Was versteht man unter einer elektronischen Vorgangsverwaltung (Aktenverwaltung) und welche Daten werdenerfasst, verarbeitet, gespeichert?
- Case Management bezeichnet eine Bedarfsorientierte Steuerung einer Fallsituation einer Personenbezogener Problematik. - Es ist ein semistrukturierierter kollaborativer, dynamischer Prozess der durch externe Ereignisse gesteuert wird. - Es werden: Dokumente, Metadaten, Entscheidungsregeln, Prozesse oder Workflows gespeichert und verwaltet.
In der Praxis gibt es hauptsächlich zwei Methoden, um die Vorgangsbearbeitung elektronisch zu unterstützen. Welchewären dies (kurze Erklärung)?
Workflowmanagement Systeme:
-Steuert den BEARBEITUNGSWEG einer elektronischen Akte abhängig von ihrem Status
-(kombinierbar mit DMS)
-Der eigentliche Arbeitsinhalte der Sachbearbeitung nicht oder indirekt durch Aufruf von anderen Programmen unterstützt
Individual bzw Branchensoftware mit Datenbank:
- hier ist die INHALTLICHE Bearbeitung sturkutrierter Daten vom primären Gestaltungsinteressen.
-gestuert durch das Programm
-dann kommen typische Datenbankanwendungen zum Einsatz
Welche grundlegenden Aufgaben übernehmen Workflow-Management-Systeme (WfMS) in der Vorgangsbearbeitung(CASE-Management) und bei welchen Aufgaben ist ein wirtschaftlicher Einsatz sinnvoll?
WfMS:
Steuerung, Koordination, Abwicklung und Kontrolle von Prozessen.
wirtschaftlicher Einsatz:
Aufgaben die:
- fest definierte Ablaufregeln
- mehrere zusammengefasste Arbeitsschritte
- unterschiedliche Bearbeiter (Person, Maschine)
- vordefinierte Ziele
- automatisierte Steuerung haben
- und bei denen die Vorgänge wiederholbar sind
Wie sieht das Grundkonzept eines Workflow-Management-Systems (WfMS) aus und welche Informationen werdenmindestens in einem Vorgang gehalten?
Ein WFMS ist eine systemische Abbildung von einzelnen Arbeitsschritten mit fest definierter Abfolge, die modelliert und anschließend in der Durchführung der Vorgänge rechnergestützt abgearbeitet werden.
Enthaltene Informationen:
-Vorgangsnummer,
-Abfolge und Reihenfolge der Arbeitsschritte
- Bearbeiter der Arbeitsschritte
- notwendige Steuervariablen
- Zeitangaben (max. Zeitdauer),
- Aktionen bei Überschreitung
- Vor- und Nachbereitung des Arbeitsschrittes
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