Übungen

Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL)

§ 1 – Anwendungsbereich

• regelt Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen der öffentlichen Hand

  • gilt für Leistungen

    = alle Lieferungen und (Dienst-)Leistungen

  • ausgenommen

    • Bauleistungen (fallen unter VOB = Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

    • freiberufliche Tätigkeiten (fallen teilweise unter VOF = Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen)

      • beschreibbare freiberufliche Leistungen nach VOL

      • nicht-beschreibbare freiberufliche Leistungen (zB. klassischer Architektenauftrag) nach VOF

        
        

• Teil A (VOL/A): Allgemeinen Betsimmungen für die Vergabe von Leistungen

  • Basisparagraphen (Erster Abschnitt):

    • Ausschreibungen nach deutschem recht

  • b-Paragraphen (Dritter Abschnitt)

    • Ausschreibungen nach europäischem Recht für bestimmte Sektoren

  
  

  • a-Paragraphen (Zweiter Abschnitt) (EG-Paragraphen)

    • Ausschreibungen nach europäischem Recht (EG-Ausschreibungen)

    der VOL/A gilt nicht mehr

    • seit 18.04.2016 durch die früheren Fassungen wesentlich umfangreichere Vergabeverordnung ersetzt ist

    • die Schwellenwerte ergeben sich dabei aus § 106 des Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen

• Teil B (VOL/B): Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

  • Klauselwerk mit dem Charakter von AGBs, das von öffentlichen Auftraggebern nach § 9 Nr. 2 VOL/A zum Bestandteil des abzuschließenden Vertrags zu machen ist

—

• Verdingung = Vergabe von Arbeiten durch Ausschreibung

• VOL ist anzuwenden, wenn die Schwellenwerte der Vergabeverordnung erreicht werden

  
  

  
  

• bis 2009 Verdingungsordnung für Leistungen

• wird vom Deutschen Verdingungsausschuss für Leistungen (DVAL) beschlossen

• dient der Umsetzung entsprechender EU-Richtlinien

• 2016 ging der Regelungsgehalt der VOL/A in die Vergabeverordnung VgV und die Unterschwellverordnung UVgO auf

  • 2016 haben 12/16 Bundesländern die UVgO in Kraft gesetzt – Hessen steht noch aus

• für Dienst- und Lieferleistungen ist die UVgO anwendbar

  • solange noch kein entsprechender Anwendungsbefehl ergangen ist – so auch in Hessen – ist die VOL/A anzuwenden

• Öffentliche Ausschreibung

• Beschränkte Ausschreibung

• Freihändige Vergabe

(sonstige: Direktkauf bei Aufträgen unter 500 €)

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• Vergabe von Aufträgen erfolgt in Öffentlicher Ausschreibung

  • in begründeten Ausnahmefällen ist eine Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe zulässig

• bei Beschränkten Ausschreibungen und Freihändigen Vergaben sollen mehrere – grundsätzlich mindestens drei – Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden

  • Teilnehmerwettbewerb

Öffentliche Ausschreibung

• Abschnitt 1 § 3 Nr. 1 Abs. 1 VOL/A

• nach öffentlicher Aufforderung wird unbeschränkte Anzahl an Unternehmen zur Einreichung von Angeboten für Leistungen aufgefordert

  • richtet sich an eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen

  • alle Unternehmen, die im geforderten Marktsegment tätig sind und die gewünschte Leistung anbieten, können ein Angebot abgeben und somit am Wettbewerb teilnehmen

• bildet die Regel

  • nur bei besonderen Gründen darf abgewichen werden

Beschränkte Ausschreibung

• beschränkte Zahl von Unternehmen wird zur Einreichung von Angeboten aufgefordert (Abschnitt 1 § 3 Nr. 1 Abs. 2 VOL/A)

  • Anzahl der Bieter wird durch eine Vorauswahl der Vergabestelle begrenzt

  • ausgewählte Anbieter werden dann von der Vergabestelle zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert

• soweit es zweckmäßig ist, soll hierbei ein sog. Teilnahmewettbewerb zur Vorauswahl möglicher Bieter vorangehen (Abschnitt 1 § 3 Nr. 1 Abs. 4 VOL/A)

