Worauf bezieht sich Qualität im Projekt?
Im Projekt 2 Ebenen
- Bezogen auf Projektmanagement, Prozesse und Rollen
- Bezogen auf Projektgegenstand / Dienstleistungen
Welche vier grundlegenden Aufgabenbereiche umfasst das Qualitätsmanagement im Projekt?
- Qualitätsplanung
- Qualitätssteuerung
- Qualitätssicherung
- Qualitätsverbesserung
Was bedeutet "inhärente" Anforderungen im Qualitätsmanagement?
- Qualität = Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale eines Objekts Anforderungen
erfüllt
- Inhärenz heißt, dass auf die Merkmale Fokus liegt, die im Produkt enthalten sind
- Zugeordnete Merkmale wie bspw. Preis spielen keine Rolle
Nennen Sie Ihnen bekannte Qualitätsmanagementstandards!
- ISO 9001
- TQM (Total Quality Management)
- TOC (Theory of Constraints)
- Deming-Zyklus
o Ist eigentlich ein Prozess, aber Grundlage für Vorgehen
Welche Aktivitäten werden im Rahmen einer Qualitätsplanung durchgeführt?
- Festlegung Qualitätsziele mit AG
- Festlegung von Verfahren zum Erreichen der Qualitätsziele
- Ausarbeitung Qualitätsplan (TN, Verantwortlichkeiten, Zeitplan)
- Überwachung qualitätsbezogener Aufgaben
Welche Aktivitäten werden im Rahmen des Verifizierungsprozesses durchgeführt?
- Ermittlung Qualität der Projektergebnisse
- Feststellung von Mängeln
- Analyse der Ursachen der Mängel
- Festlegung von korrektiven und präventiven Maßnahmen
- Kommunikation d. Maßnahmen an relevante Personen
Welchen Zweck verfolgt ein Qualitätsplan?
Beinhaltet:
- Wie die Qualitätsstandards und -methoden der Organisation umgesetzt werden
- wie die Qualität im Projekt gemessen und gesteuert wird
Worauf beruht der Qualitätsprozess in einem Projekt üblicherweise?
- Die Organisation gibt Qualitätsstandards und –methoden vor
Was ist ein Qualitätsaudit?
= systematische Untersuchung, ob Prozesse oder Produkte die Anforderungen des Qualitätsmanagementplans (also die Standards und Methoden der Organisation) erfüllen
Folgende Aktivitäten:
- s.o. direkt obendrüber
Wie kann ein Qualitätsmanagement-Audit einen Mehrwert für einen Projektleiter bieten?
- PL erhält Sicherung & bestätigung für eigenes Vorgehen, bei positivem Audit
- Bekommt idR Verbesserungsansätze —> Kontinuierliches Selbstlernen
- Schwachstellen frühzeitig identifizieren
Nennen Sie mindestens drei Methoden, die zur Steuerung der Qualität im Projekt eingesetzt werden können!
- Pareto-Diagramm
- Ursache-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa)
- Statistische Prozesskontrolle (SPC)
- Histogramm
- Streudiagramm (Scatter Diagramm)
Was ist der Unterschied zwischen Validierung und Verifizierung?
Spielen in der Projektabnahme und bei der Prüfung der Erfüllung der Kriterien eine wichtige Rolle
Verifizierung: Ermittlung, ob definierte Anforderungen, Standards und Ziele erfüllt wurdenà Abgleich mit definierten Qualitätszielen
Haben wir es richtig gemacht?
Validierung: Ermittlung, ob es den Verwendungszweck/Anforderungen des Kunden erfüllt
Haben wir das Richtige gemacht?
Was ist der Deming-Kreis?
- Auch bekannt als PDCA-Zyklus
- = Iterativer Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen/Produkten
- Plan: Verbesserung identifizieren und entwicklen
- Do: Im Kleinen umsetzen
- Check: Erfolg prüfen, ggf. überarbeiten
- Act: Im Allgemeinen einführen
Zählen Sie eine mögliche Reihenfolge des Beschaffungsprozesses auf!
- Bedarfsermittlung
- Lieferantensuche
- Anfragen
- Angebotsvergleich
- Auswahl / Shortlist
- Verhandlung
- Entscheidung
- Bestellung
- Lieferung
- Abrechnung
Welche Maßnahmen zum Umgang mit Fehlern kennen Sie?
Fehlerprävention: Maßnahmen zur Fehlervermeidung
Fehlererkennung: Reviews, Tests, Audits —> Fehler frühzeitig identifizieren.
Fehleranalyse: Untersuchen der Fehlerursachen
Korrekturmaßnahmen: Ursachen beheben oder Auswirkungen eindämmen
Fehlerdokumentation: Erfassen und die Dokumentation von Fehlern -> keine Wdh
Was sollte ein Beschaffungsplan enthalten?
- Rollen & Verantwortlichkeiten
- Vorgegebene Vertragstypen
- Lieferantenauswahlverfahren
- Vorschriften zur Vergabe von Unteraufträgen
Welche Kriterien sind bei einer Make-or-Buy-Entscheidung zu beachten?
- Interne Kosten vs. Externe Kosten
- Interne Qualität/Zeit vs. Externe Qualität/Zeit
- Weitere Faktoren: Image, Risiken, Ressourcenverfügbarkeit
Sollte immer der preislich günstigste externe Anbieter in einem Beschaffungsprozess ausgewählt werden?
Nicht immer den günstigsten Anbieter bevorzugen, da andere Kriterien zur Auswahl wichtiger sein können
Gute Erfahrungen mit anderem Anbieter
Kundenbewertungen
Nachhaltigkeit / Regionalität
Höhere Qualität & Verlässlichkeit
Strategische Vorteile zukünftig
Bestehende Serviceverträge
Was ist eine FMEA-Analyse?
= Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse, Failure Mode and Effects Analysis
Methode um Fehler und deren Auswirkungen zu analysieren (Fehlerausmaß, Wsl des Auftretens, Wsl des Erkennens)
Fehler werden bewertet
Fehler werden priorisiert
Und entsprechende Maßnahmen zur Vermeidung ergriffen
Welche Grenzen der Vertragsfreiheit kennen Sie?
- Zwingende Rechtsvorschriften
- Sittenwidrige Verträge
- Verstöße gegen gesetzliche Verbote
Welche Projektdokumente sind sinnvolle Instrumente im Ausschreibungsprozess im Rahmen einer Beschaffung?
- Lastenheft, Pflichtenheft, Spezifikation
Welche Schritte umfasst der Dienstleister-Auswahlprozess?
- Erste Selektion
- Eingrenzung relevanter Lieferanten
- Lieferantenentscheidung
- Vertragsabschluss und Freigabe des Lieferanten
Nennen Sie mögliche Leistungsarten in Verträgen!
Festpreis: Es wird nach Aufgabenerledigung abgerechnet, egal wie lange daran gearbeitet
Aufwand: Es wird der tatsächliche Aufwand bezahlt, der Selbstkostenerstattungspreis
Wie nennt man den Vertrag, der in einem Pflichtenheft eine geforderte Aufgabe zum Inhalt hat?
- Wsl. Werkvertrag
AN verpflichtet sich zur Herstellung eines Werks, muss nicht persönlich erbringen
AG vergütet und nimmt ab
Es wird ein Erfolg geschuldet!
Vergütung richtet sich nach Ergebnis
- Wenn allerdings AG entscheiden darf, wo und wann erledigt wird à Dienstvertrag
Es wird eine Tätigkeit geschuldet, kein Erfolg!
AG vergütet, AN muss Leistung höchstpersönlich erbringen
Was muss vor Beginn der Mängelhaftungsfrist erfolgt sein?
- idR. Muss vorher Übergabe und Abnahme (inkl. Abnahmeprotokoll) erfolgt sein
Nennen Sie Beispiele für defensive und aggressive Claim-Strategien!
- Defensiv
o Berechtigte Claims der Partner akzeptieren
o Partnerfreundliche Verträge
o Eigene Claims nur bei klarer Sachlage einfordern
- Aggressiv
o Verträge zum eigenen Vorteil gestalten
o Fremd-Claims grundsätzlich ablehnen
o Eigene Claims in maximaler Höhe ausnutzen
Beschreiben Sie in Kurzform einen Kaufvertrag, Werkvertrag, Dienstvertrag, Mietvertrag und Leasingvertrag!
Kaufvertrag
- Käufer zahlt und nimmt ab, Verkäufer übergibt
- Eigentum geht auf Käufer über
Werkvertrag
- AN verpflichtet sich zur Herstellung eines Werks, muss nicht persönlich erbringen
- AG vergütet und nimmt ab
- Es wird ein Erfolg geschuldet!
Dienstvertrag
- Es wird eine Tätigkeit geschuldet, kein Erfolg!
- AG vergütet, AN muss Leistung höchstpersönlich erbringen
Mietvertrag:
- Einem Mieter wird eine Mietsache während der Mietdauer gegen Bezahlung gewährt.
Leasingvertrag
- Eine Art Mietvertrag – Leasingobjekt wird vom Leasinggeber erworben und an den Leasingnehmer vermietet
Welche Rechte bzw. Pflichten hat der Kunde im Falle einer Vertragsverletzung in der Form von Lieferverzug?
AG muss AN mahnen
Bei Verzug gibt es folgende Möglichkeiten
Erfüllung
Rücktritt
Schadensersatzanspruch
Was versteht man unter Claim-management?
- = Nachforderungsmanagement
- = systematische Erkennen, Dokumentieren und Durchsetzen oder Abwehren von Forderungen (Claims) aus Vertragsabweichungen in Projekten
- Claim = Forderung eines Projektpartners
- Bspw. Zusätzliche Leistungen oder Leistungen entfallen, Mehrkosten, Verzögerungen
Wann liegen Mängel vor?
- Vertragliche vereinbarte Anforderungen, Leistungen oder Qualitätsstandards durch AN nicht erfüllt
Grenzen Sie die Begriffe "Change" und "Transformation" ab!
Change
= klassische Veränderung, ein Prozess oder ein System umstellen bspw.
Transformation
= tiefgreifende Veränderung im Unternehmen
- Es wird nicht nur optimiert, sondern häufig komplett neu gedacht
- Bspw. Arbeitsweise auf Agiles Arbeiten umstellen
Was ist eine Kraftfeldanalyse und wofür wird sie eingesetzt?
= besonders hilfreich in Change-Projekten oder im Stakeholdermanagement
Welche Kräfte sprechen für Lösung und welche dagegen?
Treiber (bspw. Modernisierung)? & Hemmer (bspw. Wiederstand Belegschaft) identifizieren
Dann gezielt Maßnahmen ableiten —> Kraftfelder verändern
Was ist das 3-Phasen-Modell nach Lewin und was besagt es?
Was passiert in der Unfreeze-Phase nach Lewin?
Beschreibt den Übergang in Veränderungsprozessen von der alten zur neuen Struktur
- Es gibt driving (antreibende) und restraining (zurückhaltend/entgegenwirkend) forces
- Ziel: driving forces stärken
Phase 1 „Unfreezing“
- Grundsätzliche Bereitschaft für Wandel schaffen
Erklären „Warum sind Veränderungen nötig?“
Offene Kommunikation
- Analysen durchführen – bspw. Kraftfeldanalyse
- Unterstützer & Gegner identifizieren
Phase 2 „Changing“
- Implementierung der Veränderung
- MA müssen sich erst daran gewöhnen —> idR Leistungsabfall
Phase 3 „Refreezing“
- Leistungsniveau wiederherstellen
- Veränderungen in tägliche Routinen übernehmen
- Einfrieren, um Rückfall zu vermeiden
Wie kann ein Projektleiter einer Ablehnung des Veränderungsprozesses entgegenwirken?
Ablehnung der Veränderung kommt häufig vor, weil gerne an Altem festhalten
- Unterstützung anbieten
- Widerstand ansprechen
- Wissen und Fertigkeiten entwickeln, um Veränderung einzuführen
Welche Ursachen können Widerständen in Veränderungsprozessen zugrunde liegen?
- Rationale sachliche Ursachen à Technische oder Ökonomische Aspekte
- Emotional persönliche Sachen à Angst oder Unsicherheit durch Veränderung
Auch hier kann Eisbergmodell angewendet werden 20 rational / 80 emotional
Nennen Sie mindestens drei Modelle des Change Managements!
• 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin
• 4-Zimmer-Modell
• 5-Stufen Modell nach Krüger
• 8-Phasen nach Kotter
Wovon hängt das Ausmaß des benötigten Change-Managements in einer Organisation ab?
Je nachdem wie klein oder groß die Änderung – muss das Change-Management-Projekt daran angepasst werden
Um das Ausmaß vorbereitend abschätzen zu können:
Welche Auswirkungen hat die Änderung auf Werte & Kultur?
Wie wurden Veränderungen in der Vergangenheit erlebt?
Wer ist betroffen und wie stark?
Welche Ebenen können durch Veränderungsprozesse betroffen sein?
· Ebene der Strategie und Inhalte
· Ebene der Prozesse und Strukturen
· Ebene des Verhaltens der beteiligten Personen
Welche Erscheinungsformen von Widerständen können in Change-Prozessen auftreten?
· Offener Widerstand (aktiv), bspw. Widerspruch, offene Kritik
· Verdeckter Widerstand (passiv), bspw. Ignoranz, Lustlosigkeit, Nichtausführen von Arbeit
Unterscheiden Sie Selbstreflexion und Selbstmanagement!
Diese beiden sind Grundlage für konsistente Entscheidungen und Handlungen
- Selbstmanagement = Fähigkeit, sich persönliche Ziele zu setzen, den Fortschritt zu überprüfen – sowie den Umgang mit Stress und verändernden Bedingungen
- Selbstreflexion = Fähigkeit, die eigenen Emotionen, Verhaltensweisen und Werte reflektieren und verstehen
Welche Interventionen können zur Implementierung einer Veränderungsstrategie eingesetzt werden?
- Workshops
- Pilotprojekte
- Trainings
- Serious Games
- Dialogveranstaltungen
Nennen Sie drei Priorisierungstechniken, die im Projektmanagement sinnvoll angewendet werden können.
- ALPEN-Methode
- Pareto-Prinzip (80/20)
- Eisenhower-Matrix
- Timeboxing
- Pomodoro-Prinzip
Was ist Timeboxing?
- Festlegen von Zeitintervallen zur Aufgabenbearbeitung
- Eine Timebox wird nie verlängert, sondern unfertige Aufgabe verschoben oder neue Timebox
- Bsp. Eine Timebox in Scrum ist ein Sprint
Unterscheiden Sie die Begriffe persönliche Integrität und Verlässlichkeit!
Persönliche Integrität: nach eigenen Werten und moralischen Grundsätzen zu handeln
ehrlich, fair und authentisch
Verlässlichkeit: entsprechend der Erwartungen oder dem vereinbarten Verhalten handeln
Man sagt, was man tut und tut, was man sagt.
Nennen Sie je ein Beispiel aus dem Projekt für intrinsische und extrinsische Motivation!
Intrinsische Motivation
Innerer Antrieb, bspw Freude an der Arbeit
Wirkt langfristig & Nachhaltig
Extrinsische Motivation
Äußere Einflüsse, bpsw. Belohnung oder Wertschätzung
Nimmt mit der Zeit ab und muss erneuert werden
Was bedeutet Führung?
- Führung (Leadership) bedeutet, eine Richtung vorzugeben und Einzelpersonen und Gruppen anzuleiten
Nennen Sie die drei Führungsstile nach Lewin!
· Autoritär – Vorgesetzter entscheidet allein
· Demokratisch (Kooperativ) – Team entscheidet, Vorgesetzter koordiniert
· Laissez Faire – Verzicht auf Führung
Beschreiben Sie zwei „Management by"-Konzepte anhand eines Beispiels!
Management by Objectives - MA soll - Bis Ende Juni entwickeln wir den Prototyp und testen
Management by Delegation – PL überträgt Budgetverantwortung an MA für AP
Management by Exception – PL greift ein, wenn Projektbudget um mehr als 10% überschritt
Nennen Sie mindestens drei Führungstechniken!
Management by Objectives
Führung über Ziele, die mit Team vereinbart werden
Management by Delegation
Führung durch Delegieren
Management by Exception
Führung nur in Ausnahmesituationen, ansonsten Vertrauen auf Eigenverantwortlichkeit
Management by Wandering around
Vorgesetzter besucht MA regelmäßig an Arbeitsplatz und informiert sich über Status
Welche unterschiedlichen Ausrichtungen haben Management und Leadership?
Management fokussiert auf Planung, Organisation und Steuerung zur Zielerreichung —> Bringt Struktur
Bspw. Planen & Kalkulieren
Leadership konzentriert sich auf Richtung & Orientierung geben, Motivieren und Anregen, Inspirieren —> Bringt Sinn
Bspw. Begeistern mit Vision
Was macht den agilen Führungsstil aus?
- zeichnet sich durch Flexibilität, Selbstorganisation und Vertrauen aus.
- Führungskräfte fördern Eigenverantwortung
- Ermöglicht schnelle und flexible Entscheidungen
- Durch schaffen von optimalen Rahmenbedingungen können sich MA frei organisieren
Was sind die drei Bestandteile von „Management by"-Konzepten?
• Aufgabenzuordnung
• Partizipation
• Handlungssteuerung
Welche drei Varianten der Entscheidungsfindung kennen Sie?
