Begriffe und Grundlagen im IT-Projektmanagement

• Entwicklungsprojekte: Projekte mit dem Ziel, etwas Neues zu erschaffen, z. B. IT-Systeme oder Strategien;

• Wartungsprojekte, Betreuungsprojekte: Projekte mit dem Ziel, bestehende IT-Systeme zu warten und die Anwendenden bei deren Einsatz zu unterstützen;

• Projektierungsprojekte: Projekte mit dem Ziel, Änderungen der aktuellen IT-Infrastruktur vorzubereiten und zu planen, wie die Einführung einer neuen Anwendung;

• Änderungsprojekte: Projekte mit dem Ziel, die aktuelle IT-Infrastruktur eines Unternehmens zu ändern, etwa Systemeinführungen;

• Forschungsprojekte, Versuchsprojekte: Projekte mit dem Ziel, durch die prototypische Umsetzung von System und Prozessen benötigte Informationen zu erhalten, die bei Entscheidungen über Änderung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens benötigt werden;

• Rationalisierungsprojekte, Outsourcing-Projekte: Projekte mit dem Ziel, aktuelle Abläufe und Strukturen innerhalb einer Organisation zu optimieren bzw. stärker auf die wertschöpfenden Geschäftsprozesse zu konzentrieren, beispielsweise die Auslagerung des Rechenzentrumsbetriebs an Dienstleister:innen;

• Beratungsprojekte: Projekte mit dem Ziel, Kund:innen bei der Konzeption, Planung, Entwicklung, Inbetriebnahme und dem laufenden Betrieb von IT-Systemen zu unterstützen.

Beispiele für (IT-)Projekte:

− Upgrade aller Rechner auf neue

Windows-Version

− Einführung eines neuen ERP-Systems

− Neubau eines Rechenzentrums

− Auslagerung der IT-Abteilung zu

Dienstleister

Beispiele für NICHT-(IT-)Projekte

− Fortlaufende Wartung von

Standardsoftware

− Kontinuierliche Weiterentwicklung von

Eigenentwicklungen

− Support der Anwender durch Mitarbeiter

Für Aussagen über die Komplexität eines Projekts wird häufig der geplante, bzw. nach Projekt­ende der tatsächliche, Aufwand in Personentagen bzw. Personenjahren angegeben. Weitere Maße zur Bestimmung von Komplexität sind:

• Anzahl der aktiv am Projekt beteiligten Mitarbeitenden,

• Anzahl der Stakeholder,

• Anzahl der Systeme und Systemschnittstellen, die durch das Projekt erstellt bzw. geändert werden,

• Anzahl der Organisationen, die im Projekt zusammenarbeiten,

• Kritikalität des Projekts hinsichtlich der wertschöpfenden Geschäftsprozesse,

• Zeitdauer, für die das Projekt geplant ist, sowie

• das zur Verfügung stehende Projektbudget.

Änderungsprozess

Der Änderungsprozess wird auch als Change-Prozess oder Change bezeichnet.

Der Begriff steht für die Zusammenfassung aller Änderungen und Anpassungen an der IT-Infrastruktur und der Organisationsstruktur eines Unternehmens

im Zusammenhang mit der Einführung oder Änderung von IT-Systemen.

• Einzigartigkeit

• Komplexität

• Temporäre Organisationsform.

Analyse des beschriebenen Problems und der genannten Ziele hinsichtlich einer

tatsächlichen Änderungsnotwendigkeit und Änderungsmöglichkeit

• Genaue Analyse des beschriebenen Problems, die Erarbeitung der Organisation und der Projektrisiken

• Ergebnisse sind ein Projektauftrag, ein grober Ablaufplan und ein erster Organisationsplan des Projekts mit Rollen, Verantwortlichkeiten und vom Projekt betroffenen Organisationseinheiten

• Erste Beschreibung der Ziele, die durch ein Projekt erreicht werden sollen

• Erstellung von konkreten Projektdokumenten aus ersten und noch unausgereiften Ideen