• geplante Auftragsvergabe wird öffentlich bekannt gegeben und alle interessierten Unternehmen können dann Anträge auf Teilnahme stellen

• Vergabestelle wählt dann unter Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze aus diesen Bewerbern geeignete aus, -die dann zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden

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–> aus dem Bewerberkreis wird eine beschränkte Anzahl an Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert

–> man muss Gründe für beschränkte Vergabe benennen

(nur diese Unternehmen können diese Leistungen bieten…)

Freihändige Vergabe

• Aufträge für Leistungen werden ohne ein förmliches Verfahren vergeben (Abschnitt 1 § 3 Nr. 1 Abs. 3 VOL/A)

• Vergabestelle fordert Unternehmen direkt zur Abgabe von Angeboten auf

• Verfahrensablauf hier grundsätzlich frei

  • Vergabestelle kann somit also auch bspw. mit den Bietern über Inhalt und Preise verhandeln

• soweit es zweckmäßig ist, soll hierbei ein Teilnahmewettbewerb zwischen den Bietern vorangehen (Abschnitt 1 § 3 Nr. 1 Abs. 4 VOL/A)

• idR. bei Leistungen von geringem Wert, bei besonderer Eilbedürftigkeit oder bei Leistungen, die gewerblichen Schutzrechten unterliegen

  • Wertgrenze kann durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister – ggf. Landesminister – erlassen werden

1. Art der Veröffentlichung

2. Mindestinhalte der Bekanntmachung

3. Wer bei welcher Art der Vergabe die Vergabeunterlagen erhält

(zu 1)

Öffentliche Ausschreibungen, Beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb und Freihändige Vergaben mit Teilnahmewettbewerb sind in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern, Fachzeitschriften oder Internetportalen bekannt zu machen. Bekanntmachungen in Internetportalen müssen zentral über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können.

(zu 2)

Aus der Bekanntmachung müssen alle Angaben für eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren oder zur Angebotsabgabe ersichtlich sein

(zu 3)

Die Vergabeunterlagen sind zu übermitteln

• a) Öffentliche Ausschreibung:

  • an alle anfordernden Unternehmen

• b) Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb und Freihändiger Vergabe mit Teilnahmewettbewerb

  • an die Unternehmen, die einen Teilnahmeantrag gestellt haben, geeignet sind und ausgewählt wurden

• c) Beschränkte Ausschreibung und Freihändiger Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb

  • an die Unternehmen, die von den Auftraggebern ausgewählt wurden

1. Bezeichnung und Anschrift der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle, der den Zuschlag erteilenden Stelle sowie der Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind

   • Hessische Verwaltung der staatlichen Schlösser und Gärten; FRA-UAS, Labor für Geoinformation, Nibelungenplatz 1, 60318 Frankfurt am Main, E-Mail: seuss@fb1.fra-uas.de

2. Art der Vergabe

   • öffentliche Ausschreibung

1. Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind

   • schriftlich (Mail)

2. Art und Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistungserbringung

   • Consulting zur GIS-Konzeption und Systemeinführung

     • Erstellung eines GIS-Konzepts mit der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für die Einführung eines Geoinformationssystems und Begleitung bei der Systemeinführung

3. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose

   • entfällt

1. ggf. Zulassung von Nebenangeboten

   • nicht zugelassen

2. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist

   • Ausführungsbeginn: unmittelbar nach Beauftragung voraussichtlich Mitte Mai Ausführungsende 31.12.2024

3. Bezeichnung und Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können

   • FRA-UAS, Labor für Geoinformation, Nibelungenplatz 1, 60318 Frankfurt am Main, E-Mail: seuss@fb1.fra-uas.de

4. Teilnahme- oder Angebots- und Bindefrist

   • die Vergabeunterlagen sind bis spätestens 1 Kalendertag vor der Eröffnung anzufordern

   • Fragen zur Angebotsstellung können bis spätestens 3 Kalendertage vor dem Einreichungstermin per E-Mail gestellt werden

   • Einreichungstermin des Angebots: bis spätestens 18.04.2023 bis 12 Uhr

   • das Angebot gilt als nicht berücksichtigt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist = 30.04.2023 kein Auftrag erteilt worden ist

5. Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen

   • keine Zahlungsbedingungen nach § 17 VOL/B

6. wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind

   • keine Zahlungsbedingungen nach § 17 VOL/B

7. die mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen

   • drei vergleichbare Referenzobjekte im Umfeld von staatlichen Verwaltungen; davon mindestens zwei Referenzobjekte aus dem Bereich von Landesverwaltungen, ein Referenzobjekt aus der Wirtschaft möglich

8. sofern verlangt, Höhe der Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen im offenen Verfahren

   • 0 € (keine Rückerstattung)

9. Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden

   • siehe Vergabeunterlagen

weniger Text, wirklich einfach nur schreiben, dass man die Vergabeunterlagen anfordert

Inhalte Vergabeunterlagen / auszufüllen

• Einleitung (Vorhaben)

• Leistungsbild des Bieters

  • Ablauf, Übersicht Projektphasen

• Auswahlverfahren

  • Eignungskriterien

  • Ablauf der Ausschreibung

    • Bieterpräsentation, Zeitplan, …

  • Bewertungsschema

    • Hersteller/Bieter, Referenzen, Präsentation

• Ausschreibungsbedingungen und Vertragsgrundlagen

• Preis und Bieterangaben

  • Angebotssumme, Tagessätze

  • Bieterangaben

    • Name, Rechtsform, Geschätssitz, Gruündungsjahr, Gerichtsstand, Ansprechpartner

    • im Bereich Consulting: seit wann? Tätigkeitsschwerpunkt, Projekte, Migrationsprojekte, Umsatz, Anzahl Mitarbeiter

  • Angaben der Referenzen

    • Unternehmen, Ansprechpartner

    • Art der Consulting-Dienstleistung

      • Aufgabenstellung und Umfang des Dienstleistungsauftrags

      • eingesetzte Softwareprodukte

      • Anzahl Anwender

      • Zeitraum, Anzahl Consulting-Tage

Inhalte Bieterpräsentation

• kurze Unternehmensvorstellung

  • Ansprechpartner, Sitz, Gründung, Leistungen, Anzahl MA

• Vorstellung der Vorgehensmethodik

  • Projektplanung (Entwicklung Strategischer Plan

  • Systemanalyse (Bildung Projektgruppe, Entwicklung fachlchen und IT-Konzepts, Kosten-Nutzen-Analyse)

  • Systemauswahl (Ausschreibung, Angebotsbewertung, Empfehlung)

  • Systemeinführung (Installation, Abnahme, Schulung, Datenintegration, Überführung in Dauerbetrieb)

  • Zeitplan

• Vorstellung der Referenzprojekte

  • Unternehmen, Ansprechpartner

  • Art der Consulting-Dienstleistung

    • Aufgabenstellung und Umfang des Dienstleistungsauftrags

    • eingesetzte Softwareprodukte

    • Anzahl Anwender

    • Zeitraum, Anzahl Consulting-Tage

• vorläufige Bepreisung der Leistungen

• Diskussion/Fragen

Vergabevorschlag

• Vollständigkeit der erforderlichen Angaben

• Qualität der Referenzprojekte

• Kompetenz

• Vortraggstil

• …

§ 20 VOL/A

Die Dokumentation sollte mindestens folgende Angaben enthalten

• Gründe für die Anwendung der Beschränkten Ausschreibung und Freihändige Vergabe

• Gründe für den Verzicht auf die Vergabe von Teil- oder Fachlosen

• Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eignungsnachweisen erfordert und gegebenenfalls warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über die Eigenerklärung hinausgehen

• Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl

• Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung

• Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebotes

• ggf. Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder einer Rahmenvereinbarung verzichtet hat

—

• der Zuschlag erteilt werden, weil es das wirtschaftlichste ist im Hinblick auf

  • Preis

  • Qualität

  • Gestaltung

  • Folgekosten

  • Fristen

  • Funktionalität

  • Konstruktion

  • Betriebskosten

  • Vergütungsbedingungen

  • Technische Beratung

  • Wartung

  • Rentabilität

• Auftraggsumme

• Allgemeine Fragen an MA

  • derzeitige Beschäftigung und Aufgabenbereiche

• Erhebung der verwendeten Systeme

  • Softwareprodukte/ Programme

  • Verwendungszweck

  • Funktionen

  • Zufriedenheit

  • Probleme/ Einschränkungen

  • Wünsche

• Erhebung der eingesetzten Schnittstellen

  • Wie werden Daten zwischen den Systemen ausgetauscht und synchronisiert?