- Demokratisch: Entscheidung nach der Mehrheitsregel
- Konsens: Einigung als Ergebnis einer Verhandlung, ohne Widerspruch
- Kompromiss: Einigung unter Aufgabe einzelner Forderungen der Beteiligten
Wie unterscheidet sich ein Mentor von einem Coach?
Beide: Weiterentwicklung Mitarbeiter
Mentor = Ratgeber
- gibt Wissen, Erfahrungen und Ratschläge weiter
- meist aus einer Fach- oder Führungsperspektive.
Coach = Prozessbegleiter
- Ein Coach begleitet bei der eigenständigen Lösungsfindung
- durch Fragen, Reflexion und methodische Unterstützung.
Wie lauten die fünf Kompetenzfelder der Willensstärke? Wie sind diese erklärt?
- Aufmerksamkeit & Fokussierung Fokus auf Ziele
- Emotionskontrolle Keine Energie für Angst und Wut aufbringen
- Durchsetzungsstärke Kenne ihre Stärken
- Planungs- und Lösungskompetenz Probleme früh angehen
- Selbstdisziplin Eigenmotivation
Welche Kompetenzen sollte ein Projektleiter haben? Nennen Sie bitte mindestens drei Denk- und Handelsweisen!
- Unternehmerisch denkend
- Problemlösungsorientiert
- Antreiber und Motivator
- Kommunikationsstärke
- Entscheidungskompetenz – zielgerichtet und zügig handeln
- Analytisch denkend
Welche informellen Arten von Macht gibt es?
• Macht durch Vorbildfunktion
• Macht durch Charisma (Ausstrahlung)
• Macht durch Wissen
• Macht durch Beziehungen
Was ist der Unterschied zwischen Macht und Autorität?
Macht ist die Fähigkeit, das Verhalten anderer durch Zwang oder Einfluss zu steuern.
Wird ergriffen oder erteilt
Autorität ist anerkannte Macht, die bspw. auf Wissen oder Position beruht.
Nennen Sie je zwei Beispiele für formelle und informelle Macht!
Formell
- Macht durch Hierarchie/Rolle à Fachliche Weisungsbefugnis gegenüber MA, Entscheidungsbefugnis
Informell
- Macht durch Wissen à Insiderwissen
- Macht durch Beziehungen à Gute Beziehung zum Kunden
Nennen Sie die Machtbasen nach French/Raven!
- Legitime Macht oder Positionsmacht (Legitimate Power)
- Macht durch Belohnung (Reward Power)
- Macht durch Bestrafung oder Zwang (Coercive Power)
- Macht durch Identifikation (Referent Power)
- Macht durch Wissen (Expert Power)
- Macht durch Informationsvorsprung (Informational Power, wurde später ergänzt)
Was geschieht, wenn ein Projektleiter seine Macht nicht genügend ausübt?
- Ein anderer übernimmt die Macht à meist informell
- Führt zu: Unklarheiten, Fehlentscheidungen, Konflikten
Unterscheiden Sie strukturelle und personelle Macht und nennen Sie je ein Beispiel!
- Strukturell – Dürfen aufgrund von Vorgaben
- Personell – Können aufgrund von Kompetenzen
Beispiele s.u.
Wie kann Coaching zu einer messbaren Änderung des Verhaltens der gecoachten Person führen?
- = personenorientierte Führung
- Objektive Beurteilung der IST-Kompetenzen
- Analyse, welche Kompetenzen entwickelt werden müssen
- Gemeinsame Maßnahmen dazu erarbeiten
- Handlungsorientiertes Arbeiten: Neue Aufgaben sind hilfreich
Nennen Sie je drei Faktoren struktureller und personeller Macht!
Personell
- Erfahrung
- Charisma
- Soziale Kompetenz
Strukturell
- Position in der Hierarchie
- Kontrolle über Budget & Ressourcen
- Erteilte Entscheidungskompetenz
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie in einem Projekt eskalieren? Nennen Sie mindestens drei Punkte!
- Vorher eigene Möglichkeiten komplett ausschöpfen, aber rechtzeitig bevor Problem zu groß
- Richtige Eskalationsebene wählen à Siehe Eskalationsmatrix im Projekt
- Problem muss präzise formuliert werden
- Anbieten möglicher Lösungen und Alternativen
Nennen Sie drei Beispiele, in denen ein Projektleiter sich mit Machtprozessen auseinandersetzen muss!
- Konflikte im Team
- informelle Machtpositionen —> informelle Absprachen hinter dem Rücken
- Einflussnahme von Stakeholdern auf Entscheidungen
- Unrealistische Zielvorgaben von Stakeholdern
- Einfluss anderer Projekte auf Ressourcenverteilung
Wie können Sie Teamgeist fördern?
- Individuelle Motivation
- Anreizsysteme
- Setzen von Zielen für Team
- Teambuilding Ereignisse
- Gemeinsames Frühstück oder Aktivitäten
Was ist ein Team?
- Ein Team ist eine Gruppe von Personen, die gemeinsam ein Ziel verfolgen, dabei zusammenarbeiten, sich gegenseitig ergänzen und Verantwortung teilen.
Was spricht für und was gegen Teamarbeit?
Vorteile
- Gegenseitige Motivation und Lernen
- Weniger Hierarchie à einfachere Koordination
- Flexibel auf Veränderungen reagieren
Nachteile
- Erhöhtes Konfliktpotenzial
- Gute Einzelkämpfer werden ausgebremst
- Teams benötigen Vorlaufzeit – Teambuilding
Was sind Dysfunktionen in einem Team?
- Dominanz von Ego
- Fehlende Offenheit
- Fehlendes Vertrauen
- Angst vor Konflikten
- Zweideutige Kommunikation
Wie sollte ein Projektleiter mit Fehlern umgehen, die von einzelnen Teammitgliedern gemacht wurden?
Umgang mit Fehler
Ursachen klären
Auswirkungen minimieren
Als Grundlage für Verbesserungen nutzen
Umgang mit Mitarbeiter
Offener, sachlicher und lösungsorientierter Umgang
Aus Fehlern lernen à Fehlerkultur etablieren
Vertrauen erhalten
Was sind die wesentlichen Charakteristika eines Teams?
- Klar definierte Rollen
- Team hat klare Identität nach außen
- Sinnvolle Größe (3-20)
- Gemeinsame Ziele
- Selbstorganisation
Was können Gründe für Probleme im Team sein?
- Große räumliche Distanz
- Stressige Situationen —> Termindruck
- Unterschiedliche Interessen
- Unterschiedlicher kultureller Hintergrund
- Unterschiedliche Werte
- Unterschiedliche Politische Einstellung
Beschreiben Sie Belbins Teamrollen-System!
- gut, alle Rollen im Team zu haben -> Erhöht Chance für erfolgreiche Zusammenarbeit
- fehlt eine, kann es das Team schwächen
- Jedes Teammitglied kann mehr als eine Rolle haben
- Koordinator (P): koordiniert vorhandene Ressourcen
- Macher (A): überwindet Hindernisse
- Teamarbeiter (P): schlichtet bei Reibereien und verbessert die Kommunikation
- Neuerer/ Innovator (I): bringt neue Ideen ein
- Beobachter/ Kritiker (l): untersucht, ob Vorschläge machbar und nützlich sind
- Wegbereiter (P): stellt Kontakte her
- Umsetzer (A): setzt Konzepte und Pläne in die Praxis um
- Perfektionist (A): strebt optimale Ergebnisse an und vermeidet Fehler
- Spezialist (): trägt Fachwissen und Informationen bei
Worauf sollten Sie als Projektleiter bei der Zusammenstellung des Teams achten?
- Heterogen - crossfunktional
- Verfügbarkeit & Einsatzbereitschaft
- Soziale Kompetenz – Teamfähigkeit
- Fachliche Kompetenz – Know How
- Emotionale Altlasten vermeiden
Nennen Sie je eine Teamspielregel auf der Sach- und auf der Beziehungsebene!
Sachebene
Jeden Morgen 10 Minuten Stand-Up
Wöchentlich wird AP-Status gemeldet
Beziehungsebene
Pünktlich zu Meetings erscheinen
Jedes Teammitglied ist gleichwertig
In welchen Phasen verläuft die Teambildung nach Tuckman?
- Forming Findungsphase Kennenlernen, Abtasten
- Storming Streitphase Konflikte, Machtkämpfe
- Norming Klärungsphase Klärung der Rollen, Herausbilden von Regeln
- Performing Leistungsphase Hochleistungsphase, effizientes Arbeiten, gegens. WS
- Adjourning Auflösungsphase Auflösung des Teams
Woran erkennen Sie, dass in Ihrem Team Social Loafing auftritt?
bezeichnet das Phänomen, dass Einzelne sich in Gruppen weniger anstrengen, als wenn sie allein arbeiten würden.
Mögliche Ursachen:
Eigene Leistung nicht sichtbar
Unklare Rollen
Zu große Gruppen
Welche Rolle übernimmt ein Projektleiter in der Norming-Phase der Teambildung?
- In der Norming-Phase: Team definiert Regeln und Werte, Rollen werden geklärt
- PL kann unterstützen indem er Teambuilding fördert und Besprechungen moderiert
Wann sollte ein Projektleiter Verhaltensweisen fördern, die die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöhen?
- Grundsätzlich sollte PL niemals solche Verhaltensweisen fördern
- Ausnahme: In kreativen oder experimentellen Phasen (z. B. Prototyping, Innovation) kann ein kontrolliertes Risiko zugelassen werden
Nennen Sie drei Erfolgsfaktoren, die für die virtuelle Teamarbeit besonders wichtig sind!
- Klare Rollen
- Definierte Ziele
- Gemeinsames Verständnis für die Aufgaben
- Über passende Kanäle kommunizieren
- Stabile Tools für Zusammenarbeit
Definieren Sie den Begriff Konflikt!
- = eine Auseinandersetzung durch unterschiedliche Interessen zweier oder mehrerer Parteien
- Häufig entsteht Spannungssituation
- Besteht auf der Beziehungsebene
- Eskalieren meist in Stufen
- Können auch positiv sein —> Zusammenhalt schaffen, nach Lösung
Welche Rolle spielt Stress bei der Entstehung von Konflikten und wie sollte ein Projektleiter damit umgehen?
- Teammitglieder sind mehr gereizt à Wahrscheinlichkeit von Konflikten und Fehlern erhöht
- PL sollte Ausmaß des Stresses erkennen und Maßnahmen einleiten, um das Stressniveau zu senken
Nennen Sie mindestens zwei Konfliktarten!
- Zielkonflikte —> bspw. Projektziel – so schnell und so kostengünstig wie möglich
- Strukturelle Konflikte —> Unklare Rollen
- Informationskonflikte —> Daten und deren Interpretation
- Beziehungskonflikte —> Persönliche Spannungen, bspw. Kommunikationsporblem
- Ressourcenkonflikte —> Wer bekommt was?
- Interessenkonflikte —> Zwei Partein wollen unterschiedliche Dinge
Welche Schritte sollte ein Projektleiter beim Eintreten einer Krise einleiten?
- Schnell reagieren
- Krise qualifiziert und objektiv bewerten
- Lösungsszenarien entwickeln
- Eskalation auf richtige Ebene
Welche Phasen des Krisenmanagements kennen Sie?
Vor Krise – Krisenprävention in Form von Risikomanagement
Bei Kriseneintritt:
1. Abschätzung von Auswirkungen
2. Sofortmaßnahmen
3. Wiederherstellung der normalen Arbeitsfähigkeit
4. Überführung inden Normalbetrieb
In welcher Reihenfolge werden konvergente und divergente Techniken im kreativen Prozess eingesetzt und warum?
- 1. Divergentes Denken
o Viele verschieden Ideen entwickeln, offen, kreativ
o Bspw. Techniken wie Mindmapping, Brainstorming
o —> Lösungen sammeln
- 2. Konvergentes Denken
o Auf eine Lösung hindenken, zielgerichtet, analysierend
o Bspw. Nutzwertanalyse, Kraftfeldanalyse
o —> Gesammelte Lösungen analysieren und bewerten
Nutzen: Nicht zu früh in festgefahrenen Bahnen denken
Was ist die Voraussetzung dafür, dass neue Ideen auf Akzeptanz stoßen?
Müssen dem Team häufig „verkauft“ werden
Klar formulieren und Nutzen aufzeigen
Voraussetzung für Akzeptanz: Teamatmosphäre, die offen für Kreativität und Innovation ist
Unterscheiden Sie konvergentes und divergentes Denken!
Divergentes Denken
Viele verschieden Ideen entwickeln, offen, kreativ
Bspw. Techniken wie Mindmapping, Brainstorming
Konvergentes Denken
Auf eine Lösung hindenken, zielgerichtet, analysierend
Bspw. Nutzwertanalyse, Kraftfeldanalyse
Was sind die vier Phasen des Kreativitätsprozesses? Was ist die Aufgabe eines Projektleiters in den vier einzelnen Prozessphasen?
Präparation (Vorbereiten)
Problem beschreiben
Auf Kreativitätsprozess einstimmen
Inkubation (Loslösen von Problem)
PL lenkt bewusst vom Problem weg
Illumination (Erleuchtung)
Hält kreativen Fluss am Laufen
Verifikation (Ausarbeiten, Konkretisieren)
Begleitet Analyse und Auswahl der Ideen
Wie kann ein Projektleiter ein kreatives und offenes Umfeld schaffen?
- Hemmende Faktoren wie Zeitdruck minimieren
- Fehlerkultur etablieren
- Motivieren eigene Ideen & Meinungen einzubringen
- Eine Umgebung schaffen, in der Wissen geteilt wird
- Offene und ehrlich Kommunikation —> Killerphrasen „Das haben wir schon immer so gemacht“ vermeiden
Nennen Sie mindestens fünf Einflussgrößen des Ishikawa-Diagramms!
- Mensch, Maschine, Methode, Material, Umwelt/Mitwelt, Management, Money, Messung
Was ist der Morphologische Kasten?
- = Kreativitätstechnik
- Produkt/Problem wird in Parameter zerlegt
- Kombination der Parameter zu neuen Ansätzen -> oft neue, ungewohnte Lösungsansätze
- Bspw. Einsatz in Produktentwicklung
Beschreiben Sie die Kreativitätsmethode der Thinking Hats!
- = Kreativitätstechnik der „6 Denkhüte“
- Denken in verschiedenen Perspektiven
- Perspektivwechsel durch Aufsetzen verschiedener Hüte
o Weiß = Fakten, Daten
o Rot = Gefühle, Emtotionen
o Schwarz = Risiken, Pessimistisch
o Gelb = Chancen, Optimistisch
o Grün = Kreativität, Innovation
o Blau = Kontrolle über Denkprozess, Reihenfolge der Hüte
Wie funktioniert die Kopfstandmethode?
- Einsatz bspw. Risikoidentifikation
- Besondere Form des Brainstormings
- Es wird nicht nach einer Lösung, sondern nach negativen Auswirkungen gefragt
o Stelle die Frage auf den Kopf
o Aus „Wie lösen wir das Problem“ wird „Wie machen wir das Problem schlimmer?“
Was besagt das Pareto-Prinzip?
- = 80/20 Regel
- Mit 20% Aufwand werden 80% der Wirkung erreicht
- 80 % der Probleme werden meist durch 20 % der Ursachen erzeugt.
Das heißt: Fokussiere Dich auf die wenigen, wirklich wirksamen Einflussfaktoren.
Wie läuft ein Problemlösungsprozess ab?
1. Identifikation des Problems
2. Analyse des Problems
3. Erarbeiten von Lösungsvarianten
4. Auswählen von Lösungsvarianten
5. Umsetzen von Lösungsvarianten
6. Bewerten der Ergebnisse
Wie lauten die sieben Fragen in der 7 W-Technik? Wozu dient die 7 W-Technik? Was ist Problem?
= Problemlösungsmethode
Zweck: Probleme und deren Ursachen besser verstehen
- Wo liegt es?
- Warum immer wieder?
- Wer ist betroffen?
- Wie bemerkbar?
- Wann taucht es auf?
- Wie viel kostet es uns?
Worüber kann in Projekten verhandelt werden?
- Mit dem AG über Ziele und Anforderungen
- mit MA über Dauer & Umfang der Arbeit
- Projektbudget
- Ressourcen —> mit Linienmanager über Abstellung MA
- Bei Claims (Vertragsabweichungen)
- Kaufpreise Material (Lieferant) oder Dienstleistung
Nach welchen Prinzipien verläuft das Harvard-Konzept?
1. Voraussetzungen prüfen, Verhandlungsspielraum ermitteln, Abwägen Alternativen
2. Unterscheidung / Trennung Mensch & Problem
3. Ermittlung der Interessen & Bedürfnisse und Konzentration darauf
4. Entwickeln von Entscheidungsalternativen, Finden von WIN-WIN
5. Entwickeln von Beurteilungskriterien für die Fairness der Alternativen
Wofür steht BATNA?
best alternative to a negotiated agreement
Beste Alternative, falls keine Einigung in Verhandlung
Alternative ist besser, als alle anderen Ergebnisse
Was bedeutet ZOPA und was ist der Unterschied zu BATNA?
ZOPA (zone of possible agreement)
= Bereich, in der sich Interessen der Verhandlungspartner überschneiden
BATNA (Best Alternative to a negotiated agreement)
Welche Möglichkeiten gibt es, um Win-Win-Optionen zu schaffen?