• Ergebnis kann Aufgabenstellungen, Vorgehensweisen und Verantwortlichkeiten umfassen

• Entscheidung für eine Lösungsvariante und deren Detaillierung im Hinblick auf die anschließende Realisierung

• Unterteilung Grobkonzept und Feinkonzept

• Beginn Requirements Engineering Aktivitäten

• Erweiterung der Projektplanung um

  Rahmenzeitplan, wichtige Projektmeilensteine,

  mögliche Teilprojekte und erste Einschätzung der zu veranschlagenden Aufwände für die Realisierung

Umsetzung

der erforderlichen Änderungen an der IT Anwendungslandschaft

• Typische Aktivitäten: technische Spezifikation, Erstellung einer

• Architekturbeschreibung, Implementierung und Qualitätssicherung des IT Systems

• Anpassung und Bereitstellung aller benötigten IT Systeme

• Dokumentation und Handbücher sowie ein detailliertes Konzept zur Inbetriebnahme und Wartung

Auswahl konkreter Organisation des Projektmanagements und des anzuwendenden

Softwareprozessmodells

• Technische und organisatorische Überführung der Ergebnisse der Phase Realisierung in die Betriebsumgebung

• Umfasst häufig einen Parallelbetrieb alter und neuer Systeme, Aktivitäten zur Datenmigration und das Schulen von Nutzern und Supportteam

• Kritische Phase (Verfügbarkeit und reibungsloses Funktionieren von IT Systemen)

• Oftmals benötigen Änderungen an IT Systemen auch organisatorische Veränderungen einer Organisation (Änderungen von Rollen und Arbeitsplatzbeschreibungen oder Abteilungsstrukturen)

• Übergabe der Projektergebnisse an für den Betrieb und die Nutzung verantwortlichen Organisationseinheiten bzw. den Auftraggeber

• Projektorganisation ist aufgelöst und Projekt buchhalterisch beendet

• Abschluss erfolgt immer (auch bei Abbruch oder Nicht Erreichen des Ziels)

• Ergebnisse: buchhalterische Schlussrechnung des Auftragnehmers, die Dokumentation der gelieferten Ergebnisse sowie eine Projektdokumentation mit Darstellung des Stands der Zielerreichung

Multiprojektmanagement:

• Planen, Überwachen und Steuern von mehreren aktive Projektprozesse zu einem Zeitpunkt

Projektportfolio:

• Menge aller aktiven Projektprozesse

Ziele:

• Auswahl und Genehmigung der Projekte mit den größten Nutzen

• Priorisierung der aktuell alufenden Projekte

• Kontinuierliche Bewertung für mögliche Steuerungsmaßnahmen

• Projektportfolio-Board (auch: Portfolio-Board),

• Projektmanagement-Office (PMO) sowie

• Projektportfolio-Manager (auch: Portfolio-Manager)

• Strategische Entscheidungen: Auswählen, Genehmigen und (Re --)Priorisieren von Projekten

• Entscheidung zu Phasenübergängen

• CIO, IT Führung und Leiter des PMO

Operative Überwachung und Steuerung

• Unterstützung des Projektportfolio Boards

• Kapazitätenplanung und Ressourcenzuteilung

• Unterstützung einzelner Projekte (Projektmanagementtechniken und werkzeuge

• Der Portfolio-Manager ist Schnittstelle zwischen Projektmanager und Portfolio-Board

• Moderation des PMO

• Überwachung einzelner Projekte

• Eskalation an Portfolio-Board bei Bedarf

Auf Grundlage eines sogenannten Projekt-Proposals

• Je nach Unternehmen gibt es dafür ein vom PMO bereitgestelltes

  Standardtemplate

  
  

z. B. Einführung von SAP, Digitalisierung in der öffentlichen

Verwaltung, Umsetzung der DSGVO

Charakteristika von Projekten (v. a. Einmaligkeit, Zielvorgabe,

Organisation) und IT Projekten (Wartung, Outsourcing)

z. B. überzogene Erwartungen, zu knapper Zeitplan,

mangelhafte Kommunikation