Wann darf ein Brief nicht von einem Dritten geöffnet werden?
Nur wenn Vertraulich geschrieben steht. Vorsichthalber auch Briefe vermeiden wo der Empfängers Name über den Firmennamen steht, im Adressfeld.
Nennen Sie drei Dokumente, die nicht mit einem Eingangsstempel versehen werden dürfen.
Nennen Sie drei Vorteile eines Postfachs.
Schnellere Postzustellung, weil Postfach Sendungen meist direkt einsortiert werden beim erreichen der Filiale.
Es bietet Anonymität und Sicherheit, weil der Nutzer nur die Adresse vom Postfach angeben muss und nicht seine Private.
Ein Postfach wirkt professioneller durch klare Trennung von geschäftlicher und privater Korrespondenz.
Wofür ist der Eingangsstempel wichtig?
Zur interen Verifikation das der Brief in der Poststelle eingegangen ist und weitergeleitet wurde.
Posteingang:
Was muss bei der Entnahme des Schriftguts beachtet werden?
ob der Umschlag völlig entleert ist (Leerkontrolle)
ob Anschriften auf Umschlag und Brief übereinstimmen -> wenn nicht, dann muss die Post als “Irrläufer” vermerkt werden
ob der Absender auf dem Brief vermerkt ist (Absenderkontrolle)
ob alle erwähnten Anlagen vorhanden sind (Anlagenkontrolle) -> wenn nicht, dann muss ein Vermerk angebracht werden
ob Datum des Poststempels und das Briefdatum zu sehr voneinander abweichen (Datumskontrolle) -> ist besonders wichtig bei Terminangelegenheiten
Welche Aufgaben müssen bei der Bearbeitung der Eingangspost erledigt werden.
Nennen Sie die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge.
Annahme/Abholen
Vorsortieren
Öffnen (sofern zulässig)
Kontrolle
Eingangsstempel
Feinsortierung
Verteilung
Nennen Sie drei Maschinen oder Geräte, die Sie bei der Postbearbeitung unterstützen können.
Mögliche technische Hilfsmittel sind:
Frankiermaschinen
Kuvertiermaschinen
elektrischer Brieföffner
Briefwaage
Sortieranlagen
Falzmaschinen
Adressiermaschinen
Zusammentragmaschinen
Briefschließmaschinen
Rüttler
Schredder
Was wird unter Kurvertieren verstanden?
das Einstecken der gefalzten Schriftstücke in ein Briefkuvert
Auf welche Art und Weise können Postsendungen frankiert werden?
Briefmarken
Internetmarke (Online Bezahlen und die Marke ausdrucken)
Mobile Briefmarke (Porto-Code generieren, welche auf den Umschlag geschrieben werden kann)
Fankiermaschine/-service (Mit eigener Maschine oder bei der Post in einer Filiale)
Plusbriefe (Vorfrankierte Briefumschläge)
Mit Zusatzleistungen
Was ist beim Stempeln zu beachten?
Nach welcher DIN wird der Eingangsstempel rechts oben neben dem Anschriftsfeld angebracht?
Nach DIN 676
Was ist keine Falzart?
Welche Frankierarten gibt es?
Wie werden ungeöffnete Briefe vorsortiert?
Welche Aufgaben müssen bei der Bearbeitung der Ausgangspost erledigt werden.
1. Kontrollieren (Anlagen, Unterschriften)
2. Adressieren
3. Zusammentragen (Brief und Anlagen werden zusammengeführt, Zusammentragemaschinen können helfen)
4. Falzen (mithilfe von Falzmaschinen)
5. Kuvertieren (wenn Briefumschlag mit Fenster, dann darauf achten, dass Anschrift vollständig zu lesen ist; Kuvertiermaschinen können die Arbeit erleichtern)
6. Schließen (mithilfe von Briefschließmaschinen)
7. Sortieren und Wiegen (zum Wiegen gibt es eine Briefwaage)
8. Frankieren (mit Briefmarken oder Frankiermaschinen)
9. Postausgang festhalten (in einem Postausgangsbuch wird festgehalten an wen, wann und welches Schriftstück das Haus verlassen hat)
10. Versenden (entweder wird die Post selbst eingeliefert oder man lässt sie abholen)
Wie kommt die Post ins Büro?
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