BWL

• KLR (Kosten- und Leistungsrechnung) → Instrument zur Kostenanalyse und Wirtschaftlichkeitskontrolle

• Investitionsrechnung → Instrument zur Bewertung von Investitionsentscheidungen (z. B. neues Gebäude, neue Fahrzeuge)

• Controlling → übergeordnetes Steuerungsinstrument, das Planung, Kontrolle und Information für Entscheidungen unterstützt.

KLR, Investitionsrechnung und Controlling sind Instrumente der wirtschaftlichen Steuerung und des internen Rechnungswesens der Verwaltung.

Betrieb:

• ist ein Ort der Leistungserstellung. Hergestellt werden Güter oder Dienstleistungen durch Einsatz von Produktionsfaktoren

Ist eine Behörde ein Betrieb

• Ja, denn öfftl Verwaltung

• prod. Güter (z.B öfftl Infrastruktur, öfftl. Sicherheit)

• unter Einsatz von Produktionsfaktoren

Typische Merkmale eines Betriebs:

• Einsatz von Produktionsfaktoren

  • Arbeit

  • Betriebsmittel (Maschinen, Gebäude)

  • Werkstoffe / Ressourcen

• Planung und Organisation der Arbeit

• Leistungserstellung (Produkte oder Dienstleistungen)

Input sind alle Mittel und Ressourcen, die eingesetzt werden, um eine Aufgabe zu erfüllen.

Typische Inputs in der Verwaltung:

• Personal (Mitarbeiter)

• Geld / Budget

• Zeit

• Material

• Informationen

Output sind die Leistungen oder Produkte, die aus der Arbeit entstehen.

Typische Outputs in der Verwaltung:

• ausgestellte Personalausweise

• bearbeitete Anträge

Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit besteht darin, eine möglichst günstige Relation zwischen dem Mitteleinsatz und dem damit erzielten Ergebnis (Zweck) zu erreichen.

Optimalprinzip

Hier ist weder das Ziel vordefiniert, noch die gegebenen Mittel. Es geht vielmehr um das optimale Verhältnis von Aufwand und Ertrag, bzw. um die Effizienz: Es soll soviel Ergebnis wie möglich bei so wenig Aufwand wie möglich erzielt werden.

Effektivität bedeutet, die richtigen Ziele zu erreichen und ob das gewünschte Ergebnis erreicht wird.

Frage: Tun wir die richtigen Dinge?

Beispiel: Eine Stadt will die Verkehrssicherheit erhöhen und baut mehr Zebrastreifen. Wenn dadurch tatsächlich weniger Unfälle passieren, war die Maßnahme effektiv.

Effizienz bedeutet, ein Ziel mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen, also um das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis.

Frage: Tun wir die Dinge richtig?

Beispiel: Zwei Bauunternehmen bauen eine Straße. Beide schaffen es, aber eines braucht weniger Geld und Zeit. Dieses arbeitet effizienter.

Die Leitungsspanne bezeichnet die Anzahl der Mitarbeiter, die einem Vorgesetzten unmittelbar unterstellt wurden, dh. genauer: Das Verhältnis zwischen der Zahl der Instanzen und der Zahl der direkt nachgeordneten Ausführungsstellen.

KLR (Kosten- und Leistungsrechnung) ist ein Instrument der Verwaltung, um Kosten und erbrachte Leistungen zu erfassen und zu analysieren.

Ziel:

• Transparenz über Kosten schaffen

• Wirtschaftlichkeit verbessern

• bessere Steuerung und Entscheidungen ermöglichen

• Stärkung der Eigenverantwortung

• Optimierung von Abläufen

Kurz gesagt: Die KLR zeigt, wie viel eine Leistung der Verwaltung kostet (z. B. die Ausstellung eines Personalausweises).

Was bedeutet das für die Verwaltung?

Die Verwaltung macht keinen Gewinn, aber sie möchte wissen:

• Was kostet eine Leistung wirklich?

• Sind Gebühren angemessen?

• Wo kann effizienter gearbeitet werden?

