Projektmanagement KOMPAKT

• Komplexität

• klare Zielsetzung/ einzigartige Ziele

• Terminierung/temporär (Anfang & Ende)

• Einmaligkeit

• Risiken

• Neuartigkeit

• begrenzte Ressourcen

• Einmalige Produkte/Dienstleistungen

• S - spezifisch (präzise, eindeutig)

• M - messbar (quantitativ oder qualitativ)

• A - anspruchsvoll (motivierend, fordernd)

• R - realistisch (erreichbar, akzeptierbar)

• T - terminiert (bis wann zu erledigen?)

Strategie 1: Partizipativer Umgang

• Beteiligung durch Mitentscheidung, Mitsprache, Mitarbeit, Information, Kommunikation

Strategie 2: Repressiver Umgang

• Konfliktsteuerung erfolgt über Anweisungen & Vorgaben

• selektive Informationsübermittlung (z.B. nur positive Informationen werden übermittelt)

• scheinbare Beteiligung (Partizipations- und Mitspracherechte werden nur suggeriert)

• Definition (Ziele)

• Planung (Termine, Personal, Kosten, Ressourcen)

• Realisierung (Umsetzung & Kontrolle)

• Abschluss (Auswertung, Erfahrungsdokumentation)

Agil: (rasche Kundenlösungen)

• Intensität und Qualität der Auftraggeber/Auftragnehmer- Beziehung (Vertrauensprinzip)

• Ergebnisse werden sofort vorgestellt und Feedback eingebaut -> Erfüllung Kundenwünsche

• z.B. Scrum (klare Zuordnung der Verantwortung), Kanban (sichtbares Board)

Klassisch: (hohe Komplexität, Pionierprojekte)

• genaue Spezifikation mit Lastenheft, Pflichtenheft, Gesamtprojektplan

• Einhaltung mithilfe von Verträgen

Hybrid: (mittlere Komplexität)

• das Beste von beiden Seiten aufzugreifen und zu verknüpfen (Mischansatz)

• Stakeholder identifizieren (Wer?, Welche Interessen?, intern/extern)

• Stakeholder analysieren (Rolle, Interessen, Wie lassen sie sich beeinflussen?, Gefahr?, Einstellung gegenüber des Projekts, Beziehungen, Reihenfolge der Wichtigkeit)

• Stakeholder bewerten (kritisch oder unterstützend?)

• Stakeholder steuern (Kommunikation, Maßnahmen)

Rollen auf projektauftraggebenden Seite:

• Projektauftraggeber (intern/extern)

  • verbindliche Vereinbarung des Auftrags

  • Festlegung des Ziels

  • Bereitstellung des Budgets/Ressourcen

  • Setzen von Prioritäten

• Lenkungsausschuss (Gremium, das an Projektleiter berichtet & Entscheidungen trifft)

  • überwacht Zielerfüllung

  • Rahmenbedingungen für Projektleiter festlegen

• Projektbeirat

  • einflussreiche, weitsichtige Mitarbeiter, die sich in der Not vereinen

Rollen auf projektauftragnehmenden Seite:

• Projektleiter

  • Sicherstellung des bestmöglichen technischen & wirtschaftlichen Erfolgs

• Projektmitarbeiter

  • Erbringung der Leistung im Team

• Projektteam (Vertreter der wichtigsten am Projekt beteiligten Fachbereiche)

  • für konkrete Abwicklung des Projekts verantwortlich

• divergierende Ziele

• Zielkonflikte, Spannungsverhältnisse

• max. Erreichungsgrad aller drei Felder ist ausgeschlossen

• alle drei Felder sind je nach Projektziel zu gewichten

• kontinuierlich überprüfen und deren Wechselwirkungen erkennen

• Methodenkompetenzen

• Sozialkompetenzen

• Organisationskompetenzen

• Kommunikationskompetenzen

• Fachwissen

• Führungskompetenzen

-> Projekt wird in unveränderte Linienorganisation eingebettet.

-> kleine Projekte mit geringe Komplexität/Risiko

Vorteile:

• einfach, ohne großen Aufwand umzusetzen

• Mitarbeiter verbleiben in Fachabteilungen

• keine Wiedereingliederung am Projektende

Nachteile:

• Projektleitung hat nur informelle Einflussmöglichkeiten, keine Entscheidungsbefugnis

• lange Reaktionszeiten bei Projektstörungen

-> vertikale (funktionale) Organisation mit einer horizontalen (projektorientierten) Organisation verknüpft

-> Linienmitarbeiter übernehmen Doppelfunktion

-> mittlere Projekte

Vorteile:

• flexibler Personaleinsatz

• Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter, da Verbleib in Stammorganisation

• geringe organisatorische Umstellungen

Nachteile:

• Mitarbeiter sind zwei Leitungen unterstellt

• Konfliktpotenzial

• hoher Kommunikations-/Koordinationsbedarf

-> für das Projekt wird eigenständige Organisationseinheit gebildet

-> Projektmitarbeiter werden von Linienaufgaben entbunden und widmen sich vollständig dem Projekt

-> bei Großprojekte

Vorteile:

• volle Konzentation des Projektteams aufs Projekt

• Rasche Entscheidungsfindung aufgrund kurzer Kommunikationswege

• Starke Identifikation der Mitarbeiter mit Projekt

Nachteile:

• Fehlender Kontakt zu Fachabteilungen

• Herausforderung der Wiedereingliederung der Mitarbeiter am Ende

• Unsicherheit über Einsatz nach Projektende

• Rahmenbedingungen (Verfügbarkeit von Ressourcen)

• Projektspezifika (Dauer, Komplexität, Größe,Risiko,..)

