19.05.

• Ist der „Bauplan“ oder die „Architekturphase“ des Projekts

• Wird regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst

• Ist ein klarer Rahmen für alle Projektbeteiligten

• Es werden dazu folgende Fragen beantwortet:

  • Aufbauorganisation – Wie wird Projekt organisiert?

  • Ablauforganisation – Welche Projektphasen werden durchlaufen?

  • Welche Ziele sollen erreicht werden?

  • Mit welchem Projektmanagement-Ansatz wird gearbeitet (klassisch, agil, hybrid)?

1.       Analyse Aufgabenstellung und Zielsetzung —> Herausarbeiten Erfolgskriterien

2.       Analyse Erfolgsfaktoren und ableiten einer Strategie

3.       Identifikation der Lessons Learned vergangener Projekte

4.       Projektart und –komplexität bestimmen

5.       Projektmanagement-Ansatz/ Vorgehensmodell wählen

6.       Festlegen Projektdesign

7.       Projektdesign regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen

• Formell: Führungsstil, Unternehmensleitbild (Mission & Vision)

  • Werden dokumentiert

• Informell: Umgangston im Team, Ungeschriebene Regeln, Dresscode

  • Werden praktisch gelebt, nicht dokumentiert

-          Günstig: Feedback geben, Fehler verzeihen, proaktives informieren

-          Ungünstig: „Hinter dem Rücken“ kommunizieren, Fehler immer thematisieren, Informationen zurückhalten

-          Leistung & Erfolg stehen ganz oben

-          Effizienz

-          Wettbewerb

-          Wertschöpfung

-          Zielorientierung

Jede Projektart hat spezifische Besonderheiten

-          Investitionsprojekte brauchen klare Strukturen, Zeitpläne und Kostenpläne

-          Forschungsprojekte – Ergebnis steht noch nicht genau fest

-          Externe Organisationsprojekte bedürfen idR. Mehr Kundenabstimmung als interne

-          Bei internationalen Projekten beeinflussen kulturelle und sprachliche Unterschiede die Zusammenarbeit

• Bspw. Gesellschaftliche Normen & Erwartungen

• Einfluss auf:

  • Kommunikation

  • Entscheidungsfindung

  • Gegenseitiges Unterstützen

  • Arbeitszeiten (Ansehen bei Teilzeit)

  • Pausen, Belegen von Räumen

-          IPMA-Standard ICB 4.0

-          PRINCE2

-          PMI Project Management Body of Knowledge (PMBOK

-          DIN69901

-          Gutes Projektmanagement ist die Grundlage für den Projekterfolg

-          Organisation können dadurch Kunden eher zufrieden stellen, neue Märkte erschließen oder Ressourcen effizienter nutzen

-          Organisation wird zukunftsfähiger

-          Projektmanagement

-          Programmmanagement

-          Portfoliomanagement

-          Häufig werden sie verschriftlicht

-          Bspw. im Unternehmensleitbild, welches Vision und Mission umfasst

Alle drei Ebenen beeinflussen sich gegenseitig:

Grundannahmen

-          = Basis der Unternehmenskultur

-          Sind unbewusst, nicht sichtbar

-          Können nur durch intensive Gespräche von außen offengelegt werden

-          Bspw. Denkweisen, Menschenbild

—> MA beobachten über Jahre, wie im Unternehmen reagiert wird und schließen daraus Regeln

Werte & Normen

-          Werden aus Grundannahmen abgeleitet und können zu diesen werden

-          Sind offiziell kommuniziert à deswegen leicht auszumachen

-          aber schwer zu entschlüsseln

-          Festlegen der Werte und Normen findet auf Beziehungsebene statt

-          Bspw. Leitbild, Vision, Mission

Artefakte

-          Sichtbare Strukturen à Deswegen Leicht zu erkennen, da sichtbares Verhalten

-          aber schwer zu entschlüsseln

-          Bspw. Dresscode, Umgangston, Duzen/Siezen

-          CSR steht für Corporate Social Responsibility

-          Rolle im Projekt: soziale, ökologische und ethische Standards berücksichtigen

-          PL muss sicherstellen das Projekt zu Werten der Organisation passt

• Kultur = gelebte Praxis, Werte = Leitlinien

• Kultur beschreibt das gemeinsame Verhalten, Denkweisen und Gewohnheiten in einem Unternehmen.