    • Datenexport/-import)

    • automatisch oder manuell

  • verwendete Datanbanken

• Erhebung der wesentlichen zu unterstützenden Arbeitsabläufe

  • sind bisherige Prozesse dokumentiert/ beschrieben?

  • Welche Arbeitsabläufe sollten durch das GIS unterstützt werden?

    • wer ist für diese zuständig?

    • gibt es spezifische Anforderungen/ Besonderheiten, die berücksichtigt werden müssen?

    • gibt es Probleme bei derzeitigen Arbeitsabläufen? (zB. was dauert zu lang?)

• Erhebung und Sichtung der zu migrierenden Datenbestände

  • Welche Datenbestände müssen aus den bestehenden Systemen in das neue GIS-System migriert werden?

    • Wie umfangreich sind diese Datenbestände und wie sind sie strukturiert?

    • Wie werden die Daten bisher erfasst?

    • Wie schätzen Sie die derzeitige Datenqualität ein und wie wird diese gesichert?

  
  

• Dokumentation der Ist-Situation

Hessische Verwaltung der staatlichen Schlösser und Gärten

• allgemeine Informationen zur Verwaltung

  • Aufgaben

  • Organigramm

    • Abteilungen (Leitung, Kontakt, …)

• allgemeine Inhalte und Ziele einer IST-Analyse

• Vorgehen IST-Erhebung

  • Leitfaden-gestütztes Interview

  • gestellte Fragen

• Ergebnisse

  • verwendete Systeme

    • Software

    • Hardware

  • verwendete Daten

  • Schnittstellen

  • Prozesse

    • Aufgaben und Arbeitsabläufe

    • Wie werden die Anwendungen, Daten, Funktionen genutzt?

  • Ziele und Wünsche der MA / Erwartungen an GIS-Einführungen

• weitere Schritte

Inhalte

• Projektbeschriebung

  • Vorhaben

• Ziele und Inhalte Soll-Konzept

  • konzeptuelles Modell

  • fachliches Konzept

  • IT-Konzept

• Konzeptuelles Modell

  • Datenmodell

    • Objektklassen

      • Attribute

        • Datentyp (text, short integer, boolean)

    • Bsp.

      • Objektklasse: Bauwerk

        • Bezeichnung: text

        • BarFrei: boolean

  • Definition Datentypen

  • Einheiten

    • Quadratmeter, Meter, Tonnen, Volt, Kubikmeter pro Stunde, Bar

• Fachliches Konzept

  • Informationsprodukte (aktuell, künftig)

    (Bestandsplan, Lageplan, Veranstaltungsplan, Besucherplan, Grünflächenamt, Gefahren-/Feuerwehrplan, Leitungsplan, …)

    • Produkt: Lageplan

    • Inhalt: städtebauliches Gefüge

    • Anwendung: Übernahme in Pflegewerk

    • Maßstab: 1:10.000 bis 1:25.000

    • Basisdaten: ALK

    • Verknüpfung: –

    • Adressat: intern/extern

  • Geschäftsprozesse

    • Geschäftsprozess

      • Pflege/ Erhaltung

    • beteiligte Stellen

      • Gartenabteilung, Parkleitung/Außenstellenleiter, Archiv, Baumpflege

  • Betriebsmodell

    • Ziel: feststellen, ob Betrieb des Systems intern geleistet oder externen durch einen Dienstleister geschieht

      • Erhebung von geometrien (extern)

      • Erhebung von Sachdaten (intern)

      • Qualifizierung und Verarbeitung (intern)

      • Datenverwaltung

      • Analyse

        • intern: wiederkehrend, weniger Komplex

        • extern: komplex, einmalig, umfangreich

      • Produkterstellung (intern)

      • GIS-Projektmanagement (intern)

      • Anwendungsentwicklung (extern)