• Skruktur der bereits vorhandenen Organisationsform

• bestehende Erfahrungen im Unternehmen mit Projektorganisationen

• Stab-Linien-/Einfluss-Projektorganisation

  • kleinere Projekte

  • geringe Komplexität, geringes Risiko

• Matrix-Projektorganisation

  • mittlere Projekte

• Reine/Autonome Projektorganisation

  • große Projekte

  • umfangreich, komplex, langfristig

• Pool Organisation

  • geeignet, wenn Haupgeschäft die Projekte sind

  • hohe Eigenverantwortung der Mitarbeiter

• Mischformen

• Überwindung von Blockaden

• zur Ideenfindung

• bei Schwirigkeiten oder Konflikten

6-3-5 Methode:

• zur Ideenfindung

• 6 Personen - je 3 Ideen - 5 Minuten

• Nicht Sprechen, danach Bewertung

Brainstorming:

• zur Ideenfindung

• so viele wie möglich, jede Idee erlaubt

• keine Kritik/Diskussion, danach Bewertung und Rangfolge

Fishbone-Modell:

• Frage nach 5 M’s (Mitwelt, Mensch, Material, Mathode, Maschine)

• Auflistung in Fischgräte

Mindmap:

• Visualisierung eines Strukturplans

• im Zentrum Hauptbegriff, dann Äste & Zweige

Delphi-Befragung:

• Entscheidungsverfahren, bei der Experten in mehreren Befragungswellen um ihre Einschätzung gebeten werden. (offene Fragen)

  • 1. Auswertung der Ergebnisse

  • 2. Fragerunde mit Einbezug des fremden Wissens

  • immer weiter

  • Empfehlung lässt sich ableiten

• Nachteil: Zeitaufwand Trittbrettfahrer

• kleinste Einheit eines Projektstrukturplans

• eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts

• Produkt steht im Vordergrund

• Projektgegenstand wird in einzelne Komponenten, Baugruppen oder Einzelteile zerlegt

• Ergebnis: “Was ist der materielle/immaterielle Inhalt des Projekts?”

• Verzug

• Technische Komplexität

• Fehlerhafter Zeitplan

• Mitarbeiterfluktuation

• Mangelnde Arbeitsleistung

Die Projektaufgabe systematisch auf Teilsufgaben und Arbeitspakete herunterzubrechen, um einem Überblick über das gesamte Projekt zu gewährleisten.

Drei Kategorien:

• objektorientierter Projektstrukturplan

• funktionsorientierter Projektstrukturplan

• ablauf/phasenorientierter Projektstrukturplan

• Markt- und Branchenrisiken

• finanzielle und rechtliche Risiken

• Gliederung betrachtet den Ablauf oder die Phasen eines Projekts

Für die Kaltulation von Produktivität (Resultate pro Zeiteinheit), Effizienz (Anteil der Arbeitszeit), Verfügbarkeit (tatsächliche Arbeitszeit)

• optimistisch

• realistisch

• pessimistisch

Mögliche Situationen mit negativen Folgen frühzeitig identifizieren, um den Projekterfolg nicht zu gefährden.

Formel: Eintrittswahrscheinlichkeit * erwartetes Schadensausmaß

1. Risiken identifizieren

2. Risiken und Ursachen analysieren

3. Risiken bewerten

4. Risikovorsorge planen

5. Risiken überwachen

• Vermeiden (Eliminieren)

• Transferieren (an Dritten abgeben-Versicherung)

• Lindern (Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit/Schadensausmaß)

• Akzeptieren (damit Umgehen)

• Management- Risiken

• Projektmitarbeiter- Risiken

• Prozessrisiken

• Plan-Soll-Ist Gegenüberstellung, Vergleich, Abweichung

• hierzu Nutzung einer Meilensteintrendanalyse (grafische Darstellung)

• Leistungsumfang reduzieren

• Aufwand reduzieren

• Kapazität erhöhen

• Produktivität erhöhen

Alle Personen, Interessengruppen oder Organisationen, die von einem Projekt direkt oder indirekt betroffen sind (Anspruchsgruppen).

• Kunde, Mitarbeiter, Projektauftraggeber, Lieferanten, Gesellschaft

• Projektstart

• Vorbereitung & Strukturierung

• Durchführung und daruerhafte Überprüfung

• Ende des Projekts

• Zusammenarbeit organisieren

• Konflikte entscheiden

• Zukunftsfähigkeit sichern

• Mitarbeiter führen

• Gliederung nach den zu erledigenden Tätigkeiten

• Ergebnis: “Welche Tätigkeiten sind auszuführen?”

• Leistungsabfall

• Zunahme der Fehlzeiten

• Aggressivität im Team

• Desinteresse, Mobbing

• Extreme Terminverzögerungen

• Nichterreichung von Planzielen

• die Branche

• der Auftragsgeber

• die Projektkomplexität

• die Inhalte

Führungseigenschaften:

• Fachkompetenz

• Kommunikationskompetenz

• Motivationsfähigkeit

• Bewältigung administrativer Aufgaben

Persönliche Eigenschaften:

• Entscheidungsfreudigkeit

• Vertrauenswürdigkeit

• Verhandlungsgeschick

• Fahigkeit zu Konfliktbewältigung

Autoritäre Führung:

• Projektleitung entscheidet

• Kontrolle

• Mitverantwortung & Kreativität der Mitarbeiter werden nicht gefördert

Kooperative Führung:

• Teammitglieder an Entscheidungen beteiligt

• Transparenz

• Betonung der Eigenverantwortung

Demokratische Führung:

• Prozess über Gruppendiskussion beschlossen

• starke Motivation

• Geschwindigkeit, Effizienz unbefriedigend

Situative Führung:

• abhängig von Situation werden verschiedene Führungsstile eingesetzt

• zwei Ausrichtungen: Orientierung an Menschen/ an der Sache