Nenne 3 Ursachen für ein Projekt und welche frühe Einschätzungen zum Erfolg eines Projekts gibt es?
Ursachen:
Konsequenz aus der Unternehmensstrategie (z.B. Neugestaltung von Geschäftsprozessen)
Konsequenz aus der IT-Strategie
(z.B. Umstellung auf Standardsoftware)
Reaktion auf verändertes Kundenverhalten (z.B. Online-Services)
Reaktion auf verändertes Verhalten von Konkurrenten
Einschätzungen:
Kennen der Projektursache
(ggf. der auslösenden Person)
Kennen der Rahmenbedingungen
Klarheit bei den Projektzielen
Analyse der Machbarkeit
Welche Rahmenbedingungen gibt es vor einem Projekt?
Unternehmensstrategie (Marktentwicklung und Unternehmensentwicklung)
IT-Strategie (technische und organisatorische Festlegungen)
Unausgesprochene Erwartungen
Entwicklungsstand der Führungs- und Projektkultur im Unternehmen
Mögliche Konsequenzen für das Projekt identifizieren
Welche Unternehmensstrategien setzen die Rahmenbedingungen?
Langfristige Ziele des Unternehmens (Mission):
Kostenführerschaft
Qualitätsführerschaft
Innovationsführerschaft
Hohe Rentabilität des eingesetzten Kapitals
Ressourcen zur Zielerreichung:
Kapital
Personal
Information und Infrastruktur
Einsatz der Ressourcen:
Finanzplan
Personalplan
Organisationsplan
Portfolio wichtiger Projekte
Welche IT-Strategie setzt die Rahmenbedingungen?
Sollte aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden
Unterstützende IT-Strategien zur Unternehmensstrategie
Einigung auf bestimmte IT-Strategie und deren Gründe
Schlüssel-Parameter der IT und deren Fortentwicklung zur Konformität mit der Unternehmensstrategie
Frage: Was sind typische Inhalte einer IT-Strategie?
Einpassung der IT-Organisation in die Unternehmensorganisation
Strategische IT-Planung
Technische Gesamtarchitektur
Performanz und Verfügbarkeit
Datenschutz und Datensicherheit
Eigenleistung vs. Vergabe
Standardsoftware vs. Individualsoftware
Technische Standards bei Entwicklungsprojekten
Vorgehensmodelle für IT-Projekte
Personalentwicklung im IT-Bereich
Kommunikation zwischen IT und Fachabteilungen
Betriebsvereinbarungen mit Personalrat/Betriebsrat
Was sind typische Rahmenbedingungen auf IT-Ebene?
Integration von Systemen der Geschäftspartner?
Außergewöhnliche Anforderungen an Skalierbarkeit, Verfügbarkeit, Performanz?
Lösbarkeit der Herausforderungen und Referenzen?
Bedarf an speziellen Konzepten oder externen Experten?
Zukunftsauslegung des Systems (Web-Einsatz, Telearbeit, mobile Endgeräte)?
Parallelentwicklung anderer Anwendungen?
Konkurrenz um Ressourcen und Managementtermine?
Unterstützung fachlicher Funktionsbereiche durch andere Anwendungen?
Schlüsselqualifikationen der IT-Mitarbeiter?
Methoden und Werkzeuge im Projekt?
Frage: Was sind unausgesprochene Erwartungen an die IT?
Antwort:
IT soll sein/haben:
Schnell
Sicher
Einfach
IT soll nicht sein/haben:
Unnötig
Ständig neu
Überwachend
Frage: Wer sind die Nutzergruppen eines Systems?
§ Endanwender
(arbeiten fachlich am meisten damit)
§ ggf. Erfasser von Grunddaten (müssen
zuarbeiten, haben selbst wenig vom System)
§ indirekte Nutzer (profitieren über andere
Systeme indirekt)
§ Manager (nutzen es zur Informationsgewinnung
und ggf. zur Steuerung)
§ Unternehmer (verdienen mittelbar damit Geld)
§ Administratoren (gewährleisten den Betrieb)
§ Wartungspersonal
(warten und pflegen das System)
Frage: Was sind die Herausforderungen und typischen Begleiterscheinungen von Projekten in Unternehmen?