Beispiel: Eine Stadt berechnet mithilfe der KLR die Kosten pro ausgestelltem Reisepass.

Die KLR hilft also bei:

• Gebührenkalkulation

• Wirtschaftlichkeitsanalysen

• Steuerung der Verwaltung

Unterschied:

• Private Unternehmen: nutzen KLR, um Preise zu kalkulieren und Gewinne zu planen

• Verwaltungen: nutzen KLR, um Kosten von Verwaltungsleistungen sichtbar zu machen und effizienter zu arbeiten

Beispiel Verwaltung: Was kostet ein Personalausweis, eine Baugenehmigung oder ein Kitaplatz tatsächlich?

Kosten sind

• Kosten sind der bewertete Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen zur Erstellung von Leistungen innerhalb einer Periode.

• Kosten entstehen, wenn Ressourcen (z. B. Personal, Material oder Energie) für eine Leistung verbraucht werden.

Zurechenbarkeit zu einem Produkt

• Direkte Kosten (Einzelkosten) sind einem Produkt (Kostenträger) zuzuordnen

• Indirekte Kosten (Gemeinkosten) müssen über einen festzulegenden Schlüssel auf Produkte oder Kostenstellen verteilt werden

  
  

Zurechenbarkeit zu einer Bezugsgröße

• Stückkosten (Kosten pro Leistungseinheit) dienen der Kalkulation von Preisen und Gebühren

• Gesamtkosten (Kosten pro Periode) dienen der Bedarfs- oder Erfolgsermittlung

Die drei Komponenten der Kostenrechnung

• Kostenartenrechnung

  ermittelt, welche Kosten angefallen sind

• Kostenstellenrechnung

  zeigt auf, wo die Kosten verursacht wurden

• Kostenträgerrechnung

  gibt Aufschluss darüber, wofür im Einzelnen die Kosten verbraucht wurden

sind eng miteinander verzahnt.

Kostenartenrechnung

Kostenstellenrechnung

• Verfahren der Kostenverrechnung

  • Hilfskostenstellen erbringen interne Leistungen für andere Kostenstellen, während Hauptkostenstellen die eigentlichen Leistungen für den Endzweck (Produkt/Leistung) erbringen.

Kostenträgerrechnung

• Wichtige Kalkulationsverfahren

Zusammenfassung

Controlling ist ein

• Steuerungs- und Informationssystem, das die Planung, Kontrolle und Koordination von Prozessen unterstützt, damit die gesetzten Ziele einer Organisation erreicht werden.

Strategisches Controlling

Strategisches Controlling beschäftigt sich mit der langfristigen Ausrichtung einer Organisation oder Behörde.

• Zeitraum: langfristig (ca. 5–10 Jahre)

• Frage: „Wohin wollen wir in Zukunft?“

• Ziel: Die richtige Richtung für die Organisation festlegen.

Beispiele:

• Digitalisierung der Verwaltung

• Bürgerfreundlichere Dienstleistungen

• Neue Aufgabenbereiche entwickeln

👉 Es geht also darum, Ziele und Strategien für die Zukunft zu planen.

Operatives Controlling

Operatives Controlling kümmert sich um die Umsetzung der Strategie im Alltag.

• Zeitraum: kurz- bis mittelfristig (1–5 Jahre oder jährlich)

• Frage: „Wie setzen wir unsere Ziele konkret um?“

• Ziel: Effiziente Durchführung der geplanten Maßnahmen

Beispiele:

• Bearbeitungszeit für Anträge messen

• Personal planen

• Budget überwachen

👉 Es geht also darum, die geplanten Ziele praktisch umzusetzen und zu kontrollieren.

Die ABC-Analyse ist eine Methode aus BWL / Controlling / Materialwirtschaft, mit der man wichtige und weniger wichtige Dinge nach ihrer Bedeutung sortiert.

👉 Ziel: sich auf die wichtigsten Faktoren konzentrieren.

• Bildung einer Rangfolge für Priorisierung

Die Objekte (z. B. Produkte, Materialien oder Kunden) werden in drei Klassen eingeteilt.

