Kassensysteme

Arten von Kassensystemen:

Offenes Kassensystem:

-> Software auf einem zentralen PC, verschiedene Geräte können von anderen Anbietern gekauft und miteinander vernetzt werden.

• oft großer Funktionsumfang, längere Einarbeitungszeit

• Muss über verschiedene Wege realisiert werden, eher aufwendig

• wird stationär verwendet

• Anschaffungskosten eher gering, da günstige Geräte verwendet werden können

  -> Folgekosten zur Wartung sind höher

Cloudbasiertes Kassensystem:

• leicht zu bedienen Abhängig von der Verbindungsqualität

• Direkter Zugriff für Steuerberater oder Finanzamt möglich

• kann mobil (z.B. Catering, Foodtrucks) eingesetzt werden

• Skalierbare Kosten, da nur bezahlt wird was tatsächlich verwendet wird. Gebühr ist monatlich fällig

Geschlossenes System:

• leicht zu bedienen

• Herstellerseits ist meist ein bestimmter Weg vorgegeben

• wird stationär verwendet

• es gibt evtl. Updates und Erweiterungskosten. Zusatskosten sind Herstellerabhängig, ggf. Wartungsvertrag

Cloud Kassensysteme:

• der Server des Anbieters steht in Deutschland oder diese Safe Harbout - Abkommen zugestimmt haben

• Übertragung und Speicherung der Daten sollen ausschließlich verschlüsselt passieren.

  -> kann sich vom Anbieter bestätigen lassen

• wirksames Identitäts- und Zugriffsmanagement

  -> nur autorisierte Personen haben Zugang zu Daten

• Schulen der Mitarbeiter, sicherer und ordnungsgemäßer Umgang mit dem Cloud Kassensystem funktioniert

• Vertragsbedingungen aufmerksam lesen und AGBs beachten

• Anbieter vergleichen, um passende cloudbasierte Kassensystem für ihren Betrieb zu finden

Komponenten eines Kassensystems:

PC- zu Hause oder im Büro:

• Umsätze einsehen

• Warenbestände einsehen

• Preise anpassen

• Reservierungen

Mobiles Handgerät:

• Servicemitarbeiter nehmen die Bestellung der Gäste am Tisch auf

Tragbares ec - Cash Gerät:

• Bargeldlose Zahlung am Tisch des Gastes ist möglich

Bondrucker:

• Mobil erfasste Bestellung wird sofort gedruckt

• Barkeepers oder Küche kann sofort mit der Zubereitung anfangen

Display:

• Speisenwünsche der Gäste werden in der Küche gezeigt

• Mitarbeiter können sofort mit der Zubereitung beginnen

Zentralkasse:

• Kassenschublade mit Bargeld

• Tischreservierungen werden erfasst

• Rechnung splitten

⬇️

Zentralspeicher im Restaurant oder im Internet:

• alle Transaktionen werden erfasst, protokolliert

• Und den Endgeräten zur Verfügung gestellt

Rechtliche Vorgaben für ein Kassensystem:

a) Die technische Sicherungseinrichtung (KassensichV)

• Jede Eingabe am Kassensystem wird protokolliert

• Jede nachträgliche Änderung muss nachvollzogen werden können

• Das Speichermedium erfasst und speichert alle Vorgänge gesetzl. vorgeschrieben 10 Jahre

• Eine einheitliche Schnittstelle dient zum problemlosen Datenexport z.B. ans Finanzamt

b) Die Kassenmeldepflicht

-> schreibt vor, dass alle digitalen Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet sein muss

• Name des Betriebs und Steuernummer

• Art des verwendeten Kassensystem inkl. TSE und Speichermediums

• Anzahl der verwendeten Kassen im Betrieb

• Seriennummer des Gerätes

• Datum der Anschaffung bzw. der Außerbetriebnahme

c) Die Belegausgabepflicht

Voraussetzung für Befreiung:

-> Dass es sich dabei um Verkäufe von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen handelt

• Diskotheken oder Bars

• Bratwurststand

Der Kassenbon muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des Betriebs

• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung

• Art und Menge der Bestellung

• Zahlbetrag mit enthaltener Mehrwertsteuer

• Rechnungsnummer

• Seriennummer der Kasse bzw. Seriennummer der TSE

Die Offene Ladenkasse:

Nachteile:

• Kassenführung muss handschriftlich erfolgen

• extrem hoher Zeitaufwand

• Deshalb lange Wartezeiten für die Gäste

• Jeder Kassenvorgang muss im Kassenbuch festgehalten werden

• Die Aufzeichnung muss direkt nach Geschäftsvorfall erfolgen

• Unterschiedliche Steuersätze (außer Haus) muss ebenso notiert werden, auch die Bezeichnung der verkauften Waren

⬇️

• Das Kassenbuch einer Thekenkasse muss 10 Jahre aufbewahrt werden

• Es darf nicht nass werden

• Dokumentenechtes Papier und Stifte müssen verwendet werden

• Bleistift ist nicht erlaubt

• Die Menge an Bargeld muss stets mit dem Aufzeichnungen übereinstimmen

• Jede Entnahme von Bargeld muss sofort dokumentiert werden

• Trinkgelder sollten sofort vom Kasseninhalt getrennt werden