L2 TECHNIK UND ORGANISATION DER DOPPELTEN BUCHFÜHRUNG NACH HGB

Nach § 240 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und zu jedem Bilanzstichtag ein Inventar zu erstellen, in dem er seine einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden art- und wertmäßig verzeichnet.

Um Inventar zu erstellen muss zunächst Inventur durchführen.

Inventur Def —> Dieser Begriff meint die Erfassung von Vermögensgegenständen und Schulden

• körperlich

  • Art, Menge und Wert durch Zählen, Messen oder Wiegen aufgenommen

• bei nur nominell erfassbaren Vermögensgegenständen oder bei unterwegs befindlichen Vermögensgegenständen

  • buchmäßige Bestandsaufnahme ("Buchinventur")

  • oder, Bestandsaufnahme anhand von Dokumenten

Inventurverfahren nach § 241 HGB

• Stichtagsinventur

• vor- oder nachverlegte Inventur

• permanente Inventur

—> schriftlich dokumentierte Ergebnis der Inventur wird Inventar genannt

Bilanz

• Systematische Gegenüberstellung von Vermögensgegenständen und Schulden in Kontenform.

• abgeleitet aus Inventar

• Nach § 242 Abs. 1 HGB ist zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz aufzustellen.

  • in Kontoform

• Bilanz ist immer ausgeglichen: Summe der Aktiva = Summe der Passiva

  • Stellschraube=Eigenkapital

• linke Seite/Aktivseite

• zeigt die Vermögensgegenstände

• in welche Vermögensgegenstände das verfügbare Kapital investiert wurde

Anlagevermögen

• nur all jene Gegenstände auszuweisen, die dem Betrieb auf Dauer dienen sollen (§ 247 Abs. 2 HGB)

Umlaufvermögen

• Vermögensgegenstände, die schnell umgesetzt bzw. verkauft werden sollen

• rechte Seite / Passivseite

• woher die Mittel stammen

• Finanzierung durch Eigentümer (Eigenkapital) oder durch Gläubiger (Fremdkapital)

• 
  

GuV

• Nach Abschluss des Geschäftsjahres, Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen, zur Gewinnermittlung

• wenn Ertrag > Aufwand = Gewinn/Eigenkapitalzunahme

• wenn Aufwand > Ertrag = Verlust/Eigenkapitalabnahme

Aufwendungen

• führen zu einer Verminderung des Eigenkapitals

• Beispiele für Aufwandspositionen

  • Materialaufwendungen, Löhne/Gehälter, Kfz-Kosten, Bürobedarf, Miete und Telefonkosten

Erträge

• führen zu einer Erhöhung des Eigenkapitals

• Beispiele für Ertragspositionen

  • Umsatzerlöse (Verkaufserlöse), sonstige Erträge (z. B. Erträge aus dem Verkauf von Anlagevermögen) und Zinserträge

Geschäftsvorfälle werden in den Büchern der doppelten Buchführung erfasst. Diese werden in Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher differenziert

• Auflistung sämtlicher Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge

• § 239 Abs. 2 HGB: Die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen

• Die Eintragungen im Grundbuch werden in das Hauptbuch auf die Sachkonten und ggf. in die Nebenbücher übertragen

• Beinhaltet die Sachkonten (Bestands-, Privat- und Erfolgskonten)

• Ist die Grundlage für die Erstellung des Jahresabschlusses

• Enthalten Detailinformationen, die aus den Sachkonten des Hauptbuches nicht ersichtlich sind

• Bsp.: Gesamtbetrag der Forderungen eines Kunden

Ein Kontenplan ist die Aufstellung aller für ein Unternehmen relevanten Konten.

• individuell

• 
  

• Überbetriebliche Organisations- und Gliederungspläne von Konten

• Einzelne Branchen wie Großhandel, Industrie oder Einzelhandel haben spezielle Kontenrahmen, die auf die jeweiligen branchenspezifischen Bedürfnisse der entsprechenden Unternehmen zugeschnitten sind

• Kontenrahmen sind numerisch gegliedert

• Zunächst werden Kontenklassen (von 0 bis 9) gebildet. Diese werden dann in Kontenuntergruppen untergliedert, in denen die einzelnen Konten stehen. Zur exakten Bezeichnung dieser einzelnen Konten werden vierstellige Kontonummern verwendet. Auf diese Weise ist jedes Konto schnell auffindbar. Zudem bleibt die Struktur der Buchhaltung jederzeit nachvollziehbar.

Ein Beleg ist ein Dokument, das einen Geschäftsvorfall belegt und somit Grundlage der Buchung

• Regel: Keine Buchung ohne Beleg

• Bestandteile Beleg

  • Betrag sowie ggf. ergänzende Mengenangaben,

  • Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls,

  • erläuternde Dokumentation zum Geschäftsvorfall,

  • Unterschrift eines Zeichnungsberechtigten

• externe Belege/Fremdbelege

  • Rechnungen, Kontoauszüge und Lieferscheine

• interne Belege/Eigenbelege

  • im Unternehmen selbst erstellt

  • Materialentnahmescheine oder Quittungen für Privatentnahmen.

• Aufbewahrungsfristen § 257 Abs. 1 und 4 HGB

• müssen vollständig und systematisch mit fortlaufender Nummerierung aufbewahrt werden, um eine nachträgliche Kontrolle der Geschäftsvorfälle zu ermöglichen. Auf jedem Beleg ist zu vermerken, auf welchen Konten er verbucht worden ist

  • Zuordnung der Belege problemlos möglich