Definiere den Begriff Dokument
stellen Informationen , oftmals unterschiedlichen Typs in einen Bezug zusammen
Beispiel: Wort, Bild, Hervorhebungen, Strukturierungen, farbliche Markierungen
Haben unterschiedlcihe Bedeutung für unterschiedliche Benutzer
Werden oft mit gedruckten/geschriebenen/formalen Dokumenten assoziiert
Können digitalisiert und elektronisch gespeichert werden
Was sind die Aufgaben des Dokumentenmanagemnets?
effizienten Ablage und Zugriff
Unterstützung kooperativer Arbeit
Unterstützung des Lebenszyklus
Was sind die Funktionen des Dokumentenmanagements?
Archivierung/Versionierung (man kann nochmal zum alten Dokument zurück gehen)
Kollaboration/Sharing, Zugriffsschutz (2 Logins)
Retrieval
-Volltextsuche= wenn alles ander fehlschlägt, dann hilft nur das, dauert lange
-mehrdimensionale suche =Bewusst nach Inhalte suchen, um Dokumente zu filtern, nach mehrere Kriterien suchen
Welche DOKUMENTENARTEN gibt es und wie werden sie GESPEICHERT?
Was kann man alles mit Dokumenten machen?
erstellen
Speichern
Auffinden
Abrufen/Zugreifen
Ausgeben/Präsentieren
Verändern
Weitergeben
Löschen
Was sind Klassifikationsmerkmale eines Dokuments?
physische Form (papierdokument oder elektronisches Dokument)
Formale Form (Notiz, Memo, Protokoll, Vetrag, Rechnung)= Anlass oder Zweck
Dokumententyp (zusammengesetzt, Container)
Dateityp
Titel, Thema, Inhalt
Keywords
Erstellung- und Änderungsdatum (Version)
Status (Zusatnd)
Größe
=> AUtomatisch: Erstellungs und Änderungsdatum
Was ist ein Dateisystem?
speichert alle Dokumente (Programme, Dokumente) eines Computers
Besteht aus physischen Datenträgern, meist Festplatten
Oftmals als hierarchisches Dateisystem organisiert
Was ist ein hierarchisches Dateisystem?
Hierarchie= Baum
Wurzel -> Desktop
Darunter: physische oder logische Laufwerke (Festplatten,..)
Knoten= Ordner (synonym: Verzeichnis)
Blätter= Dateien
Worauf sollte man achten wenn man ein Dokumentenmanagement im Dateisystem erstellt ?
Beim Anlegen möglichst viele Meta-Informatopnen zum Dokument angeben
Im Dateu-Explorer einstellen, welche Merkmale angezeigt werden sollen
Erstellen einer primären Ordnungsstruktur (Hierarchie) für häufig benötigte Zugriff
Was fehlt?
alternative/orthogonale Ordnungsstrukturen
Such-Verfahren
Was sind Orthogonale Ordnungsstrukturen?
Verknüpfungen zu Dateien (Dokumenten) und Verzeichnissen (Ordnern )erstellen
Alternative Hierachie aufbauen
Verknüpfungen verweisen auf die ursprünglichen Datein/Dokumente
Was sind die Vor -und Nachteile des orthogonaler Ordnungsstruktur?
Vorteile
Dokumente werden nicht dupliziert-> keine Anomalien
Nutzung unterschiedlicher thematischer Zugänge zu den Dokumenten
Minimaler zusätzlicher Speicherbedarf
Nachteile
verschieben oder löschen der originären Dokumente führt zu Fehlern
Durch “Verknüpfungen” kann das mehrfache Speichern von Dateien vermieden werden
Wahr oder falsch?
Wahr
META-Daten eines Dokuments geben Informationen über die Eigenschaften eines Dokuments an
Wahr oder falsch
Ordne sie
Baum- hierarchie
Knoten- Arbeitsplatz
Blätter- Ordner
Wurzel- Dokumente
Was sind die aufgaben eines Tooltip?
Er zeigt zentrale Informationen des Dokuments an
Bei welchem Dokument handelt es sich um ein elementares Dokument?
ein word-Dokument mit einer Tabelle
Ein Lebenslauf mit foto
Ein Brief der nur text enthält
Ein brief der nur text enthält
Was sind elementare Dokumente?
bestehen aus einem einzigen Objekt wie einer Grafik, einem Text oder einem Bild
Beispi:
Ein Digital-Foto
Ein gescannter brief
MP3 Musik Datei ohne cover
Ein brief, der nur text enthält
Bei welchem Element Handel es sich um ein Container-Dokument?
eine ZIP-Datei mit allen BIM-Foliensätzen
Eine MP3 Musik Datei mit cover
Eine MP3 Musik Datei ohne cover
Eine ZIP Datei mit allen BIM Foliensätzen
Ordnen
Arbeitsplatz - MS-Office
Web-Server-> HTML
Anwendungsbereich, Middleware -> ODBC
Datenbankserver-> mySQL
Was sind zusammengesetzte Dokumente
Ein Word Dokument mit einer Abbildung
Ein PDF Dokument mit einer Tabelle
Ein BIM foliensatz
Ein Word Dokument mit einer Tabelle
MP3 Musik Datei mit cover
Werden Meta Daten zu einem Dokument immer automatisch hinterlegt?
Falsch
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