Was ist der Unterschied zwischen einem “Kunden” und einem “Debitor”?
Was bedeutet in diesem Zusammenhang das Anlegen eines “Geschäftspartners”?
Geschäftspartner ist übergeordnet und kann unterschiedliche Rollen einnehmen. Kommt darauf an, aus welcher Sicht man den Geschäftspartner sieht. Debitor ist ein buchhalterischer Begriff für jemanden, der Geld schuldet, aber aus Sicht des Vertrieblers ist derselbe Geschäftspartner ein Kunde.
Ein Kunde muss kein Debitor sein.
Warum müssen "Buchungskreis" und "Verkaufsorganisation" bei der Anlage der Debitoren- bzw. Kundenstammdaten angegeben werden?
Debitoren bzw. Kundenstammdaten werden sowohl im Buchungskreis, als auch in der Verkaufsorganisation gepflegt.
Der Buchungskreis ist übergeordnet und stellt eine abgeschlossene Buchhaltung dar, deshalb werden hier Daten gepflegt, die für das gesamte Unternehmen relevant sind.
Dazu gehören grundlegende Informationen wie Name, Adresse, Kommunikationsdaten und Bankverbindungen.
Aber auch finanzspezifische Daten wie Kreditinformationen, Zahlungskonditionen, Kontoallokationen und Steuerinformationen. Sie sind entscheidend für die Verwaltung der finanziellen Transaktionen des Kunden und die Erstellung von Bilanzen und anderen Finanzberichten
Auf der Verkaufsorganisationseben werden insbesondere Vertriebsrelevante Datengepflegt. Ein Kunde kann in unterschiedlichen Verkaufsorganisation unterschiedlichen Prioritäten haben.
Gepflegt werden Vertriebsspezifische Daten wie Vertriebswege, Versandbedingungen, Preisfindung, Konditionen und Vertriebsgebiete. Sie sind entscheidend für die Abwicklung von Verkaufsprozessen, Auftragsbearbeitung und Kundenbetreuung.
Sowie Vertriebssteuerung z.B. Daten, die den Vertriebsprozess steuern, wie beispielsweise Lieferprioritäten, Rabatte und Bonusvereinbarungen, sowie spezifische Kundenanforderungen im Vertriebsbereich.
Welche Probleme kann es bei der Durchführung von betrieblichen Prozessen bei schlecht oder unzureichend gepflegten Kundendaten geben? Erläutern Sie dies an einem konkreten Beispiel aus dem von Ihnen angelegten Stammsatz.
Die Stammdaten dienen als Basis für die Durchführung von Geschäftsprozessen im SAP-System.
Viele Automatismen, z.B. automatische Buchungen, Preisfindung Verfügbarkeitsprüfungen, Versandterminierungen etc. werden auf Grundlage von Stammdaten gesteuert.
Fehler in den Daten wirken sich so unmittelbar auf die Prozesse aus. Beispiel: Eine falsch zugeordnete Preisliste in den Kundendaten führt zu falschen Preisen bei der Erstellung von Angeboten
Im Übungsbeispiel wird eine sog. „interne Nummernvergabe“ genutzt, d.h. das SAP System vergibt die Geschäftspartnernummer automatisch nach Abschluss der Transaktion. Warum ist dieses Verfahren einer „externen Nummernvergabe“ durch den Anwender vorzuziehen?
Geschäftspartnummer = identifizierender Schlüssel, dieser muss also eindeutig sein.
Das System zählt kontinuierlich stupide weiter und vergibt so die Nummer, jeder Geschäftspartner erhält so eine eindeutige Nummer und es kann somit nicht zu Redundanzen im System kommen. Bei einer “externen Nummernvergabe” kann es zu Redundanzen kommen, da verschiedene Anwender sich möglicherweise die gleiche Nummer zuordnen.
Würde man dies durch eine Prüfeingabe verhindern, könnte das wiederum der Benutzerfreundlichkeit schaden, da der Anwender solange probieren müsste, bis er eine freie Nummer findet.
Ein Unternehmen möchte in der Geschäftspartnernummer die Kundenklasse (A-/B-/CKunde) hinterlegen, damit man sofort sehen kann, um was für einen Kunden es sich handelt. Was spricht aus Ihrer Sicht gegen dieses Vorhaben?
Geschäftspartnummer = identifizierbarer Schlüssel, dieser muss also eindeutig sein.
Ein Schlüssel wird im Nachhinein nicht mehr verändert, da es sonst zu Fehlern im System kommen kann. Bei einer Schlüsselvergabe mit zugehöriger Kundenklasse würde der jeweilige Kunde solange das System besteht in der gleichen Kundenklasse bleiben. Da sich die Kundenklasse in der Praxis aber ändern kann, empfiehlt es sich nicht die Kundenklasse in den Schlüssel zu integrieren.
Würde man bei einem Kundenklassenwechsel eine neue Nummer für diesen Kunden generieren, würde die Kundenhistorie verloren gehen.
Erläutern Sie an ausgewählten Beispielen das Zusammenspiel zwischen Stammdaten (Kunden, Material) und dem Angebotsbeleg: Welche Daten werden aus den Stammdaten in den Beleg übernommen? (Beispiele) Schauen Sie sich dazu auch einzelne Reiter des Belegs (Verkauf, Versand etc.) an.
Aus Kundenstammdaten: z.B. Adresse, Zahlungsbedingung, Incoterms
Aus Materialstammdaten: z.B. Bezeichnung, Mengeneinheit, Gesamtgewicht
Welche Funktionen hat die „Auftragsart“, die beim Anlegen des Auftrags gewählt werden muss? Nennen Sie ein Beispiel für eine weitere Auftragsart außer der in der Übung gewählten.
