Projektmanagement

• Abkürzungen und Begrifflichkeiten müssen eindeutg verstanden werden

• ein Dokument, das für jeden zugänglich ist

  • 2 Spaltige Tabellle

• Projektleiter legt es zu Beginn des P an und aktualisiert dieses

• Grundlage für Besprechungen

• wird mit Team erarbeitet und erweitert

• macht nur Sinn wenn die Personen aus untersch. Kultur

Beispiel Patientenschulung:

• VKB = vorderes Kreuzband (Band im Knie)

• BMI = Body Mass Index (Maße zur Klassifizierung des Gewichts)

• D.M. = Diabetes Mellitus (Erkrankung des Stoffwechsels)

• Mukoviszidose = Lungenerkrankung

• gehört zum Bereich der Zielklärung

• Methode der Auftragsklärung

• kein P-Start ohne beschriftete Ecken

• Kombination stets eine Herausforderung

• gegenseitige Abhängigkeiten der Ecken (wird eins geändert wirkt sich das auf die zwei anderen aus -> Anpassung der Faktoren)

• Eindeutige Unmöglichkeiten (wenn eine Ecke nicht möglich)

  • erkennen

  • begründen - sachlich fundiert

  • kommunizieren

  • dokumentieren (absichern)

• definiert den Projektumfang, die Tätigkeiten und mit der jeweiligen Verantwortung

• Absicherung der eigenen Zuständigkeit

• Einteilung der Aufgaben in meinen Verantwortungsbereich bzw. der Umfang meines Projekts

  -> InScope

• Einteilung der Aufgaben außerhalb meines Veranwortungsbereichs bzw. nicht Umfang meines Projekts

• evtl. mein Verantwortungsbereich aber nicht durchzuführen

  -> Out of Scope

Beispiel: Turnier

• Aufgaben-Verteilungs Matrix

• Eine Person kann auch mehrere Rollen übernehmen

• personifiziert

• Responsible: richtig physisch arbeiten

• Accountable: Gesamverantwortung

• Consulted: angefragt, eingebunden

• Informed: über Abschluss oder Probleme etc. informiert

• nicht sinnvoll: eingefahrenes Projekt, festgelegte Aufgaben wie z.B. Gastronomie oder wenig Teilnehmer

• Bsp.: Patientenschulung: A = Abteilungsleiter, R = Therapeut, C = Chefarzt, I = Krankenkasse

• wichtiges Zwischenergebnis

• festgelegter Termin

• begrenzte Anzahl

• sachbezogen (je nach Bereich z.B. Sporthalle reservieren)

• Charakter Kunde (persönlich nach Bedingungen fragen bzw. anpassen)

• Charakter Projektleiter (Anzahl festlegen)

• unternehmensspezifisch (je nach Unternehmen vorgegeben)

• z.B. Entscheidungen werden gefällt, verpflichtende Dokumentation (Email) oder ein Treffen

Beispiel

• Organisation eines Turniers

  1. Reservierung einer Sporthalle

  2. Veröffentlichung des Termins

  3. Anmeldung der Teilnehmer

  4. Einteilung der Gruppen

  5. Organisation des Caterings und der Übernachtungsmöglichkeiten

  6. Durchführung des Turniers

• kurzfristige Planung

• grob und sachlich

• bewusst Abschnitte ungeplant aufgrund Ungewissheit

• ersten genauere Planung bei neuen Erkenntnissen

• Endtermin steht fest, aber unsicheres Umfeld

Beispiel

• Kreuzbandriss eines Patienten 15.06

• OP erfolgreich durchgeführt (01.08.)

• 1. Leistungstest (12.08)

• Festgelegtes Ziel: Return to Play (15.01)

Meilensteine

• eher lose Definition von zu erreichenden Kriterien

• entscheidender i.d.R. Auftraggeber

• spart Zeit

• kann zu Doppelarbeiten führen wegen sachlicher Risiken

• Zeit wichtiger als Qualität

• sinnvoll: nach einer OP, da Heilung nicht direkt beeinflussbar

  
  

Gates

• konkrete vorab Definition der zu erreichenden Kriterien

• Ganz oder gar nicht

• spezifisch definiertier Entscheiderkreis

• kostet Zeit bzw. spielt keine Rolle

• bringt inhaltliche Sicherheit

• sinnvoll: für Planung eines Events das zu einem Termin stattfinden muss

• Stakeholder = Personen, die sich für das P veantwortlich fühlen

• hilft, die Projektbeteiligten zu bestimmen und herauszufinden, welchen Einfluss sie auf Ihr Projekt haben könnten

• Personen nicht Abteilungen!

• Fragen

  • Wer ist vom P betroffen?

  • Wer im Umfeld beschäftigt sich mit ähnlichen Themen?

  • Wer profitiert vom P?

  • Wer kann dem Erfolg schaden?

  • Wer kann mich unterstützen?

