Was ist ein Kernprozess?
Schlüsselprozess mit dem Kunden als Empfänger der Leistung.
Nenne 3 Merkmale des Kernprozesses
wahrnehmbarer Kundennutzen
Einmalig, da Unternehmensspezifisch
Nicht imitierbar
Nenne 3 Beispiele für den Kernprozess
Beschaffung
Absatz
Leistungserstellung
Was ist ein Unterstützungsprozess?
Supportprozess, dienen zur Unterstützung der Kernprozesse und erzeugen keinen direkten Kundennutzen.
Nenne 2 Beispiele für den Unterstützungsprozess
Personalmanagement
Managementprozesse
Nenne die 2 Organisationsarten
Aufbauorganisation
Ablauforganisation
Was ist die Aufbauorganisation?
Aufbau eines Betriebes
Verteilung der Aufgaben+ Kompetenzen der Mitarbeiter
Einordnung in Abteilungen und Stellen
Wer übernimmt welche Aufgaben?
Was ist die Ablauforganisation?
Abläufe innerhalb eines Betriebes
Regelung in zeitlicher, funktioneller und örtlicher Hinsicht
Wie wird die Aufgabe erfüllt?
Nenne die 4 Hauptziele der Prozessoptimierung
Minimierung der Durchlaufzeit
Optimale Auslastung der Sachmittel und Arbeitskräften
Terminsicherung
Mitarbeiterzufriedenheit
Was ist die minimierung der Durchlaufzeit?
Die Herstellung eines Gutes oder einer Dienstleistung soll in möglichst kurzer Zeit erfolgen.
Was ist die optimale Auslastung der Sachmittel und Arbeitskräfte?
Leerlaufzeiten müssen vermieden oder anderweitig sinnvoll genutzt werden. -> Kostensparend
Was ist die Terminsicherung?
Um Kundenverlust und Imageverlust zu vermeiden, sollen die Termine eingehalten und bestimmt werden.
Was ist die Mitarbeiterzufriedenheit?
Dilemma der Ablaufplanung
Nenne die 7 Arten der Verschwendung im Büro?
Überproduktion
Bestände
Wartezeit/Liegezeit
Unnötige Bewegungen und Wege
Unnötiger Informationsfluss
Unnötige/ Fehlerhafte Prozesse
Qualitätsproblem
Was ist eine IST-Aufnahme?
Identifizierung von Schwachstellen in bereits bestehenden Organisationsstrukturen.
In welchen Methoden wird die IST- Aufnahme unterschieden?
Befragung
Beobachtung
Selbstaufschreibung
Was ist bei der IST- Aufnahme besonders wichtig?
Erhobene Informationen vollständig und objektiv richtig.
Was ist eine Primärerhebung?
Neuerhebung der Daten.
Hoher Zeit-, Arbeits - und Kostenaufwand
Was ist eine Sekundärerhebung?
Nutzung älterer vorhandener Daten.
Günstiger aus finanziellen und organisatorischen Gründen.
—> Auswertung mit Vorsicht - Daten veraltet oder nicht mehr objektiv prüfbar
Nenne die 7 Maßnahmen zur Optimierung der Abläufe
Aufgaben zusammenfassen
Prozessschritte zusammenfassen
Weitere Prozessschritte einfügen
Veränderung der Prozessreihenfolge
Erweiterung von Kompetenzen und Entscheidungsbefugnissen
Einheitliche Software
Eventuelles Insourcing
Nenne die möglichen Schwachstellen der Schnittstellen
Arbeitsteilung ( eigentliche Ursache)
Organisationsbrüche
Medienbrüche
Systembrüche
Informationstransport
Liegezeiten
Notwendigkeit der Prüfung durch den Vorgesetzten
Doppelarbeiten
Extern ausgelagert (Outsourcing)
Was ist Arbeitsteilung?
innerhalb eines Prozesses- kann dazu führen, dass Arbeitsprozesse verlangsamen.
Auch Einarbeitungs - und mögliche Transportzeiten führen eventuell zu ineffizienz des Prozesses.
Kann zu vermehrten Fehlern führen
Was ist ein Organisationsbruch?
Kann zu erhöhter Transportzeit und erhöhter Fehlerquelle führen
Was sind Medienbrüche?
innerhalb eines Prozesses werden mehrere Medien verwendet
Brief erreicht das Unternehmen- verarbeitetung in der Unternehmenssoftware- Kunde erhält wieder Brief
Was sind Systembrüche?
im Unternehmen werden verschiedene Systeme verwendet
Was ist ein Informationstransport?
Mehrere Mitarbeiter arbeiten an einem Prozess.
Informationen müssen mittels beispielsweise E-Mail oder Schriftgut weitergereicht werden.
Was sind Liegezeiten?
Mitarbeiter erhält einen neuen Vorgang. Wird dieser nicht direkt bearbeitet, liegt dieser.
Was ist die Notwendigkeit der Prüfung durch den Vorgesetzten?