Auftragsart: Kategorisierung von Aufträgen (z.B. für Auswertungen), steuert den weiteren Ablauf des Prozesses. Ein „Terminauftrag“ hat andere Folgefunktionen als ein „Barverkauf“ oder ein „Reparaturauftrag“
Bsp. Retourenauftrag, Reparaturauftrag, Serviceauftrag
Rahmenauftrag: langfristiger Vertrag zwischen einem Unternehmen und einem Kunden oder Lieferanten, der die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen zu bestimmten Bedingungen über einen festgelegten Zeitraum regelt.
TA: Terminauftrag: Lieferung/ Rechnung etc. auf Termin
Welche Bedeutung hat das im SAP ERP-System verwendete „Belegprinzip“ im Zusammenhang mit der in der Übung gewählten Transaktion „Anlegen mit Bezug“
Für jeden Prozessschritt wird im SAP System ein Beleg angelegt, diese dienen der Dokumentation des betrieblichen Geschehens.
Jeder Beleg hat eine Nummer und ist eindeutig identifizierbar
Durch “Anlegen mit Bezug” werden diese Belge miteinander verknüpft, dies bringt verschiedene Vorteile mit sich.
führt zu Prozessdokumentationen
sorgt für Korrektheit
erleichtert die Handhabung, da Daten aus vorherigen Schritten übernommen werden
erweitert Funktionen… darüber kann dann z.B. der Status der jeweiligen Prozessinstanz festgestellt werden.
In der Bestandsübersicht des Materials werden neben dem „frei verwendbaren“ Bestand weitere Bestandsarten angezeigt. Erläutern Sie die betriebswirtschaftliche Bedeutung zweier ausgewählter weiterer Bestandsarten.
Qualitätsprüfbestand: Materialbestand, der zwar vorhanden ist, aber momentan nicht für Kundenaufträge verwendet werden darf, kann aber über das Customizing als verfügbar definiert werden.
Gesperrter Bestand: Materialbestand, der zwar vorhanden ist, aber momentan nicht für Kundenaufträge verwendet werden darf, kann aber über das Customizing als verfügbar definiert werden.
Retourenbestand: Ware ist zwar auf Lager, aber muss erst geprüft werden, was damit ist/passiert
Lassen Sie sich über das Register „Produktionsplanung und -durchführung“ in der Rolle „Fertigungsarbeiter“ über die passende App die „Bedarfs-/Bestandsliste“ Ihres Deluxe Touring Bikes im Werk Miami anzeigen. … Welchen Mehrwert bietet diese Auswertung gegenüber der zuvor genutzten „Bestandsübersicht“?
„Bedarfs-/Bestandsliste“ sind dynamisch kalkuliert.
Schon verkaufte Ware etc. werden in Bestand mit eingerechnet
sie zeigen somit den künftigen Planbestand unter Berücksichtigung der geplanten Zu- und Abgänge an.
Die Bestandsliste bezieht sich dagegen auf den aktuellen Bestand im Lager
Der Belegfluss (Auftragsnachverfolgung) sollte nach der Auftragserfassung so aussehen, wie im folgenden Bild. Welche Informationen zum Auftragsstatus lassen sich draus ableiten? (Beispiele)
das Wunschlieferdatum kann erreicht werden
die Ware wurde noch nicht versendet
Das Angebot wurde vollständig abgewickelt
etc.
Lassen Sie sich vor Anlegen der Lieferung nochmal Ihren Auftrag anzeigen. Schauen Sie sich im Register Versand die vorgenommene Terminierung an. Erläutern Sie die angezeigten Datumsangaben. Welche weiteren Informationen lassen sich aus der Anzeige entnehmen?
Bereitstellungsdatum zeigt das Datum, an dem die Ware im Lager verfügbar sein muss
Ladedatum zeigt das Datum, an dem die Ware zum Versand verladen werden soll
Lieferdatum zeigt das geplante Lieferdatum beim Kunden
—> Es ist die Rückwärtsterminierung zu erkennen.
Weitere Informationen, z.B. Auslieferungswerk, Route, Priorität
Wechseln Sie nach Abschluss der Liefervorgänge (Lieferung / Kommissionierung/ Warenausgang) in den Belegfluss (Auftragsverfolgung Ihres Kundenauftrags) und prüfen Sie den Status. Verzweigen Sie von dort aus in den Lieferbeleg und versuchen Sie herauszufinden, welche weiteren Belege erzeugt wurden.
Im Anschluss an die Lieferung wurde ein Warenausgangsbeleg (mengenmäßige Bestandsveränderung) erzeugt, diesem folgt dann ein Buchhaltungsbeleg (wertmäßige Bestandsveränderung)
Wechseln Sie nach Abschluss der Fakturavorgänge (Fakturierung(Erstellung einer Rechnung) / Buchung) in den Belegfluss (Auftragsverfolgung Ihres Kundenauftrags) und prüfen Sie den Status.
Lassen Sie sich vor Buchung des Zahlungseingangs die „offenen Posten“ auf dem Debitorenkonto Ihres Kunden anzeigen. Wählen Sie dazu im Bereich Finanzwesen/Debitorenbuchhaltung in der Rolle „Debitorenbuchhalter“ die App „Debitorenposten bearbeiten“. Ermitteln Sie das Debitorenkonto Ihres Kunden über die angebotenen Suchfunktionen. Was bedeutet „Offener Posten“? Wie wird das in der Anzeige deutlich?
Offene Posten = noch kein Ausgleich durch Zahlung erfolgt
Darstellung in der Liste über Ausgleichsstatus (roter Punkt)
Versuchen Sie nach erfolgtem Zahlungseingang erneut eine Postenanzeige auf dem Debitorenkonto durchzuführen. Was müssen Sie ändern, um Posten zu sehen?
„Ausgeglichene Posten“ wählen
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