Projektmanagement

Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte, einmalige und komplexe Aufgabe mit klaren Zielvorgaben, spezifischen Ressourcen und organisiertem Team, das interdisziplinär agiert.

Merkmale umfassen:

• Einmaligkeit

• Zeitliche Begrenzung

• Interdisziplinarität

• Hohe Unsicherheit und Risiken

1. PMI (Project Management Institute) – Verbreitet in den USA und weltweit, z. B. im Nahen Osten und Asien.

2. GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) – Häufig genutzt in Europa.

3. PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) – Standard in der britischen Verwaltung.

Das magische Dreieck beschreibt die Zielkonflikte zwischen den drei Hauptdimensionen eines Projekts:

• Zeit: Terminvorgaben einhalten.

• Kosten: Budgettreue sicherstellen.

• Umfang/Qualität: Geplante Leistungen mit definierter Qualität liefern.

1. Einmaligkeit der Aufgabe

2. Klare Zielvorgaben

3. Zeitliche Begrenzung

4. Spezifische Ressourcen (Personal, Budget)

5. Organisation auf Zeit

6. Interdisziplinarität und Komplexität

7. Keine Routine, daher hohe Unsicherheit und Risiken

1. Unzureichendes Stakeholder-Management

2. Unklare Anforderungen und Ziele

3. Bereichsegoismen und Politik

4. Fehlende Unterstützung durch das Top-Management

1. Linienorganisation: Fachabteilungen sind streng getrennt, klare Hierarchien.

2. Projektorganisation: Temporäre, flexible Teams mit Fokus auf das Projektziel

1. Einfluss-Projektorganisation: Projektleiter hat geringe Autorität.

2. Reine Projektorganisation: Projektteam ist komplett vom Tagesgeschäft losgelöst.

3. Matrix-Projektorganisation: Kombination aus Linien- und Projektorganisation, oft konfliktanfällig.

1. Projektleiter: Verantwortet Planung, Steuerung, Verhandlung und Ergebnis.

2. Lenkungsausschuss: Legt Rahmenbedingungen fest, entscheidet über Änderungen.

3. Teilprojektleiter: Führt Teilprojekte und berichtet an den Projektleiter.

4. Projektmitarbeiter: Führt operative Aufgaben aus.

1. Ausgangssituation analysieren

2. Ziele SMART definieren

3. Rahmenbedingungen klären

4. Projekt abgrenzen (innen und außen)

5. Kick-off durchführen

1. Spezifisch

2. Messbar

3. Akzeptiert

4. Realistisch

5. Terminiert

1. Lastenheft: Anforderungen des Auftraggebers („Was?“).

2. Pflichtenheft: Umsetzung durch den Auftragnehmer („Wie?“).

Stakeholder sind Personen(gruppen), deren Interessen (Verlauf, Ergebnis) vom Projekt betroffen sind (ISO 10006).

Projektmanagement muss die Einflüsse aller Stakeholder identifizieren und Maßnahmen ergreifen.

Ein Portfolio beinhaltet die Dimensionen „Einflussmöglichkeiten“ und „Gewogenheit“.

Stakeholder im Feld unten rechts sind zentrale Machtpromotoren.

Interessen von Stakeholdern, die sich im Feld oben rechts befinden, müssen besonders berücksichtigt werden, da es sich um mächtige Kritiker handelt.

Maßnahmen für einen Interessenausgleich müssen identifiziert, durchgeführt und überwacht werden.

1. Gliedert das Projekt in Teilaufgaben und Arbeitspakete.

2. Grundlage für alle weiteren Pläne (Zeit, Ressourcen, Kosten).

3. Sicherstellung, dass alle Liefergegenstände erfasst sind.

1. Objektorientiert: Nach zu erstellenden Objekten gegliedert.

2. Funktionsorientiert: Nach Funktionen/Abteilungen gegliedert.

3. Phasenorientiert: Nach zeitlichen Abschnitten des Projekts gegliedert.

1. Die Kette von Vorgängen, die keine Verzögerung erlauben.

2. Verzögerungen auf dem kritischen Pfad verschieben das Projektende.

3. Ermittlung durch Vorwärts- und Rückwärtsrechnung.

1. Planung von Terminen, Kosten und Qualität

2. Kontrolle der Einhaltung dieser Ziele

3. Risikomanagement und Ressourcensteuerung

4. Sicherstellung der Integration aller Teilbereiche

1. Methode zur Überwachung des Projektfortschritts anhand von Meilensteinen.

2. Identifiziert Verschiebungen und ermöglicht rechtzeitige Gegenmaßnahmen.

1. 50-50-Methode: 50 % nach Start, 100 % nach Abschluss.

2. 100 %-Methode: Fortschritt wird nur nach Abschluss bewertet.

3. Schätzung: Subjektive Einschätzung durch Verantwortliche.

1. Proaktives Management von unsicheren Ereignissen, die Projektziele beeinflussen können.

2. Ziel: Wahrscheinlichkeit negativer Ereignisse minimieren, positive Chancen maximieren.

1. Vermeidung: Risiko durch Planänderung eliminieren.

2. Minderung: Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen reduzieren.

3. Übertragung: Risiko auf Dritte abwälzen.

