Lektion 4 Eventplanung

= Ausgangsposition der Konzeptenwicklung

• beinhaltet grundsätzliche Infos & konkrete Aufgabenstellung

  -> konzentriert sich auf das Wesentliche

• Wichtig zu wissen welche Ziele mit dem Event verfolgt werden und ob es Probleme/ Unterstützung gibt

• WER? -> Eventzielgruppe / Eventnachfragern

• WAS? -> Anlass

• WO?

• WANN?

• WIE LANGE?

• WIE VIEL? -> Budget

• WAS NOCH? -> zusätzl. Leistungen

• Mithilfe von Kreativität & Planung wird aus Briefing ein Konzept erstellt, das Ideen in die 3. Dimension überträgt

= Denkhilfen, um möglichst viele Ideen/Lösungen für ein Event zu generieren, steigern aber nicht die Qualität der Ideen!

Unterscheidung:

= Verknüpfung von Gedanken

Gedanken freien Lauf lassen / in alle Richtungen denken

• BRAINSTORMING

  = Erzeugung von neuen, ungewöhnlichen Ideen in einer Gruppe

  • Von Alexander Osborn aus den 1950er-Jahren

  • Ziel dieser qualitativen Auswahl ist es zu einer Entscheidungsvorlage zu gelangen

  • Ablauf:

    • Moderator führt in das Thema ein & beschreibt Problem, sowie Ablauf des Brainstormings

    • Protokollant schreibt Ideen nieder

  • Regeln:

    • es ist erwünscht bereits genannte Ideen aufzugreifen & zu kombinieren

    • Kommentare, Kritik, Korrektur ist verboten -> neutrale Gesprächsführung

    • Viele Ideen in kurzer Zeit

    • Spontane Ideen, Fantasieren, freies Assoziieren

  • Anschließend werden Ideen bewertet und eingeteilt in:

    • sofort verwertbar

    • Überarbeitungswürdig

    • Unbrauchbar

• BRAINWRITING

  = schriftliche Variante des Brainstormings, statt der Moderation gibt es einen Protokollbogen für jeden Teilnehmer der den Gedankenaustausch steuert

  • 635-Methode

    -> jeder Teilnehmer schreibt 3 Ideen nieder, dann wird Zettel weiter gegeben und man schreibt 3 neue Ideen auf, die an Ideen des Vorgängers in Spalte 1 anknüpfen usw…

    -> am Ende werden auf jedem Blatt die 3 besten Ideen ausgewählt

• MINDMAPPING

  = kreative Methode, um sich Notizen zu machen

  • von Tony Buzan

  • Von zentralem Bild in der Mitte aus wird für jeden Unterpunkt/ Idee eine Linie gezeichnet. Auf diese Linie wird Schlüsselwort geschrieben, das zu den Unterpunkten passt

• KOMBINATIONSTECHNIK

  = Kombination der genannten Methoden

  • Anbringen mehrerer Plakate an Wand. Teilnehmer gehen umher und erstellen mehrere MindMaps auf den Plakaten

    -> durch Herumwandern entsteht Dynamik & Teilnehmer erlangen immer wieder neue Sichtweise auf Problem

    -> durch gemeinsame Arbeit an der Problemstellung entstehen neue Assoziationen & Lösungen

Analogie = Ähnlichkeit

-> Dinge, die erst nicht zu Problem passen, können trotzdem zu Lösung beitragen

• VISUALISIERUNG

  = gewünschtes Ergebnis soll man sich möglichst konkret & detailliert vorstellen, so bildhaft wie möglich und in allen Einzelheiten; positives Bild

  -> “Kopfkino”

  • Vorteil: Kopfkino kann immer wieder angehalten, überarbeitet und neu gedreht werden

    
    

• BISOZIATION

  = zweimal assoziieren

  • von Arthur Koestler

  • Durchführung:

    • von mehreren Bildern wird eines ausgewählt & Gruppe soll Ideen und Gedanken zum Bild sammeln

    • Auswahl vom Bild soll möglichst wenig mit Ausgangsfrage zu tun haben

    • Ausgangsfrage wird mit den gewonnenen Assoziationen verknüpft und durch gewonnene Ansätze gelöst

= aus dem Bauch heraus handeln, ohne vorher logisch darüber nachzudenken

• Durchführung:

  • mit Intuition soll man sich bestimmte Situationen vorstellen & visualisieren

  • Stimmt Vorstellung mit Realität überein? Bzw lässt sich Vorstellung realisieren?

  • Meditation kann helfen, um Bewusstsein auszuschalten & Intuition zu stärken

= anhand von Checklisten wird das Problem unter verschiedenen Aspekten beleuchtet

-> es geht um Struktur & Systematisierung

• MORPHOLOGISCHE MATRIX

  • Aufgabenstellung wird in kleinere Einheiten unterteilt

  • für jedes Teilproblem wird eine Teillösung entwickelt

  • zum Schluss werden alle Teillösungen zu einer Gesamtlösung kombiniert

  • besonders hilfreich bei der Bewertung bereits gefundener Ideen

  • Durchführung:

    • Problem wird benannt und in Unterkategorien aufgeteilt

    • Tabelle wird erstellt, Aufgaben stehen in linker Spalte

    • In Raster rechts werden Ideen zu den jeweiligen Aufgaben eingetragen

    • Beste Kombination wird am Schluss ausgewählt

• OSBORN-METHODE

  = Fragenkatalog, der im Berufs- & Privatleben eingesetzt werden kann

  • Problem/ Aufgabenstellung wird benannt & unter folgenden Aspekten analysiert:

    1. Wofür kann ich es noch verwenden?

    2. Weist Problem auf andere Ideen hin? Ist es etwas anderem ähnlich?

    3. Welche Eigenschaften lassen sich umgestalten?

    4. lässt sich etwas hinzufügen, vergrößern, vervielfältigen?

