• Intranet

• QM

• Aufgabentool

• Projektmanagement

• CRM/ERP Software

• Kommunikationstool

• Organisator

• Moderator

• Teilnehmende

• Zeitwächter

• Protokollant

• Protokollempfangende

• erstellt Agenda

• legt Zeitbedarf fest

• steuert das Meeting

• Achtet auf aktive Teilnahme der Teilnehmende

• vor Meeting Input leisten

• Input fürs Meeting vorbereiten

• greift zu Beginn das Protokoll des alten Meetings auf

• schriftliches Festhalten von (neuen) Informationen aus dem Meeting

• achtet auf Einhaltung der geplanten Zeitbedarfe

• erhält das geschriebene Protokoll

• kann über Teilnehmende hinausgehen