Ziel der ABC-Analyse

• wichtige Ressourcen erkennen

• Prioritäten setzen

• Kosten besser kontrollieren

• Managementaufmerksamkeit auf wichtige Bereiche richten

Die Portfolioanalyse ist ein strategisches Analyseinstrument aus BWL / Controlling. Sie hilft dabei, verschiedene Produkte, Projekte oder Aufgaben zu bewerten, um zu entscheiden:

👉 Worauf soll sich eine Organisation in Zukunft konzentrieren?

Die Ergebnisse werden in einer Matrix mit zwei Achsen dargestellt.

Ziel der Portfolioanalyse

Die Portfolioanalyse hilft dabei:

• Ressourcen richtig zu verteilen

• erfolgreiche Produkte zu erkennen

• schwache Produkte zu verbessern oder abzuschaffen

• strategische Entscheidungen zu treffen#

Merksatz

👉 Stars = investieren (Strategie) z.b Online-Bürgerportal, über das viele Bürger Anträge digital stellen

👉 Question Marks = prüfen = neue KI-gestützte Antragsprüfung, die erst getestet wird

👉 Cash Cows = Gewinne nutzen = Meldewesen / Personalausweis-Service, den fast alle Bürger nutzen

👉 Poor Dogs = reduzieren oder beenden = Papierformulare, die kaum noch genutzt werden

Die SWOT-Analyse, auch Stärken-Schwächen-Analyse genannt, ist eine Technik, die eingesetzt wird, um Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Unternehmens oder auch eines bestimmten Projekts zu ermitteln.

Die SWOT-Analyse ist ein strategisches Analyseinstrument im Controlling

Sie hilft einer Organisation oder Behörde, ihre Situation zu analysieren, um bessere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

• Beispiel einer SWOT-Analyse

  Bereich	Beispiel
  Stärken	gut ausgebildete Mitarbeiter
  Schwächen	veraltete IT-Systeme
  Chancen	Digitalisierung der Verwaltung
  Risiken	steigende Bürgeranforderungen

Ziel der SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse hilft dabei:

• die aktuelle Situation zu verstehen

• Strategien zu entwickeln

• Stärken zu nutzen

• Schwächen zu verbessern

• Risiken zu vermeiden

• Sie ist ein geeignetes Werkzeug, wenn es um die Evaluierung eines Organisationsprojektes geht.

• Sie kann alleine oder in Gruppenarbeit durchgeführt werden

• Jede Betrachtungsdimension soll eigenständig vorbereitet werden

• Entwicklung von Strategien und Lösungswegen, um Stärken zu nutzen und weiter auszubauen, Schwächen zu beseitigen und Zukunftschancen zu nutzen

Ziele sind Aussagen über angestrebte Zustände, die durch Entscheidungen und die dadurch ausgelösten Handlungen erreicht werden sollen.

• Zielformulierungen sollen SMART erfolgen und damit folgenden Güterkriterien entsprechen:

  • S - spezifisch: Konkrete, eindeutige und präzise Formulierung

  • M - messbar: Kriterien, die erkennbar machen, ob das Ziel erreicht ist

  • A - anspruchsvoll: Herausfordernde, motivierende Ziele

  • R - realistisch: Hochgesteckte, aber erreichbare Ziele

  • T - terminiert: Klare Terminsetzung, wann die Ziele erreicht sein sollen

Zielbeziehungen

Ziele können…

1.) …sich gegenseitig erleichtern

(Zielharmonie).

2.) …zueinander in einem Widerspruch stehen

(Zielkonkurrenz).

3.) ...voneinander vollständig unabhängig sein

(Zielneutralität).

Zielvereinbarungen sind verbindliche Absprachen zwischen zwei Hierarchieebenen

• für einen festgelegten Zeitpunkt (in der Regel 1 Jahr)

• über zu erreichende Wirkungen/Ergebnisse (Outcome) und/oder

• die zu erbringenden Leistungen (Output),

• die hierzu bereitgestellten Ressourcen,

• über Berichtswesen und Controlling sowie

• das Verfahren bei Abweichungen.

