CSCW

• Unternehmen benötigen spezielle Systeme, die die Zusammenarbeit unterstützen

• Zusammenarbeit bedeutet, mit anderen auf gemeinsame explizite Ziele hinzuarbeiten

• Zusammenarbeit kann:

  • kurzfristig/langfristig sien

  • auf Eins-zu-Eins oder Viele-zu-viele Basis erfolgen

  • informelle oder formelle Teams/Gruppen umfassen

• Veränderung der Arbeitsformen

• Zunahme an akademischer Arbeit

• Veränderung der Unternehmensorganisation

• Veränderung der Recihweite eines Unternehmens

• Innovationsorientierung

• Änderung der Arbeits-und Unternehmenskultur

(Klimawandel, Nachhaltigkeit, Pandemie etc. Perspektiv-Änderungen, Veränderte Zusammenarbeit (ändert sich ständig)

• computergestützte Gruppenarbeit

• interdisziplinäres Forschungsgebiet, dass sich mit der Unterstützung der Zusammenarbeit sozialer Akteure durch Informations-und KOmmunikationstechnologien befasst

• schließt die Analyse soziqler Interaktion ebenso ein wie das Design, die Implementierung und die Evaluation derartiger Systeme

• verschiedene Forscher haben in ihren DEfinitionen unterschiedliche Dimensionen von CSCW betont (Gruppencharakter)

• Groupware als Synonym für alle CSCW-Systeme

• besteht aus technischen und sozialen Komponenten

• soziale Komponenten:

• Akteure:

  • Dyaden: 2 Akteure

  • Triaden: 3 Aktuere

  • Gruppen: 3 oder mehr Aktuere (weniger als 25)

  • Teams: Gruppen mit gemeinsamen Ziel und Auftrag

  • Gemeinschaften: Größer als Gruppen

  • Netzwerke: loser Verbund von Akteuren, der oftmals nicht formalisiert ist

• soziale Akteure interagieren

1. Komunikation

   • Verständigung mehrerer sozialer Akteure untereinander durch Austausch von Informationen

2. Koordination:

   • geht über Kommunikation hinaus, aber enger gefasst

   • Abstimmug auftragsbezogener Tätigkeiten

   • Management der Interdependenzen zwischen Akteuren, deren Handlung und (Unter-)Zielen

3. Kooperation:

   • tatsächliche Zusammenarbeit

4. Koexistenz:

   • gleichzeitige physische oder virtuelle Anwesenheit sozialer Akteure

   • Auskünfte über Präsenz, Intentionen und Aktionen anderer Akteure

1. Gleicher Ort, gleiche Zeit:

   • Face-to-Face-Interaktion

     • Entscheidungsräume, gemeinsam genutze Projektionsräume etc.

2. Gleicher Ort, verschiedene Zeit:

   • Daueraufgabe:

     • Teamräume, Schichtarbeit, Projektmanagement

3. Verschiedene Orte, gleiche Zeit:

   • Räumlich getrennte Interaktion

     • Videokonferenzen, CHats, virtuelle Welten

4. Verschieden Orten, verschiedene Zeit:

   • Kommunikation und Koordination

     • Email, Schwarzes Brett, Blogs, Gruppenkalender, Workflow

• unerstützung sozialer Akteure bei ihrer Kommunikation -> Kommunikationsunterstützung

• Koordinationsunterstützung:

  • Workflow-management

  • Workgroup Computing (groupware)

• Kooperationsunterstützung

• Koexistenz -> Awareness-Unterstützung

  • Workspace-Awareness (Bereitstellung von Infos über Aktivitäten anderer Nutzer)

  • Präsenz-Awareness (Bereitstellung von Infos über Präsernz anderer Nutzer)

• Hauptrolle: Aktivitäten anderer sichtbar für alle machen

Awareness-Mechanismen:

… unterstützen:

• Wahrnehmung der Gruppe

• Wahrnehmung der Teilnehmer als Gruppenmitglieder

• Reaktion auf Aktivitäten anderer

… führen zu:

• Schaffung von Gruppenbewusstsein

• Verständnis von Gruppenaktivitäten

… zielen ab auf:

• verbesserte Koordination und Effizienz

• wichtigster Berecih der Awareness: Bewusstsein über Arbeitsbereich

Aspekte:

• wer arbeitet im selben Bereich

• wer arbeitet woran

• was machen die anderen gerade

• was is durch wen als nächstes zu erledigen

Ziele:

• Koordinationsaufwand reduzieren

• Wechsel zwischen individueller und Gruppenarbeit erleichtern

• Schaffung eines Kontext zur Interpretation von Äußerungen und Aktivitäten

• Nicht nur Erhalt vons yntaktischer Konsistenz (technische Lösung) sondern auch der semantischen/inhaltlichen Konsistenz

BSP:

• Farbig-markierte Positionen der Teilnehmer im DOkument (google docs)

• Screen-Sharing

• Busy-Icons: Beschäftigt, verfügbar, offline

• Bsp: Instant-messaging-Systeme

• wer ist gerade online?

• Wer möchte kontaktiert werden?

• Wann wechselt Nutzer seinen Status oder meldet sich ab?

• Wer gibt gerade Textnachichten ein?

Bsp: Google Docs -> beide Awareness-Mechanismen

Zoom -> auch beides: Teilnehmerliste (Präsenz), Screensharing (Workspace)

• Spannungsfeld zwoschen technisch machbarem und Schutz der Privatsphäre erfordert Herausbildung neuer, allgemeiner verbindlicher gesellschaftlicher Regeln

• Bsp: Screenshots alle paar Sekunden

Vorteile:

• Prinzipal-Agenten-Theorie: Schneller abgelenkt -> überwachen

• effizienter

• Überblick über Aktivitäten

Nachteile:

• demotivierend -> kein Vertrauen

• bestraft schnelles Arbeiten -> mehr Arbeit

• kommunikation als Grundvoraussetzung für fast jede CSCW-Anwendung

• häufig sind Kommunikationssysteme mit Funktionalitäten zur Vermittlung von Awareness gekoppelt

• Formen der Kommunikation (nach Adressatenkreis)

  • Monocasting (eins-zu-eins)

  • Multitasking (eins-zu-mehreren)

  • Broadcasting (einer zu allen)

1. direkt vs indirekt

   • direkt: Empfänger ist Sender vor dem Versand der Nachricht bekannt

   • indirekt: Nachricht wird in Datenbank für späteren Abruf durch einen noch unbekannten Nutzer hinterlegt

2. synchron vs asynchron:

   • Synchron: Empfänger erhält Nachricht sofort, nachdem sie versendet wurde

   • asynchron: Empfänger erhält Nachricht zu späterem Zeitpunkt

3. Persistent vs transient:

   • persistent: Nachrichten sind dauerhaft und nachvollziehbar gespeichert

   • transient: Nachrichten gehen nach Beendigung der CSCW-Anwendung verloren

     • BSP: Zoom Chat

• diverse Architekturen (Server, P2P)

• bekannte CHat-Systeme: Skype, Whatsapp, Facebook Messenger

• gängige Systeme basieren oft auf proprietären Netzwerkprotokollen statt auf offenenNetzwerkprotokollen

• Zunehmende Integration von Voice-over-IP und Videofunktionalitäten

1. Videokonferenzsysteme:

   • diverse Architekturen (serverbasiert, P2P)

   • Zoom, Skype, Teams, FaceTime

2. Elektronische Tafeln:

   • electronic white boards /Smartboards

   • Visualisierung in Teambesprechungen

   • dienen meist informellen Zwecken

   • oft integriert in andere CSCW-Anwednugn wie Videokonferenzsysteme

• management von Interdependenzen (wechselseitige abhängigkeiten) zwischen Aktivitäten, die zur Zielerreichung ausgeführt werden

