1. Systemanalyse – 1.1 Strategische Planung

Organisation von GIS-Einführung überzeugen

–> Gründe und Potenziale benennen

1. Problemauslösung

1. Kurzanalyse

1. Projektvorschlag

1. Aufbau Projektgruppe

1. Projektplanung

• subjektive Problemerkennung

• MA erkennen erin Problem und schlagen eine neue Lösung vor

• systematische Prüfung, zB. in Form von

  • SWOT-Analyse (Analyse des IST-Zustandes)

  • Schwachstellenanalyse

  • Kennzahlen (zB. Zeitbedarf, Fehlerhäufigkeit, Personaleinsatz)

  • Checklisten

  • Untersuchung von Verbesserungszielen

• gezieltes Untersuchen von neuen Technologien, Arbeitstechniken und -methoden zur Verbesserung des Status Quo

Fachebene

• subjektive Problemerkennung – Erkenntnis von Innen (durch MA)

  • zB. nach Fortbildungen oder im Vergleich zu Mitbewerbern

Leitungsebene

• systematische prüfung – Erkenntnis aus der Führungsebene

  • anhand betriebswirtschaftlicher Kennzahlen (zB. Ziel Effizienzsteigerung)

Umwelt

• Verbesserungspotenziale / neue Technologie – Erkenntnis von Außen

  • zB. Open-Data

Ziel:

Wie argumentiere ich für ein Projekt?

1. Situation beschreiben und abgrenzen

   • zB. zunehmender Verwaltungsaufwand durch die hohe Anzahl an zu verwaltenden Liegenschaften

2. Bedeutung der Problemfaktoren

   • Problemauslöser beschreiben

3. Ursache des Problems beschreiben

4. ein oder mehrere Lösungsansätze skizzieren

5. Risiken und Hemmnisse der Lösungsansätze benennen

6. Nutzen der Problemlösung darstellen

Ergebnis:

Projektantrag, der im Rahmen der informationstechnischen Projekte des Unternehmens / der Verwaltung bewertet und terminiert wird

1. 
   

   Projektgruppe –> Projektleiter ⇄ Unternehmensführung

1. 
   

   Projektgruppe –> Projektleiter ⇄ Lenkungsausschuss ⇄ Unternehmensführung

* Lenkungsausschuss

= im PM oberstes beschlussfassendes Gremium eines Projekts

Projektgruppe

• Schwerpunktbildung für einzelne MA

• verschiedene Fachbereiche und Hierarchiestufen werden beteiligt

• gemeinsames Projekt

• Wahrnehmung breiter Interessen

• Externe Berater können effektiv eingesetzt werden

• hoher Abstimmungsaufwand   (hoher Arbeitsaufwand → unnötig lange Dauer)

• normale Arbeit bleibt liegen

Einzelne oder wenige MA

• lange Projektdauer

• hohe Qualifikationsanforderungen

  • Einzelner muss fachlich, organisatorisch, strategisch versiert sein

• Ausfallrisiko

  • wenn der Beauftragte das Projekt/Unternehmen verlässt ist das Wissen weg

• geringes Maß an Partizipation

  • Diversität fehlt

• Einseitigkeit

• Projektleister (idR. nicht fachlich involviert –> PM)

• MA der betroffenen Abteilungen

• MA der Datenverarbeitung

• Personalrat (= MA-Vertretung)

  • muss bei wichtigen Entscheidungen immer vertreten sein –> kann schlau sein, ihn direkt in die 
 Projektgruppe zu stecken

• Organisation

  • zB. persönlicher Referent, Hauptamt, Vergabeamt

• Externer Berater

  • gerade dann, wenn man selbst noch kein GIS-Projekt durchgeführt hat

• Sensibilität und Empathie

  • für die Belange der MA und der Organisation

• Verständlichkeit

  • gerade technische Zusammenhänge verständlich übersetzen, sodass die Projektgruppe auf dieser Grundlage Entscheidungen treffen können

• Objektivität

• Vertrauen bilden

  • entsteht, wenn eine Seite einseitig in Vorleistung geht und die andere Seite dies nicht für einen kurzfristigen Vorteil ausnutzt, sondern dieses Vertrauen später erwidert → Vertrauen ist der Anfang von allem!

1. Projektgruppe ohne hierarchische Strukturierung

   • einzelne Aufgaben werden zeitlich begrenzt einzelnen Gruppenmitgliedern übertragen

     –> Bottom-Up   (die Gruppe steuert)

2. zwei Projektleiter mit den Schwerpunkten Organisation und Fachlichkeit

   • geteilte Last und Verantwortung (Backup bei Ausfall)

3. ein Projektleiter als Gruppensprecher, Gruppenleiter oder Projektleiter

   –> Top-Down

• Mitwirkung bei Festlegung der Projektziele

• inhaltliche Festlegung der Projektphasen

• MA-Auswahl

• fachliches Weisungsrecht   (aber kein Personalrecht)

• Entscheidungsrecht

• (personelle Zuständigkeiten)

