Arbeitskalkulation

Was passiert wo, wann, wie, wie lange und für wie viel Geld?

Arbeitskalkulation und Leistungsmeldung sind kein IT-Thema.

Es handelt sich um ein Organisationsthema (Unternehmens- und Eigenorganisation)

Primäres Problem:

• Die Firma ist nicht „durchorganisiert“

• Die Person in der Bauleitung ist ausschlaggebend (Psychologie)

• Charaktereigenschaften und Arbeitsweisen entscheiden

• Kaufmännisches, juristisches sowie technisches Wissen ist lückenhaft

• Es fehlen häufig Kennzahlen zur Bewertung der Aussagen der Bauleitung

Sekundäres Problem:

• Die IT in Bauunternehmen ist häufig nicht integriert

• Es fehlt an Schnittstellen

• Technische und kaufmännische Daten können nicht gematcht werden

Unternehmensorganisation:

• um eine gute Kalkulation abbilden zu können

• um den Bauablauf in Zahlen ausdrücken zu können

• Damit Controlling funktioniert

• (Internes und externes Rechnungswesen stellen Unternehmensstrukturen und Prozesse in Zahlen dar!)

• Strategie

• Umfeld

• Organisation

• Verträge, Kalkulation

• Planung

• Software

Schlaue Uhus organisieren viele Pläne sorgfältig

beseitigt unsicherheiten

(zb

- Unsicherheit: Sind es wirklich 50 %?

- Wenn es nicht 50 % sind: Erreichen wir den Abrechnungsstand für die 400 TEUR rechtzeitig?

- Wenn keine Rechnung vorliegt, ist der Nachunternehmer in der Leistung berücksichtigt?

- Wenn Materialien auf der Baustelle lagern, sind diese schon in der Leistung enthalten bzw. separat gemeldet?)

• Definition: (detaillierte Kostenkontrolle) Darstellung des Baustellenablaufs in kalkulierten und aktualisierten Mengen & Preisen.

• Ziel:

  1. Soll-Daten für spätere Nachkalkulation

  2. Frühzeitige Prognose der Baustellenergebnisse

• Nutzen: Dient der Kosten- und Leistungssteuerung während der Ausführung.

Leistungsmeldung

• Definition: Monatliche Erfassung des Projektfortschritts im Verhältnis zum Auftragswert (in € / Mengen / %).

  um Kosten mit erbrachter Leistung zu vergleichen

Erkenntnisziel: Nur Kombination aus Arbeitskalkulation + Leistungsmeldung liefert zuverlässige Ergebnisse.

Karteikarte – Leistungsbewertung

• Nur AK = Kosten ohne Bezug zur Leistung → unvollständig

• Nur LM = Leistung ohne Bezug zu Kosten → unvollständig

• Beides = Realistisches Bild von Fortschritt & Wirtschaftlichkeit

Nur Kostenbasis: Einfach, aber keine Abgrenzungen, Budgetüberschreitungen unsichtbar.

Positiv

• Die Kosten sind vorhanden, Kostenarten und -stellen sind erfasst.

• Der Bauleiter muss nicht selbst alle Kosten sammeln.

• Die Daten sind schon im System.

• Kosten geben Leistungsverlauf wieder.

• Kosten führen zwar zu Auszahlungen, aber eben auch zu entsprechenden

• Einzahlungen über die Abrechnung

Negativ

• Kosten sind nicht unbedingt alle abrechenbar.

• Nicht alle Kosten sind enthalten (Abgrenzungen fehlen).

• Lagernde Materialien werden tendenziell in den Aufwand gebucht.

• Budgetüberschreitungen werden nicht sichtbar.

  (Beispiel: Ein Nachunternehmer muss mehrfach in einem Projekt leisten; ein Gewerk

  wird zu lange bearbeitet.)

• Änderungen in der Vorgehensweise werden zu spät erkannt.

• Die Bauleitung wird verleitet, den Überblick nicht zu wahren.

• Die Qualität von Planung und Logistik wird nicht geprüft.

• Effizienz ist nicht messbar (Ist/Ist-Vergleich).

Nur Abrechnung: Sicher bei unbestrittenen Rechnungen, aber nicht abrechenbare Leistung geht verloren.

Positiv

• Abschläge und Schlussrechnungen sind vereinbart.

• Rechnungen bzw. Zahlungen können nah an der Leistung liegen.

• Unwidersprochene Rechnungen sind sichere Leistungen.