• hauptsächlich 3 verschiedene Interdependenzformen

1. Vorgänger/-Nachfolger-Interdependenzen

   • erst Aufgabe A, dann Aufgabe B

2. Allokation knapper Ressourcen

   • Termine, Räume

3. Synchronisation von Aktivitäten

   • A parallel zu B

-> Dinge die man koordinieren muss

1. Workgroup Computing:

• überwiegend kreative Prozesse, bei denen der ABlauf nicht von vornerein festliet, nicht oft wiederholt, kleine GRuppen, ad hoc Kommunikation

• kreative Gruppenaufgaben lösen

1. Workflow-Management

• überwiegend Routineprozesse mit einer bestimmten Ablaufstruktur, oft wiederholt, große Gruppen, Kommunikation planbar

• Bearbeitung eines (strukturierten) Antrags bzw Beantwortung durch eine (vor-)Strukturierte Lösung

• Bsp: Ebay

-> workflow-management für operations unabdingbar -> dadurch werden meist Routine Gewinne erzielt

R&D auch wichtig -> in jedem UN anders gewichtet

Abbildung!

Workgroup Computing: Groupware

• informations-orientiert

• Betonung des Austauschs und der gemeinsamen Bearbeitung von Infos, Daten und Dokumenten

• Prozesstyp: schwach, strukturierte Prozessen, hohe Variabilität

• Bsp: Spezialaufträge, Produktentwicklung

Workflow-Magagement: (WfMS)

• Prozess-orientiert: Koordinierung von Tätigkeiten und Ressourcen

• Festlegung der jeweils auszuführenden Aktivitäten

• Bereitstellung notwendiger Daten und Dokumente

• Aufruf von Anwendungssystemen

• Prozesstsyp: strukturierte, sich wiederholende Prozesse

  • Ablauf nach gleichem/ähnlichen Schema

  • nächste Aktion ist eindeutig bestimmbar

• Charakterisierung:

  • Arbeitsfluss im Mittelpunkt

  • Leitbild des “papierlosen” Büros

• Ziele:

  • Reduzierung der Durchlaufzeit und KOsten der Prozessabwicklung mittels:

    • Verringerung der Transport., Bearbeitungs-, Rüst- und Liegezeiten & verbesserter Lastverteilung bzw Personalplanung

  • Reduzierung der Anzahl der Medienbrüche

  • verbesserte Transparenz und Qualität der Leistungsprozesse

  • gezielte Steuerung und Überwachung des Dokumentenflusses durch die Unternehmung

• Kernvoraussetzungen

  • formelle Modellierbarkeit der Prozesse

  • primär anwendbare bei arbeitsteiligen, stark-strukturierten Aufgaben mit hoher Wiederholungshäufigkeit

• Anwendungsbeispiele:

  • Kreditantragsbearbeitung in Banken

  • Antragsbearbeitung in Behörden

  • Dienstreiseabrechnung

  • Urlaubsbeantragung

  • Auftragsbearbeitung

Konventionelle Realisierung:

• weiterleitung von Papier

• Kommunikation erfolgt über Datenbanken, die von mehreren Personen und GRuppen gemeinsam genutzt werden

• explizite Prozessdefinition

• das WfMS:

  • identifiziert nächste Aktivität

  • ordnet sie einem Bearbeiter zu

  • stellt relevante Daten und DOkumente zur Verfügung

  • startet Anwendungsprogramm

Aufgabe: die kleinste Einheit eines Workflows, die ein Mitarbeiter ohne Unterbrechung durchführt

Workflow:

• hat einen Auflöser (Trigger)

• besteht aus Vorgangsschirtten (mehrere Aktionen, Tätigkeiten)

• kann bis auf einzelne Aufgaben weiter zerlegt werden

• kann an Bedingungen geknüpft sein

• kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (nebenläufig) enthalten

• hat einen Abschluss

Bsp: Kreditantrag

->Semi-strukturierte Prozesse:

• Team Workflow

• die einzelnen Schritte sind klar gegeneinander abgegrenzt

• der Ablauf ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert

• den an den Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, ROllen und Kompetenzen zuweisen

Group Decision Support Systems

• Systeme zur Unterstützung von Entscheidungsfindungsprozessen von Gruppen

• Werkzeuge für Brainstorming, Kritik, Wahlen

• Zusätzliche Unterstützung in Besprechungen

Ziele:

• Strukturierung und Aufzeichnung des Entschiedungsfindungsprozesses

• nachträgliche Analyse des Entscheidungsfindungsprozesses durch Gruppenmitglieder

• Vermittlung der Gruppenprozesse an Nachzügler

Technische Infrastruktur wird u.U. in elektronischen Meeting Rooms bereitgestellt

• Koordination und Terminplanung innerhalb der Gruppe

• Integration mobiler Geräte

• Oft integriert in umfassendere Systeme (Outlook)

• Problematik: Nutzer pflegen Daten nicht (-> Informationsfreigabe durch Nutzer stark selbst kontrollierbar machen)

• (a-)synchrone Erstellung, Bearbeitung und KOmmentierung von Dokumenten

• oft: Zuweisung von Rollen mit unterhsciedlichen Berechtigungskonzepten von Nutzern

  • unautorisierte Person (Zugriff versagt)

  • Depositor (Kein Lesezugriff, Dokumenterstellung erlaubt)

  • Autor (Lesezugriff, Erstellung und Veränderung der eigenen Dokumente erlaubt)

  • Leser (nur Lesezugriff)

  • Editor (Veränderung aller Dokumente)

  • Designer (Veränderungen im Design)

  • Administrator (Vergabe von Nutzerrechten)

  • positive und negative Nutzerrechte für gewisse Bereiche

  
  

Nebenläufigkeitskontrollen:

• koordinieren Bearbeitung von DOkumenten durch mehrere Nutzer

• Datenbearbeitung durch jeweils nur einen Nutzer zur gleichen Zeit vs. Replikation der Ursprungsdaten und anschließende Synchronisation

• Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sollen besser vernetzt werden

• um damit die Fähigkeit zur Koordination, Kooperation und Kommunikation der beteiligten Akteure zu erhöhen

• so soll die Interaktion mit unternehmensinternen und -externen Gruppen vertiegt werden, um Innovationen, Entscheidungen und das Teilen von Informationen zu verbessern

• Mitarbeiter erfahren schneller, was Kunden oder Kollegen denken

• Lieferanten erfahren die Meinung ihrer Supply Chain Partner

• dient menschlicher Kommunikation und Zusammenarbeit

• Anwendungssysteme, die indirekte und direkte zwischenmenschliche Interaktion (4 Ks) und insbesondere Informations-, Identitäts- und Beziehungsmanagement in den (Teil-)Öffentlichkeiten hypertextueller und sozialer Netzwerke unterstützen

• Aufbau und Pflege unternhemnsinterner sozialer Netzwerke, in dem sie die Mitarbeiter einer Organisation über Profile, Aktualisierungen und Benachrichtigungen miteinander verbinden

• speziele Anwendungen für Branchen und Aufgabenbereiche

• Profile (Beschreibung der Mitarbeiter)

• Content Sharing (Teilen von Inhalten)

• Feeds und Benachrichtigungen (Echtzeit-Informationsströme)

• Gruppen und Gruppenarbeitsräume (Einrichten von Gruppen um Infos zu teilen)

• Tagging und Social Bookmarking (Präferenzen, Like-Button)

• Benutzerrechte und Privatsphäre (Rechte festlegen, Daten schützen)

  
  

• Soziale Netzwerke (Verbingung über Nutzerprofile herstellen)

• Crowdsourcing (Kollektives Wissen einfangen und Inhalte gemeinsam entwicklen)

• IT-basierte gemeinsame Arbeitsräume (Shared workspaces -> Projekte und Aufgaben koordinieren)

• Blogs und Wikis (schneller Zugriff auf Wissen sowie Meinungen und Erfahrungen)