Win-WIn bedeutet wechselseitiger Nutzen
Können geschaffen werden durch
Gemeinsame Interessen identifizieren und nach Überschneidungen suchen
Kreative Lösungen entwicklen à Alternativen prüfen
Offene Kommunikation & gegenseitiges Verständnis
Bspw.
o Gemeinsame Nutzung Ressourcen
o Arbeitsteilung
o Preis vs. Lieferzeit
o Rabatt vs. Mengenabnahme
Wovon kann die gewählte Verhandlungsstrategie abhängen?
- Wichtigkeit des Ergebnisses
- Beziehung zum Verhandlungspartner
- Zeitdruck
- Fähigkeiten der Verhandlungsführer
- Kulturelle Aspekte
Welche Informationen sollten im Rahmen der Verhandlungsvorbereitung noch vor Entwicklung möglicher Optionen gesammelt werden?
- Genaues Verständnis über Bedürfnisse & Erwartungen aller Beteiligten
- Relevante Rahmenbedingungen
- Eigene Verhandlungsgrenzen (BATNA)
Was gehört zu einem Verhandlungsmandat?
Verhandlungsführer sollte Mandat haben
Dieses legt fest:
Was darf er verhandeln?
Welche Grenzen oder Tabus gibt es?
Welche Entscheidungen darf er selbstständig treffen?
Wie zeigt sich, dass eine zufriedenstellende Einigung erreicht wurde?
- Zufriedenstellendes Ergebnis
- Parteien fühlen sich fair und respektvoll behandelt
- Parteien würden auch zukünftig wieder verhandeln
Warum ist es häufig schwierig, das Gesamtbild in einer Verhandlung zu erkennen?
- Vier Kommunikationsebenen —> Neben der verbalen Ebene gibt es drei Ebenen zu berücksichtigen:
Wir sprechen u.a. auch mit Mimik & Gestik
Verbal —> Was wir sagen
Paraverbal —> Wie wir es sagen (Betonung)
Nonverbal —> Was wir zeigen, ohne es zu sagen (Mimik, Gestik)
Kontextbezogen (Extraverbal) —> Setting (Rahmen, Zeit, Ort)
Eisbergmodell nach Freud
Sachebene ist bewusst, sichtbar und gut zu beeinflussen
Beziehungsebene ist unbewusst, unsichtbar und schwer zu beeinflussen
20/80 —> Häufig entstehen Missverständnisse, weil 80& Beziehungsebene in Kommunikation
Welche Methode eignet sich zur Ermittlung von Interessen und Bedürfnissen in Verhandlungen?
Stakeholderanalyse
o Stakeholderanalyse-Tabelle
Was sind typische verdeckte Verhandlungssituationen im Projekt?
- E-Mails mit verbindlicher Aussage – „Ich schaffe AP erst am 05.01. fertigzustellen“
- Gespräche im Vorbeigehen – „Kannst du bitte schnell .. schicken?“
- Kleine Bitten die zu größeren Aufgaben werden
Was ist der Unterschied zwischen Verhandlungspositionen und dahinterliegenden Interessen und Bedürfnissen?
Verhandlungsposition wird offen kommuniziert und beinhaltet gewünschtes Verhandlungsergebnis
Dahinterstehende Interessen & Bedürfnisse sind Motive und bleiben meist verborgen (Beispiel Siedler von Catan)
Welche Aktivitäten muss ein Projektleiter durchführen, wenn er ergebnisorientiert handelt?
- ! Voraussetzung für Ergebnisorientierung ist, dass Erfolgsfaktoren definiert & bekannt
- Klare Kommunikation der Ziele
- Lenkung der Aufmerksamkeit auf Schlüsselziele
- Big Picture —> Gemeinsame Vision, Ziele plakativ (bspw. Roadmap, Project Canvas)
- Vorbildfunktion: Antreiber, Motivator, unternehmerisch
- Zufriedenstellung der wichtigsten Stakeholder
Welche Verhaltensweisen eines Projektleiters fördern die Ergebnisorientierung?
- Aktives KVP
- Aktives Stakeholdermanagement —> Zufriedenstellung der wichtigsten Stakeholder
- Nimmt Chancen wahr ohne Risiken zu übersehen
Durch welche Maßnahmen fördern Sie die Zielorientierung im Projekt?
Lenkung der Aufmerksamkeit auf Schlüsselziele
Klare Kommunikation der Ziele
Bspw in Meetings ansprechen
Ständige Visualisierung und Grad der Erreichung
Sichtbarmachen bspw. in Jira
Unterscheiden Sie die Begriffe Erfolgsfaktoren und Erfolgskriterien für ein Projekt.
Erfolgsfaktoren
= Einflussgrößen, die den Projekterfolg bestimmen
Erfolgskriterien
= Bewertungsmaßstäbe, an denen der Projekterfolg gemessen wird
- Sind somit Messgrößen
Was ist der Unterschied zwischen formellen und informellen Erfolgskriterien in einem Projekt?
Formell:
Sind die festgelegten Ziele des Projekts (bspw. Aus Vertrag)
—> Budget, Termin, Qualität
Informell (Subjektiv):
Sind nicht schriftlich festgehaltene Kriterien
—>bspw. Teamzufriedenheit, Ansehen PL
! Diese Kriterien sind ausschlaggebend, ob Projekt als erfolgreich wahrgenommen wird
Warum sind Erfolgskriterien wichtig bei der Entscheidung, wie ein Projekt gemanagt wird?
Geben vor, was im Projekt erreicht werden soll, bspw. Hohe Kundenzufriedenheit
—> Dazu passender Projektmanagement-Ansatz wird gewählt = bester Weg für Umsetzung
Bspw. Schnell auf sich ändernde Kundenwünsche eingehen —> Agiler Ansatz wie Scrum
Was sind mögliche Erfolgsfaktoren in einem Projekt?
Nennen Sie mindestens 5 Standarderfolgsfaktoren für ein Projekt!
GF
- Top-Management Unterstützung
- Angemessene Befugnisse PL
- Vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre
PL
- Gute Selbstorganisation
- Gute und transparente Kommunikation
- Fachliche Kompetenz
- Teamfähigkeit
- Klare Projektziele
- Aktives Stakeholdermanagement
Projektteam
- Reifegrad
- Gute Zusammenstellung
Was sind mindestens 2 wichtige Erfolgsfaktoren im agilen Projektmanagement?
- Agile values Offenheit, Mut, Commitment, Selbstverantwortung aktiv leben
- Agiles Mindset bei allen Beteiligten —> Kurze Arbeitszyklen, flexibel reagieren
Nennen Sie Beispiele für informelle Erfolgsfaktoren eines Projekts.
- Befriedigung der tatsächlichen Beweggründe des Kunden
- Ausrichtung an Unternehmensstrategie
- Steigerung des Ansehens des PL
- Angemessene Kommunikation im Projekt
- Teamstimmung ist positiv
Erläutern Sie die Abkürzungen KEF und KPI!
Kritische Erfolgsfaktoren
= Faktoren, die zur Zielerfüllung notwendig sind
ohne die scheitert dein Projekt, sie sind strategisch
englisch: Critical success factors (csf)
Key Performance Indikatoren
= Kennzahl, die die Erfüllung von Zielen oder KEF messen kann
Was du nicht misst, kannst du nicht managen
Können bspw. ein Abnahmekriterium für ein Ziel sein
Wer legt die KPI in einem Projekt fest?
- Werden von der Organisation vorgegeben oder vom PL entwickelt
- Können aber auch vom PL und dem Team entwickelt werden —> Stärkt Motivation & Verantwortung des Teams
Worin unterscheiden sich Anwendungs- und Abwicklungserfolg im Projekt?
Abwicklungserfolg
heißt, dass das Projekt erfolgreich gemessen an dem Magischen Dreieck durchgeführt wurde. Das Projekt wurde mit dem geplanten Budget, in der vorgegebenen Zeit mit der geplanten Leistung durchgeführt.
Anwendungserfolg
bezieht sich auf den des Projektergebnisses nach Projektabschluss für den Kunden. Stellt sicher, dass der Kunde lange zufrieden ist.
Wann ist ein Projekt erfolgreich?
Magisches Dreieck: Vertraglich vereinbarte Leistung wurde in der geforderten Qualität, mit dem vorgegebenen Budget in der geplanten Zeit erreicht
Alle wesentlichen Stakeholder / Kunde sind mit dem Projektergebnis zufrieden
Skizzieren Sie das Magische Dreieck für den Bau eines Einfamilienhauses.
Kosten: 740.000 €
Zeit: Abnahme: Juli 2027
Leistung: Bau eines Mehrfamilienhauses mit Fahrstuhl auf 3 Etagen und einer Fläche von 315 qm
Welche Möglichkeiten hat ein Projektleiter, als Botschafter für das eigene Projekt aufzutreten und den Nutzen zu verdeutlichen?
Projektmarketing betreiben werben für das Projekt und positiv präsentieren
Zielgruppe: alle internen und externen Stakeholder –
„Tue Gutes und rede darüber“
Wie?
Informelle Kommunikation à Kaffeepause
Formelle Kommunikation à Präsentationen, Intranet
Regelmäßige Berichte und Einbindung der Stakeholder
Warum ist das Vermarkten des eigenen Projekts in Verbindung mit der Ergebnisorientierung so wichtig?
Projektmarketing stärkt die Ergebnisorientierung —> vor allen Dingen bei dem Team und den Unterstützern
Ergebnis und deren Notwendigkeit werden noch stärker hervorgehoben
Welche Regelungen und Gesetze zum Arbeitsschutz sollte ein Projektleiter kennen und im Projekt berücksichtigen?
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)
• Mutterschutzgesetz (MuSchG)
• Arbeitsstättenverordnung
• Gefahrenstoffverordnung
Welche Arten von Regeln und Vorschriften gehen in den Bereich Compliance ein? Nennen Sie Beispiele!
- Compliance heißt: Wie sind Regelungen und Vorschriften bspw. in Land oder in einer Organisation anzuwenden und einzuhalten (Gesetze, Verordnungen)
- Projektmanagement-Standards
- Rechtliche Vorschriften – bspw. Arbeitsrecht, Urheberrecht
- Regelungen zu Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz (SGU)
Welche weiteren Themen "unterhalb" von Gesetzen gibt es, für welche die Regelungen und Vorschriften im Projekt unbedingt zu beachten sind?
- Internationale Regelungen - EU-Gesetze
- Internationale Abkommen – Umweltabkommen
- Technische Regeln – DIN EN ISO 9001 QM
- Verordnungen - BImSchV
- Projektspezifische Regelungen – Berichterstattung
Unterscheiden Sie die Begriffe Datenschutz und Datensicherheit!
Der PL ist verantwortlich für die Datensicherheit
Daten gegen Manipulation, Verlust, Missbrauch etc. sichern
Der PL ist verantwortlich für Datenschutz
Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch
§ BDSG – Bundesdatenschutzgesetz
§ DSGVO – Datenschutzgrundverordnung
Bei beidem ist egal, in welcher Form die Daten vorliegen
In welchen Branchen gelten sektorspezifische Compliance-Anforderungen?
- Gelten besonders dort, wo Sicherheit, Datenschutz oder öffentliche Interessen im Vordergrund stehen
- Dort gibt es spezielle rechtliche und regulatorische Vorschriften
- Bspw. Automotive, Bau, IT, Luft- und Raumfahrt, Gesundheitswesen
Grenzen Sie die Begriffe Kultur und Werte voneinander ab!
Kultur = gelebte Praxis, Werte = Leitlinien
Kultur beschreibt das gemeinsame Verhalten, Denkweisen und Gewohnheiten in einem Unternehmen.
Werte sind die grundlegenden Überzeugungen und Prinzipien, die dieses Verhalten leiten.
Welche wichtigen Funktionen erfüllt die Unternehmenskultur für eine Organisation?
Orientierungsfunktion
Einheitliche Werte werden verfolgt
MA richten Denken und Handeln danach aus
Integrationsfunktion
Durch Verbundenheit mit Kultur entsteht Gemeinschaftsgefühl
Motivationsfunktion
Identifikation mit U-Kultur fördert Leistungsbereitschaft
Warum sollte ein Projektleiter sich mit den Fragen der Unternehmenskultur befassen?
- Kultur kann Einfluss auf Projekt haben – bspw. wichtige Werte
- Einflüsse müssen identifiziert und beachtet werden —> Risikomanagement
- Kann von Motivationsfunktion Gebrauch machen
Was muss ein Projektleiter beachten, wenn sein Projekt in einer multikulturellen Umgebung durchgeführt wird?
- Zu Projektbeginn externe und interne kulturelle Einflüsse identifizieren
- Projektkultur an Gegebenheiten anpassen
- Diese Anpassung regelmäßig überprüfen.
Was können typische Werte in einer Organisation bzw. Unternehmenskultur sein?
- Transparenz
- Vertrauen
- Respekt
- Innovationsfreude
- Nachhaltigkeit
In welchen Dokumenten können die Werte einer Organisation festgehalten werden?
- Häufig werden sie verschriftlicht
- Bspw. im Unternehmensleitbild, welches Vision und Mission umfasst
Wofür steht CSR und welche Rolle spielt es im Projekt?
- CSR steht für Corporate Social Responsibility
- Rolle im Projekt: soziale, ökologische und ethische Standards berücksichtigen
- PL muss sicherstellen das Projekt zu Werten der Organisation passt
Welchen Einfluss können die ungeschriebenen Gesetze der Gesellschaft auf das Projekt haben?
Bspw. Gesellschaftliche Normen & Erwartungen
Einfluss auf:
Kommunikation
Entscheidungsfindung
Gegenseitiges Unterstützen
Arbeitszeiten (Ansehen bei Teilzeit)
Pausen, Belegen von Räumen
Mit welchen Werten können Sie in einer Gesellschaft mit vorwiegender Leistungskultur rechnen?
- Leistung & Erfolg stehen ganz oben
- Effizienz
- Wettbewerb
- Wertschöpfung
- Zielorientierung
Welches sind günstige und ungünstige Verhaltensweisen, wenn eine Organisation Vertrauen als einen ihrer Kernwerte definiert?
- Günstig: Feedback geben, Fehler verzeihen, proaktives informieren
- Ungünstig: „Hinter dem Rücken“ kommunizieren, Fehler immer thematisieren, Informationen zurückhalten
Nennen Sie mindestens drei unterschiedliche Kultur-Typen in Organisationen!
- Machtkultur
- Teamkultur
- Innovationskultur
- Fehlerkultur
- Risikokultur
Skizzieren Sie das Kulturmodell grafisch nach Edgar Schein und nennen Sie je zwei Beispiele!
Alle drei Ebenen beeinflussen sich gegenseitig:
Grundannahmen
- = Basis der Unternehmenskultur
- Sind unbewusst, nicht sichtbar
- Können nur durch intensive Gespräche von außen offengelegt werden
- Bspw. Denkweisen, Menschenbild
—> MA beobachten über Jahre, wie im Unternehmen reagiert wird und schließen daraus Regeln
Werte & Normen
- Werden aus Grundannahmen abgeleitet und können zu diesen werden
- Sind offiziell kommuniziert à deswegen leicht auszumachen
- aber schwer zu entschlüsseln
- Festlegen der Werte und Normen findet auf Beziehungsebene statt
- Bspw. Leitbild, Vision, Mission
Artefakte
- Sichtbare Strukturen à Deswegen Leicht zu erkennen, da sichtbares Verhalten
- Bspw. Dresscode, Umgangston, Duzen/Siezen
Wie entstehen Grundannahmen nach dem Modell der Unternehmenskultur nach Edgar Schein?
Skizzieren Sie das integrale Modell nach Wilber und nennen Sie Situationen, in denen es im Projekt eingesetzt werden kann!
- Steuerung und Fortschrittsüberwachung
- Problemdiagnose
Nennen Sie zwei formelle bzw. informelle Aspekte, die die Kultur einer Organisation beeinflussen!
Formell: Führungsstil, Unternehmensleitbild (Mission & Vision)
Werden dokumentiert
Informell: Umgangston im Team, Ungeschriebene Regeln, Dresscode
Werden praktisch gelebt, nicht dokumentiert
Was versteht man unter Projektdesign?
Ist der „Bauplan“ oder die „Architekturphase“ des Projekts
Wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst
Ist ein klarer Rahmen für alle Projektbeteiligten
Es werden dazu folgende Fragen beantwortet:
Aufbauorganisation – Wie wird Projekt organisiert?
Ablauforganisation – Welche Projektphasen werden durchlaufen?
Welche Ziele sollen erreicht werden?
Mit welchem Projektmanagement-Ansatz wird gearbeitet (klassisch, agil, hybrid)?
Wie kann man systematisch ein Projektdesign erstellen?
In welcher Schrittfolge wird ein Projektdesign erstellt?
1. Analyse Aufgabenstellung und Zielsetzung —> Herausarbeiten Erfolgskriterien
2. Analyse Erfolgsfaktoren und ableiten einer Strategie
3. Identifikation der Lessons Learned vergangener Projekte
4. Projektart und –komplexität bestimmen
5. Projektmanagement-Ansatz/ Vorgehensmodell wählen
6. Festlegen Projektdesign
7. Projektdesign regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen
Wie beeinflusst die Art des Projekts das Projektdesign?
Jede Projektart hat spezifische Besonderheiten
- Investitionsprojekte brauchen klare Strukturen, Zeitpläne und Kostenpläne
- Forschungsprojekte – Ergebnis steht noch nicht genau fest
- Externe Organisationsprojekte bedürfen idR. Mehr Kundenabstimmung als interne
- Bei internationalen Projekten beeinflussen kulturelle und sprachliche Unterschiede die Zusammenarbeit
Wie werden die Begriffe Aufbau- und Ablauforganisation definiert und wie hängen die beiden Begriffe zusammen?