• Aufmaß liegt vor.

Negativ

• Nicht abrechenbare Leistung fällt unter den Tisch.

• Verluste können zu hoch ausfallen (mit entsprechendem steuerlichem Risiko).

• Vorauszahlungen führen handelsrechtlich zu einem zu hohen Erfolg (Verletzung des Vorsichtsprinzips bzw. des Realisationsprinzips).

Nur Herstellungskosten ohne Bauleitung: Einfach, aber keine Effizienzkontrolle.

Positiv

• Rechnungen sind Kosten und gleichzeitig Bestandsveränderung.

• Wenn eine Rechnung fehlt, ist das kein Problem (im Handelsrecht gibt es vor Abnahme keine Gewinnrealisation).

• Einfache Annahme: Wenn eine Rechnung oder ein Stundenzettel vorliegt, dann ist auch Leistung erfolgt.

• Kostenarten und Kostenstellen sind direkt erfasst.

• Keiner „gibt mehr aus“, als er nachher als Ertrag generieren kann.

Negativ

• Preissteigerungen fallen nicht direkt auf.

• Stille Lasten oder stille Reserven können entstehen.

• Effizienzkontrollen können nicht stattfinden.

• Leerkosten und Fehlkosten können ohne Bauleitung nicht festgestellt werden.

• Es erfolgt keine Erfassung von Abgrenzungen und Vorauszahlungen.

• Es erfolgt keine Prüfung von Budgets.

• IFRS arbeiten schlussendlich mit einer „percentage of completion method“.

Königsweg AK + LM: Mengen- & Soll-Kostengerüst, Erkennung Nachträge, Vorräte erfasst → aber pflegeintensiv.

Positiv

• Eine Erfassung der Mengen erfolgt.

• Es gibt ein Soll-Gerüst im Zeitablauf (Menge und geplanter Preis).

• Die Menge ist stets eine bekannte Größe.

• Nachträge werden erkannt, wenn die Mengengerüste sich nicht decken.

• Die Leistungsmeldung kann anhand des gesamten Mengen- und Soll- Kostengerüsts präzise erstellt werden.

• In der Leistungsmeldung werden Vorräte und Abgrenzungen erfasst.

• Anlehnung an die „percentage of completion method“.

• Vergabegewinne und Vergabeverluste werden identifiziert.

Negativ

• Das Verfahren erfordert die Erstellung und Pflege einer AK.

• Die Leistungsmeldung hängt immer noch von der jeweiligen Persönlichkeit des Bauleiters / der Bauleiterin ab.

• Leistungsmeldungen müssen mit weiteren Parametern vom Controlling abgesichert werden (Anzahl der Rechnungen bei vergleichbaren Projekten, BGK-Verlauf bei ähnlichen Projekten, Verhältnis abgerechnete Leistung zu Kosten bzw. Gesamtleistung zu Gesamtkosten, Nachtragsquote des Projekts im Vergleich zu ähnlichen Projekten, …).

• Wenn die AK nicht aktualisiert wird, verliert sie ihren Wert.

• Bei der Leistungsmeldung: Abgrenzungen können falsch angegeben werden, ebenfalls die lagernden Materialien.

• Der Grundstock ist schon in der Kalkulation enthalten. (nachvollziehbare Kalkulation = nachvollziehbare Arbeitskalkulation

• Die Arbeitskalkulation ist eine Prozesskostenrechnung.

• Authentizität (Daten wurden von einer verifizierten Quelle hinterlegt)

• Nachvollziehbar (verständlich, klar)

• Vollständig (keine Beleglücken)

• Richtigkeit (keine Fehler)

• Lieferanten- und NU-Handling, Lieferketten-Dokumentation

Eselsbrücke

Alle Notizen Vermeiden Rechenfehler

• A = Authentizität → echte, verifizierte Quelle

• N = Nachvollziehbar → verständlich, klar

• V = Vollständig → keine Lücken

• R = Richtigkeit → fehlerfrei

• Lösung:

  1. ABC-Analyse = Kostentreiber finden

  2. Erzeuger–Abnehmer klären

  3. Pläne prüfen & LV-Positionen markieren

  4. Prozentansätze festlegen

  5. Wiederholbare Wertansätze nutzen (Rohr/Etage, Kabel/Etage, Anschlüsse/Raum)

Warum ABC-Analyse:

Im TGA-Bereich sind Kabel und Rohre nicht die Kostentreiber, sondern eher Wärmepumpe, Klimaanlage, Heizungen, etc.