• Social Commerce (Meinungen über EInköufe teilen)

• Filesharing

• Soziales Marketing (über soziale Medien mit Kunden interagieren

• Communities (of practice) -> Themen in offenen Foren diskutieren, Fachwissen teilen

• Methode der kollaborativen Conten-Klassifizierung

• Nutzer weisen Inhalten freie Schlagwörter (tags) zu und erschaffen so “Folksonomien” (Folk * taxonomy)

• Bottum-up Ansatz

• oft werden Schlagworte in TagClouds visualisiert, über die zu einzelnen Dokumenten navigiert werden kann

• intelligente Agenten zur Empfehlung interessanter Inhalte

• kollaboratives FIltern:

  • Beobachtung, welche Inhalte Akteure interessiert

  • passiv (footprints)

  • aktiv (eopinions)

  • Aufstellung einer Ähnlichkeitsmatrix zwischen Akteuren

  • Empfehlung von Inhalten zu “ähnlichen Akteuren”, die diese noch nicht gesehen/bewerter haben

• allgemeine Auffassung, dass Kollaborationsorientierung Unternehmen erfolgreicher macht

• entsprechende IT-Investitionen in Kollaborationssysteme solle sich um ein vielfaches aufzahlen und die Produktivität steigern

• Nutzung verborgener Effizienz-, Wissen- und Innovationsressourcen

• es gibt allerdings auch Herausforderungen

• Produktivität:

  • Personen, die interagieren und zusammenarbeiten, können Fachwissen schneller erweben und Probleme lösen

• Qualität:

  • Personen, die zusammenarbeiten, können Fehler und korrigierende Maßnahmen schneller kommunizieren als alleine

  • Social Media und Social Software helfen, Verzögerungen zu reduzieren

• Innovation:

  • Personen, die zusammenarbeiten, können innovativere Ideen entwickeln

  • Vorteile aufgrund von Diversität und Weisheit der Vielen

• Kundendienst:

  • Perosnen, die zusammenarbeiten und soziale Tools verwenden, können Kundenbeschwerden und Probleme schneller und effizienter bearbeiten

• Finanzielle Leistungsfähigkeit:

  • die obigen Punkte zeigen, dass auf (IT-gestützte) Zusammenarbeit ausgelegte UN höhrer Umsätze, mehr Wachstum und eine bessere finanzielle Performance haben

• (vor allem große) Unternehmen verfolgten in Vergangenheit häufig das Prinzip “command and control” das eine entsprechende Unternehmenskultur geformt hat

• gegesatz hierzu ist eine Unternehmenskultur offener Kommunikation und Zusammenarbeit mit entsprechenden Geschäftsprozessen

  • Manager tragen Ergebnisverantwortung, verlassen sich hinsichtlich der ERrecihung aber auf ihre Teams

  • TEams und Einzelpersonen werden für ihre Leistung belohnt

  • Mittleres Management stellt Teams zusammen, koordiniert und überwacht

• wie sol man ein UN definieren und wo sind die Grenzen eiens UNs zu ziehen, wenn durch Konzepte wie Crowdsourcing und open innovation externe Partner in den Produktionsprozess eingebunden werden?

• Wie können strategisch wichtige Infos vor unbedugtem Zugriff über (Partner-)Unternehemnsgrenzen hinweg geschützt werden?

• Welche Chancen/Risiken ergeben sich durch Meetings in virtuellen Welten, an denen Teilnehmer anonym partizipieren können und Statusdiffernezen keine ROlle bei der Diskussion spielen?

1. Fähigkeit zur Zusammenarbeit:

   • Offene Kultur

   • Denzentralisierte Struktur

   • Breite der Zusammenarbeit

2. Anwendungssysteme:

   • Einsatz von Scoial Media und Social Software für Implementierung und Betrieb

   • EInsatz von Social Media und Social Software üfr strategische Planung

-> Qualität der Zusammenarbeit

-> Unternehmensleistung