• Werte sind die grundlegenden Überzeugungen und Prinzipien, die dieses Verhalten leiten.

-          Transparenz

-          Vertrauen

-          Respekt

-          Innovationsfreude

-          Nachhaltigkeit

-          Internationale Regelungen - EU-Gesetze

-          Internationale Abkommen – Umweltabkommen

-          Technische Regeln – DIN EN ISO 9001 QM

-          Verordnungen - BImSchV

-          Projektspezifische Regelungen – Berichterstattung

• Kritische Erfolgsfaktoren

  • = Faktoren, die zur Zielerfüllung notwendig sind

  • ohne die scheitert dein Projekt, sie sind strategisch

  • englisch: Critical success factors (csf)

• Key Performance Indikatoren

  • = Kennzahl, die die Erfüllung von Zielen oder KEF messen kann

  • Was du nicht misst, kannst du nicht managen

  • Können bspw. ein Abnahmekriterium für ein Ziel sein

-          Befriedigung der tatsächlichen Beweggründe des Kunden

-          Ausrichtung an Unternehmensstrategie

-          Steigerung des Ansehens des PL

-          Angemessene Kommunikation im Projekt

-          Teamstimmung ist positiv

-          Compliance heißt: Wie sind Regelungen und Vorschriften bspw. in Land oder in einer Organisation anzuwenden und einzuhalten (Gesetze, Verordnungen)

-          Projektmanagement-Standards

-          Rechtliche Vorschriften – bspw. Arbeitsrecht, Urheberrecht

-          Regelungen zu Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz (SGU)

-          E-Mails mit verbindlicher Aussage – „Ich schaffe AP erst am 05.01. fertigzustellen“

-          Gespräche im Vorbeigehen – „Kannst du bitte schnell .. schicken?“

-          Kleine Bitten die zu größeren Aufgaben werden

-          Vier Kommunikationsebenen —> Neben der verbalen Ebene gibt es drei Ebenen zu berücksichtigen:

• Wir sprechen u.a. auch mit Mimik & Gestik

  • Verbal                 —> Was wir sagen

  • Paraverbal         —> Wie wir es sagen (Betonung)

  • Nonverbal         —> Was wir zeigen, ohne es zu sagen (Mimik, Gestik)

  • Kontextbezogen (Extraverbal) —> Setting (Rahmen, Zeit, Ort)

• Eisbergmodell nach Freud

  • Sachebene ist bewusst, sichtbar und gut zu beeinflussen

  • Beziehungsebene ist unbewusst, unsichtbar und schwer zu beeinflussen

  • 20/80 —> Häufig entstehen Missverständnisse, weil 80& Beziehungsebene in Kommunikation

-          Agile values Offenheit, Mut, Commitment, Selbstverantwortung aktiv leben

-          Agiles Mindset bei allen Beteiligten —> Kurze Arbeitszyklen, flexibel reagieren

-          Zufriedenstellendes Ergebnis

-          Parteien fühlen sich fair und respektvoll behandelt

-          Parteien würden auch zukünftig wieder verhandeln

• Geben vor, was im Projekt erreicht werden soll, bspw. Hohe Kundenzufriedenheit

• —> Dazu passender Projektmanagement-Ansatz wird gewählt = bester Weg für Umsetzung

Bspw. Schnell auf sich ändernde Kundenwünsche eingehen —> Agiler Ansatz wie Scrum

GF

-          Top-Management Unterstützung

-          Angemessene Befugnisse PL

-          Vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre

PL

-          Gute Selbstorganisation

-          Gute und transparente Kommunikation

-          Fachliche Kompetenz

-          Teamfähigkeit

-          Klare Projektziele

-          Aktives Stakeholdermanagement

Projektteam

-          Reifegrad

-          Gute Zusammenstellung

• Verhandlungsführer sollte Mandat haben

• Dieses legt fest:

  • Was darf er verhandeln?

