Reisekostenabrechnung: Wie viel € für einen Tag, an dem AN 24h abwesend ist?
28€
Wie viel € für An- und Abreisetag?
14€
Wie viel € Abzug bei berechnetem Hotelfrühstück?
5,60€
Wie viel € Abzug für ein berechnetes Mittag- oder Abendessen?
11,20€
Kilometerpauschale bei Reisen mit Privatwagen?
0,30€ pro km
Wie viel für eintägige Reise mehr als 8 Stunden?
Wichtige Fragen vor Reiseantritt
wer übernimmt welche Aufgaben?
Ist Chef erreichbar? Wann und wie?
Welche Entscheidungen werden eigenständig getroffen?
Wer informiert über Abwesenheit?
Nötige Zugänge/ Dokumente?
Von wann bis wann ist Chef weg?
Welche Dinge müssen geplant/besprochen werden für die Reise?
Verkehrsmittel
Budget
Reiseziel & Reisedaten
Reiseunterlagen
Ablauf, Termine
Technik und Ausstattung
Reisekosten und Abrechnung
Kommunikation mit dem Team
Notfallkontakte
Vorschläge Kostenminimierung
günstigere Hotels (Firmenrabatt)
Früh buchen (Flug/Hotel/Bahn)
Reisedauer optimieren (Übernachtungen ggf. Vermeiden)
Videokonferenz statt Reise
Klare spesenrichtlinien
Zentrale Reisebuchung
Was muss in eine reisemappe?
Reiseübersicht
Buchungsunterlagen (Tickets, Reservierung)
Terminplan (Ablauf, Termine, Adressen)
Karten und Anfahrt
Spesenformulare
Weitere Dokumente (Einladung, pass Kopie, Visa)
Wie lange ist eine reisemappe gültig?
Von Abreise bis Rückkehr
Danach sollte sie aktualisiert werden oder neu erstellt werden
Vor und Nachteile Auto
+ Flexibel
+ Direkt zum Ziel
+ Gepäck flexibel
- Verkehr, Stau
- Kosten für Benzin, Parken
- Umweltbelastung höher
Vor und Nachteile Bahn
+ Umweltfreundlicher
+ entspanntes Reisen (arbeiten, lesen)
+ weniger Stress durch Verkehr
- Abhängig vom Fahrplan
- Verspätungen möglich
- oft umstiege, eingeschränkte Flexibilität
Vor und Nachteile Flugzeug
+ schnell bei großen Entfernungen
+ große Reichweite, international
- lange Wartezeiten
- höhere Kosten
- Umweltbelastung sehr hoch
Drei Kriterien zur Auswahl des Verkehrsmittels
Kosten
Zuverlässigkeit
Reisedauer
Komfort und Flexibilität
Drei Info Quellen Vorbereitung Dienstreise
Reiseportale (für buchungenj
Unternehmensrichtlinien (Spesen, reisevorgaben)
Reiseblocks und Berichte
Reisebüro
Angaben Reiseplan
reisedaten (wann bis wann?)
Zielort (Zweck)
Transportmittel (Tickets)
Termine
Spesenrichtlinien
Name d. Reisenden
Unterkunft und Kontaktdaten
Bestandteile Reisekostenabrechnung
persönliche Angaben
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwand
Nebenkosten
Übernachtungskosten
Sonstige Kosten (Taxi, Telefon)
Vorschüsse
Belege
Unterschriften
MEZ
Mitteleuropäische Zeit (DE)
WEZ
(Weltzeit) Westeuropäische Zeit (+ 1 std zur MEZ)
OEZ
Osteuropäische Zeit (+ 3 std zur MEZ)
Ausfertigungen Reiseplan
reisende Person
Vorgesetzter
Buchhaltung
Personalabteilung
Fuhrpark (falls Dienstwagen)
Ehepartner
Hotelzimmer Buchung
Zimmer Art
Ausstattung
Max. Preis
Firmenrechnung anfordern
Gute Lage
Stornobedingungen prüfen
Rechnung (mit mwSt.) aufbewahren
Frühstück/ Verpflegung?
Nachbereitung Dienstreise
reisekostenabrechnung erstellen
Belege stornieren und einreichen
Rückmeldung Vorgesetzter
Rückgabe Geräte und Pkw
Erfahrungen dokumentieren
Arbeitszeit aktualisieren
Follow up mit Kunden/Geschäftspartner
Neue Kontakte einpflegen
Planung Seminar
Hotel mit genug Platz und Ausstattung
Wie viele Teilnehmer?
Bei Seminar mehrere Tage: Verpflegung der Teilnehmer (Frühstück, Kaffee, Mittag, abend)
Tischordnung, wie am besten um Produkt vorstellen zu können?
Rahmenprogramm
Kosten bzw. Spesen pro Kopf und gesamt
Einladungschreiben Seminar
Beginn - Ende?
Hotel & Anfahrt
Dauer (Uhrzeit)
Zimmer (Doppel oder einzeln?)
Verpflegung
Check in - Check out
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