1. Benötigte Stromgrößen:

   1. Einzahlungen

   2. Auszahlungen

   3. Leistung

   4. Kosten

   5. Prognosen

2. Quellen: Leistungsmeldungen, Arbeitskalkulation

3. Rolle der Buchhaltung: Bestätigt („verbrieft“) nur noch die bereits im Controlling ermittelten Zahlen.

Organisation

• Wertschöpfungskette Bau: gemeinsames Zahlenverständnis AG, AN, NU.

• Verantwortlichkeiten: Genehmigung, Verantwortung, Prüfung, Mitwirkung, Durchführung, Information.

• Herausforderungen: fehlende nachvollziehbare Kalkulation, Moral-Hazard im Einheitspreisvertrag, fehlende Termin-/Logistikabstimmung.

„Beruhigungspille AK & Leistungsmeldung: Sonst ist unklar, ob Erfolg besteht“

• Organisationsstrukturen sind die Grundlage, damit AK & Leistungsmeldung nicht nur „Zahlenwerke“ sind, sondern verlässliche Entscheidungsinstrumente

• Controlling im Bauwesen ist kein reines IT- oder Zahlenproblem, sondern hängt stark von klaren Verantwortlichkeiten, Prozessen und Kommunikation ab.

(Leistung KLR

Einzahlung finanzen

Unfertige leistung handels udn stuerrecht)

• Falsche Annahmen

• Vertrauensverlust

• Schwankungen beim Deckungsbeitrag

• Insolvenzrechtliche Aspekte

• Steuerliche Risiken

• Generell: Risiko der Informationsqualität

  1. Stammdaten, Bewegungsdaten, Integration, …

  2. Annahmen, Umlagen, Verrechnungen,…

  3. Mehrungen, Nachträge, Minderungen…

DB = Deckungsbeitrag

• Abrechnungsbetrag / Gesamtauftrag

• Zahlungsverhalten des Kunden

• BGK im Zeitablauf vs. Leistungsmeldung

• Kosten / Leistungs -relation

• DB im Zeitablauf

• Entwicklung Working-Capital je Projekt

• Arbeitsstundenentwicklung / Zeitbudgets

• Verhältnis AGK/Leistung

• Verhältnis AGK/BGK

• Verhältnis Zahlungsfristen

• Der Bauleiter meldet 50% Leistungsstand.

• Der Abrechnungsstand ist erst bei 10% (kommt auf den Vertrag an).

• Die BGK liegen bei 20% (kann sein, kommt auf BE etc. an).

• Der Auftragswert ist ggf. unklar (Nachträge).

• A-Kosten fehlen (ABC-Analyse).

• SOLL-Kosten ≠ IST-Kosten

• Ggf. sind nicht alle Rechnungen erfasst.

• Ggf. konnte das BV günstiger realisiert werden.

• Zeitverzug auf der Baustelle.

• Buchungsfehler.

Hier wird deutlich, dass völlig unterschiedliche Tatbestände vorliegen können:

1. Es liegt eine Ergebnisschmälerung vor (insgesamt).

2. Es liegt eine temporäre Ergebnisschmälerung vor.

3. Es liegt ein höheres Ergebnis vor (leistungsinduziert).

4. Es liegt ein höheres Ergebnis vor (kosteninduziert).

Insgesamt also 4 völlig unterschiedliche Sachverhalte mit unterschiedlichen

Wirkungen, z. B. Anpassung der Kalkulationssätze, Beibehaltung der Kalkulationssätze.

• Und wieder von zentraler Bedeutung: Das Matching-Principle!

1. SOLL-Kosten < IST-Kosten → Kostenüberschreitung

2. Ggf. Bauverzug bei bereits angefallenen Kosten

3. Ungeplante Mehrkosten (Material, Nacharbeit, etc.)

4. Abgrenzungen oder Vorräte evtl. nicht korrekt berücksichtigt

5. Buchungsfehler oder fehlerhafte Leistungsmeldung möglich

6. Effizienzdefizite oder falsche Planung/Logistik

• Wichtig: Preis- und Mengeneffekte bereinigen!

• Vergabegewinne können Ineffizienzen verdecken

• Vergabeverluste können effiziente Projekte unprofitabel erscheinen lassen.

• Beides führt zu falschen Entscheidungen!