Herausforderungen:
Projektkompetenzen entgegen Linienhierarchie
Ungewohnte Abläufe und Flexibilität
Begleiterscheinungen:
Widerstand gegen Projektmanagement
Überforderung der Beteiligten
Misstrauen innerhalb und außerhalb des Projekts
Forderung:
Projektmanagement als anerkannter Teil der Unternehmenskultur
Maßnahmen bei fehlender Projektkultur:
Coaching und großzügige Projektplanung
Nutzung eines Projekthandbuchs
Was sind die Ziele bei der Einführung von Projektmanagement (PM)?
Größere Effizienz bei der Projektabwicklung (genauere Zieleinhaltung, Termin- und Kostentreue)
Erhöhung der Mitarbeitermotivation (projektorientierte Vergabe von Aufgaben, Zuständigkeiten, Vollmachten)
Schaffung von Transparenz und Akzeptanz (Betroffene zu Beteiligten machen)
Frage: Was sind die wichtigsten Aspekte von Zielen im Projektmanagement?
Ziele sind Triebfedern des Handelns und Richtschnur von Entscheidungen, aber oft:
Nicht bewusst
Einander widersprechend
Unterschiedlich wichtig
Zu ungenau
Darum:
Ziele motivieren
Ziele formulieren
Ziele kommunizieren
Ziele verbindlich machen
Ziele helfen:
Bei Detailverlust
Bei nachgeschobenen Forderungen
Bei Dominanz einzelner Personen
Bei endlosen Diskussionen
Definition Ziel:
Angestrebter Zustand in der Zukunft, Endpunkt eines Prozesses
Ziele müssen SMART sein:
Spezifisch: Eindeutig definiert
Messbar: Messbarkeitskriterien
Akzeptiert: Von Empfängern akzeptiert
Realistisch: Möglich
Terminierbar: Klare Terminvorgabe
Wie können Ziele geordnet werden?
Horizontal:
Zielidentität: Gleiche Zielinhalte, unterschiedlich formuliert
Zielkomplementarität: Ziele beeinflussen sich positiv
Zielindifferenz: Ziele unabhängig voneinander
Zielkonkurrenz: Ein Ziel behindert ein anderes
Zielantinomie: Ziele schließen sich aus
Zeitlich:
Langfristig, mittelfristig, kurzfristig
Strategisch, taktisch, operativ
Vertikal:
Nach Gewichtung: Hauptziele vs. Nebenziele
Nach Mittel-Zweck-Beziehung: Unterziele vs. Oberziele
Wie sollte die Zielhierarchie für ein Projekt gestaltet sein?
Genau ein Oberziel, erreichbar durch Unterziele
Abstimmung mit Stakeholdern und schriftliche Fixierung
Basis für weitere Projektplanung und Projektstrukturplan
Frage: Wie unterscheidet man quantifizierbare und nicht-quantifizierbare Ziele?
Quantifizierbare Ziele:
Monetäre Zielinhalte: Liquidität, Gewinn, Umsatz, Kosten
Nicht-monetäre Zielinhalte: Marktanteil, Entwicklungszeiten, Speicherbedarf, Termintreue
Nicht-quantifizierbare Ziele:
Offenheit der Systeme
Zufriedenheit der Benutzer
Verbesserung der Qualität
Imageverbesserung
Flexible Auswertemöglichkeiten
Frage: Was sind typische Dimensionen für quantifizierbare Ziele und wie macht man nicht-quantifizierbare Ziele messbar, nenne auch Beispiele?