• Information und Koordinierung der Projekt-MA

• Motivation und Stärkung der Identifikation der MA

• Förderung eines produktiven, kreativen Arbeitsklimas

• Projektplanung

• Projektsteuerung und -kontrolle

• Projektdokumentation

Planung

• systematische Durchdenken und Festlegen von Zielen,

  Verhaltensweisen und Maßnahmen

Verabschiedung

• Ergebnisse der Planung zur Diskussion stellen und in

  Kraft setzten

Durchführung

• Umsetzung in die Wirklichkeit

Kontrolle

• Überprüfung, in welchem Ausmaß die gesetzten Ziele und der erwartete Nutzen erreicht wurden

• Länge der Entscheidungswege

• Personalverfügbarkeit

• Angebotserstellung

• Lieferfristen

  
  

  
  

  
  

  ——

  bei der Zeitplanung nicht zu knapp kalkulieren

  • es wird länger dauern als erwartet

  • Fehler werden passieren

  • Gremien haben feste Tagungstage (erst dann werden Entscheidungen getroffen, so lange muss man warten)

• Strategische Planung:   10 %

• Ist-Analyse:   20 %

• Konzeptuelle Modellierung:   15 %

• Fachliches Soll-Konzept:   20 %

• Informationstechnisches Soll-Konzept:   8 %

• Kosten-Nutzen-Betrachtung:   10 %

• Systemauswahl:   10 %

• Konzeptuelle Datenerfassung:   7 %

Organisatorische Bedingungen

• Organisationsstruktur

• Organisationskultur

• zu beteiligende Stellen / Organisationseinheiten

• DV-Struktur

• auslösendes Moment für Systemeinführung

• zeitliche Vorgaben für Systemeinführung und Lebensdauer

• finanzielle und personelle Randbedingungen

Institutionelle Bedingungen

• geschäftspolitische Ziele

• verfahrenstechnische und DV-technische Ziele

• Prioritätsvorgaben

Politische Bedingungen

(in der Verwaltung noch viel mehr als in der freien Wirtschaft)

• Datenschutzbedingungen

• Sicherheitsbestimmungen

• Standards, technische regeln, genormte Datenaustauschformate

• weitere gesetzliche Vorgaben

• Festlegung der Integrationsbereiche

  • beteiligte Abteilungen/Abteilungsbereiche, Daten

• Arbeitsmittelplanung

  • Berücksichtigung in der Zeit- und Kostenplanung

• Arbeitsplanung

  • Erstellung von Arbeitsaufträgen

• Kostenplanung

  • Personalkosten, Qualifizierungskosten, Materialkosten, Fremdleistungskosten

• Kontrollplanung und Durchführung

  • Überwachung der fach- und termingerechten Durchführung des Projektes

    • Meilensteinkontrolle

    • Intervallkontrolle  (zB. wöchentlich)

• Machbarkeitsprüfung

  • institutionelle Faktoren, finanzielle Machbarkeit, technische Machbarkeit

• Risikoanalyse

  • Datenerfassung, Kosten Geobasisdaten, Datenqualität, Unterstützung durch Entscheidungsträger

• Klärung des formalen Rahmens

• Sicherung des gemeinsamen Verständnisses der Aufgabenstellung

• Klärung der Interessen der Gruppenmitglieder

• Motivation

• Vorschlag und gemeinschaftliches Festlegen der Vorgehensweise

• Sicherung der Übereinstimmung zwischen den Gruppenmitgliedern durch Erkennen und Beseitigen von Problemen und Hemmnissen  (zB. Ausbildungsdefiziten)

• Erkennen und Beseitigen von Problemen und Hemmnissen (zB. Ausbildungsdefiziten)

• Selbstreflexion des Projektleiters

  • zB. wurden alle wesentlichen Punkte beachtet? wurden Fehler gemacht? war das Vorgehen effektiv? wo müssen Ziele überdacht oder neu formuliert werden?

• Sammeln, Erfassen, beschreiben, Ordnen und Speichern von Dokumenten sowie ihre Bereitstellung und Nutzbarmachung für Zwecke der Information

  • Projektstandards

  • Projektentscheidungen und Projektänderungsanträge

  • Beschreibung von Daten- und Funktionsmodellen

  • Projektpläne und Checklisten

  • Testdaten und Testergebnisse

  • Projekttagebücher

  • Protokolle und Statusberichte

• Einbeziehung der künftigen Anwender des Systems in die Projektarbeit

• Beteiligungsformen

  • Einbeziehung in Ist- und Soll-Konzept

  • Mitarbeit in der Projektgruppe

  • allgemeine Informationen  (zB. Rundbriefe, Präsentationen)

  • Informationen über Teilergebnisse und Projektfortschritt

Abschluss der strategischen Planung ist der strategische Plan

Inhalte

• Einleitung und Gründe für Projektdurchführung

• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

• Projektziele

• Rahmenbedingungen

• einbezogene organisatorische Einheiten

• Vorstellung der Projektgruppe

• Aufgaben

• Ergebnisse der Machbarkeitsstudie

• Projektrisiken

• Kostenplanung

• Zeitplan

Ergebnis:

Genehmigung des Projektplans und Start des Projekts