Das Leitbild einer Organisation formuliert kurz und prägnant den Auftrag (Mission), die strategischen Ziele (Vision) und die wesentlichen Orientierungen für die Arbeit (Werte).

Leitbilder umfassen sowohl eine Vision wie eine Mission, aus denen dann, bezogen auf die spezifischen Geschäftsbereiche der Verwaltungsbetriebe, konkrete Leitsätze sowie Maßnahmen und Verwaltungsstandards (Normen) abgeleitet werden.

• Vision: Leitidee für die Zukunft bzgl. Entwicklung und Ausrichtung des Verwaltungsbetriebes

• Mission: Konkretisierung der Sach- und Formalziele, Gründsätze der Betriebsstruktur und Umgang/Ansprache mit/von Externen

Begriffe:

• Balanced: Ausgleichend, ausgewogen, integriert

• Score: Zielgerichtet, langfristig, strategisch

• Card: Systematisierend, vereinfachend, schriftlich verbindlich

  
  

Ein Controlling-Instrument, das Strategien in Ziele und Kennzahlen aus vier Perspektiven umsetzt, um eine Organisation zu steuern.

Finanzen – Kunden – Prozesse – Lernen/Entwicklung

Ziel der Balanced Scorecard

Die Balanced Scorecard soll:

• Strategie umsetzen

• Leistung messen

• Verbesserungen steuern

• verschiedene Bereiche einer Organisation verbinden

Der Vergleich der eigenen Leistungen oder Prozesse mit den besten Organisationen, um Verbesserungen zu erreichen.

Ablauf:

1. Eigene Leistungen analysieren

2. Vergleichspartner auswählen (z. B. andere Behörden oder Unternehmen)

3. Unterschiede erkennen

4. Bewährte Vorgehensweise übernehmen

Beispiel in der Verwaltung:

• Eine Stadtverwaltung vergleicht die Bearbeitungszeit für Anträge mit anderen Städten, um ihre Prozesse zu verbessern.

Benchmarking = von den Besten lernen durch systematischen Vergleich.

Behörden vermeiden Benchmarking häufig wegen politischem Risiko, fehlendem Wettbewerb, schwieriger Vergleichbarkeit, organisatorischem Aufwand und interner Widerstände.

Kennzahlen sind messbare Zahlenwerte, mit denen man etwas bewerten, vergleichen oder steuern kann.

Dann beginnt der Kreis wieder von vorne

Damit Controlling funktioniert, braucht eine Behörde vier Systeme.

Früher wurde Verwaltung nach dem Bürokratiemodell von Max Weber organisiert.

Merkmale:

• strenge Regeln

• klare Hierarchien

• wenig Entscheidungsspielraum

• Trennung von Amt und Person

• Eingehende Fachschulung für spezialisierte Amtstätigkeiten

• Steuerung über Input (Personal, Geld, Regeln)

Wenn alle Regeln eingehalten werden, entsteht automatisch ein gutes Ergebnis.

Problem

Dieses System funktionierte oft nicht gut, weil:

• Behörden immer größer wurden

• Entscheidungen zu langsam waren

• Umwelt sich schnell verändert (Technologie, Politik, Gesellschaft)

Das starre System konnte darauf nicht flexibel reagieren.

Stärken und Schwächen der bürokratischen Verwaltung:

Stärken:

• Rechtsstaatlichkeit und Leistungsverlässlichkeit.

Schwächen:

• Autoritäre Strukturen innerhalb der Behörden,

• schwerfällige Arbeitsweise,

• systemimmanente Verschwendung durch geringe Verantwortung der Beteiligten,

• relativ hohe Kosten, Qualitätsdefizite, fehlende ökonomische Prinzipien und eine schwache Innovationsdynamik.

In den 1980er und 1990er Jahren entstanden Reformen.

New Public Management (NPM)

Der Staat soll wie ein Dienstleister für Bürger arbeiten.