  • Organisatorische Einbettung

    • Einrichtung einer Zentralen Stelle

      • zusätzliche MA für Ersterfassung, der Aktualisierung von Geometrien, Analysen und dem Datenmanagement

• IT-Konzept

  • Systemarchitektur und Hardwareausstattung

    • Client-Server-Architektur

      • Nutzer: stationäre/mobile Endgeräte, Sicht, vollwertige GIS-Arbeitsplätze, Webzugang

      • Anwendungsebene: Web- und Applikationsserver

      • Datenbankmanagementsystem: zentrale Datenhaltung (Geodaten, Dokumente, administrative Daten)

  • Zugriffsrechte

    • Nutzergruppe

      • Leserechte

      • Schreibrechte

      • Adminrechte

  • Software

    • Standardlösung vs. Eigenentwicklung

    • opensource?

  • Fachschalen

  • Schnittstellen

• Datenbeschaffungskonzept

• Allgemeine Anforderungen

Teil 1: Kapitalwertbetrachtung

(monetär-quantifizierbare Kriterien)

1. Entwicklungskosten und Entwicklungsnutzen

1. Betriebskosten und Betriebsnutzen

Teil 2: Nutzwertbetrachtung

(qualitativ-strategische Bedeutung)

–> Gewichtungen festlegen

–> Punktbewertung 0-10 vergeben

1. Qualitativ strategische Kriterien

1. Externe Effekte

1. Planung einer Beschaffung

   • Bedarfsermittlung/-feststellung, Risikoanalyse und Zeitplanung

   • Markterkundung und Bedarfsstrukturierung

   • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Auftragswertschätzung und Klärung der Haushaltsmittel

   • Prüfung besonderer Beschaffungsvarianten

   • Beschaffungskonzeption

   
   

2. Design einer Beschaffung

   • Losbildung

   • Wahl der Verfahrensart mit Zeitplanung

   • Besondere Methoden und Instrumente

   • Erstellung der Vergabeunterlagen

   • Verfahrensdokumentation und Entscheidung zur Durchführung

1. Durchführung eines Vergabeverfahrens

   • Einleitungsphase

   • Bewerbungsphase

   • Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge

   • Angebotsphase

   • Prüfung und Wertung der Angebote und Verhandlungen

   • Zuschlagsphase

Auftraggeberseitige Akteure

• Öffentliche Auftraggeber

  • Staat, Einrichtungen des öffentlichen Rechts, …

• Bedarfsträger / Fachabteilung

  • Behörden, Institutionen oder Unterorganisationen (zum Beispiel Fachabteilungen) dieser Einrichtungen

• Vergabestelle

  • schreibt öffentliche Aufträge u.a. für Liefer- und Dienstleistungen aus und führt Vergabeverfahren durch

    • koordiniert und leitet Verfahren

    • fungiert als alleiniger Ansprechpartner für die Bewerber / Bieter

    • verantwortlich für die Einhaltung der formellen Vorschriften bei einer Beschaffungsmaßnahme

    • prüft formale Anforderungen der Bewerbungsbedingungen

    • Erstellung der Vergabeunterlagen, Zuschlag, …

• Beauftrager für den Haushalt

  • bei jeder Dienststelle, die Einnahme oder Ausgaben bewirtschaftet

  • Erstellung der Unterlagen für Finanzplanung und für den Entwurf des Haushaltsplans, sowie Ausführung des Haushaltsplans

    • ab gewissen Auftragswert bei Beschaffungsmaßnahmen einzubeziehen

  • verantwortlich für die Freigabe der Haushaltsmittel

• Justiziariat (wenn nicht vorhanden durch Vergabestelle)

  • betreut innerhalb des Vergabeverfahrens die rechtlichen Aspekte federführend

  • Erstellung, Prüfung und Ausfertigung des Vertrages

  • erstellt formale Bewerbungsbedingungen

  • überwacht das Verfahren hinsichtlich der Einhaltung der vergaberechtlichen und anderweitig geltenden rechtlichen Vorschriften

• Strategischer Einkauf

  • unterbreitet dem Auftraggeber auf Grundlage von fachlichen und finanziellen Überlegungen strategische Vorgaben zur Beschaffungsoptimierung