Aufbauorga:
Regelt, wer im Projekt für was zuständig ist à Zustädnigkeiten, Befugnisse, Berichtspflichten
Ablauforga:
Klärt, wann und wie etwas passiert à Beschreibung der Prozesse und Regeln für die Durchführung
Beide werden idealerweise gleichzeitig entwickelt
Welche Projektmanagement-Standards sind Ihnen bekannt?
- IPMA-Standard ICB 4.0
- PRINCE2
- PMI Project Management Body of Knowledge (PMBOK
- DIN69901
Wie führt gutes Projektmanagement zu einer Nachhaltigkeit der Organisation?
- Gutes Projektmanagement ist die Grundlage für den Projekterfolg
- Organisation können dadurch Kunden eher zufrieden stellen, neue Märkte erschließen oder Ressourcen effizienter nutzen
- Organisation wird zukunftsfähiger
Die ICB® beschreibt individuelle Kompetenzen in drei Management-Disziplinen - in welchen?
- Projektmanagement
- Programmmanagement
- Portfoliomanagement
Was macht ein Projekt besonders komplex?
- Hohe Komplexität bedeutet, viele Dinge müssen gleichzeitig berücksichtigt werden
- Bspw.
o Etwas Neues, technisch anspruchsvolles wird umgesetzt
o Viele Personen müssen gut zusammenarbeiten
o Viele unterschiedliche Meinungen der Stakeholder
o Besondere Wichtigkeit des Projekts für das Unternehmen
o Großer Projektdruck —> Wenig Zeit, knappes Budget
Unterscheiden Sie die Begriffe "komplex" und "kompliziert"
Kompliziert:
- Anforderungen und Vorgehen im Projekt sind teils unklar
- Ursache-Wirkung sind nicht direkt erkennbar
- Oft reicht Expertenwissen aus, verschiedene Probleme zu lösen
—> Ein Beispiel ist ein Bauprojekt
Komplex:
- Sowohl Anforderungen als auch Lösungsansätze sind weitgehend unbekannt
- Wirkzusammenhänge können nicht durchschaut werden
- Ein iteratives Vorgehen könnte lösungsfördernd sein
Warum sollten Sie vor Projektstart die Komplexität eines Vorhabens bestimmen?
wichtiger Faktor für die Wahl des passenden Projektmanagement-Ansatzes
Man kann zwischen einfach, kompliziert, komplex und chaotisch unterscheiden
nicht immer muss ein Projekt ausgerollt werden bzw. müssen unterschiedliche Ansätze gewählt werden, da untersch. Stärken
Was sind Eigenschaften von komplexen Vorhaben?
- Viele Unbekannte
o Unbekanntes Vorgehen, unbekannte Anforderungen
- Viele Risiken
- Viele Elemente und Schnittstellen müssen berücksichtigt werden
- Viele Einflussparameter
- Dynamisches Umfeld —> schnell ändernde Anforderungen und Rahmenbedingungen
Was gehört alles zu einem Projektmanagementansatz?
Gibt vor, wie ein Projekt grundsätzlich durchgeführt wird
Wofür steht das Projekt? —> Gemeinsame Vision
Wie ist das Projekt aufgebaut? —> Projektarchitektur
Was wird gemacht? —> Inhaltsbeschreibung
Wie wird zusammengearbeitet und kommuniziert?
Wie wird geplant und gesteuert? —> Methoden & Werkzeuge
Wie wird mit Risiken und Stakeholdern umgegangen?
Welche Erfolgsfaktoren?
Was ist der Unterschied zwischen sequentiellen, inkrementellen, iterativen, evolutionären, agilen und hybriden Ansätzen im Projektmanagement?
Sequentiell (linear)
- Phasen laufen streng hintereinander ab - Neue Phase beginnt, wenn vorherg. beendet
- Bsp: Wasserfallmodell
Inkrementell
- Es wird in kleinen Teilen (Inkrementen) gearbeitet
- Alle Inkremente sind Teilergebnisse, so entsteht das Endprodukt Stück für Stück
Iterativ
- In jeder Schleife entsteht ein nutzbares Produkt, welches weiter verbessert wird
Evolutionär
- Arbeits- und Planungsphasen wechseln sich ab
Agil
- Besteht aus inkrementellen, iterativen und evolutionären Elementen
- Gekennzeichnet durch regelmäßiges Kundenfeedback
- Bsp: Scrum
Hybrid
- Verschiedene Ansätze werden kombiniert
- Bsp: Agile Entwicklung, klassische Umsetzung nach Plan
Was ist besonders an iterativ-inkrementellen Ansätzen im Projektmanagement?
Unterschiede zu klassischem PM:
- Nach jeder Iteration entsteht Zwischenergebnis, welches getestet werden kann
o Dadurch frühzeitige Fehlererkennung & Validierung von Annahmen
- Frühes und kontinuierliches Feedback der Stakeholder à Kann direkt berücksichtigt werden
- Es wird mit einem Backlog gearbeitet, kein feststehender Plan à Regelmäßige Anpassung
- Output statt Outcome erzeugen – nicht nur Plan einhalten
Was zeichnet den Projektmanagementansatz "Design to Cost" aus?
- Möglichst optimalen Preis für Produkt am Markt erreichten
- Zielpreis hat höchste Priorität – Produktentwicklung ist untergeordnet
Was sind engpassorientierte Projektmanagement-Ansätze?
- Hier liegt besonderer Fokus auf Identifikation und Umgang mit Engpässen
- Im Vordergrund steht die Analyse und Priorisierung von kritischen Ressourcen &
Aufgaben
- Daraufhin entsprechende Maßnahmen ableiten
- Beispiel: Critical Chain Project Management (CCPM)
Was sind Vorgehensmodelle? Was unterscheidet Vorgehensmodelle von Phasenplänen?
= standardisierte Phasenpläne, in denen Phasen und Meilensteine fix sind
- Geben eine Struktur vor, wie in einem Projekt vorgegangen werden kann
Nennen Sie mindestens fünf Vorgehensmodelle.
- HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieurleistungen)
- Stage-Gate-Modell
- Wasserfall-Modell
- V-Modell-XT
- Spiralmodell
- Extreme Programming (XP)
- Scrum
Warum werden standardisierte Vorgehensmodelle in Projekten eingesetzt?
Modelle sind bekannt und bewährt —> Beteiligte können sich daran orientieren
Mehrere Projekte können mit gleichem Vorgehensmodell bearbeitet werden —> Vereinheitlichung, besseres Verständnis für Prozesse, Zeitgewinn durch reduzierten Planungsaufwand
In Ihrem Unternehmen ist kein Standardvorgehensmodell definiert. Wie gehen Sie in der Planungsphase vor?
Ohne Vorgabe kann Ansatz frei gewählt werden, welcher am besten zur Erreichung der Projektziele beiträgt
Betrachtung der Art, Größe, Komplexität, Stakeholder des Projekts —> Ableitung des passenden Modells
Vorgehensmodell kann dann projektspezifisch angepasst werden
Oder Orientierung an Best Practices und erfolgreicher vergangener Projekte im Unternehmen
Erläutern sie das Wasserfallmodell
Lineares, sequenzielles Vorgehensmodell
Besteht aus fest definierten Phasen, diese laufen streng hintereinander ab à Sobald Phase abgeschlossen ist, beginnt die nächste
Jede Phase baut auf den Ergebnissen der Vorgängerphase auf
Wichtige Ereignisse werden von Meilensteinen und Phasenenden werden durch Quality Gates kontrolliert.
Woraus werden Projektziele abgeleitet?
- Von Bedürfnissen, Erwartungen, Anforderungen und strategischen Zielen der Stakeholder
Wie stehen die Ziele einer Organisation und eines Projekts miteinander in Beziehung?
- Projekte dienen der Verfolgung von strategischen Zielen einer Organisation
- Projektziele werden aus Organisationszielen abgeleitet
Warum müssen Anforderungen und Ziele genau ausgearbeitet werden?
- Damit Projektergebnis überprüfbar ist
- Damit für jeden unmissverständlich klar ist, was mit dem Projekt erreicht werden soll
(Team/Stakeholder ..)
- Um Missverständnisse in der Kommunikation zu verhindern
Warum sollten Projektziele lösungsneutral formuliert werden?
- Fokus auf Ergebnis nicht auf Lösungsansatz
- Kreativität und Flexibilität des Projektteams wird gehemmt
- Team soll die Freiheit haben, Alternativen zu erarbeitet und das aus ihrer Sicht beste Vorgehen wählen, um das Ziel zu erreichen
Welche Funktionen erfüllen Projektziele?
- Orientierungsfunktion Gibt Orientierung, worum es bei Projekt geht
- Koordinierungsfunktion Hilft bei Koordination der einzelnen Projekttätigkeiten
- Kontrollfunktion Maßstab für Bewertung des Projekts
- Selektionsfunktion Hilft, Aufgaben zu priorisieren
- Verbindungsfunktion verbindet durch WIR-Gefühl
Welche Zielbeziehungen kennen Sie und welche führt dazu, dass das Projekt in dieser Form nicht durchgeführt werden kann?
Nennen Sie mögliche Beziehungen zwischen Projektzielen.
- Zielantinomie Ziele schließen sich gegenseitig aus
- Zielkonkurrenz Das Erreichen des einen Ziels erschwert das Erreichen des an
- Zielneutralität Ziele beeinflussen sich nicht
- Zielkomplementarität Das Erreichen des einen Ziels fördert das Erreichen des and
- Zielidentität Die Ziele sind gleich
Bei antinomen Zielen kann das Projektergebnis nicht erreicht werden —> AG, PL und Lenkungsausschuss müssen Lösung finden
Nennen Sie drei verschiedene Zielarten mit jeweils einem Beispiel.
- Kostenziele Budget Projekkosten 150.000€
- Terminziele Meilenstein Alle Hausanschlüsse sind zum 05.01. inst.
- Leistungsziele Qualität Reklamationsquote unter 3%
- Soziale Ziele Stakeholderzufriedenheit Min. 80% geben Produkt die Note 1
- Nicht-Ziele Abgrenzungen, außerhalb Scope
Wie lauten je drei Beispiele für Ergebnis- und Vorgehensziele?
Ergebnisziele
- Rentabilitätssteigerung um 15%
- Entwicklung einer App zum Zeitmanagement
- Einführung eines neuen QS-Systems
Vorgehensziele:
- Dauer des Projekts
- Budget des Projekts
- Nutzung spezifisches Vorgehensmodell
Was ist eine Zielhierarchie?
- Projektziele werden gegliedert
- Nutzen: Schrittweise Verfeinerung
- Oberziele werden in Unterziele unterteilt
- Häufig wird die Zielhierarchie als Baumstruktur dargestellt
Skizziere eine Zielhierarchie inklusive Lieferobjekte.
Was ist eine Use Requirement Specification?
= schriftliches Dokument, das alle Anforderungen eines Nutzers beschreibt
= Grundlage für die Entwicklung des Produkts – mit wichtigen Infos für Entwickler
Nennen Sie typische Abweichungsursachen, die dazu führen können, dass in einem Projekt Ziele nicht oder nur teilweise erreicht werden.
- Technische Probleme – bspw. fehlerhafte Software
- Externe Einflüsse – Politische Veränderungen
- Ressourcenengpässe – Ausfall Experte
- Lieferengpässe Material
- Budget-Kürzungen
Wodurch wird sichergestellt, dass ein Projekt mit den Zielen der Organisation in Einklang steht?
- Projekt soll an den langfristigen strategischen Unternehmenszielen ausgerichtet sein
- Dafür können folgende Methoden zur Analyse eingesetzt werden:
o Performance Matrix, Balanced Scorecard
Welche Perspektiven werden in einer Balanced Scorecard betrachtet?
- Finanzen, Kunden, Potenziale, Prozesse
Was ist eine Performance Matrix im strategischen Management? Skizzieren Sie den groben Aufbau!
= Analyseinstrument, dass Produkte oder Projekte anhand von Leistungskennzahlen (Performance) bewertet
Grenzen Sie die Begriffe Effektivität und Effizienz ab!
- Effektivität: „Die richtigen Dinge tun“ —> Geplante Ziel erreichen
- Effizienz: „Die Dinge richtig tun“ —> Möglichst wenig Ressourcen
Unterscheiden Sie Lieferobjekte und Projektziele und nennen Sie je ein Beispiel.
Lieferobjekt (Liefergegenstand, Deliverable)
= ein Projektergebnis (materiell oder immateriell) und an Kunden (intern, Extern) geliefert wird
- Bsp. Bereitstellung eines neuen Online-Shops im Corporate Design
Projektziel
= Beschreibung eines zukünftigen Zustands, der durch Projekt entstehen soll
- Bsp. Go-Live des Onlineshops bis 31.10.
Worin besteht der Unterschied zwischen Ergebnis- und Nutzenzielen?
- Ergebnisziele: Beschreiben konkrete Zustände (Ergebnisse)
- Nutzenziele: Sind die Folgen der Zielerreichung
- Ziel —> Ergebnisziel: Neue Software eingeführt, Druckerpresse installiert
- Lieferobjekt —> Nutzenziel: Bearbeitungszeit halbiert, Druckkosten gesenkt
Lasten und Pflichtenheft
Lastenheft Beinhaltet „Was“ gemacht werden muss und „Wofür“ es gemacht werden muss
o Wird idR. Vom Kunden / AG verfasst
o Basis für Pflichtenheft
Pflichtenheft Beinhaltet „WIE“ etwas gemacht werden muss und „WOMIT“ es gemacht werden muss
o Wird idR vom AN verfasst
Wie läuft die Zieldefinition mit den Stakeholdern eines Projekts ab?
1. Gemeinsame Definition – Was erreicht werden soll?
2. Diese Definition wird in Ergebnisse übertragen
3. Ergebnisse werden an Stakeholder kommuniziert
—> Iterativer Prozess, bis Ziele von allen Beteiligten abgesegnet
Wofür steht "Viable" in einem Minimum Viable Product (MVP)?
= Ein Produkt mit gerade genug Features, um Kundennutzen zu erzeugen und Feedback einzusammeln
- Trotz reduzierter Features bereit für bestimmten Einsatzzweck
Wofür werden Minimum Viable Products (MVP) und Minimum Marketable Products (MMP) primär eingesetzt?
MVP: Validierung von Annahmen
MMP: Werkzeug, um ein Produkt schnell auf den Markt zu bringen à Reduzierung von time-to-market
Was ist ein Phasenplan und aus welchen Elementen besteht dieser?
Phasenplan = 1. Grober Projektplan, um Überblick über Projektverlauf zu bekommen
- Projekt wird in Projektabschnitte / Projektphasen gegliedert
o = zeitlicher Abschnitt eines Projekts
- Besteht aus Phasen und Meilensteinen
- Jede Phase startet und endet mit Meilenstein
- PM-Phasen gehören nicht zum Phasenplan sondern zum PSP
Welche Meilensteinarten kennen Sie?
- Phasenabschluss-Meilensteine
- Ergebnis-Meilensteine
- Berichts-Meilensteine
Was ist eine Verhandlung?
= Prozess zweier oder mehr Parteien, mit verschiedenen Interessen, Bedürfnissen und Erwartungen, eine gemeinsame Einigung und Verpflichtung zu erzielen
Nach welchen Phasen lassen sich Verhandlungsgespräche und -prozesse strukturieren und was sind die wesentlichen Aktivitäten dieser Phasen?
1. Orientierungsphase – Grundlagen für Gespräch schaffen
2. Klärungsphase (IST-Aufnahme) – Interessen Verhandlungspartner erfahren
3. Veränderungsphase (SOLL-Entwicklung) – Lösungsoptionen entwicklen
4. Abschlussphase – Ergebnis dokumentieren
Wozu dient ein Meilenstein?
- Entscheidungspunkt / Kontrollpunkt, zur Überprüfung des Fortschritts und zur Entscheidung über den Übergang zur nächsten Phase.
o Haben wir die Zwischenziele erreicht?
o Lohnt sich Fortsetzung? Müssen wir abbrechen?
Projektplan
= Dokument, umfasst alle in einem Projekt vorhandenen Pläne
Inhalt:
- WAS (PSP)
- WANN (Terminplan)
- WOMIT (Ressourcenplan)
- WIE VIEL (Kostenplan)
Welche Pläne müssen beim Start einer neuen Projektphase aktualisiert werden?
- Ablauf- und Terminplan
- Kostenplan
- Ressourcenplan
- Risikoregister
- Ggf. Business Case
Was sind Inhalte einer Auftaktbesprechung im Projektteam beim Start einer neuen Projektphase?
Gemeinsam die wichtigsten Aktivitäten planen
o Ziele der nächsten Phase
o ZU erreichende Arbeitsergebnisse
o Untergliederung in Aufgaben
o Verteilung der Aufgaben
Welche Punkte müssen beim Start einer neuen Projektphase berücksichtigt werden?
- Was sind die Ziele für die nächste Phase?
- Welche organisatorischen Änderungen sind nötig?
- Welche Änderungen am Plan sind nötig?
Welche Aktivitäten sollten bei Abschluss einer Projektphase durchgeführt werden?
- Erreichung der Projektziele prüfen
- Erfüllung der Kundenanforderungen prüfen
- Vorschläge für nächste Phase prüfen
- Offene Punkte klarstellen und entsprechend weiterleiten
Was ist ein Stage Gate bzw. Quality Gate?