  • Wer sollte informiert werden

• Varianten: Einflussmatrix, Stakeholder Portfolio, Einstellung der Stakeholder

• NICHT sinnvoll: wiederholendes P, keine Änderungen, alle Aufgaben und Rollen sind verteilt

Einflussmatrix:

• Wer berichtet und informiert an wen und wie?

• Festlegung der..

  • Zugriffsrechte

  • Schreibrechte

  • Bennenung der Dateien

  • Art der Archivierung

• Beispiele

  • Zugriffsrechte je nach Abteilung

  • Schreibrechte: nur der Verantwortliche

  • Benennung der Dateien: 20230118_Turnier

  • Archivierung: Jedes Projekt eigener Ordner

• Besprechung: präsenz (Kamera an) oder virtuell

• Medium: Email, Zoom…

• ausreden lassen

• in jedem Fall antworten

• abweichende Meinungen zulassen

• gegenseitige Unterstützung

• offen, ehrlich

• ausgewogene Gruppen

• handlungsauslösende, motivierende Funktion

• Alle Beteiligten treffen sich zum ersten Mal um auf Sach und Beziehungsebene eine gemeinsame Basis zu finden

  • gleiches sachliches Verständnis vorhanden

  • Team soll zusammen geschweißt werden

  • Spielregeln der Zusammenarbeit werden vereinbart

  • Auftraggeber erklärt seine Unterstützung -> besondere Wirkung -> Motivation

  • PL übernimmt Führungsrolle

• sollte möglichst früh stattfinden

• ersten 3-5 Minuten in denen der erste Eindruck entscheidend ist

• Inhalte

  • Infos über Rahmenbedingungen (Firmeninfos)

  • Auftragsklärung

  • wesentliche Projektinformationen

• bezeichnet das Lernen aus Erfahrung, Erkenntnissen, Fehlern und Risiken, mit dem Ziel, die gewonnenen Erkenntnisse zukünftig aktiv zu nutzen

• schriftliche Aufzeichnung und Sammlung

• wird nach offizellem Abschluss eines P durchgeführt (Abnahme durch Auftragsgeber)

• ABER auch zyklisch laufend innerhalb des P

• keine Schuldzuweisung!

• Moderation und Vertraulichkeit entscheidend!

• Keiner wird gezwungen!

• Wer macht Learnings?

  • PL und Team

  • PL und Kunde

• Fragen

  • Gut Besser Transfer? (wer, was, bis wann?)

  • Nachhalten (erinnern; ob Ziel eingehalten wird)

  • Information

• Beispiel aus meinem Umfeld: Turnieraustragung

  • Lief das letzte mal gut und wir haben finanziell plus gemacht

  • Könnte das nächste Mal mit weniger Aufwand organisiert werden

  • Aufgabenteilung detailierter eingeteilt werden

  • Erinnerung an frühe Kommunikation mit Stadt wegen Halle

• ein Tool, um die Zeit sehr effizient zu nutzen

• es wird nicht mehr gearbeitet, sondern effektiver und lückenlos

• steigert den Fokus und die Konzentration auf eine Sache

• für vermeintlich unlösbare Probleme

• übt positiven Stress aus

• Vorgehen

  • festgelegter Zeitraum

  • Zeitgrenzen werden unter keinen Umständen überschritten

  • konkrete Vorgabe des Ziels

• Herausforderung

  • Ablenkung widerstehen

  • Andere Meetings ausschlagen

  • fokussiert bleiben

  • Erlaubnis länger an einer Task zu arbeiten widerstehen können

Beispiele

• Haushalt auf eine 1h komprimieren und nicht über den Tag verteilt erledigen

• Wocheneinkauf am Samstag; max. 30 Min.

• 60 Minuten Zeit sich fertigzumachen und dabei nicht von Handy und anderen Aufgaben ablenken lassen

• lassen sich User Eigenschaften abbilden, die zeigen was das Produkt können soll bzw. was der User will

• Vorgehensweise

  • Brainstorming: Mehrwerte, Eigenschaften, Anforderungen

  • Priorisieren: Was bringt den größten Nutzen?

  • Erstellung der Anforderungen

  • Definieren der User Story: Wer, was und warum?

• Definition of Done: konkrete Akzeptanzkiriterien, Rahmenbedingungen

• Definition of Ready: Anforderungen können ohne weitere Rückfragen bearbeitet werden

• Schätzbar - werthaltig - testbar - Überschaubar

Beispiel:

Als Kunde von “UMDIE” möchte ich zusätzlich zum Roundnet Set ein kostenloses Videomaterial bezüglich Schlagtechnik zur Verbesserung meiner Trefferquote um 50% im Spiel innerhalb der nächsten 2 Wochen.

Einflussmatrix

• Wer nimmt Einfluss?

• Wer profitiert?

• Wer schadet?

• Wer unterstützt?

• Wer sollte informiert werden?

• Wie stark ist der Einfluss?

• Wie ist die Einstellung?

Portfolio - Koordinaten System

• Y Achse: Einfluss

• X Achse: Einstellung