Wichtige Punkte:

• Orientierung an Ergebnissen (Output) statt nur an Regeln

• Bürger als Kunden

• mehr Effizienz

• mehr Entscheidungsspielraum für Behörden

• Nutzung von betriebswirtschaftlichen Methoden

Ein wichtiges Instrument dafür ist:

👉 Controlling

Bürokratiemodell

• Steuerungsmechanismus: Entscheidungen werden zentral getroffen (z.B. im Ministerium)

• Steuerungsinstrumente:

  • Inputsteuerung

  • Kameralistik

Neues Steuerungsmodell (NSM)

• Steuerungsmechanismus: Aushandeln der Vorgaben von Mitteln in Abhängigkeit bestimmter Leistungsziele und Produkte

• Steuerungsinstrumente:

  • Outputsteuerung

  • Kontraktmanagement

  • Reform des Rechnungs- und Informationswesens

  • Produkte und Kennzahlen

  • Leitbild & Ziele

Durch Controlling und Berichtswesen sollen die Nachteile bürokratischen Handelns ausgeglichen und die Vorteile eines modernen Dienstleisters angesteuert werden.

Dabei stehen die Steigerung der Effizienz (Wirtschaftlichkeit), der Effektivität (Wirkung) und der Qualität der Aufgabenerfüllung als Eckpfeiler der Kundenorientierung im Vordergrund.

Grundsätzlich ist eine Investition die Umwandlung von Geldkapital in Sach- oder Finanzanlagen.

Die Investitionsrechnung gehört zum internen Rechnungswesen und soll Grundlagen liefern, um rational entscheiden zu können, ob eine Investition durchgeführt werden soll oder nicht.

Zu den monetären Methoden gehören sowohl statische als auch dynamische Verfahren:

• Finanzmathematische monetäre (quantative) Methoden rechnen in Geldeinheiten

• nicht-monetäre (qualitative) Methoden rechnen in Bewertungspunkten

Unterschied statische und dynamische Methoden

• Kostenvergleichsrechnung Vergleicht verschiedene Investitionsalternativen nur anhand ihrer entstehenden Kosten pro Periode. Die Alternative mit den geringsten Kosten wird als die wirtschaftlichste gewählt.

  
  

• Gewinnvergleichsrechnung Hier werden die Gewinne verschiedener Investitionen miteinander verglichen. Die Investition mit dem höchsten Gewinn gilt als die beste Alternative.

  
  

• Rentabilitätsvergleichsrechnung Diese Methode vergleicht die Verzinsung des eingesetzten Kapitals bei verschiedenen Investitionen. Die Investition mit der höchsten Rentabilität (Rendite) wird bevorzugt.

  
  

• Amortisationsrechnung Sie berechnet, wie lange es dauert, bis sich eine Investition durch ihre Rückflüsse bezahlt macht. Die Investition mit der kürzesten Amortisationszeit gilt als vorteilhaft.

  
  

• Kapitalwertmethode Alle zukünftigen Ein- und Auszahlungen einer Investition werden auf den heutigen Zeitpunkt abgezinst. Ist der Kapitalwert positiv, lohnt sich die Investition.

  
  

• Annuitätenmethode Der Kapitalwert einer Investition wird in gleich hohe jährliche Zahlungen (Annuitäten) umgerechnet. Die Investition mit der höchsten Annuität pro Jahr ist wirtschaftlich am besten

  
  

• Interne Zinsfußmethode Diese Methode berechnet den Zinssatz, bei dem der Kapitalwert einer Investition genau null ist. Ist der interne Zinsfuß höher als der geforderte Mindestzins, ist die Investition vorteilhaft.

• Investitionsrechnung kann für Investitionsentscheidungen objektiv bewerten.

• Dabei stehen immer die finanziellen Unternehmensziele im Vordergrund

• Du schaust dir verschiedene Kennzahlen (z. B. Kosten, Gewinne) eines Investitionsprojekts an und entscheidest anhand von Zielgrößen (z. B. Rentabilität), ob sich die Investition lohnt.

Warum ist A1 besser?

Bei 5 % zählt eine frühe Einzahlung besonders viel.