Kosten [€]
Aufwand [Personentage]
Zeitdauer [(Kalender)Monate]
Anzahl [Stückzahl]
Änderungsraten [%]
Programmgröße [LOCs]
Funktionalität [FP]
Nicht-quantifizierbare Ziele messbar machen:
Nominalskala: Unterscheidbare Ausprägungen (z.B. Farbe: rot, gelb, blau)
Ordinalskala: Rangordnung der Ausprägungen (z.B. Benutzerfreundlichkeit: sehr gut, ausreichend, ungenügend)
Kardinalskala: Ausmaß der Unterschiede bestimmen (z.B. Benutzbarkeit: Effektive und effiziente Abwicklung des Tagesgeschäfts)
Beispiele für Ziele und Messverfahren:
Problembezogenheit: Spezifische Informationen für Endanwender; Wertebereich: (0, 1], Messverfahren: Zählung der Attribute
Verfügbarkeit: Erfolgreiche Nutzung einer Anwendung; Wertebereich: [0, 1], Messverfahren: Zählung der erfolgreichen und erfolglosen Vorgänge
Wirtschaftlichkeit: Produktivität/Person, Reduktion des Arbeitsaufwands; Unterziele: Vermeidung von funktionaler und Datenredundanz, Fehlbedienungen, Problembezogenheit
Frage: Was ist eine Machbarkeitsstudie und welche Aspekte prüft sie?
Definition:
Einschätzung der Realisierbarkeit eines Projekts
Synonyme:
Machbarkeitsanalyse, Feasibility Study, Durchführbarkeitsstudie
Aspekte der Machbarkeitsstudie:
Technische Machbarkeit
Organisatorische Machbarkeit
Wirtschaftliche Machbarkeit
Vorgehensweise:
Vorgaben und Randbedingungen hinterfragen
Verfahren bei restriktiven Einschränkungen:
Verhandeln: Mehr Geld, mehr Zeit, oder Flexibilität?
Annahmen analysieren: Sind die Voraussetzungen wirklich notwendig?
Kreativ sein: Gibt es alternative Lösungswege?
Frage: Was umfasst die Prüfung der technischen Machbarkeit in einer Machbarkeitsstudie?
Fragen zur technischen Machbarkeit:
Sind die technischen Anforderungen erfüllbar?
Welche Alternativen gibt es und welche Voraussetzungen haben sie?
Wie kann man die Machbarkeit nachweisen?
Wo liegen die größten Risiken?
Prüfungspunkte:
Muss/Soll/Wunsch-Anforderungen (Performance, Verfügbarkeit, Interoperabilität, Skalierbarkeit, Datenschutz)
Hardware-Anforderungen (Speichergröße, Rechengeschwindigkeit, Skalierbarkeit)
Netzwerke (Übertragungsbandbreite, Administrierbarkeit, Stabilität)
Basissoftware (Datenhaltung, Druckprogramme, Lastbalancierung, Verwaltungsdienste)
Entwicklungswerkzeuge (Modellierungskonzepte, Stabilität, Kompatibilität)
Leistungsfähigkeit der bestehenden Infrastruktur vs. Notwendige Neuanschaffungen
Beispiel Performanz-Anforderung:
Verarbeitung von 100.000 Standardvorgängen in 2 Stunden
Einzelfragen zur Performanz:
Wo verbraucht ein Vorgang Systemressourcen?
Wie beeinflussen sich gleichzeitige Vorgänge?
Wo liegen hardware- oder softwareseitige Engpässe?
Wie müssen technische Komponenten ausgelegt sein?
Möglichkeit der Begutachtung oder Prototypen-Erstellung?
Organisatorische Änderungen zur Anforderungserfüllung?
Technische und organisatorische Alternativen?
Verlässliche Aussagen und Risiken?
Frage: Was umfasst die Prüfung der organisatorischen Machbarkeit?
Organisatorische und personelle Veränderungen abschätzen
Veränderungsfähigkeit von Einheiten und Personen einschätzen
Wichtige unterstützende Maßnahmen identifizieren
Rechtliche Fragen klären
Größte Risiken ermitteln
Typische Fragestellungen:
Änderung der Ablauf- und Aufbauorganisation?
Änderungen bei Stellenbeschreibungen oder Gehaltsgruppen?
Konsequenzen für Mitarbeiter: Neue Aufgaben, benötigte neue Mitarbeiter, Freisetzung
Organisation von Schulungen
Einführung des Systems in allen Niederlassungen?
Rückfallmöglichkeiten bei Problemen?
Sicherstellung des wirtschaftlichen Nutzens?
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