    5. lässt sich etwas wegnehmen, verkleinern, verkürzen?

    6. welche Bedingungen können geändert werden?

    7. kann die Reihenfolge oder Struktur geändert werden?

    8. kann die Idee ins Gegenteil gekehrt werden?

    9. können Ideen kombiniert o. mit Personen verbunden werden?

= geistige Ausgangsbasis für die Realisierung des späteren Marketingevents

• Konzept gilt als Entscheidungsgrundlage ob und wie das Event durchgeführt wird

• Dramaturgie und Inszenierung des Events wird genauer beschrieben

• beinhaltet alle späteren Aufgaben & Jobs, die für Umsetzung des Events notwendig sind

• besteht aus einem inneren und einem äußeren Teil

  • innerer Teil beinhaltet:

    • Fragen aus Briefing

    • Inhalt des Konzepts

  • äußerer Teil beinhaltet: -> in Form bringen z.B. für schriftliche Darstellung

    • Konzeptgliederung/-aufbau

      • Ausgangslage

      • Zielgruppe

      • Aufgabe

      • Idee/Motto

      • Strategie

      • Umsetzung

      • Ablauf

      • Budget

      • Copyright

• eindeutige Zielvorgabe

• zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung

• einmalig

• hohe Komplexität

• projektspezifische Organisation

Modernes Projektmanagement ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Durchführung/Realisierung von zielgerichteten Aktivitäten & stellt die Grundlage des Eventmanagements dar

• Events sind Teil der Marketingstrategie eines Unternehmens

• Events fokussieren sich auf Kunden

• Ergebnis des Projekts ist Event selbst & kann weder verschoben noch nachgebessert werden

• Ergebnis des Events ist einmalig

• Erfolg des Events abhängig von subjektiver Wahrnehmung der Teilnehmer

• Planung des Events ist umfangreicher hinsichtlich der zeitlichen Koordinierung & des Aufwands als Event selbst

• wichtig bei Event sind gute Vorbereitung, Zeit- und Detailplanung v.a. bezgl. Risikomanagements

• Eingreifen während Event nur begrenzt möglich

Events als erfolgreiches Projekt zu managen heißt viele einmalige Aufgaben & Aktivitäten vorzubereiten, zu planen & abzuschätzen

wichtig Aufgaben zielgerichtet im Team durchzuführen, Aufgabenerfüllung zu überwachen & zu steuern, um optimale Zielerreichung zu gewährleisten

• muss während der gesamten Projektlaufzeit berücksichtigt werden

• Mit Hilfe des Dreiecks lässt sich gegenseitige Abhängigkeit der Projektfaktoren Ziel, Zeit & Ressourcen verdeutlichen

  -> wird ein Faktor geändert, ändern sich automatisch auch die beiden anderen Faktoren

-> bei Gates wird darüber entschieden, ob die Projektphase vollständig abgeschlossen wurde & ob das Event weiterverfolgt wird

• In Phasen II. & III. Wird ein Projektplan, der einzelne Aktivitäten & Abläufe beinhaltet entwickelt & bearbeitet

  -> mit Hilfe des Projektplans lassen sich einzelnen Schritte organisieren & kontrollieren. Dabei werden der Projektrahmen definiert und dann die einzelnen Aktivitäten identifiziert. Dann werden die einzelnen personellen Verantwortlichkeiten zu jeder Aktivität festgelegt

• Phase IV. = Point of no Return

• Phasen V. & VI. Dienen dem Nachlauf, der Nachbereitung und Evaluierung

= Methode um flexibler & schneller auf die gestiegenen Kundenanforderungen zu reagieren

• geht davon aus, dass sich Projektlebenszyklus zu Beginn des Projekts nicht ausreichend genau vorher sagen lässt

  -> Abbildung in Plänen deshalb nicht erfolgsverspechend

• neuere, komplexere, hybride Formate erfordern, dass auf sich ständig ändernde Bedingungen flexibel & agil reagiert wird

= “Schild” / “Karte”

• ursprünglich als Methode zur Flexibilisierung & Effizienzsteigerung entwickelt

• bekannteste agile Vorgehensmethode

• Wichtiges Credo: stop starting, start finishing

• Durchführung:

  • KanBan-Board (Whiteboard)

  • farbige KanBan-Karten (Post its mit bestimmtem Farbcode)

  • Board wird in min. 3 Spalten aufgeteilt

  • Post its wandern von links nach rechts bis sie erledigt sind

• Pull-Prinzip:

  • Teammitglieder “ziehen” Aufgaben selbstständig an sich statt sie vom Projektmanager zugewiesen zu bekommen

  • Projektmanager stellen kritische Fragen, identifizieren Engpässe & beseitigen diese und sind Schnittstelle zum Management außerhalb des Projekts & Eskalationsinstanz für das Team

• Vorteile:

  • wenig Aufwand

  • Einfache Regeln

  • Höhere Projekttransparenz

  • Verbesserter Arbeitsfluss, höhere Flexibilität aufgrund der offenen & flexiblen Gestaltung