- Stage Gate Modell wird für Innovationsprojekte eingesetzt
- Eine Stage Gate oder Quality Gate ist ein Kontrollpunkt, an welchem überprüft wird, ob Qualitätsanforderungen erfüllt sind, bevor ein Projekt in die nächste Phase geht
- Ein „Prüf-Tor“ durch das das Projekt gehen muss
Was ist ein Review?
= formelles Verfahren der Betrachtung des Projektstatus
- Ziel: Aus Vergangenem Lernen und für die Zukunft nutzen
- Einsatz: Wird bei Phasenübergängen, am Ende eines Sprints, beim Erreichen von Meilensteinen und am Projektende durchgeführt
Worin besteht der Nutzen einer Projektstrukturierung?
- Komplexität reduzieren —> Übersicht
- Alle Aufgaben aufschlüsseln, damit nichts vergessen wird
- Arbeitsteilung —> Versch. Aufgaben können delegiert werden
- Basis für Ablauf-, Termin- und Ressourcenplanung
- Scope Creep vermeiden
Nach welchen Gliederungsprinzipien kann ein Projektstrukturplan strukturiert werden?
- Zeit-/ Phasenorientiert - nach Phasen, bspw. Durchführungsphase, Abschlussphase
wenn klare zeitliche Abfolge, bspw. Bauindustrie
- Objektorientiert - nach einzelnen Bestandteilen des Projekts
wenn einzelne Baugruppen unabhängig voneinander, bspw. Maschinenbau
- Funktionsorientiert - nach Funktionen, bspw. Marketing, Projektmanagement, Produktion
wenn verschiedene Teams/Abteilungen mit untersch. Funktionen
Was sind die Inhalte einer Arbeitspaketbeschreibung?
- Ziele
- Verantwortung
- Kosten, Dauer, Ressourcenbedarf
- Arbeitsschritte
- Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen
Warum sollte das Projektmanagement als Element in der obersten Gliederungsebene in keinem PSP fehlen?
- PSP = Grundlage für alle weiteren Planungen —> deshalb auch PM-Aufgaben
- PM-Aufgaben sind auch Aufwand und Kosten im Projekt
Erläutern Sie den Unterschied zwischen identifizierender und klassifizierender Codierung und nennen Sie Beispiele.
Nach welchen Arten kann ein Projektstrukturplan codiert werden?
Identifizierend - Direkte Identifikation, ohne weiteren Infos im Code
o Nummerisch 1/ 1.1
o Dekadisch 1/2/10/20
o Alphabetisch A/B/FP
o Alpha-Nummerisch A1/B1/B1.2 à Projektnummer + alpha-nummerischer Code
Klassifizierend - enthält zusätzliche Infos
o „Projektnummer_Teilaufgabe_Arbeitspaketnummer_APVerantwortlicher“
Nennen Sie wesentliche Merkmale von Arbeitspaketen.
- Enthalten eine in sich abgeschlossene Aufgabe
- Messbares Ergebnis
- Sollen vom Umfang her kontrollierbar sein
- Haben eindeutige Verantwortung —> AP-Verantwortlichen
- Eindeutig zuordenbare Nummer
- Schätzbare Kosten & Aufwand
Welche Elemente sind in einem Projektstrukturplan enthalten?
- Projekt als Wurzelelement
- Strukturierung in Teilprojekte
- Teilaufgaben
- Arbeitspakete als kleinste Einheit
Nennen Sie die vier Anordnungsbeziehungen in einem Ablaufplan.
- Normalfolge (Ende-Anfang-Beziehung)
- Anfangsfolge (Anfangs-Anfangs-Beziehung)
- Endfolge (Ende-Ende-Beziehung)
- Sprungfolge (Anfang-Ende-Beziehung)
In welchen Schritten entsteht ein Ablaufplan.
1. Arbeitspakete aus PSP & Meilensteine aus Phasenplan nehmen
2. AP in Vorgänge unterteilen
3. Logische Abhängigkeiten festlegen
4. Anordnungsbeziehungen festlegen (Normalfolge, Anfangsfolge, Endfolge, Sprungfolge)
Warum und wie ermitteln Sie den kritischen Pfad?
= der Pfad, bei dem Gesamtpuffer (und somit auch der freie Puffer) jedes Vorgangs gleich 0 ist —> d.h. Verspätung im Vorgang führt zu Verspätung in gesamten Projekt.
Auf dem kritischen Pfad liegen somit alle Vorgänge, die nicht verschoben werden dürfen
Gleichzeitigt wird so die Mindestprojektdauer bestimmt
Wird häufig im Netzplan ermittelt
In Vorwärtsrechnung werden früheste Anfangs- und Endzeitpunkte ermittelt
In Rückwärtsrechnung die spätesten
Daraus ergibt sich KP
Was zeigt Ihnen der kritische Pfad an?
= der Pfad, bei dem Gesamtpuffer jedes Vorgangs gleich 0 ist -> d.h. Verspätung im Vorgang führt zu Verspätung in gesamten Projekt.
- Auf dem kritischen Pfad liegen somit alle Vorgänge, die nicht verschoben werden dürfen
Zeichnen Sie einen Vorgangsknoten auf und erläutern Sie in Kurzform die Inhalte.
FAZ und FEZ: Frühester Anfangs- bzw. Endzeitpunkt, relevant für die Vorwärtsrechnung
SAZ und SEZ: Spätester Anfangs- bzw. Endzeitpunkt, relevant für die Rückwärtsrechnung
GP und FP: Gesamtpuffer und Freier Puffer, relevant für die Ermittlung des kritischen Pfads
Was ist der Unterschied zwischen einem Gantt-Chart und einem vernetzten Balkenplan?
- Gantt-Chart ist unvernetzter Balkenplan —> Fokus: Zeitliche Darstellung der Aufgaben
- Vernetzter Balkenplan / Netzplan —> Fokus: Darstellung der Abhängigkeiten der Aufgaben & Identifizierung kritischer Pfad
Welche Methoden zur Optimierung eines Terminplans kennen Sie?
Man spricht auch von Straffen des Terminplans
- Fast Tracking: Parallelisieren von Vorgängen
- Crashing: Mehr Ressourcen, um AP zu verkürzen
- Leistungsumfang reduzieren: Streichung von AP
- Prozessinnovation
Was ist Crashing & Fast Tracking?
Crashing = Mehr Ressourcen auf einzelne Arbeitspakete werfen, damit schneller fertig
Achtung: Frisst Ressourcen & Geld
Fast Tracking = Dinge parallelisieren, die eigentlich nacheinander geplant waren
Achtung: Erhöht Risiko von Fehlern,
Welche Pufferarten kennen Sie? Welche Aussagen lassen sich aus den Pufferarten ableiten?
Rechnerische Puffer:
Gesamtpuffer= Zeitspanne zwischen frühester und spätester Lage eines Vorgangs
! Der Gesamtpuffer gehört dem Pfad, nicht dem einzelnen Vorgang!
Freier Puffer = Zeitspanne, um die ein Vorgang nach hinten verschoben werden kann, ohne den nächsten zu beeinflussen
Schlussfolgerung: Der Nachfolger hat min. eine weitere Abhängigkeit; der Verbrauch des freien Puffers hat keinen Einfluss auf den Nachfolger
Welche Aufwandsschätzungsverfahren kennen Sie?
Expertenschätzungen
Delphi-Methode Komplexe Projekte mit Experten, schätzen einzeln (anonym!)
Breitband-Delphi-Methode Experten schätzen beratend / diskutierend
Einzelbefragung Experten
Schätzklausur Experten im Raum zusammen, diskutieren, schätzen AP ein
Andere Schätzmethoden:
Planning Poker v.a. in agilen Teams, mit Fibonacci-Zahlen
Dreipunktschätzung (PERT) optimistischer, pessimistischer und wahrscheinlicher Schätzwert
Analytische Methoden
Analogiemethode Projekt mit Ähnlichkeiten, auf Erfahrung zurückgreifen
Aufwandstrendanalyse Basierend auf bisherigen Daten
Parametrische Schätzung Durch Gleichungen (Anforderungen N => Aufwand = N x 30 Min)
Funktionspunktmethode
Was sind die Vorteile einer Dreipunkt-Schätzung?
- Durch die Verwendung eines opt., pessim. Und wahrsch. Schätzwertes wird Aufwand und Dauer objektiver betrachtet —> Dadurch realistischere Schätzung
- Unrealistisch optimistisch oder pessimistische Schätzungen werden vermieden
- In Pessimitischen Schätzungen werden Risiken berücksichtigt
- Durch die Bildung eines Durchschnittwertes erzielt man höhere Genauigkeit
Welche Faktoren haben Einfluss auf die Schätzgenauigkeit bei Aufwandsschätzungen?
- Erfahrung & Fachwissen
- Projektumfang
- Zeitpunkt der Schätzung
- Verfügbarkeit von Infos
Wie funktioniert die Kostenschätzung mittels der Top-Down- bzw. Bottom-Up-Technik?
Top down
Vom Allgemeinen zum Konkreten
Gesamtbudget wird auf die Teilprojekte und AP verteilt
Bottom up
Vom Speziellen zum Ganzen
Ausgehend von Aufwandsschätzungen ergibt sich Gesamtbudget
Sie haben für Ihr Projekt ein Budget zugesagt bekommen und sollen eine erste Aussage zur Kostenschätzung vornehmen. Welche Methode bietet sich hier an?
In der Startphase eines Projekts sollen Sie eine grobe Kostenschätzung vornehmen, um zu prüfen, ob das bereitgestellte Budget ausreicht. Wie gehen Sie vor?
Top-Down Ansatz verfolgen —> Vom Allgemeinen zum Konkreten —> Budget auf Phasen aufteilen
Groben Phasenplan erstellen
Schätzung der Kosten für jede Phase
Vergleich der summierten geschätzten Kosten mit dem Budget
Nennen Sie mindestens drei Methoden zur Kostenschätzung!
- Expertenschätzung: Delphi-Methode, Schätzklausur, Dreipunktschätzung
- Vergleichsmethoden: Analogiemethode
- Parametrische Schätzung: Funktionspunktverfahren, COCOMO II
Wie funktionieren parametrische Schätzmethoden? Was wären Beispiele hierfür?
Produktfunktionalität und der Aufwand zur Herstellung werden in Beziehung gesetzt à Welcher Aufwand/Kosten, um Funktionalität zu schaffen?
Große Menge abgeschlossener Projekte wird empirisch betrachtet
Eignen sich vor allem für Softwareprojekte
Bsp. Funktionspunktverfahren COCOMO (Contructive Cost Model)
Was sind Analogieschätzmethoden? Welche Vor- und Nachteile haben sie?
- Aufwand bspw. eines Arbeitspakets wird basierend auf den Erfahrungen mit ähnlichen Arbeitspaketen geschätzt
- Vorteil: Objektive Schätzung, ralitv schnell
- Nachteil: oftmals keine geeigneten Projekte oder der Unterschied ist zu groß -> ungenau
Bei der Dreipunktschätzung für den Aufwand eines Arbeitspakets liegen die optimistische und pessimistische Schätzung weit auseinander. Was können Gründe hierfür sein?
- Zu wenig Informationen oder unterschiedliches Verständnis der Ausgangssituation
- Arbeitspaketinhalt unklar oder ungenau
- Fehlende Erfahrung bzw. sehr unterschiedliche Erfahrung der Experten
- Experten schätzen sehr optimistisch bzw. pessimistisch
Beschreiben Sie in Kurzform den Ablauf einer Planning-Poker-Session!
- wird in agilen Projekten, besonders in Scrum, eingesetzt, um den Aufwand kollaborativ zu schätzen
- Jeder TN hat Karten mit Fibonacci-Folge
- Moderator erklärt jeweils eine Aufgabe
- Experten schätzen selbstständig mit legen der Karten (verdeckt)
- Alle drehen gemeinsam um
- TN mit höchster und niedrigster Karte begründen Schätzung
- Zyklus wird wiederholt bis Einigung erzielt
Stellen Sie die Vor- und Nachteile der Matrixorganisation für Projekte dar.
- MA verbleiben disziplinarisch in Linie
- PL als Fachlicher Vorgesetzter
- Hat drei Ausprägungen: Schwach, ausgewogen, stark
- Einsatz: mittlere bis große, bereichsübergreifende Projekte
Vorteile:
- Kein Herauslösen der Projekt-MA aus Linie
- Schneller Wissensaustausch zwischen Projekt und Linie
Nachteile:
- Gefahr Machtkonflikt PL und AL
- Gefahr der Überlastung der Linie
Welche Faktoren können Einfluss auf die Organisationsstruktur des Projekts haben?
- Governance
- Macht und Interessen
- Kultur und Werte
- Geografischer Standort
- Erforderliche Komepetenzen / Reifegrad Team
- Projektdauer
In welcher Projektorganisation ist das Konfliktpotenzial in der Ressourcenplanung am größten und warum?
- Häufig Konflikte in der Matrix-Projrektorganisation, da
o PL nur fachliche Weisungsbefugnis à
o AL disziplinarische Weisungsbefugnis
- PL entzieht der Linie Ressourcen & AL muss dafür sorgen, dass Linie weiterläuft
In welcher Projektorganisation fällt der Projektleiter keine Make-or-Buy-Entscheidungen?
- PL in Stab-Linien oder Einfluss-Projektrganisation kann keine Entscheidung darüber treffen, in autonomer schon
Nennen Sie die Aufgaben eines Lenkungsausschusses.
- Überwachung Projektfortschritt
- Problemberatung
- Genehmigung / Ablehnung von Änderungen
- Treffen von Entscheidungen
- Priorisierung anstehender Aufgaben
Wie hängt die AKV-Matrix mit dem Kongruenzprinzip zusammen?
Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt definieren
Kongruenzprinzip sagt aus, dass Übereinstimmung zwischen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung notwendig
Mit der AKV kann geprüft werden, ob MA nötige Kompetenz und Entscheidungsgewalt hat
Wozu dient die RACI-Matrix?
Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt definieren und transparent darstellen
- Responsible: Wer ist für die Durchführung der Aufgabe verantwortlich?
- Accountable: Wer ist für das Ergebnis der Aufgabe verantwortlich?
- Consulted: Wer steht für fachliche Beratung zur Verfügung?
- Informed: Wer hat das Recht, Informationen zur Aufgabe zu erhalten?
Was ist die RASCI-Matrix?
= Erweiterung der RACI
- Ergänzung um Support: Wer unterstützt bei der Durchführung der Aufgabe?
Nennen Sie mindestens drei direkte und zwei indirekte Kosten, die in Projekten üblicherweise anfallen
Direkte Kosten / Einzelkosten = Können AP zugeordnet werden,
Bspw. Personalkosten, Materialkosten, Betriebsmittel, Investitionen, Reisekosten
bspw. Laptop für Entwickler
Indirekte Kosten / Gemeinkosten = allgemeine Kosten, keinem AP zuordenbar
Bspw. Overheadkosten, Lizenzkosten, Opportunitätskosten
Welche drei Hauptaktivitäten muss ein Projektleiter im Rahmen der Projektfinanzierung durchführen?
- Sicherstellen, dass genügend finanzielle Ressourcen vorhanden
- Finanzielle Ziele des Projekts erreichen
- Finanzierungsstatus überwachen
Was wären Beispiele für die vier Kostenarten?
- Personalkosten bspw. Gehälter, Schulungskosten
- Materialkosten bspw. Verbrauchsgüter, Büromaterial
- Sachkosten bspw. Büromiete, Energiekosten
- Dienstleistungskosten bspw. Beratungskosten
- Kapitalkosten bspw. Zinsen für Kredit, Abschreibungen
- Kalkulatorische Kosten bspw. Risikoaufschläge
Was sind die wichtigsten Arten von Projektkalkulationen und wie unterscheiden sie sich?
Unterscheiden sich im Zeitpunkt – also wann – sie erstellt werden und in den Daten – also was – kalkuliert wird:
- Angebotskalkulation: Während Angebotsphase, Basis: Plankosten
- Fortlaufende Kalkulation: Während Projektdurchführung, Basis: IST-Kosten
- Nachkalkulation: nach Projektabschluss, Ist-Kosten werden mit den geplanten Kosten verglichen
Warum sollte ein Kostenstrukturplan auf einem Projektstrukturplan basieren?
Zweck:
- Stellt Kosten in hierarchischer Form dar (Grundlage = PSP)
- Jedem AP werden Kosten zugeteilt
- Durch klare Zuordnung ist ersichtlich, wofür Kosten entstehen —> AP, Teilprojekt
- Ermöglicht konsistentes Projektcontrolling
Zu welchem Zweck werden Kostenmanagementsysteme eingesetzt?
Ein Kostensystem oder KMS = organisatorisches Werkzeug, um die Kosten einer Organisation zu planen, zu steuern und zu optimieren
- Minimierung der Kosten, Steigerung der Rentabilität
- Ausblick auf die Finanzen und die Leistung ermöglichen
- Basis zum Treffen von Entscheidungen schaffen
Was setzt ein Finanzmanagementsystem zueinander in Beziehung?
- Kostenstruktur der Organisation, Projektkostenstruktur und der Ablauf- und Terminplan werden in Beziehung gesetzt
Grenzen Sie die Begriffe Kapitalbeschaffung und Fördermittelbeschaffung voneinander ab!
- Kapitalbeschaffung: Projekt wird aus Finanzmitteln der Organisation finanziert (Eigenkapital)
- Fördermittelbeschaffung: Projekt wird aus externen Geldern finanziert
Die Kostensummenlinie zeigt summarisch, wie hoch die Kosten zu jedem Zeitpunkt des Projektes voraussichtlich steigen werden. Warum kann es sich empfehlen, besonders kostenintensive Aktivitäten möglichst spät auszuführen?
