Projektmanagement

“Vorhaben, dass im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle Begrenzungen,..”

“Ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken, Führungsmittel für die Abwicklung eines Projekts”

• die Kunst:

  “Managementbalance” - Planung ist gut, wenn ausreichend Stabilität (strukturierte Pläne) herstellt, aber flexibel (kreative Ideen) handhabbar bleibt

• Komplexität

• klare Zielsetzung/ einzigartige Ziele

• Terminierung/temporär (Anfang & Ende)

• Einmaligkeit

• Risiken

• Neuartigkeit

• begrenzte Ressourcen

• Einmalige Produkte/Dienstleistungen

• Definition (Ziele)

• Planung (Termine, Personal, Kosten, Ressourcen)

• Realisierung (Umsetzung & Kontrolle)

• Abschluss (Auswertung, Erfahrungsdokumentation)

• die Branche

• der Auftragsgeber

• die Projektkomplexität

• die Inhalte

• S - spezifisch (präzise, eindeutig)

• M - messbar (quantitativ oder qualitativ)

• A - anspruchsvoll (motivierend, fordernd)

• R - realistisch (erreichbar, akzeptierbar)

• T - terminiert (bis wann zu erledigen?)

Alle Personen, Interessengruppen oder Organisationen, die von einem Projekt direkt oder indirekt betroffen sind (Anspruchsgruppen).

• Kunde, Mitarbeiter, Projektauftraggeber, Lieferanten, Gesellschaft

• Stakeholder identifizieren (Wer?, Welche Interessen?, intern/extern)

• Stakeholder analysieren (Rolle, Interessen, Wie lassen sie sich beeinflussen?, Gefahr?, Einstellung gegenüber des Projekts, Beziehungen, Reihenfolge der Wichtigkeit)

• Stakeholder bewerten (kritisch oder unterstützend?)

• Stakeholder steuern (Kommunikation, Maßnahmen)

Strategie 1: Partizipativer Umgang

• Beteiligung durch Mitentscheidung, Mitsprache, Mitarbeit, Information, Kommunikation

Strategie 2: Repressiver Umgang

• Konfliktsteuerung erfolgt über Anweisungen & Vorgaben

• selektive Informationsübermittlung (z.B. nur positive Informationen werden übermittelt)

• scheinbare Beteiligung (Partizipations- und Mitspracherechte werden nur suggeriert)

• Projektstart

• Vorbereitung & Strukturierung

• Durchführung und daruerhafte Überprüfung

• Ende des Projekts

Agil: (rasche Kundenlösungen)

• Intensität und Qualität der Auftraggeber/Auftragnehmer- Beziehung (Vertrauensprinzip)

• Ergebnisse werden sofort vorgestellt und Feedback eingebaut -> Erfüllung Kundenwünsche

• z.B. Scrum (klare Zuordnung der Verantwortung), Kanban (sichtbares Board)

Klassisch: (hohe Komplexität, Pionierprojekte)

• genaue Spezifikation mit Lastenheft, Pflichtenheft, Gesamtprojektplan

• Einhaltung mithilfe von Verträgen

Hybrid: (mittlere Komplexität)

• das Beste von beiden Seiten aufzugreifen und zu verknüpfen (Mischansatz)

• Trello

• Asana

• Awork

• Monday

Rollen auf projektauftraggebenden Seite:

• Projektauftraggeber (intern/extern)

  • verbindliche Vereinbarung des Auftrags

  • Festlegung des Ziels

  • Bereitstellung des Budgets/Ressourcen

  • Setzen von Prioritäten

• Lenkungsausschuss (Gremium, das an Projektleiter berichtet & Entscheidungen trifft)

  • überwacht Zielerfüllung

  • Rahmenbedingungen für Projektleiter festlegen

• Projektbeirat

  • einflussreiche, weitsichtige Mitarbeiter, die sich in der Not vereinen

Rollen auf projektauftragnehmenden Seite:

• Projektleiter

  • Sicherstellung des bestmöglichen technischen & wirtschaftlichen Erfolgs

• Projektmitarbeiter

  • Erbringung der Leistung im Team

• Projektteam (Vertreter der wichtigsten am Projekt beteiligten Fachbereiche)

  • für konkrete Abwicklung des Projekts verantwortlich

• Offenheit für kreative Lösungen

• Wertschätzung und Respekt gegenüber anderen Projektmitarbeitern

• Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen

• Eigeninitiative

• Ausdauer und Belastbarkeit

• Erfahrung in der Projektarbeit

• Methodenkompetenzen

• Sozialkompetenzen

• Organisationskompetenzen

• Kommunikationskompetenzen

• Fachwissen

• Führungskompetenzen

• Sicherstellung der Ziele unter Eingaltung der Qualität, Kosten, Termine

• Sicherstellung der Planung, Steuerung und Qualitätssicherung des Projektverlaufs/-organisation

• Sicherstellung des Informierens, Führens, Koordinierens und Anleitens der Projektmitarbeiter, Stakeholder

• Sicherstellung der Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des Projekts