Vorgesetzte/ Abteilungsleiter muss beispielsweise Ausgehende Angebote prüfen.
Was sind Doppelarbeiten?
Können anfallen, wenn unter Umständen die Kunden der vorliegenden Anfrage von verschiedenen Mitarbeitern erfasst werden müssen.
Auch bei Systembrüchen möglich.
Nutzung von SAP und unternehmensspezifischen Kundendatemsoftware
Was ist Extern ausgelagert? ( Outsourcing )
Ausreichende Abstimmung mit den Externen/ Spezialisten
Welche 2 Arten der Befragung gibt es?
Interview
Fragebogen
Was ist ein Interview?
ein persönliches Gespräch mit gezielten Fragen zu einzelnen Personen.
Einsatzbereich:
Mitarbeiterbefragung
Nenne 2 Vorteile und 2 Nachteile des Interviews
Vorteile:
persönlicher, Mitarbeiter fühlen sich geschätzt
Erklärungen bei Fragen und Sachverhalten
Nachteile:
Interviewer kann das Gespräch manipulieren und kontrollieren
Zeitaufwendig/ Kostenaufwendig
Was ist ein Fragebogen?
Wird an die Personen verteilt.
Entweder in Papierform oder Online
Geeignet bei einfachen Arbeitsabläufen.
Große Anzahl an Personen kann befragt werden
Nenne 3 Vorteile und 3 Nachteile des Fragebogens
kein Zeitdruck
Schnelle Resultate und eindeutige Auswertung
Geringer Kostenaufwand
zeitaufwendig
Mögliche Manipulation
Missverständnisse möglich
Welche 2 Arten der Beobachtung gibt es?
Dauerbeobachtung
Multimomentaufnahme
Was ist eine Dauerbeobachtung?
Eine Beobachtung über einen längeren Zeitraum.
Ermittlung von Fehlerquellen und Störungen im Betrieb.
Beobachtung erfolgt offen oder verdeckt
Nenne 3 Vor und Nachteile der Dauerbeobachtung
Unregelmäßige Störungen erkennen
Genaue und lückenlose Erfassung
Erfassung von tatsächlichen Abläufen
kosten und Zeitaufwendig
Mitarbeiter werden verunsichert
ggf. Beobachtungsfehler
Was ist eine Multimomentaufnahme?
Eine Stichprobenartige einzelne Beobachtung.
Ermittlung der Häufigkeit bestimmter Tätigkeiten.
Was ist die Vorraussetzung für eine Multimomentaufnahme?
Beobachtbare Arbeitsverrichtung verteilt sich relativ gleichmäßig über den gesamten Tag
Nenne 2 Vor und Nachteile der Multimomentaufnahme
geringer Erfassungsaufwand
Kaum Störung des Mitarbeiters
Momentaufnahme
Gewisse Prozesse können nicht gesehen werden
Welche 2 Arten der Selbstaufschreibung gibt es?
Arbeitsbericht
Strichliste
Was ist ein Arbeitsbericht?
Der Mitarbeiter schreibt regelmäßig Berichte über seine Tätigkeiten.
Einsatzbereiche:
Ermittlung des Aufgabenbereiches und der Arbeitsabläufe
Nenne 2 Vorteile und 3 Nachteile des Arbeitsberichts
kostengünstig
Direkte Verbesserungsvorschläge
Zeitaufwendig
Nicht vergleichbar
Hohe manipulationsgefahr
Was ist eine Strichliste?
Der Mitarbeiter erfasst die Häufigkeit bestimmter Arbeiten durch Striche.
Ermittlung der Häufigkeit bestimmter Tätigkeiten
Nenne 2 Vor und Nachteile der Strichliste
einfache Auswertung
Kosten- und Zeitsparend
keine Fehlererkennung
Leicht manipulierbar
Durch welche 5 Punkte ist der Geschäftsprozess gekennzeichnet?
eine Folge von zusammenhängenden Tätigkeiten in einem Unternehmen, um ein Ziel zu erreichen
Standardisierte Tätigkeiten, die immer wiederkehrend ausgeführt werden
Tätigkeiten von verschiedenen Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen
Eine genau definierten Beginn, ausgelöst durch ein Ereignis
Ein genau definiertes Ende, welches messbar ist
Nenne 4 Ziele des Geschäftsprozesses
Kundenzufriedenheit
Umweltschutz
Kosteneinsparung
Welche unternehmensübergreifenden Vorgänge gibt es im Geschäftsprozess?
Informationsfluss
Materialfluss
Geldfluss
Nenne die 6 Schritte des Informationsflusses
Kunde
Auftragseingang
Auftragsabteilung
Disposition
Lieferant
Nenne die 6 Schritte des Materialflusses
Als erstes kommt der Informationsfluss nochmal, dann kommt der Materialfluss dazu
Materialeingang
Lager
Fertigung
Versand
Nenne die 4 Schritte des Geldflusses
Als erstes kommt der Informationsfluss, dann der Geldfluss und dann der Materialfluss
Einnahmen
Ausgaben
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