- Können bei Projektabbruch eingespart werden
- Können bei Änderung ggf. eingespart oder reduziert werden
- Kapital- und Fördermittelbeschaffung benötigen Zeit —> Vielleicht stehen die Finanzierungsmittel erst dann zur Verfügung
Warum sollten Sie eine Cash-Flow-Rechnung im Projekt durchführen?
Hilft dabei, die Zahlungsströme kontinuierlich im Blick zu behalten
- Wann kommen Einnahmen (bspw. Fördermittel)?
- Wann entstehen Ausgaben (bspw. Lieferantenrechnungen)?
Ggf. Maßnahmen treffen, wenn nicht genügend finanzielle Mittel
Unterscheiden Sie die Begriffe Kostenarten, Kostenträger und Kostenstellen!
Kostenarten
- Sind die Kategorien/Arten in die Kosten eingeteilt werden —> Welche Kosten entstehen?
- Bspw. Materialkosten, Sachkosten, Kapitalkosten
Kostenstellen
- = Ort/ Bereiche, wo die Kosten anfallen —> Wo entstehen die Kosten?
- Dadurch können sie verursachungsgerecht verteilt werden
Kostenträger
- = Projekte, Produkte oder Dienstleistungen wofür die Kosten anfallen —> Wofür entstehen die Kosten?
- Verursachungsgerechte Verteilung auf bspw. Teilprojekte, AP, Phasen
Welche Schritte sind Teil der Ressourcenplanung?
1. Identifikation der Ressourcenarten
Personen bspw. Personalkosten
Material bspw. Softwarekosten
Finanzmittel bspw. Budget für Externe
Zeit bspw. Dauer Projektphase
2. Erstellung eines Ressourcenbedarfplans mit Schätzung
Welche Ressourcen in welcher Menge zu welcher Zeit? – Analogie, Parametrisch, Experten
3. Darstellung der Ressourcenganglinie / zeitlich aufgelösten Ressourcenplan
Zeigt den Verlauf über die Zeit
4. Abgleich Bedarf & Kapazität
Ggf. Anpassung
Welche Hauptaufgaben hat die Ressourcenplanung?
- Personal, Material, Zeit und Kosten sind in ausreichender Menge zur richtigen Zeit verfügbar
- Kontinuierliche Überwachung der Ressourcen
- Strategie zur Beschaffung und Nutzung der Ressourcen festlegen
- Abgleich Bedarf & Kapazität
Nennen Sie mindestens drei mögliche Ursachen für Ressourcenkonflikte!
- Wetter/Klima —> Ressource nicht verfügbar
- Mitarbeiter doppelt verplant —> Nicht genug Kapazität
- Maschine defekt —> Materialausfall
- Politische Konflikte —> Nicht lieferbarer Rohstoff
Was sind grundsätzliche Herausforderungen im Ressourcenmanagement? Nennen Sie mindestens drei Faktoren!
- Unterschiedliches Verständnis von Rollen und vorhandenen Ressourcen
- Ausfall von Material, Menschen, Maschinen durch bspw. Krankheiten oder Defekte
- Schlüsselressourcen sind mehrfach überbucht und nicht zur Verfügung —> bspw. Räume
- Durch kurzfristige Entscheidungen wird eine Ressource überbeansprucht
Nennen Sie Beispiele für Ressourcen im Projekt!
Wie lauten mindestens drei Ressourcenarten mit jeweils zwei Beispielen?
- Personal (Team, Experten ..)
- Finanzmittel (Bürgschaften, Kredite) ! —> Kostenplanung
- Sachmittel (Materialien, Verbrauchsgüter, Betriebsmittel, Anlagen)
- Infrastruktur (Räume)
- Dienstleistungen (Schulungen, Support)
- Nicht-Finanzielle Mittel (Zeit, Netzwerke)
Welches sind wichtige Bestandteile eines Kompetenzprofils bei der Beschreibung von Ressourcen?
Kompetenzprofil wird bei Bestimmung von Personalressourcen eingesetzt
Qualifikation wird anhand folgender Faktoren gemessen: Fertigkeiten, Fähigkeiten, Erfahrungen, Wissen – darüber hinaus: Aus- und Weiterbildungen
Worin liegt der Unterschied zwischen kapazitäts- und termintreuer Ressourcenplanung?
Beschreiben Sie den Unterschied zwischen leistungs- und termingesteuerter Ressourcenplanung!
wenn nicht genügend Ressourcen vorhanden, um Zieltermin zu erreichen können diese Planungsmethoden eingesetzt werden
Leistungstreu / Kapazitätstreu:
o Fokus auf Einhaltung der Ressourcen
o Verschiebung des Endtermins wird in Kauf genommen, AP werden verschoben
Termintreu:
o Fokus auf Halten des Endtermins
o Mehr Ressourcen oder Änderung AP, Bspw. Mehrarbeit
Was ist der Unterschied zwischen Qualifikation und Spezifikation?
Bei Personalressourcen spricht man von Qualifikation, bei Sachressourcen von Spezifikation.
Wie unterscheiden sich die Beschaffung interner und externer Ressourcen?
- Interne Ressourcen stehen idR zur Verfügung bzw. hat man die Möglichkeit dies zu überprüfen
- Externe Ressourcen müssen erst beschafft und die Kosten dafür verhandelt werden
Wer kann verantwortlich für die strategische Ressourcenplanung sein?
- Macht meist Programmmanager / Ressourcenmanager / Projektmanager
o Welche Kompetenzen brauchen wir langfristig?
o Welche Schlüsselpersonen sind in der Pipeline?
- Operative Ressourcenplanung à macht der PL
o Wer arbeitet an welchem AP? , Wie viele Stunden?
Was können Sie tun, wenn Ressourcen nicht in dem Maße wie geplant zur Verfügung stehen?
- Auf externe Ressourcen zurückgreifen
- Eigene Kapazitäten prüfen und ggf. aus internen Ressourcen stemmen
- Alternative Ressource beschaffen
- Ressourcen priorisieren
Mit welchen Maßnahmen können Sie eine Kapazitätsplanung optimieren?
- Maßnahmen mit den „5S“
o Strecken längere Zeitdauer AP, keine Überlast, geringere Intensität
o Stauchen Ressourceneinsatz erhöht, Zeitdauer verkürzt
o Schieben AP an anderen Zeitpunkt schieben
o Splitten AP wird geteilt und zu untersch. Zeitpunkten bearbeitet
o Streichen AP wird komplett entfernt
- Nutzung von Pufferzeiten
- Weitere Ressourcen werden hinzugezogen
Welche Ressourcen werden in Projekten häufig von außen zugekauft?
- Personal
- Werkzeuge
- Materialien
- Teillieferungen
- Software
- Fachwissen
- Coaching / Workshop
Was ist Voraussetzung, damit ein Projektleiter die Vergabe von Mitteln wie Ressourcen oder Aufmerksamkeit optimieren kann?
Projektleiter muss klares Bild haben von
Prioritäten eines Projekts
Definierte Projektziele
Verfügbare Ressourcen
Was ist der Fokus eines Start-up-Workshops?
= Arbeitsbesprechung, in der mit Team und AG erste grobe Projektplanung erstellt wird
- Projektorganisation – Rollen & Verantwortlichkeiten
- Erste Aufwand- / Kostenschätzung
- Informations- und Kommunikationsorga —> Projekt-Handbuch
- Identifizierung Projektrisiken
- Identifizierung Stakeholder
- Erfolgsfaktoren
- Projektmanagement-Plan (PMP) vorbereiten
Enthält erforderliche Schritte, Ressourcen, Zeitpläne und Ziele
Wie läuft ein typischer Steuerungsprozess im Projekt ab?
- Plan, Do, Check, Act —> Deming-Zyklus
- Planen, Ausführen, Beobachten, Anpassen
Beschreiben Sie den Deming-Zyklus anhand eines Beispiels!
Beispiel: Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch KI-Integration in eine Sprachlern-App
1. Plan: Planung der Integration, welche das Sprachenlernen vereinfachen soll
2. DO: Implementierung
3. Check: Prüfung, ob Abbruchrate verändert
4. Act: Ggf. Anpassung
Welche Informationen werden bei der Überwachung eines Projekts gesammelt?
- Projektfortschritt —> Fortschrittsgrad
- Finanzierung —> Plankosten / Istkosten-Abgleich
- Ressourcen —> SOLL/IST , Kapazitätsprüfung
Was sind typische Methoden der integrierten Projektsteuerung?
• Messung des Fortschrittsgrads
• Meilenstein-Trendanalyse (MTA)
• Kostentrendanalyse (KTA)
• Leistungstrendanalyse (LTA)
Was ist eine Meilensteintrendanalyse?
= Methode zur Überwachung der Termintreue
- Zu den Berichtszeitpunkten werden von den MS-Verantwortlichen die voraussichtlichen Fertigstellungstermine abgefragt
- Trends können frühzeitig abgeleitet werden —> Steigende Linien = Verzögerung
Was ist der Unterschied zwischen einer Meilensteintrendanalyse (MTA) und einer Kostentrendanalyse (KTA)?
= Methoden der Projektüberwachung und –steuerung
- Meilensteintrendanalyse (MTA) —> Zeigt Termintrends (Geplante Termine vs. Tatsächliche)
- Kostentrendanalyse (KTA) —> Zeigt Budgetentwicklung (Geplante Kosten vs. Tatsächliche)
- Leistungstrendanalyse (LTA) —> Zeigt Performance
Was sind die Ziele des Projektcontrollings?
- Sicherstellen das Projektziele innerhalb des Magischen Dreiecks erreicht werden (Kosten, Termine, Leistung)
- Regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts
- Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen zwischen Plan und Realität, um Gegenmaßnahmen einzuleiten
Welche drei grundsätzlichen Aktivitäten werden im Rahmen des Projektcontrollings durchgeführt?
- Messung Fortschrittsgrad und tatsächliche Leistung
- Abgleich mit Bezugsbasis
- Ggf. Maßnahmen ableiten
Was ist ein Projektlogbuch?
= Tagebuch des Projekts
- Es wird regelmäßig chronologisch festgehalten: Fortschritt, Aktivitäten und Ergebnisse des Projekts
o Oder bspw. Meilensteine, Entscheidungen, Risiken, Lessons Learned
- Zweck: Ermöglicht Projektfortschritt nachzuvollziehen und Informationen für spätere Analysen festzuhalten
- Software oder Excel-Tabelle
Was sind die drei Schritte des Kostencontrollings und wie können sie beschrieben werden?
1. Kostensituation darstellen: Ist-Kosten und Plan-Kosten werden ermitteln
2. Durchführung Abweichungsanalysen: Meilenstein-Kostendiagramm, Kosten-Trenddiagramm
3. Ursachenanalyse und Steuerungsmaßnahmen einleiten
Welche Methoden der Produktivitätssteigerung kennen Sie?
- Einzelne Person
o Timeboxing oder Pomodoro
o Eisenhower Matrix
o To-do Liste bzw. Priorisierung von Aufgaben
- Team
o Lessons Learned verwenden
o Geeignete Software, bspw. Dokumentation —> DMS
- Produktion
o Verringerung Rüstzeiten
o KVP
Unter welchen Voraussetzungen ist der Fertigstellungswert einer Earned-Value-Analyse aussagekräftig?
- Zuverlässige Schätzung für Plankosten der Arbeitspakete oder Zeitaufgelöster Kostenplan
- Erfassung Fortschrittsgrad mit zuverlässiger Methode
- Erfassung der verbrauchten Aufwände erfolgt zuverlässig
Welche Methoden zur Bestimmung des Fertigstellungsgrads in Projekten kennen Sie? Erläutern Sie diese näher oder stellen Sie sie grafisch dar!
· Schätzen
Verantwortlichen eines Arbeitspaketes schätzen den Fortschritt
· Messen
Mengenproportionalität - Fortschritt wird an bearbeiteter Menge gemessen
FGR = Erreichte Menge \ Gesamtmenge
bspw. bei konstanter Menge (Massenproduktion)
Zeitproportionalität - Fortschritt in Relation zur Zeit
FGR = Abgelaufene Zeit \ Geplante Gesamtzeit
bspw. bei konstanter Arbeitsgeschwindigkeit
Sekundärproportionalität - Eine Methode, bei der eine indirekte Größe, die eng mit dem Fortschritt verbunden ist, zur Messung des Fortschritts
genutzt wird, wie z. B. bestiegene Stockwerke anstelle von Stufen.
· Bestimmen
· Prozess-Start-/Ende-Methode
0/100 --> Es wird entweder 0 oder 100 angegeben
50/50 --> Bei Start bekommt AP 50, bei Ende 100
· Statusschrittmethode
Fortschritt wird anhand Meilensteinen/Etappen gemessen
Bspw. 25% = Recherche, 50% = Angebote eingeholt, 100% = Bestellung
Welche Probleme können bei der Fortschrittsmessung in Projekten auftreten?
- 90%-Syndrom —> Fortschritt wird auf 90% geschätzt, obwohl der tatsächliche deutlich darunter liegt
- Ist-Kosten werden zeitverzögert erfasst
- Feststellung Zielerfüllung findet zeitverzögert statt
Was ist das 90-Prozent-Syndrom und welche Ursachen hat es?
= Phänomen, welches in der Praxis häufig anzutreffen ist
- Zu optimistische Schätzung:
o Der Fortschritt wir sehr schnell auf 90% geschätzt, obwohl er deutlich niedriger liegt
o Ursache könnte bspw. Druck des Projektleiters oder Überschätzung sein
- Bis zum Schluss werden häufig die kniffligen und unliebsamen Zeitfresser aufgehoben
- Mögliche Erklärung: Pareto Prinzip
o Die letzten 20% brauchen 80% der Zeit!
Wie können Sie das 90-Prozent-Syndrom verhindern?
Ansätze die 90% Syndrom verhindern können:
- Status-Schritt-Methode, Mengenproportionalität oder 0/100 Methode
- Definition of Done formulieren = Voraussetzung für komplett erledigte Aufgabe
Welche Aktivitäten müssen am Ende eines Projekts durchgeführt werden?
- Übergabe mit Übergabedokumentation
- Abnahme mit Abnahmeprotokoll
- Auswertung & Dokumentation der Projektergebnisse
- Übertragung von Verantwortung von AN an AG
- Entbinden des Teams von seinen Rollen
- Wertschätzen und Auflösen Team
- Lessons Learned
Was sind Inhalte eines Projektabschlussworkshops? / Projektabschluss-Meeting
- Analyse des Projekts & -ergebnisse
o Gegenüberstellung Soll/Ist
o Analyse Planabweichungen
- Lessons Learned besprechen
- Feedback geben
- Vorbereitung für Projektübergabe
Wie nutzt man Lessons Learned in den verschiedenen Phasen eines Projekts?
= Erfahrungen aus früheren Projekten
Anfang des Projekts:
- Aus früheren Projekten lernen —> Erkenntnisse fließen in Planung ein
Während Projekt und am Projektende:
- Was läuft gut und was schlecht? Diese Erfahrungen werden dokumentiert und weitergegeben
Wie kann ein Unternehmen gesammelte Lessons Learned weitergeben?
- Wissensdatenbanken für alle zugänglich
- Intranet nutzen
- PMO -> LL sammeln und gezielt bereitstellen
Welche Instrumente und Techniken zum Thema „Projektlernen" kennen Sie?
- Lessons-Learned-Workshops
- Wissensdatenbanken nutzen
- Laut Kummerhof (2020) gibt es 4 Ebenen auf die die Lessons Learned bezogen werden Sachebene (z. B. Nachkalkulation)
o Beziehungsebene (z. B. Feedbackgespräche)
o prozessbasierte Ebene (z. B. Stakeholder-Befragungen)
o dokumentenbasierte Ebene (z. B. Checklisten).
Unterscheiden Sie die Begriffe "Freigabe" und "Abnahme".
Freigabe:
-
- Zustimmung / Genehmigung eines Schrittes im Projekt
- Übernimmt eine Person oder ein Gremium
- Funktion: Aufgabe ist erfolgreich abgeschlossen, nächsten Schritte können gemacht
werden
Abnahme:
- Überprüfung am Ende eines Projektabschnitts oder des Projekts
- Übernimmt Stakeholder oder Kunde
- Funktion: Vereinbarte Anforderungen erfüllt, Ziele erreicht und Projekt erfolgreich
abgeschlossen
Was ist die Abnahme eines Projekts?
- AG erklärt, dass bspw. ein Produkt den vereinbarten Anforderungen entspricht
- Zur Abnahme gehört Übergabe der Sache, Billigung
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein Projekt übergeben werden kann?
- Übergabe der Lieferobjekte muss erfolgt sein (inkl. Übergabeprotokoll)
- Abnahme muss stattgefunden haben (inkl. Abnahmeprotokoll)
Was sind die Rechtsfolgen einer Abnahme?
Vergütungspflicht AG ist verpflichtet gemäß Vertrag die Summe zu zahlen
Gewährleistungspflicht Gewährleistungsfrist startet – innerhalb der ist AN für Mängel verantwortlich
Drehung Beweislast Beweislast für das Vorliegen von Mängeln geht an Kunde über
Was bedeutet Änderungsmanagement?