• Bei A1 kommt die große Einzahlung sofort

• Bei A2 kommt die große Einzahlung erst in 5 Jahren und wird deshalb stärker abgezinst

Je höher der Zinssatz, desto besser ist also hier A1 im Vergleich zu A2.

Endergebnis

• A1: 84.329,4884.329,48

• A2: 58.352,6258.352,62

• absolut: beide vorteilhaft

• relativ: A1 besser

Bestimmung der Vorteilhaftigkeit einer einzelnen Investitionsmaßnahme

(absolute Vorteilhaftigkeit)

• Auswahl der vorteilhaftesten Investition aus mehreren Investitionsalternativen unter

Heranziehung verschiedener Aspekte (relative Vorteilhaftigkeit)

Absolute Vorteilhaftigkeit: Bei der absoluten Vorteilhaftigkeit wird nur ein Investitionsprojekt betrachtet.

→ Es sollen nur Projekte realisiert werden, die dem Unternehmen Geld bringen

Relative Vorteilhaftigkeit: Bei der relativen Vorteilhaftigkeit werden mehrere Investitionsprojekte miteinander verglichen.

→ Das Projekt mit dem höchsten Nutzen soll realisiert werden. 

Projekte sind zeitlich befristete, komplexe und bereichsübergreifende klar bestimmte Aufgaben , die aufgrund ihrer Schwierigkeit und Bedeutung meist ein gesondertes Projektmanagement erfordert

Merkmale:

• Einmaligkeit

• Klare Zielsetzung

• Sachliche und Zeitliche Begrenzung

• Komplexität und Neuartigkeit

• Mehrere fach- und hierarchieübergreifende Zuständigkeiten (Personal aus mehreren Organisationseinheiten)

• Begrenzte Ressourcen

• Risikobehaftet

Kurz:

Projektmanagement ist die Gesamtheit der Führungsaufgaben zur Projektabwicklung.

Ein Meilenstein ist ein wichtiger Zwischenpunkt oder Kontrollpunkt in einem Projekt. Er zeigt, dass ein wichtiger Abschnitt des Projekts abgeschlossen ist.

👉 Meilensteine helfen zu prüfen, ob das Projekt nach Plan läuft.

Meilensteine sind wichtige Kontrollpunkte im Projektverlauf.

Die drei wesentlichen Ziele des Projektmanagements sind

• das Sachziel der Aufgabenerfüllung in guter Qualität

• das Ziel der Termingerechtigkeit um die Aufgabe in der geplanten oder vorgegebenen Zeit zu erledigen sowie

• das Kostenziel, das die Aufgabenerfüllung bei Einsatz angemessener Kosten (Ressourcen) anstrebt.

Bei allen Entscheidungen des Projektmanagments sind immer alle drei Ziele zu berücksichtigen!

Bei Nichtbeachtung dieser Grundsätze kann im Extremfall das gesamte Projekt gefährdet werden.

Gefahrenquellen im Projekt sind:

• Erweiterung des Projektauftrages ohne Zeit- und Kostenziel entsprechend anzupassen,

• Ressourcenkürzungen ohne Zeit- und Sachziele anzupassen,

• Verkürzung der Projektlaufzeit ohne Kosten und Sachziel zu überprüfen.

Beschreibung

• Mitarbeiter gehören sowohl zur einer Fachabteilung (Linie) als auch zum Projekt (Mehrliniensystem)

• Projektleiter und Fachabteilungsvorgesetzer teilen sich die Verantwortung.

Vorteile

• Gute Nutzung von Fachwissen aus verschiedenen Abteilungen

• Flexible Personalplanung

Nachteile

• Doppelunterstellung der Mitarbeiter

• Abstimmungsaufwand höher

Die Projektgruppe wird als Stabsstelle der Behörden- oder Abteilungsleitung eingerichtet. Der Projektleiter koordiniert und berät, hat aber keine Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern der Fachabteilungen. Die Mitarbeiter bleiben in der Linienorganisation.

Vorteile:

• geringer organisatorischer Aufwand

• gute Anbindung an die Leitung

Nachteile:

• keine direkte Weisungsbefugnis

• Entscheidungen dauern oft länger.

