• Planung, Überwachung und Steuerung gehören zusammen

• Projektüberwachung und Projektsteuerung sind permanente Aufgaben während der gesamten Projektabwicklung

• Durchführung eines Soll-Ist-Vergleichs zwischen dem jeweiligen Projektstand und den Planwerten (Überwachung) sowie Einleitung vorbeugender und korrigierender Maßnahmen bei Abweichungen (Steuerung)

… Projektergebnisse und Projektverlauf und ist Aufgabe der Projektleitung

… muss festgestellt werden, inwiefern alle Anforderungen erfüllt sind

… muss festgestellt werden, inwiefern gegenüber den Planungen …

• die Termine und Budgets eingehalten werden

• die vereinbarten Standards sinnvoll und die ausgewählten Methoden geeignet sind

• die eingesetzten Tools sich im Projektbetrieb bewähren und die eingesetzte technische Infrastruktur geeignet ist

• die ausgewählten bzw. zugeordneten Mitarbeitenden für die Aufgaben geeignet sind

• sich die Risikosituation entwickelt, d. h. ob Frühwarnindikatoren den Eintritt eines Risikos ankündigen, ob es neue Risiken gibt oder ob sich die Einschätzung bei bereits bekannten Risiken geändert hat

• die ausgewählten Kommunikationsregelungen geeignet sind (z. B. Häufigkeit und Lage der Projektmeetings)

• die getroffenen qualitätssichernden Maßnahmen geeignet sind

• die getroffenen vertraglichen Regelungen eingehalten werden

• …

… ist der Fertigstellungsgrad

Sofern die Planwerte für die einzelnen Aktivitäten noch korrekt sind, ergibt sich der Fertigstellungsgrad:

Alternative Formel bei unsicheren Planwerten:

• Bei der Projektüberwachung auf Projektebene hat eine Verdichtung der erhaltenen Überwachungsinformationen der einzelnen Aktivitäten zu erfolgen.

• 
  

… das zu erwartende Eintreten der künftigen Meilensteintermine an

• Die MTA ist eine Methode, die eine auf Teilziele (Meilensteine) reduzierte Übersicht auf die Projektentwicklung und eine Vorschau auf das Projektende erlaubt.

• Die MTA ist periodisch (z. B. monatlich) durch die Projektleitung durchzuführen

• Für festgelegte Teilziele (Meilensteine, z. B. Phasenende) ist eine Terminschätzung durchzuführen

• Die Verbindung der Schätzergebnisse ergibt einen Trend

Beispiel:

… Stakeholder über den Projektfortschritt

Die Projektleitung hat die Auftraggeber und das Management in regelmäßigen Abständen über den Projektverlauf zu informieren.

Zusätzlich ist auf wichtige Ereignissen, gravierende Problemen etc. sofort hinzuweisen!

Wichtig: Gute Berichte sind kurz!!

Ampelberichte stellen die Projektsituation zusammenfassend dar

…die Auftraggeber und das Management über den Stand des Projektes, erkennbare Risiken, etc.

Inhalte:

• Plan-, Ist- und Restwerte für Personalaufwände, Sachkosten und Gesamtbudget

• Abschätzung des Fertigstellungsgrades des Projektergebnisses/der Terminsituation

• Abweichungsanalyse/Steuerungsmaßnahmen (Welche Abweichungen sind eingetreten? Welche Ursachen haben die Abweichungen? Welche Maßnahmen zur Steuerung wurden ergriffen?)

• Risiken/Prognose (Welche neuen Risiken sind erkennbar? Welche Auswirkungen können sich auf das Projekt ergeben? Welche Maßnahmen sind ergriffen worden?)

• Erreichte Ergebnisse der abgelaufenen Berichtsperiode

• Geplante Aktivitäten für die nächste Berichtsperiode

… Abweichungsanalysen und der Auswahl und Durchführung von Korrekturmaßnahmen

Projektsteuerung heißt, den festgestellten Abweichungen entgegenzuwirken und Maßnahmen zu ergreifen, so dass die Projektziele und Planvorgaben trotz festgestellter Abweichungen erfolgreich erreicht werden können.

…den Projektablauf nicht sich selbst überlassen, sondern muss ihn aktiv beeinflussen und steuern

Festgestellte Abweichungen sind mit Hilfe sogenannter „W-Fragen“ zu analysieren:

• Was ist geschehen?

• Wann ist es geschehen?

• Wo ist es geschehen?

• Wie ist es geschehen?

• Warum ist es geschehen?

• Wer ist daran beteiligt? (keine Schuldzuweisungen!)

… (LOP) ist ein Hilfsmittel zur Projektsteuerung und -überwachung

• Es gibt im Projektablauf immer wieder offene Punkte, die geklärt werden müssen, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden.

• Offene Punkte sollten durch die Projektleitung protokolliert und deren Erledigung nachverfolgt werden.

In (fast) jedem Projekt gibt es die Notwendigkeit zur Änderung des Projektauftrages in Bezug auf Ergebnisse, Budgets, Termine

-> Änderungen können nicht geplant werden

-> Änderungen müssen aber gesteuert und gemanagt werden

Ein Change Request ist eine Anfrage/Wunsch zur Änderung des Projektauftrages, z. B. Änderungswünsche der Auftraggebenden, die im Projekt nicht termin- und/oder aufwandsneutral durchführbar sind.