- Mithilfe dessen werden Änderungen identifiziert, beschrieben, klassifiziert, bewertet, bewilligt bzw. abgelehnt, realisiert und gegen rechtliche Vereinbarungen geprüft
Warum wird ein Änderungsmanagement in Projekten implementiert?
- Änderungen sind unvermeidlich, Man sollte vorher darüber abstimmen, wie man mit Änderungen umgeht
- Bspw. Interne Faktoren: Ressourcenknappheit, Geldknappheit
- Bspw. Externe Faktoren: Änderungen an Lieferobjekten & Anforderungen
- Zweck:
o Änderungen strukturiert erfassen und realistisch bewerten
o transparent und gezielt in Projekt integrieren ohne den Projektplan und die Ressourcenplanung zu gefährden
Welche Festlegungen umfasst der Änderungsprozess?
- Übereinkunft, ob Änderung notwendig
- Entscheidung, ob Änderung angenommen wird
- Festlegung der Konsequenzen der Änderung, falls Durchführung
In welche Phasen kann ein Änderungsprozess eingeteilt werden und welche Aktivitäten sind jeweils durchzuführen?
1. Änderungsantrag (Change Request) – Jeder darf einen stellen, aber nicht jeder entscheiden
2. Klassifikation (gravierend, mittel, gering)
3. Impact-Analyse - Bewertung hinsichtlich Kosten, Zeit, Leistung, Risiko
4. Entscheidung im Gremium
5. Freigabe durch richtige Leute
6. Dokumentation & Kommunikation
Wie wird während des Projektverlaufs sichergestellt, dass der Leistungsumfang nach wie vor korrekt definiert ist?
Ständige Überwachung und Steuerung Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen der wichtigsten Stakeholder —> ggf. Anpassung, falls notwendig
Hat zwei Aufgaben:
Sicherstellen, dass Umfang und Inhalt des Leistungsumfangs und der Lieferobjekte mit den abgestimmten Anforderungen des AG übereinstimmen
Ich brauche als PM ein System das den Scope überwacht, um Scope Creep zu vermeiden
Sicherstellen, dass alle Projektbeteiligte zu jeder Zeit mit der gleichen Version des Plans des Leistungsumfangs arbeiten
Welche Informationen sollten in einem Änderungsantrag enthalten sein?
- Antragsteller, Datum, Nummer
- Beschreibung der Änderung
- Begründung der Änderung
- Auswirkungen auf Kosten, Zeit und Leistung
Was soll das Konfigurationsmanagement im Projekt sicherstellen?
s.o.
Wie kann Scope Creeping verhindert werden?
- Durch effektives Konfigurationsmanagement —> Überwachung, Steuerung und Konfiguration des Leistungsumfangs
- Kontinuierliche Prüfung, ob Leistungsumfang angepasst werden muss
Wann wird das Konfigurationsmanagement im Projekt durchgeführt?
Ab Definition des Leistungsumfangs – kontinuierlich
Was ist eine Konfiguration?
= Merkmale & Struktur eines Produkts, wie sie im Anforderungsprofil festgelegt und in der dazugehörigen Spezifikation beschrieben sind
Was ist Baselining im Projekt?
- Konfiguration wird als Referenzpunkt (Baseline) zu einem bestimmten Zeitpunkt für zukünftige Änderungen an der Konfiguration festgelegt
- Wenn Änderungen vorgenommen werden, muss Baseline aktualisiert werden
Erstellen Sie ein Umfeldportfolio und nennen Sie pro Feld jeweils zwei Faktoren für ein Organisationsprojekt!
Welche Kategorien werden in den meisten Fällen in einer Umfeldanalyse eingesetzt?
- Intern und extern, sowie sachlich und sozial
Wofür steht PESTEL und wofür wird die Methode eingesetzt?
- PESTEL ist eine Methode, um äußere Einflüsse auf bspw. das Projekt zu identifizieren
- Wird bspw. im Rahmen der Umfeldanalyse eingesetzt
- Political Politische Faktoren
- Economical Wirtschaftliche Faktoren
- Social Soziokulturelle Faktoren
- Technological Technologische Faktoren
- Environmental Umweltfaktoren
- Legal Rechtliche Rahmenbedingungen
Definieren Sie die Begriffe Chancen und Risiken!
- Beide haben Einfluss auf Projektziele
- Chancen sind potenzielle positive Ereignisse oder Entwicklungen, die das Projekt begünstigen.
- Risiken sind potenzielle negative Ereignisse oder Unsicherheiten, die den Projekterfolg gefährden können.
Was unterscheidet Risiko- und Krisenmanagement?
Risikomanagements (vorbeugend): heißt potenzielle Problem vorbeugen, indem Risiken früh erkannt und Maßnahmen geplant werden
Krise = verhärteter Konflikt
meist nicht ohne externe Hilfe lösbar
Krisenmanagement (reaktiv): heißt auf bereits eingetretene akute Störungen reagieren, um den Schaden zu begrenzen.
Welche Aktivitäten werden im Rahmen des Risikomanagements betrieben?
Welches sind die Schritte in einem Risikomanagementprozess?
1. Identifizierung Umfeldanalyse (PESTEL, STEEP), Checklisten, Brainstorming Stakeho
2. Klassifizieren 1D- nur negative Entwicklung, 2D – neg. + pos. Entw. Möglich
3. Bewerten & Priorisieren EW & SH analysieren -> Risiko-Tabelle
4. Strategie wählen
5. Maßnahmen entwickeln
6. Verantwortlichen definieren
7. Steuern& Überwachen
Auf welche Weise können Risiken identifiziert werden?
Mit welchen Methoden können Risiken und Chancen identifiziert werden?
- Lessons Learned durch Auswertung früherer Projekte
- Kreativitätstechniken, wie bspw. Brainstorming, Mindmapping mit Team & Stakeholdern
- Risiko-Checklisten aus PM-Handbuch
- Umfeldanalyse (PESTEL, STEEP) —> Sachliche Faktoren
- Suchfelder (Basis: Umfeldanalyse)
Aus welchen Ergebnissen anderer Projektmanagement-Methoden können häufig Risiken für das Projekt abgeleitet werden?
- Umfeldanalyse —> sachliche Faktoren
- Konkurrierende Ziele in der Zielbeziehungsbetrachtung
- Stakeholderanalyse —> Stakeholder mit hohem Konflikpotential
Was ist eine Risiko-Checkliste?
= Hilfsmittel bei der Risikoidentifikation
- Beinhaltet Fragen
o Gibt es bekannte Probleme / Spannungen im Projektteam
o Kommen unbekannte Technologien zum Einsatz
o Sind wir stark von externen Dienstleistern abhängig
Worin unterscheiden sich Risiko-Checklisten und Suchfelder beim Identifizieren von Risiken und Chancen?
Risiko-Checklisten bestehen aus geschlossenen Fragen
Bspw. Sind besondere rechtliche Regelungen bezogen auf den Datenschutz zu berücksichtigen
Suchfelder bestehen aus offenen Fragen
Bspw. Welche gesetzlichen Regelungen müssen beachtet werden?
Beschreiben Sie den Unterschied zwischen bidirektionalen und unidirektionalen Risiken!
Bidirektional (2D) - „Spekulative“ Risiken; Verschlechterung oder Verbesserung möglich
Bspw. Rohstoffpreise können steigen oder fallen
(Unidirektional (1D) - „Reine“ Risiken, es ist nur eine Verschlechterung möglich
Bspw. Sturzgefahr
Welche Inhalte sollten in einem Risikoregister erfasst werden?
- Auch als Risiko-Tabelle bezeichnet
- Nummer & Name des Risikos
- Ursache
- Eintrittswahrscheinlichkeit, Schadenshöhe, Risikowert
- Präventive & korrektive Maßnahmen
- Verantwortlicher
Unterscheiden Sie korrektive und präventive Maßnahmen!
Präventive Maßnahmen
- EW senken
- möglichst Risiko verhindern oder verringern
Korrektive Maßnahmen (Risiko ist bereits eingetreten)
- Negative Auswirkungen (SH) verringern
Warum ist es wichtig, sowohl präventive als auch korrektive Maßnahmen zu definieren?
Präventive Maßnahmen sollen dafür sorgen, dass Risiken erst gar nicht eintreten
Da man EW aber selten auf 0 reduzieren kann, sind korrektive Maßnahmen wichtigen, um bei Eintritt die SH gering zu halten
Wann wird Risiko- und Chancenmanagement im Projekt durchgeführt?
Beginnend in Initialisierungsphase und dann fortlaufend im Projekt
immer wieder aktualisieren, da sich Risiken ändern können
Warum sollten Chancen, Risiken und die erarbeiteten Reaktionspläne überwacht werden?
- Neue Informationen können verfügbar werden
- Neue Chancen & Risiken können entstehen
- EW & SH können sich ändern
Dadurch kann sich Umgang mit Risiko ändern. Risiken & Chancen sollten fortlaufend im Projekt überwacht und gesteuert werden
Wer sollte in das Risiko- und Chancenmanagement bei Bedarf einbezogen werden?
- Stakeholder
- Experten
- Projektteam
- Ggf. Lenkungsausschuss
Woran sollte sich das Risikomanagement im Projekt orientieren?
- Unternehmensweite Risikopolitik
- Nationale und internationale Richtlinien
- Gesetzliche Vorgaben
- An den Projektzielen
Unterscheiden Sie qualitative und quantitative Risikobewertung! / Risikomessung / Risikoanalyse
Qualitativ
Bewertung anhand subjektiver Skalen, keine konkreten Werte
Bei kleinen Projekten oder wenn Risiken schwer messbar
Bspw. Szenario-Planung, Skalen 1 bis 10 à es ergibt sich Risiko-Index
Quantitativ
Bewertung anhand konkreter Zahlen à nummerische Werte, nicht subjektiv
Berechnung von RW aus EW & SH à Risikowert
bei komplexen Projekten
Bspw. Monte Carlo Analyse
Was ist die Monte-Carlo-Analyse?
= Mathematische Simulation tausender Szenarien
= quantitative Risikoanalyse
- Ist eine Entscheidungshilfe im RIsikomanagement
- Ergebnis: Wahrscheinlichkeitsverteilung für Projektergebnis
Worin besteht der Unterschied zwischen Risikowert und Risikoindex und wofür werden diese Kennzahlen eingesetzt?
- Beides sind Kennzahlen zur Risikobewertung
- Sind Hilfsmittel bei der Entscheidung, welche Maßnahmen eingeleitet werden
- Risikowert wird bei quantitativer Risikoanalyse bestimmt aus EW x SH
- Risikoindex wird bei qualitativer Risikoanalyse bestimmt – Ist eine Zahl aus Ordinalskala ohne Einheit
Worin unterscheidet sich die visuelle Darstellung von Risiken bei quantitativer und qualitativer Bewertung?
Die Risiken einer qualitativen Bewertung werden idR in einem Risiko-Portfolio (Risiko-Matrix) dargestellt
die Risiken einer quantitativen in einem Diagramm oder Koordinatensystem.
Welche Handlungsoptionen kommen für den Umgang mit Risiken infrage? / Risiko-Strategien
- Vermeiden Schutzzaun um Gefahrenstelle
- Vermindern Kleiner Spalt vor der Einzugsstelle
- Verlagern Versicherung abschließen
- Akzeptieren Nichts tun, bspw. Wenn Aufwand zur Vermeidung höher
Merke: 1 Euro für Prävention spart 10 Euro für Korrektur
Was ist ein Reaktionsplan?
Auch Maßnahmenplan genannt
Grundlage hierfür ist idR die Risikomatrix, aus welcher die Maßnahmen und Strategien abgeleitet werden
Darin werden die Maßnahmen für jedes Risiko dokumentiert
Durch kontinuierliche Überwachung kann es zu Neubwertungen von Risiken kommen – diese sollten im Reaktionsplan vermerkt werden
Nach welchen Arten können Risiken unterschieden werden?
- Technische Risiken —> Proof-Of-Concept (PoC) = Prüfung technischer Machbarkeit
- Kaufmännische Risiken bspw. Budgetüberschreitungen —> Puffer
- Marktrisiken bspw. Konkurrenzprodukte —> Regelmäßige Wettbewerbsanalyse
- Ressourcenrisiken bspw. Materialknappheit —> Frühzeitige Beschaffung
- Personalrisiken bspw. Entwickler-Verfügbarkeit —> Back-Up-Plan
- Rechtliche Risiken bspw. Datenschutz —> Rechtsabteilung sprechen
- Politische Risiken bspw. Internationale Projekte —> Politische BEobachtung
Oder nach PESTEL
Welche Möglichkeiten hat ein Projektleiter, mit Chancen umzugehen?
- Ausnutzen —> Umsetzen der Chance
- Teilen —> Übergabe der Verantwortung für die Handhabung an Dritten
- Verbessern —> Erhöhen der Eintrittswahrscheinlichkeit
- Ignorieren —> Keine Maßnahmen ergreifen
Definieren Sie den Risikowert und zeigen Sie die Berechnung anhand eines Beispiels!
- = monetäre Bewertung des Schadens
- Nutzen: Priorisierung der Risiken
- RW = SH x EW
- Beispiel: Lieferverzögerung von Bauteilen
o EW = 40%
o SH = 50.000€
o RW = EW x SH = 20.000€
Ein Auftragnehmer möchte ein Projekt nur durchführen, wenn Risiken vom Auftraggeber getragen werden. Welche Nachteile können dadurch entstehen?
- Wsl. Bekommt der AN den Auftrag nicht
- AN könnte wenig motiviert sein, die Risiken zu minimieren
- Weitere Folge daraus: Höhere Kosten Risikomanagement
- Belastung der Vertragsbeziehung bei Eintreten von Risiken -> Mitverschulden für Eintritt
Welcher Wirkungshorizont sollte bei der Bewertung von Risiken und Chancen betrachtet werden?
- Zeitliche Auswirkung auf Terminplan
- Monetäre Auswirkung auf Kostenplan & Budget
- Sonstige Auswirkungen bspw. auf Kundenzufriedenheit oder Ressourcenverbrauch
Was ist ein Risiko-Workshop?
Ist ein geplanter Workshop, in welchem Projektbeteiligte & Stakeholder gemeinsam Risiken identifizieren, analysieren und bewerten, um gezielte Maßnahmen zur Risikobewältigung zu planen.
Wie werden die Kosten für die Projektrisiken im Projektbudget berücksichtigt?
- Risikomanagement = Aufgabe des Projektmanagements und sind somit einzelne APs im PSP —> gehen damit in die Kostenplanung ein
- Die Kosten von Maßnahmen gehen als Risikobudget mit in die Kostenplanung ein
- Reserven für möglicherweise eintretende Risiken werden mit AG abgestimmt und ebenfalls einbezogen
Worin unterscheiden sich formale und informelle Einflüsse auf das Projekt?
Formelle Einflüsse = sichtbar, messbar, dokumentierbar
- Strategien, Richtlinien, Organigramme
Informelle Einflüsse = versteckt, diffus, und oft wirkungsvoller
- Gruppendynamiken, Hidden Agendas, Emotionen wie Angst & Stolz
Was ist ein Stakeholder?
= Alle Personen und Gruppen, die am Projekt beteiligt sind, davon direkt/indirekt betroffen sind oder Interesse daran haben
Wie werden Stakeholder noch bezeichnet?
- Anteilseigner
- Anspruchsberechtigte
- Interessierte bzw. betroffene Personen und Gruppen
Nennen Sie typische Stakeholder eines Projekts!
- Auftraggeber / Kunde
- Lenkungsausschuss
- Höheres Management / Portfoliomanager
- Lieferanten
- Partner
- Interessensverbände
- Behörden
Warum ist die Geschäftsführung als Stakeholder häufig von großer Bedeutung?
- GF hat viel Macht über das Projekt
o Stellt Budget zur Verfügung
o Entscheidet über Leistungsumfang, Einsatzmittel
- Budget und Ressourcen können schnell entzogen und bei höher priorisierten Projekten eingesetzt werden, wenn die GF nicht vom Projektnutzen überzeugt ist
Welcher Unterschied besteht zwischen direkten und indirekten Stakeholdern?
- Direkte (primäre) Stakeholder —> Wirken direkt auf Projekt ein (Vertragliche Regelungen)
- Indirekte (sekundäre) Stakeholder —> Wirken nicht direkt auf Projekt, können aber Macht gegen Projekt ausspielen
Wann wird im Projekt Stakeholdermanagement durchgeführt?
- Identifikation & Analyse während Initialisierungsphase und ab da während der gesamten Projektlaufzeit Überwachung und Steuerung
Aus welchem Grund wird eine Stakeholderanalyse durchgeführt?
Relevante Stakeholder identifizieren, Anforderungen erkennen, Strategie ableiten und Unterstützung im Projekt sichern
Warum?
AG und GF haben idR Macht über weiteren Projektverlauf, Ressourcen, Budget zu entscheiden
und Können durch Einfluss Projekte zum Scheitern bringen
Aus Kundenerwartungen werden Ziele abgeleitet an denen der Projekterfolg gemessen wird
Wer nutzt die Ergebnisse eines Projekts?
- Auftraggeber oder Anwender
- Organisation für Wissensmanagement
Beschreiben Sie ein typisches Stakeholder-Verhalten in einer frühen Projektphase!
- Meist motiviert und sehr enthusiastisch
- was wiederum zu überzogenen Erwartungen führen kann
- Die Anforderungen sind meist unbewusst und werden nicht klar formuliert
Welche Schritte umfasst eine Stakeholderanalyse?
Wie lauten die Hauptphasen des Stakeholdermanagements?
