8. Personalcontrolling

• Zielgerichtete Planung, Steuerung und Kontrolle der Personalressourcen

• Beinhaltet die Prozesse des Personalressorts

• Teilfunktion des Personalmanagements

• Überwachung der derzeitigen und zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung

• Berücksichtigung des Unternehmensumfelds

• wichtiges Element eines innovativen HR Managements

1. Controlling als Führungsfunktion = Reflexionsaufgabe

2. Controlling als Führungsunterstützungsfunktion = (abgeleitete) Informationsaufgabe

• Informationsbedarf

• Informationsbereitstellung

1. Historisch / buchhaltungsorientiert: Einhaltung interner und externer Rechnungslegungsvorschriften. Beispiel: MA-Zahl nach HGB

2. Zukunfts- / aktionsorientiert: Wirtschaftlichkeitsprüfung und kostenorientierte Verbesserung von Recruiting-Prozessen. Beispiel: Recruiting-Prozess

3. Managementorientiert: Bereitstellung eines umfassenden Planungs-, Überwachungs- und Informationssystems. Beispiel: Dashboards

• Erfassung und Beurteilung des Beitrags des Faktors Arbeit sowie der personalwirtschaftlichen Tätigkeit zum Unternehmenserfolg

• sorgt dafür, dass Personalsinformationen erhoben und in die unternehmerischen Entscheidungsprozesse mit eingebunden werden können

• haben eine Aufwertung des Personalcontrollings zur Folge

• Planung personalwirtschaftlicher Maßnahmen und Kenn­größen

• Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich)

• Analyse (Ursachenforschung bei Soll-Ist-Abweichungen)

• Entwicklung und Koordination von Maßnahmen zur Beseitigung negativer Abweichungen

• Informationsversorgung von Entscheidungs­trägern

• Schaffung einer Transparenz in Personal- und Kosten­strukturen

• Lieferung von Beiträgen zur Früherkennung von Chancen und Risiken im HR Management

• Koordination personalwirtschaftlicher Funktionen

• Teilfunktion des HR Managements

• Überwachung eines optimalen Verhältnisses zwischen Aufwand und Ertrag im Personalbereich

• aktuelle und zukünftigen Entwicklungen des Unternehmens sowie die Marktlage werden berücksichtigt

Die Optimierung von Aufwand und Ertrag bezieht sich auf die Mitarbeiter des Unternehmens hinsichtlich:

• Anzahl

• Struktur

• Kosten (faktororientierte Perspektive)

Und weiterhin auf die Prozesse im HR Management, wie z.B.:

• Recruiting

• Einsatz

• Entwicklung

• Entlohnung (prozessorientierte Perspektive)

• qualitative und quantitative Wertschöpfungsbeitrag des HR Managements zum Unternehmenserfolg muss transparent dargestellt werden

• strategische Steuerungsimpulse zur Erreichung der Unternehmensziele müssen geliefert werden

• Qualitativ

• Quantitativ

• Operativ

• Strategisch

• Prozessorientiert

• Faktororientiert

• Umsetzung der Personalstrategie

1. Überwachung der Gültigkeit der Kernprämissen

2. Erfassung der Erreichung der strategischen Ziele

• Überwachung der Erfüllung der operativen Pläne

• Orientierung an Unternehmenszielen und -strategien

• In- und Umwelt: Stärken, Schwächen, Chancen, Risiken

• Ganzheitlich-konzeptionelle Integration der Teilbereiche

• Überwiegend langfristige Orientierung

• Proaktive Mitwirkung bei Planung: Personal als Ressource

• Controlling als strategischer Partner

• Orientierung an Instrumenten

• Orientierung an internen Anforderungen, Vernachlässigung externer Entwicklungen

• Geringe Abstimmung der Teilbereiche

• Überwiegend kurzfristige Orientierung

• Reaktive Folgeplanung

• Niedriger Status des Controllings

• befasst sich mit der Erfassung, Aufbereitung und Steuerung qualitativer Daten wie z.B. Motivation, Commitment, Führungsverhalte, Mitarbeiterqualifikation etc.

• die Daten werden i.d.R. über mess- und steuerbare Indikatoren erhoben.

• Soft Skills

• defasst sich mit der Erfassung, Aufbereitung und Steuerung quantitativer Kennzahlen wie z.B. Kosten, Kopfzahlen etc.

• die Daten sind metrische Kennzahlen.

• Hard Facts

Faktororientiertes PC beinhaltet Betrachtungen und Analysen zur Steuerung des Einsatzes des Faktors Personal. Dazu gehören:

• Analyse der erzielten Ergebnisse des Faktoreinsatzes, z. B. Personalkosten, Mitarbeiterzeiten, Anzahl der Mitarbeiter etc.

• Struktur der Mitarbeiter im Fokus, z. B. Alter, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Zu- und Abgänge etc.

Prozessorientiertes PC betrachtet personalwirtschaftliche Prozesse und fokussiert sich auf:

• Kundenorientierung, d.h. die Anpassung der Leistungen des HR-Bereichs an die Wünsche und Bedürfnisse der Leistungsnehmer

• Prozessoptimierung der Personalarbeit, optimale Gestaltung der internen Prozesse zum Erreichen einer angestrebten Außenwirkung, wie z. B. Recruiting, Employer Branding etc.

• Personaldaten-Informationssystem, z. B. Personaldaten, Gehälter, Qualifikationsdaten etc.

• Externes Rechnungswesen, z. B. Bilanz, GuV

• Kosten- und Leistungsrechnung, z. B. Kostenarten, Kostenträgerrechnung

• Technische Abbildungen von Personalprozessen, z. B. Bewerber, Veranstaltungsmanagement

• Prozessorientierte Evaluationsverfahren, z. B. Prozessaudits

• Mitarbeiterbefragungen, z. B. Interviews, Umfragen

• Datenbanken, z. B. über Eurostat / Destatis für demografische Daten

• Arbeitsmarktstudien, z. B. über Branchenverbände

• Benchmarks, z. B. über Wettbewerber

• Kennzahlensammlungen, z. B. über Arbeitgeberverbände, DGFP, etc.

• Kennzahlen ermöglichen schnelle Orientierung

• KPIs (Key Performance Indicators) sind bedeutende Schlüsselkennzahlen

• Darstellung von KPIs in einem HR Dashboard

• Beispiele für HR-Kennzahlen:

  • FTE

  • Krankheitsquote

  • Offene Stellen

1. Ist-Situation ermitteln

2. Ziele setzen

3. Methoden

4. Planwerte bilden

5. Maßnahmen planen

6. Abweichungen analysieren

7. Ergebnisse berichten

8. Datenbasis

1. Direkte Unterstellung unter die Unternehmensleitung

2. Integration in die Personalabteilung

3. Integration in die Finanzabteilung

4. Integration in die Controllingabteilung

Personalabteilung

• Höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern

• Geringere Datenschutzprobleme

• Bessere Berücksichtigung von Besonderheiten des Personalmanagements (z.B. Soft Facts)

Controllingabteilung

• Größere Unabhängigkeit von der Personalabteilung

• Besserer Zugriff auf Unternehmensdaten

• Höhere Kompetenz bei Techniken und Methoden des Control