  • Welche Grenzen oder Tabus gibt es?

  • Welche Entscheidungen darf er selbstständig treffen?

• Lineares, sequenzielles Vorgehensmodell

• Besteht aus fest definierten Phasen, diese laufen streng hintereinander ab à Sobald Phase abgeschlossen ist, beginnt die nächste

• Jede Phase baut auf den Ergebnissen der Vorgängerphase auf

• Wichtige Ereignisse werden von Meilensteinen und Phasenenden werden durch Quality Gates kontrolliert.

-          Genaues Verständnis über Bedürfnisse & Erwartungen aller Beteiligten

-          Relevante Rahmenbedingungen

-          Eigene Verhandlungsgrenzen (BATNA)

Formell:

• Sind die festgelegten Ziele des Projekts (bspw. Aus Vertrag)

• —> Budget, Termin, Qualität

Informell (Subjektiv):

• Sind nicht schriftlich festgehaltene Kriterien

• —>bspw. Teamzufriedenheit, Ansehen PL

• ! Diese Kriterien sind ausschlaggebend, ob Projekt als erfolgreich wahrgenommen wird

Erfolgsfaktoren

= Einflussgrößen, die den Projekterfolg bestimmen

Erfolgskriterien

= Bewertungsmaßstäbe, an denen der Projekterfolg gemessen wird

-          Sind somit Messgrößen

Stakeholderanalyse

o   Stakeholderanalyse-Tabelle

-          ! Voraussetzung für Ergebnisorientierung ist, dass Erfolgsfaktoren definiert & bekannt

-          Klare Kommunikation der Ziele

-          Lenkung der Aufmerksamkeit auf Schlüsselziele

-          Big Picture —> Gemeinsame Vision, Ziele plakativ (bspw. Roadmap, Project Canvas)

-          Vorbildfunktion: Antreiber, Motivator, unternehmerisch

-          Zufriedenstellung der wichtigsten Stakeholder

• Verhandlungsposition wird offen kommuniziert und beinhaltet gewünschtes Verhandlungsergebnis

• Dahinterstehende Interessen & Bedürfnisse sind Motive und bleiben meist verborgen (Beispiel Siedler von Catan)

-          Klare Kommunikation der Ziele

-          Vorbildfunktion: Antreiber, Motivator, unternehmerisch

-          Unternehmerisch denkend

-          Aktives KVP

-          Aktives Stakeholdermanagement —> Zufriedenstellung der wichtigsten Stakeholder

-          Nimmt Chancen wahr ohne Risiken zu übersehen

•         Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)

•         Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

•         Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)

•         Mutterschutzgesetz (MuSchG)

•         Arbeitsstättenverordnung

•         Gefahrenstoffverordnung

Abwicklungserfolg

heißt, dass das Projekt erfolgreich gemessen an dem Magischen Dreieck durchgeführt wurde. Das Projekt wurde mit dem geplanten Budget, in der vorgegebenen Zeit mit der geplanten Leistung durchgeführt.

Anwendungserfolg

bezieht sich auf den des Projektergebnisses nach Projektabschluss für den Kunden. Stellt sicher, dass der Kunde lange zufrieden ist.

• Lenkung der Aufmerksamkeit auf Schlüsselziele

• Klare Kommunikation der Ziele

  • Bspw in Meetings ansprechen

• Ständige Visualisierung und Grad der Erreichung

  • Sichtbarmachen bspw. in Jira

-          Werden von der Organisation vorgegeben oder vom PL entwickelt

-          Können aber auch vom PL und dem Team entwickelt werden —> Stärkt Motivation & Verantwortung des Teams

-          Gelten besonders dort, wo Sicherheit, Datenschutz oder öffentliche Interessen im Vordergrund stehen

-          Dort gibt es spezielle rechtliche und regulatorische Vorschriften

-          Bspw. Automotive, Bau, IT, Luft- und Raumfahrt, Gesundheitswesen

• Kosten: 740.000 €

• Zeit: Abnahme: Juli 2027

• Leistung: Bau eines Mehrfamilienhauses mit Fahrstuhl auf 3 Etagen und einer Fläche von 315 qm

• Projektmarketing betreiben werben für das Projekt und positiv präsentieren

• Zielgruppe: alle internen und externen Stakeholder –

• „Tue Gutes und rede darüber“

• Wie?