1. Identifizieren direkte und indirekte SH identifizieren => Liste
2. Analysieren Bedürfnisse & Erwartungen verstehen (bspw. durch Befragung)
3. Klassifizieren Macht & Einfluss --> Stakeholder-Matrix
4. Strategien ableiten Aus Stakeholder Matrix ableiten --> Stakeholder-Analyse-Tabelle
5. Maßnahmen planen um Erwartungen zu managen --> Kommunikationspläne
6. Controlling der Maßnahmen
Was könnten mögliche Informationsquellen für eine Identifikation von Stakeholdern sein?
- Workshops, in denen Kreativitätstechniken wie Brainstorming eingesetzt werden
- Gespräche mit anderen Abteilungen, PLs
- Bisher gesammelte Erfahrungen mit Kunden oder Lieferanten
- Interne Stakeholder-Datenbank
- Umfeldanalyse —> soziale Einflüsse
- Gesetzliche Vorschriften —> Behörden & Verbände
Welche Aktivitäten des Stakeholdermanagements finden in welchen Projektphasen statt?
- Projektbeginn —> Stakeholderanalyse, um Interessen und Einflusse zu analysieren
- Während Projekt —> Beobachtung & Steuerung – veränderte Interessen und Einflüsse?
Worauf können Änderungen im Stakeholder-Umfeld basieren?
- Auf Projektänderungen – bspw. neue inhaltliche Erkenntnisse
- Auf Änderungen im Projektumfeld – bspw. neue Richtlinien, Vorschriften
Welche Stakeholder-Strategien kennen Sie?
Was unterscheidet die repressive von der restriktiven Stakeholderstrategie?
Wie unterscheiden sich die diskursive und die repressive Stakeholder-Strategie?
Partizipativ Kooperation - Aktive Einbindung als Partner auch in Entscheidungen
Bspw. Durch Workshops, User Stories, Pilotgruppen
Diskursiv Konfrontation - Sachliche, faire Auseinandersetzung
Restriktiv Information - Bewusst nur eingeschränkt mit ausgewählten Infos versorgen
So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich
Repressiv Ignoranz – nur einseitige Kommunikation, nicht in Entscheidungen involviert
Skizzieren Sie ein einfaches Stakeholderportfolio!
Sie möchten Stakeholder kooperativ ins Projekt einbinden. Welche Möglichkeiten bieten sich hierfür an?
- Verfolgen der partizipativen oder diskursiven Strategie —> hier werden Stakeholder mit eingebunden
o Proaktives Informieren
o Interessen und Erwartungen abfragen und berücksichtigen
o Regelmäßige Kommunikation
Was ist ein Bündnis und worin unterscheidet es sich von einem Netzwerk?
Netzwerke
= informelle Verbindungen, die häufig über längeren Zeitraum existieren ; nicht unbedingt gemeinsames Ziel
Bündnisse
= zweckorientiert, gemeinsames Ziel. Meist liegen konkrete formelle, vertragliche Regelungen zugrunde; wird wieder aufgelöst
Nennen Sie Vorgehensweisen und Eigenschaften, die dem Projektleiter im Umgang mit den Erwartungen, persönlichen Ambitionen und Interessen der Stakeholder helfen.
- Vorgehensweisen: Netzwerke & Bündnisse schließen, Stakeholderanalyse zur Einschätzung von Macht, Aktive Kommunikation
- Eigenschaften: Offenheit, Durchsetzungsstärke, Empathie
Wie sollte mit Aufsichts- und Regulierungsbehörden umgegangen werden?
- = Stakeholder mit Einfluss auf Projekt
- Wie mit anderen Stakeholdern sollten hier auch
o Anforderungen identifiziert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden
Wer muss mit dem Projektergebnis zufriedengestellt werden?
- Alle relevanten Stakeholder
Grenzen Sie die Begriffe Erwartungen, Bedürfnisse und Anforderungen ab.
Bedürfnisse: Sind unspezifisch, unbewusst und manchmal unausgesprochen
Erwartungen: Sind Bedürfnisse, die einer Person bewusst werden, werden teils aber auch nicht klar ausgesprochen
Anforderungen: Sind Erfordernisse an bspw. Ein Produkt oder Ergebnis, die verpflichtend umzusetzen sind
Wie sollte ein Projektleiter mit Bedürfnissen und Erwartungen der Stakeholder umgehen?
- Bedürfnisse & Erwartungen werden häufig nicht kommuniziert
- PL sollte identifizieren und hinterfragen
- Anschließend zusammen mit Stakeholder konkrete Anforderungen (SMART) formulieren
Von wem werden die Anforderungen in einem Projekt priorisiert?
- Von Externen Beteiligten bspw. AG, Führungskräfte, Kunden
Wie wird sichergestellt, dass die Erfüllung der Anforderungen bei Projektabschluss überprüft werden kann?
- Es werden konkrete Abnahmekriterien für jede Anforderung zu Projektbeginn formuliert
- Anhand derer können die Ergebnisse gemessen werden
In welcher Form können Anforderungen dokumentiert werden?
- Lastenheft
- Product Backlog
Was versteht man unter Kommunikationsmanagement bei Projekten?
- = Steuerung aller Informationsflüsse zwischen Projektbeteiligten, um transparente, rechtzeitige und zielgerichtete Kommunikation sicherzustellen.
- umfasst Planung, Management und Überwachung der Kommunikation.
Welche Eigenschaften sollten Informationen haben, die im Projekt weitergegeben werden?
- Korrekt, rechtzeitig
- Nicht redundant
- Eindeutig
- Zugeschnitten auf Empfänger
Wodurch grenzen sich die Informationsbedarfsmatrix, Kommunikationsmatrix und Dokumentenbedarfsmatrix voneinander ab?
Informationsbedarfsmatrix
= Berichtsbedarfsmatrix = Berichtsplan
- Zweck: Erfassung, Analyse und Dokumentation der Informationsbedarfe der Stakeholder
- Wer braucht wann welche Infos (bspw. in Form eines Berichts) und warum?
Kommunikationsmatrix
= Werkzeug, das hilft, klare Kommunikationswege im Projekt mit Stakeholdern festzulegen
--> Wer, Warum, Was, an wen, wann, wie oft, in welcher Form und mit welchem Ziel Infos übermittelt
Dokumentenbedarfsmatrix
= Werkzeug der Dokumentenverwaltung, welches hilft, alle Dokumente des Projekts zu erfassen
Welche Dokumente brauchen wir? Wer erstellt, prüft, gibt frei und archiviert was?
Wo wird häufig die Beteiligungsstrategie der Stakeholder festgehalten?
- In einem Kommunikationsplan bzw. einer Kommunikationsmatrix
Welche Informationen werden in einem Kommunikationsplan festgehalten?
• Wer kommuniziert? (Verantwortlicher)
• Warum wird kommuniziert? (Grund)
• Was wird kommuniziert? (Inhalt)
• Wann und wie häufig wird kommuniziert? (Zeit und Frequenz)
• Wie wird kommuniziert? (Kommunikationskanal)
• Wie genau wird kommuniziert? (Detailtiefe)
Welche Ereignisse können dazu führen, dass ein Kommunikationsplan überarbeitet werden muss?
- Neue Erkenntnisse über Stakeholder
- Änderungen in ökologischem Standards oder politischem Umfeld
- Änderung der Einstellung einzlener Stakeholder zum Projekt
- Neue Risiken
Welche Informationen werden im Rahmen der Berichterstattung erhoben und kommuniziert?
- Informationen über den Projektfortschritt der aktuellen und vorherigen Phase
- Prognose für die Entwicklung der aktuellen Phase bis zum Projektende
- Finanzaudits und Bewertungen
Welche agilen Berichtsmethoden kennen Sie?
Burn-Down-Charts —> Zeigt Fortschritt eines Projekts über Zeit ; Welche Aufgaben noch zu erledigen
Kanban Board —> Zeigt Fortschritt eines Projekts bzw. Aufgaben über Zeit à Aufgaben in Spalten org
Daily Stand Ups —> Fortschritt, Hindernisse, Pläne
Retrospektiven —> Reflektion & Verbesserungen identifzieren
Was ist ein Ad Hoc- bzw. Sofortbericht?
= flexibler Bericht – Einsatz bei besonderen Bedürfnissen
- Berichte müssen idR zeitnah erfolgen
- Aktuelle Infos werden geliefert, um schnell Entscheidungen treffen zu können
- Häufig als Notruf, bspw. bei Riesen-Bug in Software
Was sind die Ziele der Projektdokumentation?
- Strukturierung von Informationen
- Informationen übersichtlich darstellen und leicht auffindbar
- Organisierte Archivierung
In welcher Norm ist die Dokumentationspflicht im Projekt geregelt und welche Anforderungen werden gestellt?
- Ist in der ISO 9001:2015 geregelt
- Folgende Anforderungen müssen erfüllt sein
o Suche, Zugriff und Nutzung von Dokumenten
o Archivierung, Speicherung
o Versionierung —> Kontrolle von Modifikationen
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
= Software wie bspw. Teamwork oder pro.File
- Dient der Archivierung
- Macht Dokumente auffindbar und für alle zugänglich
- Erlaubt Zusammenarbeit
- Bietet Versionierung
- Verknüpft Dokumente
Was ist typisch für agiles Projektmanagement?
- Iteratives Vorgehen, kurze Zyklen
- Fokus auf Orientierung an Kundenwünschen und Output
- Regelmäßiges Kundenfeedback
- Schnell & proaktiv auf äußere Änderungen reagieren
- Eigenverantwortung & Selbstorganisation
Unterscheiden Sie "Definition of Done" und Definition of Ready".
=zwei Konzepte aus agilen Projektmanagement-Ansätzen zur Beschreibung des Zustands eines Arbeitspakets.
Definition of Done
beschreibt die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe oder User Story als fertig/abgeschlossen bezeichnet werden kann.
Die Definition of Ready
beschreibt die Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe oder User Story von einem Entwickler bearbeitet werden kann.
Sie ist dann genügend spezifiziert, um mit der Entwicklung zu beginnen.
Was verstehen Sie unter kontinuierlicher Priorisierung im agilen Projektmanagement?
- Aufgaben werden kontinuierlich überprüft und angepasst
- Es wird, unter Berücksichtigung der aktuellen Ziele, entschieden, welche Aufgaben als nächstes bearbeitet werden
- Ziel: Team soll immer an wertvollsten Aufgaben arbeiten
- Stakeholder sollen mit einbezogen werden
- Mögliche Methoden: MoSCoW-Verfahren
Gute User Storys sollten die Kriterien der INVEST-Formel erfüllen:
- User Stories sollen INVEST (Ähnlich SMART) sein
Independent Story steht für sich
Negotiable Kein Mini-Pflichtenheft sondern Diskussionsöffner
Valuable Nutzen, nicht Funktion
Estimatable Schätzbar
Small So klein, dass in Sprint passt
Testable prüfbar
Worin unterscheiden sich Arbeitspaket und User Story?
Arbeitspaket
= kleinster Teil im PSP = Leistungsbeschreibung einer in sich geschlossenen Aufgabe mit messbarem Ergebnis
Enthält Beschreibung der Aufgabe, Ziele und Ergebnisse, benötigte Ressourcen und Aufwand & Dauer
User Story
= Anforderungen aus Sicht des Benutzers in einfacher Sprache beschrieben
idR. AP in planbasierten Projekten, User Storys in agilen
Beschreiben Sie den Zweck eines Kanban-Boards und wie es erstellt wird.
= Sichtbarmachen der Arbeiten
= Überwachung des Arbeitsflusses (Workflow)
- Besteht aus mehreren Spalten —> To Do, In Progress, Done
- Wenn ein MA eine Aufgabe bearbeiten möchte, dann zieh er sich die Karte mit dem Task von to do auf DOing
- Meistens wird ein WIP-Limit vereinbart – max. Anzahl paralleler Aufgaben
Was bedeutet ein WIP-Limit von 3 auf einem Kanban-Board?
- In einer Spalte dürfen nur max. 3 Tasks sein
- Es muss erst eine Aufgabe weitergeschoben werden, bevor eine neue dazukommen kann
Was ist eine Unternehmensstrategie?
- = langfristiger Plan, mit dem Unternehmen seine übergeordneten Ziele erreichen und sich am Markt positionieren will
- Besteht aus Festlegung mittel- und langfristiger Unternehmensziele
- Zweck: Unternehmenserfolg erhalten und verbessern
Welche Zusammenhänge sehen Sie zwischen strategischem Management und Projektmanagement?
- Strategisches Management = langfristiges Steuerungselement
- Projektmanagement = Projektsteuerung
- Projekte sind kleine Schritte zur Umsetzung der Unternehmensstrategie
- U-Strategie wird in handhabbare Elemente zerlegt, um sie schrittweise zu erreichen —> Projekte sind Bausteine (Programm = Strategiebündel)
Warum werden Projekte für die Umsetzung der Unternehmensstrategie eingesetzt?
- S.o.
- Effekte von Projekten bei der Verfolgung der Strategie:
o Kontinuierliche Verbesserung anregen
o Nützliche Veränderungen in der Kultur oder den Geschäftsprozessen herbeiführen
o Strategische Ziele etablieren
- Außerdem:
o Veränderungen in der Strategie können durch Projekte flexibler gesteuert werden
o Bei neuem Thema muss nicht die gesamte Organisation strategisch neu
ausgerichtet werden
Unterscheiden Sie kurz die Begriffe Vision, Mission und Strategie!
Sind die drei strategischen Führungselemente eines Unternehmens.
Vision
- = konkretes Zukunftsbild, nahe genug um realisierbar zu sein, weit genug weg um begeistern zu können
- = WARUM? —> Das große Ziel
- Funktion: Entscheidungshilfe, Motivationshilfe
- Bsp. IKEA: „Möbel für alle Menschen“
Mission
- = Kernauftrag oder Versprechen des Unternehmens in einem kurzen Statement
- = „Warum machen wir das eigentlich?“ BESSER: WAS TUN WIR?
- Funktion: Entscheidungshilfe, Fokussierung auf wichtige Themen
- Bsp. „Wir bieten eine breite Palette an gut gestalteten, funktionalen Einrichtungsgegenständen zu Preisen an, die so niedrig sind, dass sich möglichst viele Menschen diese leisten können.“
Strategie
- = „Fahrplan“ und konkreter Weg
- beinhaltet konkrete Maßnahmen, wie Vision erreicht und Mission erfüllt wird
Welche Darstellungen bzw. Methoden helfen bei der Visualisierung des Big Pictures?
= Visuelle Darstellung für Kick-Off Meeting
- Neben harten Fakten sind auch weiche Faktoren – wie Werte & Teamrolle enthalten
- Gehört an die Wand oder ins Intranet
Methoden die helfen:
- Roadmap
- Projekt-Canvas
- Kontextmodell
Beschreiben Sie kurz konzeptionelles, strategisches und systemisches Denken!
Konzeptionell
- Komplexe Inhalte strukturieren
- Denken in Zusammenhängen
Strategisch
- langfristig einen Plan verfolgen
- Vorausschauend - Welche Chancen und Risiken berücksichtigen?
Systemisch
- Blick auf das Ganze
- Wechselwirkungen und Dynamiken erkennen
Was macht konzeptionelles Denken aus?
- Berücksichtigen, dass ..
o Probleme häufig mehrere Ursachen haben
o Ursachen häufig miteinander in Beziehung stehen
o Verschiedene Arten der Problemlösung unterschiedliche Auswirkungen haben können
- Themen und Probleme aus verschiedenen Perspektiven betrachten
Was ist der Unterschied zwischen Taktik und Strategie?
- Strategie ist der langfristige Plan, um ein übergeordnetes Ziel zu erreichen.
o Was soll erreicht werden?
- Taktik ist die konkrete Maßnahme, um einzelne Schritte der Strategie umzusetzen
o Wie soll es erreicht werden?
Was ist eine Wirtschaftlichkeitsanalyse?
= Verfahren zur Bewertung, ob sich ein Projekt oder eine Investition wirtschaftlich lohn
- Kosten werden Nutzen und Risiken gegenübergestellt
- oft mithilfe von Methoden wie Amortisationsrechnung, Kosten-Nutzen-Analyse oder Kapitalwertmethode.
Was ist eine Abweichungsanalyse?
- vergleicht den aktuellen Projektstand mit den geplanten Zielen, um Unterschiede (Abweichungen) bei Zeit, Kosten oder Leistung zu erkennen
- Darauf aufbauend Ursachen analysieren und ggf. Maßnahmen ergreifen.
Welche Rolle spielt ein Business-Case im Rahmen des Projektmanagements?
= Szenario, in dem man qualitativen Nutzen des Produkts und Wirtschaftsziele beschreibt
- Rechtfertigung/betriebswirtschaftliche Begründung des Projekts
- Analyse monetärer und nicht-monetärer Nutzen
- Wann: Initialisierungsphase
o Entscheidungshilfe über Projektstart
o Regelmäßige Überprüfung im Projekt, ob weiterhin Nutzen, ansonsten Stopp
Welche Inhalte werden in einem Business Case festgehalten?
- Management Summary – Kurz & knackig warum es sich lohnt
- Ausgangslage – Was ist das Problem?
- Ziele & Nutzen – Was wird erreicht monetär / nicht monetär?
- Optionen & Alternativen aufzeigen, Auch das „Nichts-Tun“, Favoriten markieren
- Kosten & Aufwand – Realistische Aufwandsschätzung
- Risiken & Nebenwirkungen – Was kann schiefgehen?
- Empfehlung - klar sagen
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