Vorbereitung eines Vergabeverfahrens
1. Bedarfsermittlung (Markterkundung)
2. Finanzierung (Schätzung des Auftragswerts: Investitions- und Folgekosten des Auftrags; Sicherung der Finanzierung)
3. Anlegen der Dokumentation / des Vergabevermerks (Alle Schritte sind gewissenhaft zu dokumentieren!;Transparenz + Rechtssicherheit!)
4. Wahl der Vergabeverordnung (Welche rechtliche Grundlage gilt?)
5. Wahl der Vergabeart (Ist ein Europaweites Vergabeverfahren notwendig?Offenes Verfahren?Verhandlungsverfahren?)
6. Erstellung der Vergabeunterlagen (Kernstück der Ausschreibung;sind mit großer Sorgfalt zu erstellen)
Oberschwellenwert
bis 140.000 € dann europäisch
Was sind die Vergabeunterlagen?
Zuschlagskriterien
Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot, d.h. mit dem besten PreisLeistungs-Verhältnis, zu erteilen.
Der niedrigste Preis allein muss nicht ausschlaggebend sein!
Preis muss in der Gesamtgewichtung aber mindestens ein Drittel ausmachen
Weitere Kriterien: z.B. Qualität, Zweckmäßigkeit, technische Beschaffenheit, soziale und umweltbezogene Aspekte
Bei EU-weiten Ausschreibungen ist die Gewichtung der einzelnen Zuschlagskriterien anzugeben.
Die Zuschlagskriterien sind in der Vergabebekanntmachung oder den Vergabeunterlagen anzugeben!
Bewertungsmatrix BAG
einfache Richtwertmethode
Leistung / Preis
erweiterte Richtwertmethode
mit Schwankungsbereich von 10%
heißt man nimmt Angebote zwischen:
{max Leistung / Preis * 0,9 ; max Leistung / Preis}
davon nimmt man dann das Angebot mit zum Beispiel der höchsten Leistung, kann aber auch ein Angebot was besonders Umweltfreundlich ist sein
Lineare Interpolation 2-fach niedrigster Angebotspreis
Leistungsbeschreibung
Eindeutige und erschöpfende Beschreibung der zu beschaffenden Leistung/des zu beschaffenden Produktes
Angabe aller den Preis beeinflussenden Faktoren
Grundsätzlich produktneutral
Muss so beschrieben werden, dass sie von allen Bewerbern im gleichen Sinne verstanden werden kann und die Angebote miteinander verglichen werden können
Hat zentrale Bedeutung für die Mängelhaftung
konstruktive LB:
beschreibt den Herstellungsprozess
funktionale LB:
AG legt Leistungs- und Funktionsforderung des Auftragsgegenstands im Sinne einer Zielvorgabe fest
AN übernimmt Planungsaufgaben (Planungsrisiko)
Vertragsbedingungen und Preisblätter
Für die Beschaffung von IT-Leistungen stehen dem AG verschiedene Musterverträge mit ergänzenden Vertragsbedingungen zur Verfügung (EVB-IT)
Beispiele:
EVB-IT Erstellung: Grundlage für Projekte zur Erstellung von Individualsoftware oder die Anpassung von Software auf Quellcode-Ebene Werkvertrag
EVB-IT Dienstleistung: Gegenstand sind zu erbringende Dienstleistungen (AN trägt kein Erfolgsrisiko), üblich z.B. für Beratungsleistungen, Schulungsleistungen Dienstvertrag
Aufteilung nach Losen
Nach § 97 Abs. 4 Satz 1 GWB sind "mittelständische Interessen vornehmlich zu berücksichtigen"
Dies ist insbesondere durch die losweise Vergabe möglich.
Aufteilung der Leistungen der Menge nach (Teillose) oder nach Art und Fachgebiet (Fachlose)
gesamthafte Vergabe nur ausnahmsweise zulässig, bei Umständen, die über den regelmäßig gesteigerten Aufwand der erforderlichen Koordination hinausgehen.
Gesamtvergaben im IT-Bereich sind z.B. zulässig, falls
aufgrund der Komplexität des Systems Kompatibilitäts- oder Koordinationsprobleme zwischen verschiedenen Anbietern mit verschiedenen Techniken bestehen
Schwierigkeiten bei der Fehler- und Verantwortungszuordnung in einem integrierten System zu erwarten sind (Stichwort: EVB-IT-Systemvertrag)
Ablauf eines Vergabeverfahrens am Beispiel Offenes Verfahren
1. Auftragsbekanntmachung
3. Angebotseröffnung
4. Prüfung und Wertung der Angebote
Bis zur Öffnung:
verschlüsselte Speicherung elektronischer Angebote
Umschläge verschlossen und sicher aufbewahren bei Postweg, Eingangsvermerk
Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des öffentlichen AG durchgeführt.