Beschreibung

• Projektmitarbeiter arbeiten ausschließlich im Projekt

• Sie werden vollständig aus der Linienorganisation herausgelöst.

Vorteile

• Klare Zuständigkeiten

• Schnelle Entscheidungen

• Gute Kommunikation im Projektteam

Nachteile

• Hoher Personalaufwand

• Mitarbeiter müssen nach Projektende wieder integriert werden

Der Lenkungsausschuss verbindet hierbei die Projektorganisation mit der Unternehmensführung bzw. dem Auftraggeber.

Das Gremium begleitet das Projektmanagement, unterstützt die Projektleiter und hilft dabei, die Ziele auf dem idealen Weg zu erreichen.

Interner Projektleiter

Vorteile

• Kennt Unternehmen, Strukturen und Abläufe

• Kennt Mitarbeiter und Unternehmenskultur

• Geringere Kosten

Nachteile

• Kann betriebsblind sein (weniger neue Ideen)

• Oft zusätzliche Belastung neben normalen Aufgaben

Externer Projektleiter

Vorteile

• Neutrale Sichtweise

• Bringt Erfahrung aus anderen Projekten / Unternehmen

Nachteile

• Hohe Kosten

• Muss sich erst in Unternehmen einarbeiten

  
  

Ein Meilenstein ist ein wichtiger Zwischenpunkt oder Kontrollpunkt in einem Projekt. Er zeigt, dass ein wichtiger Abschnitt des Projekts abgeschlossen ist.

👉 Meilensteine helfen zu prüfen, ob das Projekt nach Plan läuft -> sind wichtige Kontrollpunkte im Projektverlauf

Eine Auftaktveranstaltung dient dazu, das Projekt offiziell zu starten und alle Beteiligten zu informieren.

Ziele:

• Vorstellung des Projektziels

• Klärung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Vorstellung des Projektplans

  
  

👉 Dadurch werden Missverständnisse und Konflikte frühzeitig reduziert.

Ja, eine Abschlussveranstaltung ist sinnvoll.

Gründe:

• Präsentation der Projektergebnisse

• Würdigung der Leistungen des Projektteams

• Offizielle Beendigung des Projekts

👉 Sie trägt dazu bei, Erfahrungen zu sichern und Motivation zu stärken.

Einführung eines neues Systems

• PM

• AG

• Workshops

• Ad-hoc-Besprechungen

• Schulung

• Pilot-Testphase

Gessamtprojekt mit einem Ziel

Teilprojekte -> Projektmanagemnt, Prozessanalyse

Arbeitsparkete -> konkrete Aufgaben, definierte Ergebnisse

Klassisch: Erst planen dann umsetzen

Agil: Umsetzen verbessern anpassen

Wann welches sinnvoll ist

Klassisches Projektmanagement sinnvoll bei:

• klaren Anforderungen

• wenig Änderungen

• festen Budgets und Terminen

• z. B. Bauprojekte, Maschinenbau

Agiles Projektmanagement sinnvoll bei:

• unklaren oder sich ändernden Anforderungen

• innovativen Projekten

• Software- oder IT-Projekten

• wenn schnelles Feedback wichtig ist

Ein Projekt kann aus verschiedenen Gründen scheitern. Häufige Ursachen sind:

1. Unklare Ziele

2. Schlechte Planung

3. Mangelhafte Kommunikation

4. Fehlende Ressourcen

5. Schwaches Projektmanagement

6. Änderungen während des Projekts

7. Fehlende Unterstützung durch das Management

Zielformulierung (Projektziele)

Projektziele sollten klar, messbar und verständlich formuliert sein.

Häufig nutzt man die SMART-Regel.