• divergierende Ziele

• Zielkonflikte, Spannungsverhältnisse

• max. Erreichungsgrad aller drei Felder ist ausgeschlossen

• alle drei Felder sind je nach Projektziel zu gewichten

• kontinuierlich überprüfen und deren Wechselwirkungen erkennen

• Stab-Linien-/Einfluss-Projektorganisation

  • kleinere Projekte

  • geringe Komplexität, geringes Risiko

• Matrix-Projektorganisation

  • mittlere Projekte

• Reine/Autonome Projektorganisation

  • große Projekte

  • umfangreich, komplex, langfristig

• Pool Organisation

  • geeignet, wenn Haupgeschäft die Projekte sind

  • hohe Eigenverantwortung der Mitarbeiter

• Mischformen

-> Projekt wird in unveränderte Linienorganisation eingebettet.

-> kleine Projekte mit geringe Komplexität/Risiko

Vorteile:

• einfach, ohne großen Aufwand umzusetzen

• Mitarbeiter verbleiben in Fachabteilungen

• keine Wiedereingliederung am Projektende

Nachteile:

• Projektleitung hat nur informelle Einflussmöglichkeiten, keine Entscheidungsbefugnis

• lange Reaktionszeiten bei Projektstörungen

-> für das Projekt wird eigenständige Organisationseinheit gebildet

-> Projektmitarbeiter werden von Linienaufgaben entbunden und widmen sich vollständig dem Projekt

-> bei komplexen, innovativen, risikoreichen Projekten, Großprojekte

Vorteile:

• volle Konzentation des Projektteams aufs Projekt

• Rasche Entscheidungsfindung aufgrund kurzer Kommunikationswege

• Starke Identifikation der Mitarbeiter mit Projekt

Nachteile:

• Fehlender Kontakt zu Fachabteilungen

• Herausforderung der Wiedereingliederung der Mitarbeiter am Ende

• Unsicherheit über Einsatz nach Projektende

Vielzahl von Projekten, die in Beziehung stehen

-> vertikale (funktionale) Organisation mit einer horizontalen (projektorientierten) Organisation verknüpft

-> Linienmitarbeiter übernehmen Doppelfunktion

-> mittlere Projekte

Vorteile:

• flexibler Personaleinsatz

• Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter, da Verbleib in Stammorganisation

• geringe organisatorische Umstellungen

Nachteile:

• Mitarbeiter sind zwei Leitungen unterstellt

• Konfliktpotenzial

• hoher Kommunikations-/Koordinationsbedarf

-> Projektleiter sucht sich sein Team aus den einzelnen Spezialgruppen zusammen

-> nur wenn Hauptgeschäft Abwicklung von Projekten ist

Vorteile:

• keine Stammorganisation, wenig Hirarchiestufen

• Unternehmerisches Denken gefördert

Nachteile:

• Anpassen des Entlohnungssystems

• hohe Eigenverantwortung der Mitarbeiter

• Rahmenbedingungen (Verfügbarkeit von Ressourcen)

• Projektspezifika (Dauer, Komplexität, Größe,Risiko,..)

• Skruktur der bereits vorhandenen Organisationsform

• bestehende Erfahrungen im Unternehmen mit Projektorganisationen

• Überwindung von Blockaden

• zur Ideenfindung

• bei Schwirigkeiten oder Konflikten

Ein Andatz und Mindset, in dem man in gemischten Teams innovative Lösungen für komplexe Probleme entwickelt. (Überwindung von traditionellen Denk- & Arbeitsmodellen)

• Phase 1: Verstehen und Beobachten

• Phase 2: Standpunkt definieren

• Phase 3: Ideen finden

• Phase 4: Prototyp entwickeln

• Phase 5: Testen

6-3-5 Methode:

• zur Ideenfindung

• 6 Personen - je 3 Ideen - 5 Minuten

• Nicht Sprechen, danach Bewertung

Brainstorming:

• zur Ideenfindung

• so viele wie möglich, jede Idee erlaubt

• keine Kritik/Diskussion, danach Bewertung und Rangfolge

Fishbone-Modell:

• Frage nach 5 M’s (Mitwelt, Mensch, Material, Mathode, Maschine)

• Auflistung in Fischgräte

Mindmap:

• Visualisierung eines Strukturplans

• im Zentrum Hauptbegriff, dann Äste & Zweige

Delphi-Befragung:

• Entscheidungsverfahren, bei der Experten in mehreren Befragungswellen um ihre Einschätzung gebeten werden. (offene Fragen)

  • 1. Auswertung der Ergebnisse

  • 2. Fragerunde mit Einbezug des fremden Wissens

  • immer weiter

  • Empfehlung lässt sich ableiten

• Nachteil: Zeitaufwand Trittbrettfahrer

• Konfliktsituation verändern

• Konfliktsituation verlassen

• Konfliktsituation akzeptieren

• innere Haltung gegenüber der Konfliktsituation ändern

• Zusammenarbeit organisieren

• Konflikte entscheiden

• Zukunftsfähigkeit sichern

• Mitarbeiter führen

Führungseigenschaften:

• Fachkompetenz

• Kommunikationskompetenz

• Motivationsfähigkeit

• Bewältigung administrativer Aufgaben

Persönliche Eigenschaften:

• Entscheidungsfreudigkeit

• Vertrauenswürdigkeit

• Verhandlungsgeschick

• Fahigkeit zu Konfliktbewältigung

Autoritäre Führung:

• Projektleitung entscheidet

• Kontrolle

• Mitverantwortung & Kreativität der Mitarbeiter werden nicht gefördert

Kooperative Führung:

• Teammitglieder an Entscheidungen beteiligt

• Transparenz

• Betonung der Eigenverantwortung

Demokratische Führung:

• Prozess über Gruppendiskussion beschlossen

• starke Motivation

• Geschwindigkeit, Effizienz unbefriedigend

Situative Führung:

• abhängig von Situation werden verschiedene Führungsstile eingesetzt

• zwei Ausrichtungen: Orientierung an Menschen/ an der Sache

• Leistungsabfall

• Zunahme der Fehlzeiten

• Aggressivität im Team

• Desinteresse, Mobbing

• Extreme Terminverzögerungen

• Nichterreichung von Planzielen

Projektskizze:

• beinhaltet Ergebnisse aus den Abstimmungs- & Klärungsprozessen

Lastenheft:

• beinhaltet alle festgelegten Forderungen/Rahmenbedingungen an den Projektauftragnehmer (geschrieben vom Projketauftraggeber)

Pflichtheft:

• nimmt Bezug auf das Lastenheft und dokumentiert, wie die Anforderungen umgesetzt werden sollen

Die Projektaufgabe systematisch auf Teilsufgaben und Arbeitspakete herunterzubrechen, um einem Überblick über das gesamte Projekt zu gewährleisten.

Drei Kategorien:

• objektorientierter Projektstrukturplan

• funktionsorientierter Projektstrukturplan

• ablauf/phasenorientierter Projektstrukturplan

• kleinste Einheit eines Projektstrukturplans

• eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts

• Produkt steht im Vordergrund

• Projektgegenstand wird in einzelne Komponenten, Baugruppen oder Einzelteile zerlegt

• Ergebnis: “Was ist der materielle/immaterielle Inhalt des Projekts?”

• Gliederung nach den zu erledigenden Tätigkeiten

• Ergebnis: “Welche Tätigkeiten sind auszuführen?”

• Gliederung betrachtet den Ablauf oder die Phasen eines Projekts

Für die Kaltulation von Produktivität (Resultate pro Zeiteinheit), Effizienz (Anteil der Arbeitszeit), Verfügbarkeit (tatsächliche Arbeitszeit)

• optimistisch

• realistisch

• pessimistisch

Mögliche Situationen mit negativen Folgen frühzeitig identifizieren, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.

Formel: Eintrittswahrscheinlichkeit * erwartetes Schadensausmaß

1. Risiken identifizieren

2. Risiken und Ursachen analysieren

3. Risiken bewerten

4. Risikovorsorge planen

5. Risiken überwachen

• Verzug

• Technische Komplexität

• Fehlerhafter Zeitplan

• Mitarbeiterfluktuation

• Mangelnde Arbeitsleistung

• Vermeiden (Eliminieren)

• Transferieren (an Dritten abgeben-Versicherung)

• Lindern (Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit/Schadensausmaß)

• Akzeptieren (damit Umgehen)

• Management- Risiken

• Projektmitarbeiter- Risiken

• Prozessrisiken

• Markt- und Branchenrisiken

• finanzielle und rechtliche Risiken

• Plan-Soll-Ist Gegenüberstellung, Vergleich, Abweichung

• hierzu Nutzung einer Meilensteintrendanalyse (grafische Darstellung)

• Leistungsumfang reduzieren

• Aufwand reduzieren

• Kapazität erhöhen

• Produktivität erhöhen

• Begrüßung

• Projektergebnisse zusammenfassen

• Projektauswertung

• Feedback

• Danksagung

• Gemeinsames Essen/Feiern

• Terminliste

• Festlegung von Meilensteinen

• Vernetzter Balkenplan

• Netzplantechnik

Arbeitspakete werden verknüpft, die Reihenfolge der Arbeiten geplant, die Abhängigkeiten zwischen Vorgängen dargestellt und die Termine errechnet.

Vorteile:

• realistische Berechnung

• Rechtzeitiges Erkennen von Terminverschiebungen

• Darstellung komplizierter Abhängigkeiten

Nachteile:

• Zeitaufwand hoch

Normalfolge (NF) Finish to Start:

• Ich kann erst mit B anfangen, wenn A abgeschlossen ist

Anfangsfolge (AF) Start to Start:

• A kann nur starten, wenn auch B startet

Endfolge (EF) Finish to Finish:

• Ich kann A erst abschließen, wenn ich auch B abschließe

Sprungfolge (SF) Start to Finish:

• Man kann A erst abschließen, wenn B schon begonnen wurde