Projektbegriff

Ein Projekt ist ein einmalig durchzuführendes Vorhaben, mit dem die Verwaltung auf besondere Anforderungen reagiert.

Projekte erfordern besondere Strukturen und Verfahrensweisen, um erfolgreich, zeitgerecht und wirtschaftlich durchgeführt zu werden.

Bsp.:

• neue oder bessere Leistungen für die Bürger

• neue Konzepte für eine wirksame Aufgabenwahrnehmung

• Erhöhung der Qualität

• Einmaligkeit der Aufgabe (keine dauerhafte oder ständig wiederkehrende Aufgabe; Singularität)

• klare Zielvorgabe (SMART-Formel)

• zeitliche Befristung mit klarem Anfangs- und Endtermin

• finanzielle und personelle Begrenzung

• Proektspezifische Organisation (hierarchieübergreifende Zuständigkeiten)

• Neuartigkeit (neue Herausforderung / kein Routinevorgang)

• Interdisziplinarität und Teamarbeit

• Lösungsweg komplex (keine trivale Aufgabenerfüllung; diverse voneinander abhängige Aufgaben)

S = spezifisch, einfach, verständlich, präzise

M = messbar, Grenzwerte zur Überprüfung der Erfüllung

A = achievable unter realistischen Bedingungen erreichbar

R = realisierbar, für das Projekt relevant in Bezug zum Ziel

T = terminiert, planbar

„Für zeitlich befristete, komplexe Aufgaben, die einen übergreifenden Personaleinsatz erfordern, sind vorzugsweise Projektgruppen einzurichten. Leitung, Ziel, Kompetenzen sowie Personal- und Sachmittel sind in dem Projektauftrag festzulegen.“

• Führungskonzeption, die dazu dient, Projekte zielorientiert abzuwickeln (organisatorisch, methodisch und zwischenmenschlich)

• Aufgaben des Projektmanagments:

  • Projektplanung und - steuerung

  • organisatorische Gestaltung des Projektes

  • Führung des Projektteams

  • interne und externe Koordination und Kommunikation

Merke: Projektmanagement ist die Gesamtheit der Führungsaufgaben zur Projektabwicklung.

• gesetzlicher Auftrag (Verwendung von Steuergeldern → Interesse der Öffentlichkeit vorhanden)

• formale Rahmenbedingungen (Berücksichtigung von Rechtsgrundlagen wie Vergabe- und Haushaltsrecht bei Projektplanung und -durchführung)

• Beteiligungsstrukturen (Vergabe- und Dienstrecht reduzieren die Flexibilität beim Lieferanten- und Personalmanagement)

• Sachziel der Aufgabenerfüllung in guter Qualität

• Ziel der Termingerechtigkeit um die Aufgaben in der geplanten oder vorgegebenen Zeit zu erledigen

• Kostenziel, dass die Aufgabenerfüllung bei Einsatz angemessener Ressourcen anstrebt

• immer alle 3 Ziele zu berücksichtigen

• wird ein Ziel vernachlässigt → Auswirkungen auf die anderen Ziele (Dominoeffekt)

• im Verlauf der Projektplanung und -durchführung sind folgende Grundsätze zu beachten:

  • keine Veränderung des Sachziels ohne Überprüfung und Anpassung des Kosten- und Zeitziels sowie

  • keine Veränderung des Zeitziel ohne Überprüfung und Anpassung des Sach- und Kostenziels

  Nichtbeachtung dieser Grundsätze → im Extremfall Gefährdung gesamtes Projekt

• Gefahrenquellen im Projekt:

  • Erweiterung des Projektauftrages ohne Zeit- und Kostenziel entsprechend zu verändern

  • Ressourcenkürzungen ohne Zeit- und Sachziele anzupassen

  • Verkürzung der Projektlaufzeit / Vernachlässigung von Pufferzeiten ohne Kosten- und Sachziele zu überprüfen