Dokumentation im Vergabevermerk!
4 Wertungsstufen:
1. Prüfung auf inhaltliche und formale Mängel
2. Prüfung der Eignung des Bieters
3. Überprüfung der Angemessenheit des Preises
Ausgeschlossen werden Angebote, die offenbar in einem preislichen Missverhältnis zur Leistung stehen. Bei ungewöhnlich niedrigem Preis verlangt AG vom Bieter Auskunft.
Nicht offenes Verfahren (stets mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb), EUweit
Nach den neuen EU-Vergaberichtlinien gleichrangig zum Offenen Verfahren
2-stufiges Verfahren
1. Stufe: Prüfung der Eignung: Durchführung eines Eignungsrankings
Unternehmen werden durch EU-weite Vergabebekanntmachung aufgefordert, sich um die Teilnahme zu bewerben
Dort rufen sie die Ausschreibungsunterlagen ab.
Sinn und Zweck ist die vorgezogene auftragsabhängige Eignungsprüfung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit) sowie die Prüfung auf das Vorliegen von Ausschlussgründen
Auswahl der Bewerber, die ein Angebot abgeben dürfen, folgt über vorab bekannt gegebene Kriterien und Gewichtungsregeln!
2. Stufe: Weiter wie bei Offenem Verfahren
Vorteile vom nicht offenen Verfahren
Vorteile Bieter
Ggf. weniger Aufwand für die Angebotserstellung! Erst nach Aufforderung zur Angebotsabgabe müssen sie ein verbindliches Angebot erstellen.
Steigerung der Bereitschaft zur Teilnahme an Vergabeverfahren
Förderung des Wettbewerbs
Für die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Unternehmen erhöht sich die Zuschlagschance bei Abgabe eines Angebots
Vorteile für Auftraggeber
Einerseits Effizienzsteigerung: Angebote werden nur noch von den tatsächlich geeigneten Unternehmen gefordert, wodurch sich der Prüfaufwand für die Angebote insgesamt reduziert.
Andererseits: längeres, aufwändigeres Verfahren mit 2 Prüfungsschritten.
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, EUweit
Möglichkeit, auch nach Angebotsabgabe mit den Bietern über den Leistungsinhalt und über die Preise zu verhandeln.
Es darf über den gesamten Angebotsinhalt verhandelt werden mit Ausnahme der vom Auftraggeber in den Vergabeunterlagen festgelegten Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien
Chance für den Auftraggeber, auf diese Weise Markt-Knowhow in das Vergabeverfahren einzubeziehen.
Über Verhandlungen Korrekturen, Verbesserungen, Konkretisierungen =>verbesserte Angebote =>besseres Ausschreibungsergebnis
In der Schlussphase des Vergabefahrens müssen noch so viele Angebote vorliegen, dass der Wettbewerb gewährleistet ist!
Nachteil:
dauert lange (ca. 10-18 Monate (Quelle UfAB))
Vorteil:
Kann z.B. bei komplexen Softwareprojekten zu besseren Ergebnissen führen
Vergabe bei agilen SoftwareEntwicklungsprojekten
Vorgehen:
das iterative Verfahren mit kontinuierlicher Weiterentwicklung des Product Backlog wird im Vertrag fixiert
Details wie Dauer von Sprints oder Turnus von Reviews werden im Rahmen der Verhandlungsgespräche festgelegt.
Vergabeart: Verhandlungsverfahren
Leistungsbeschreibung enthält:
Funktionale Beschreibung der benötigten Software durch User-Storys
Eine Beschreibung des agilen Vorgehens als Vorgehensmodell
Eignungskriterien:
Abfrage von Scrum-Referenzen!
Zuschlagskriterien:
Organisation, Erfahrung und Qualifikation des eingesetzten Teams (nach §58 VgV)
Umsetzungskonzept
Vertragsform:
Werkvertrag
Preis/Abrechnungsvarianten:
Auf Basis von Komplexitätspunkten für User Storys (Story Points)
„Agiler Festpreis“: Festlegung einer Budget-Obergrenze
Zuletzt geändertvor 2 Jahren