4. Akzeptanz: Risiko bewusst in Kauf nehmen.

   
   

1. Klassisch: Feste Planung, lineare Phasen, wenig Flexibilität.

2. Agil: Iterative Prozesse, kontinuierliche Anpassung, hohe Flexibilität.

   

1. Vermeidung von Missverständnissen: Das Team könnte ein Ergebnis liefern, das nicht den Erwartungen des Auftraggebers entspricht.

2. Sicherstellen, dass es kein „nächstes Mal“ gibt: Projekte müssen beim ersten Versuch erfolgreich sein.

3. Klärung der Erwartungen und Prioritäten des Auftraggebers.

1. Projektname und Nummer

2. Auftraggeber und Projektleiter (namentlich)

3. Ausgangssituation und Annahmen

4. Projektziele, Aufgaben und Liefergegenstände

5. Budget und Meilensteine

6. Risiken und Ausschlüsse

1. Kleinste Einheit der Projektplanung.

2. Enthält eine konkrete Aufgabe, Verantwortliche und Ressourcen.

3. Hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende.

1. Vorwärtsrechnung: Ermittlung der frühesten Anfangs- und Endzeitpunkte.

2. Rückwärtsrechnung: Ermittlung der spätesten Anfangs- und Endzeitpunkte.

3. Differenz ergibt Pufferzeit.

1. Earned Value (EV): Tatsächlich geleistete Arbeit basierend auf geplanten Kosten.

2. Planned Value (PV): Geplante Kosten bis zum Berichtszeitpunkt.

3. Actual Cost (AC): Tatsächlich angefallene Kosten bis zum Berichtszeitpunkt.

4. Wird genutzt, um Kosten- und Zeitabweichungen zu analysieren.

1. CPI = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC)

2. CPI > 1: Unter den geplanten Kosten.

3. CPI < 1: Über den geplanten Kosten.

Formel (Deutsch): Arbeitswert = Fertigstellungsgrad × Plangesamtkosten

Formel (Englisch): EV = % Completion × Budget at Completion (BAC)

Formel (Deutsch): Kostenabweichung = Arbeitswert − Istkosten

Formel (Englisch): CV = EV − Actual Cost (AC)

Interpretation:

• CV > 0: Unter Budget

• CV < 0: Über Budget

Formel (Deutsch): Zeitabweichung = Arbeitswert − Plankosten

Formel (Englisch): SV = EV − Planned Value (PV)

Interpretation:

• SV > 0: Vor dem Zeitplan

• SV < 0: Hinter dem Zeitplan

Formel (Deutsch): CPI = Arbeitswert / Istkosten

Formel (Englisch): CPI = EV / AC

Interpretation:

• CPI = 1: Im Budget

• CPI > 1: Unter Budget (effizient)

• CPI < 1: Über Budget (ineffizient)

Formel (Deutsch): SPI = Arbeitswert / Plankosten

Formel (Englisch): SPI = EV / PV

Interpretation:

• SPI = 1: Im Zeitplan

• SPI > 1: Vor dem Zeitplan (effizient)

• SPI < 1: Hinter dem Zeitplan (ineffizient)

Formel 1 (Deutsch): EAC = Istkosten − Arbeitswert + Plangesamtkosten Formel 1 (Englisch): EAC = AC − EV + BAC

(Wenn Abweichungen einmalig auftreten)

Formel 2 (Deutsch): EAC = (Istkosten / Arbeitswert) × Plangesamtkosten Formel 2 (Englisch): EAC = (AC / EV) × BAC

(Wenn Abweichungen gleich bleiben)

Formel 3 (Deutsch): EAC = Istkosten + Restkostenschätzung Formel 3 (Englisch): EAC = AC + Estimate to Complete (ETC)

(Bei völliger Verfehlung der ursprünglichen Planung)

Formel (Deutsch): ETC = Voraussichtliche Gesamtkosten − Istkosten

Formel (Englisch): ETC = EAC − AC

Formel (Deutsch): VAC = Plangesamtkosten − Voraussichtliche Gesamtkosten

Formel (Englisch): VAC = BAC − EAC

1. Risikomanagement planen: Prozesse definieren.

2. Risiken identifizieren: Potenzielle Risiken auflisten.

3. Qualitative Risikoanalyse: Risiken bewerten und priorisieren.

4. Quantitative Risikoanalyse: Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen quantifizieren.

5. Risikobewältigungsmaßnahmen planen: Präventive und reaktive Maßnahmen definieren.

6. Risiken überwachen und steuern: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Maßnahmen.

1. Qualitativ: Grobe Bewertung der Risiken, Priorisierung für detaillierte Analysen.

2. Quantitativ: Numerische Analyse der Wahrscheinlichkeit und Schadenshöhe.

1. Präventiv: Wahrscheinlichkeit oder Auswirkungen reduzieren.

2. Reaktiv: Notfallpläne für den Eintritt des Risikos.

1. Höhere Flexibilität bei Änderungen.

2. Stärkere Einbindung von Stakeholdern.

3. Iterative Entwicklung mit regelmäßigen Anpassungen.

4. Fokussierung auf funktionierende Teilergebnisse.

1. Unterstützt das Team bei der Einhaltung der Scrum-Prinzipien.

2. Beseitigt Hindernisse für den Fortschritt des Teams.

3. Fördert die Selbstorganisation und Zusammenarbeit im Team.