SMART bedeutet:

• S – Spezifisch → eindeutig formuliert

• M – Messbar → Ergebnis überprüfbar

• A – Attraktiv / Akzeptiert → sinnvoll und motivierend

• R – Realistisch → erreichbar mit vorhandenen Ressourcen

• T – Terminiert → klarer Zeitrahmen

Beispiel:

❌ Schlecht: „Die Website verbessern.“

✅ SMART formuliert: „Die Ladezeit der Unternehmenswebsite soll bis zum 30.06.2026 auf unter 2 Sekunden reduziert werden.“

Kurz zusammengefasst:

• Projekte scheitern oft wegen schlechter Planung, unklarer Ziele oder mangelnder Kommunikation.

• Das Magische Dreieck zeigt die Abhängigkeit von Zeit, Kosten und Leistung.

• Zielformulierungen sollten nach der SMART-Methode erfolgen.

Beim Personalbedarf wird berechnet, wie viele Mitarbeiter für eine bestimmte Arbeitsmenge benötigt werden.

Grundformel:

Erklärung der Bestandteile:

• Arbeitsmenge → z. B. Anzahl der zu bearbeitenden Vorgänge

• Zeit pro Einheit → Bearbeitungszeit pro Vorgang

• verfügbare Arbeitszeit → tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters (abzüglich Urlaub, Krankheit, Pausen)

Nutzen:

1. Vermeidung von Über- oder Unterbesetzung

2. Unterstützung der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung von Haushaltsmitteln (besonders wichtig in Behörden)

§ 7 I BHO

Die Verwaltung soll ihre Aufgaben so wahrnehmen, dass öffentliche Mittel sparsam und wirtschaftlich eingesetzt werden. Aufgabenkritik ist damit ein Instrument, um § 7 BHO praktisch umzusetzen. Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.

Definition

Aufgabenkritik ist die systematische Überprüfung von Aufgaben in einer Organisation, um festzustellen, ob diese noch notwendig, wirtschaftlich und sinnvoll sind.

Dabei wird untersucht:

• Welche Aufgaben erfüllt werden

• Ob Aufgaben entfallen, vereinfacht oder zusammengelegt werden können

Zweckkritik prüft ob Aufagbe notwendig ist und Vollzugskritik analysiert, wie aufgaben effizenter gemacht werden können

Ziel

• effizientere Arbeitsabläufe

• Vermeidung von Doppelarbeit

• bessere Nutzung von Ressourcen

In der öffentlichen Verwaltung gibt es verschiedene Wege, öffentliche Aufgaben zu erfüllen bzw. zu steuern.

Grundformen der Aufgabenerfüllung

1. Eigenwahrnehmung durch Behörden

   • klassische Verwaltung

   • z. B. Ordnungsamt, Bauamt

2. Auslagerung auf öffentliche Unternehmen

   • z. B. Stadtwerke

3. Private Durchführung

   • Outsourcing / Privatisierung

   • z. B. Müllabfuhr durch private Firmen

Personengesellschaften

Merkmale:

• persönliche Haftung der Gesellschafter

• geringere Kapitalbindung

• stärker personenbezogen

Beispiele:

• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)

• OHG (Offene Handelsgesellschaft)

• KG (Kommanditgesellschaft)

Kapitalgesellschaften

Merkmale:

• eigene Rechtspersönlichkeit

• Haftung auf Gesellschaftsvermögen beschränkt

• Kapital steht im Mittelpunkt

Beispiele:

• GmbH

• AG

Typisch in der Verwaltung:

• Stadtwerke GmbH

• Verkehrsbetriebe GmbH

Gesellschaften des öffentlichen Rechts

Diese werden durch Gesetz oder Satzung geschaffen.

Typische Formen:

Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR)

Beispiele:

• Rundfunkanstalten

• Sparkassen

• teilweise kommunale Betriebe

Merkmale:

• rechtlich selbstständig

• erfüllen öffentliche Aufgaben

Was ist der „Gewinn“ in der Verwaltung?

Die Verwaltung arbeitet nicht gewinnorientiert.

Der „Gewinn“ ist daher eher: Zielerreichung / öffentlicher Nutzen

Beispiele:

• bessere Sicherheit

• funktionierende Infrastruktur

• gute Bildung

• Bürgerzufriedenheit

👉 Man spricht eher von:

• Gemeinwohl

• öffentlichem Nutzen

• Leistungsqualität