  • Homogenisierung der Beschaffungsvorgänge

    • zB. Umsetzung von IT-Standards, einheitlicher Support

  • im Einkauf niedrigere Preise durch höhere Stückzahlen

• Externer Berater

  • durch personellen Engpass bei Auftraggeber oder Komplexität der fachlichen beziehungsweise rechtlichen Anforderungen an die Beschaffungsmaßnahme

  • Einsatz eines externen Dienstleisters ist in Vergabeunterlagen aufzuführen

    –> u.a. Einsicht in datenschutzrechtlich relevante Dokumente

    –> Verschwiegenheitsverpflichtung

• Datenschutzbeauftrager

  • verfügt über Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechtes und der Datenschutzverfahren

    • bei Verarbeitung personenbezogener Daten in Auftragsverhältnissen

    • zB. bei Cloud Computing (SaaS)

Auftragnehmerseitige Akteure

• Bewerber und Bieter im Vergabeverfahren

  • wer als Bewerber/Bieter in einem Vergabeverfahren auftreten kann, richtet sich nach den in den Vergabeunterlagen aufgeführten Anforderungen und Kriterien

• Auftragnehmer

  • Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat

  • Vergabeverfahren entdet mit Zuschlag

    
    

Sonstige Stellen

• zB. Interessenverbände

• Dienen der optimalen Vorbereitung des operativen Beschaffungsprozesses:

• Standardisierung der Beschaffung führt zu Reduzierung der internen Kosten

  • seitens des öffentlichen Auftraggebers und auch seitens des Auftragnehmers

  • standardisierte und wiederkehrende Beschaffungen entwickeln einen hohen Wiedererkennungswert im Markt und helfen insoweit auch die Angebotsprozesse der Bieter effizienter zu gestalten

Aktivitäten

• Markterkundungen und Marktbeobachtungen

• Bedarfsstrukturierungen

• Prüfung alternativer Beschaffungsvarianten

• Übergreifende Beschaffungskonzeptionen

Methoden und Instrumente

• Interaktion mit dem Markt

  • ständige Interaktion der Bedarfsträger und der Vergabestelle mit dem Markt im Sinne einer Marktbeobachtung, einer Marktanalyse beziehungsweise einer Einflussnahme auf den Markt (Marktsteuerung)

• Bündelung von Bedarfen

  • um die Effizienz der Beschaffung zu erhöhen

    • in der frühen Phase der Bedarfsdefinition die Bedarfe dahingehend geprüft werden, ob diese mit anderen Bedarfen gebündelt werden können

    • reduziert Kosten der Beschaffungsmaßnahme

    • Konzentration des Marktes auf das

      konkrete Beschaffungsvorhaben

• Vorausschauende Planung von Rahmenvereinbarungen

  • es bietet sich an, Planungen von Beschaffungsmaßnahmen umfänglicher Rahmenvereinbarungen zu veröffentlichen und damit dem Anbietermarkt frühzeitig anzukündigen

• Einsatz von E-Vergabe-Werkzeugen

  • helfen der Vergabestelle, die vom Bedarfsträger formulierten Bedarfe zu strukturieren, Bündelungsmöglichkeiten frühzeitig zu erkennen und wiederkehrende Bedarfe über standardisierte Beschaffungsprozesse auszuschreiben

Mit Annahme eines Angebotes.

• ein dem ausgewählten Bieter übermitteltes Zuschlagsschreiben stellt eine solche Annahme und damit auch den Abschluss des Vertrages dar

  • dringend vorher alle Vertragsfragen abschließend klären

  • bereits in Vergabeunterlagenn alle vertragsrelevanten Sachverhalte einschließlich aller in einzubeziehenden Vertragsunterlagen aufzuführen

  • Verträge schon zum Zeitpunkt des Beginns eines Vergabeverfahrens – soweit möglich – in vollständiger Form sowie mit allen Inhalten bereitgestellt werden

    • EVB-IT Vertröge

• im Rahmen des Vergabeverfahrens in geeigneter Weise alle bieterspezifischen Informationen für den Vertrag einzuholen

Vergabeverfahren endet mit Vertragsschluss durch Zuschlagserteilung