  • Informelle Kommunikation à Kaffeepause

  • Formelle Kommunikation à Präsentationen, Intranet

  • Regelmäßige Berichte und Einbindung der Stakeholder

• Projektmarketing stärkt die Ergebnisorientierung —> vor allen Dingen bei dem Team und den Unterstützern

• Ergebnis und deren Notwendigkeit werden noch stärker hervorgehoben

• Magisches Dreieck: Vertraglich vereinbarte Leistung wurde in der geforderten Qualität, mit dem vorgegebenen Budget in der geplanten Zeit erreicht

• Alle wesentlichen Stakeholder / Kunde sind mit dem Projektergebnis zufrieden

• Der PL ist verantwortlich für die Datensicherheit

  • Daten gegen Manipulation, Verlust, Missbrauch etc. sichern

• Der PL ist verantwortlich für Datenschutz

  • Schutz personenbezogener Daten vor Missbrauch

    • §  BDSG – Bundesdatenschutzgesetz

    • §  DSGVO – Datenschutzgrundverordnung

Bei beidem ist egal, in welcher Form die Daten vorliegen

-          Zu Projektbeginn externe und interne kulturelle Einflüsse identifizieren

-          Projektkultur an Gegebenheiten anpassen

-          Diese Anpassung regelmäßig überprüfen.

-          Kultur kann Einfluss auf Projekt haben – bspw. wichtige Werte

-          Einflüsse müssen identifiziert und beachtet werden —> Risikomanagement

-          Kann von Motivationsfunktion Gebrauch machen

• Orientierungsfunktion

  • Einheitliche Werte werden verfolgt

  • MA richten Denken und Handeln danach aus

• Integrationsfunktion

  • Durch Verbundenheit mit Kultur entsteht Gemeinschaftsgefühl

• Motivationsfunktion

  • Identifikation mit U-Kultur fördert Leistungsbereitschaft

-          Machtkultur

-          Teamkultur

-          Innovationskultur

-          Fehlerkultur

-          Risikokultur

Unterschiede zu klassischem PM:

-          Nach jeder Iteration entsteht Zwischenergebnis, welches getestet werden kann

o   Dadurch frühzeitige Fehlererkennung & Validierung von Annahmen

-          Frühes und kontinuierliches Feedback der Stakeholder à Kann direkt berücksichtigt werden

-          Es wird mit einem Backlog gearbeitet, kein feststehender Plan à Regelmäßige Anpassung

-          Output statt Outcome erzeugen – nicht nur Plan einhalten

• wichtiger Faktor für die Wahl des passenden Projektmanagement-Ansatzes

• Man kann zwischen einfach, kompliziert, komplex und chaotisch unterscheiden

• nicht immer muss ein Projekt ausgerollt werden bzw. müssen unterschiedliche Ansätze gewählt werden, da untersch. Stärken

-          Möglichst optimalen Preis für Produkt am Markt erreichten

-          Zielpreis hat höchste Priorität – Produktentwicklung ist untergeordnet

Grundannahmen

-          = Basis der Unternehmenskultur

-          Sind unbewusst, nicht sichtbar

-          Können nur durch intensive Gespräche von außen offengelegt werden

-          Bspw. Denkweisen, Menschenbild

—> MA beobachten über Jahre, wie im Unternehmen reagiert wird und schließen daraus Regeln

Sequentiell (linear)

-          Phasen laufen streng hintereinander ab - Neue Phase beginnt, wenn vorherg. beendet

-          Bsp: Wasserfallmodell

Inkrementell

-          Es wird in kleinen Teilen (Inkrementen) gearbeitet

-          Alle Inkremente sind Teilergebnisse, so entsteht das Endprodukt Stück für Stück

Iterativ

-          In jeder Schleife entsteht ein nutzbares Produkt, welches weiter verbessert wird

Evolutionär

-          Arbeits- und Planungsphasen wechseln sich ab

Agil

-          Besteht aus inkrementellen, iterativen und evolutionären Elementen

-          Gekennzeichnet durch regelmäßiges Kundenfeedback

-          Bsp: Scrum

Hybrid

-          Verschiedene Ansätze werden kombiniert

-          Bsp: Agile Entwicklung, klassische Umsetzung nach Plan

-          Viele Unbekannte

o   Unbekanntes Vorgehen, unbekannte Anforderungen

-          Viele Risiken

-          Viele Elemente und Schnittstellen müssen berücksichtigt werden

-          Viele Einflussparameter

-          Dynamisches Umfeld —> schnell ändernde Anforderungen und Rahmenbedingungen

-          Steuerung und Fortschrittsüberwachung

-          Problemdiagnose

Aufbauorga:

Regelt, wer im Projekt für was zuständig ist à Zustädnigkeiten, Befugnisse, Berichtspflichten

Ablauforga:

Klärt, wann und wie etwas passiert à Beschreibung der Prozesse und Regeln für die Durchführung

Beide werden idealerweise gleichzeitig entwickelt

-          Hohe Komplexität bedeutet, viele Dinge müssen gleichzeitig berücksichtigt werden

-          Bspw.

o   Etwas Neues, technisch anspruchsvolles wird umgesetzt

o   Viele Personen müssen gut zusammenarbeiten

o   Viele unterschiedliche Meinungen der Stakeholder

o   Besondere Wichtigkeit des Projekts für das Unternehmen

o   Großer Projektdruck —> Wenig Zeit, knappes Budget

Gibt vor, wie ein Projekt grundsätzlich durchgeführt wird

• Wofür steht das Projekt? —> Gemeinsame Vision

• Wie ist das Projekt aufgebaut? —> Projektarchitektur

• Was wird gemacht? —> Inhaltsbeschreibung

• Wie wird zusammengearbeitet und kommuniziert?

• Wie wird geplant und gesteuert? —> Methoden & Werkzeuge

• Wie wird mit Risiken und Stakeholdern umgegangen?

• Welche Erfolgsfaktoren?

Kompliziert:

-          Anforderungen und Vorgehen im Projekt sind teils unklar

-          Ursache-Wirkung sind nicht direkt erkennbar

-          Oft reicht Expertenwissen aus, verschiedene Probleme zu lösen

—> Ein Beispiel ist ein Bauprojekt

Komplex:

-          Sowohl Anforderungen als auch Lösungsansätze sind weitgehend unbekannt

-          Wirkzusammenhänge können nicht durchschaut werden

-          Ein iteratives Vorgehen könnte lösungsfördernd sein

-          Hier liegt besonderer Fokus auf Identifikation und Umgang mit Engpässen

-          Im Vordergrund steht die Analyse und Priorisierung von kritischen Ressourcen &

Aufgaben

-          Daraufhin entsprechende Maßnahmen ableiten

-          Beispiel: Critical Chain Project Management (CCPM)

= standardisierte Phasenpläne, in denen Phasen und Meilensteine fix sind

-          Geben eine Struktur vor, wie in einem Projekt vorgegangen werden kann

-          HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieurleistungen)

-          Stage-Gate-Modell

-          Wasserfall-Modell

-          V-Modell-XT

-          Spiralmodell

-          Extreme Programming (XP)

-          Scrum

-          PRINCE2

• Modelle sind bekannt und bewährt —> Beteiligte können sich daran orientieren

• Mehrere Projekte können mit gleichem Vorgehensmodell bearbeitet werden —> Vereinheitlichung, besseres Verständnis für Prozesse, Zeitgewinn durch reduzierten Planungsaufwand

• Ohne Vorgabe kann Ansatz frei gewählt werden, welcher am besten zur Erreichung der Projektziele beiträgt

• Betrachtung der Art, Größe, Komplexität, Stakeholder des Projekts —> Ableitung des passenden Modells

• Vorgehensmodell kann dann projektspezifisch angepasst werden

• Oder Orientierung an Best Practices und erfolgreicher vergangener Projekte im Unternehmen