… ordnungsgemäß abgeschlossen werden!

Zu einem ordnungsgemäßen Projektabschluss gehören:

… (Projektabnahme)

… der Klärung der Vorgehensweise bei der Endabnahme

Beim Abnahmemeeting ist insbesondere zu klären

• die Dauer der Abnahme

• die Festlegung der Personen, die die Abnahme vornehmen

• die benötigten Mitarbeitenden zur Unterstützung

• die Dokumentation und die Vorgehensweise bei evtl. festgestellten Mängeln

Hinweis:

• Die Ergebnisse des Abnahmemeetings sind zu protokollieren!

… formal festzustellen und zu dokumentieren, dass die Projektergebnisse durch die Auftraggebenden akzeptiert wurden

• Die Endabnahme ist ein politischer Akt (Managementbeteiligung erforderlich!)

• Die erfolgreiche Endabnahme hat juristische und ökonomische Auswirkungen (z. B. Abschlusszahlungen, Beginn der Gewährleistungsfrist, Mängelhaftung)

• Die Projektabnahme kann nur durchgeführt werden, wenn klare Abnahmekriterien vorliegen (Verträge, Anforderungsdefinition)

• Bei der Endabnahme sollte auf vorherige Prüfergebnisse (Abnahmetests) zurückgegriffen werden

• Für die Abnahme sind die Projektergebnisse gemäß Projektauftrag und die Dokumentation zur Verfügung zu stellen

• Ein Abnahmeprotokoll der Endabnahme ist zu erstellen und zu unterzeichnen

…der Information der Auftraggebenden (und anderer Stakeholder) über die erarbeiteten Projektergebnisse

Bei einer Abschlusspräsentation sollten folgende Inhalte vorgetragen werden:

… beendet das Projekt

• Die Abschlusspräsentation findet zeitlich nach der Endabnahme statt

• Die Abschlusspräsentation ist durch die Projektleitung vorzubereiten und vorzutragen

• Am Ende der Präsentation sollte das Projekt offiziell beendet werden

… ein wertvolles Mittel, um Projekterfahrungen für zukünftige Projekte nutzbar zu machen und aus Fehlern zu lernen.

„Kein Projekt ist unnütz, es kann immer noch als schlechtes Beispiel dienen!“

… der projektinternen Reflexion über die Projektdurchführung und die Zusammenarbeit

In Betracht zu ziehen sind hierbei:

• Fachliche/inhaltliche Aspekte

• Organisatorische Aspekte

• Methodische Aspekte

• Zusammenarbeit im Team

• Kommunikation des Teams nach außen

… interne und externe Mitarbeitende durch die Projektleitung zu beurteilen

Projekte scheitern häufig auf der Beziehungsebene. Daher sollte bei Projektabschluss auch eine persönliche Reflektion aller Projektbeteiligten stattfinden.

Die Beurteilung umfasst u. a.:

• Ergebnisqualität und den inhaltlichen Beitrag zum Projekt

• Zusammenarbeit im Team und Rollenerfüllung

• Zusammenarbeit mit den Auftraggebenden

• Termintreue (bei externen Mitarbeitenden auch Budgettreue)

• Vorschläge für Entwicklungsmaßnahmen

… alle Stakeholder eine breit gefächerte Rückmeldung

… bewertet das Projekt und stellt die gewonnenen Projekterfahrungen zusammen

In einem Projektabschlussbericht sollten folgende Fragestellungen beantwortet werden:

• In welchem Umfang wurden die Projektziele (Ergebnisse, Budgets, Termine) erreicht?

• Welche Erfahrungen wurden durch die Projektarbeit gewonnen?

• Wie können die Erfahrungen für Folgeprojekte genutzt werden?

-> Der Projektabschlussbericht ist durch die Projektleitung zu erstellen und informiert alle Beteiligten über das abgeschlossene Projekt

• Projektkennzeichnung

• Projektleitung, Projektteam, Projektinstanzen

• Projektziele

• Projektergebnisse

• Grad der Zielerreichung

• Ergebnisse der Abweichungsanalyse (Soll-Ist-Abgleich der Termine, Kosten)

• Wirtschaftlichkeitsbetrachtung im Vergleich Projektstart – Projektende

• Komplexitätsbeurteilung im Vergleich Projektstart – Projektende

• Durchgeführte Qualitätssicherungsmaßnahmen und Erreichung der Qualitätsziele

• Änderungshistorie und besondere Vorkommnisse im Projekt

• Empfehlungen für Folgeaktivitäten aus dem Projekt

• Projektrückschau bzgl. Problemen und positiven Erfahrungen (z. B. durch den Einsatz neuer Technologien)

• Umsetzung der Erfahrungen in Maßnahmen für zukünftige Projekte

• Achten Sie auf den richtigen Zeitpunkt zum Projektabschluss!

• Erstellen Sie im Projektabschluss eine ToDo-Liste (Offene Punkte Liste), die alle noch notwendigen Aufgaben beinhaltet! Mit Hilfe dieser Liste lösen Sie alle Projektpläne auf und managen die Restarbeiten!

• Vermeiden Sie im Projektabschluss Eskalationen im Projektteam!

• Achten Sie auf eine „saubere“ Projektabnahme durch die Auftraggebenden! „Ohne Projektabnahme werden Sie Ihr Projekt vielleicht nie wieder los!“

• Führen Sie einen Projektabschluss-Workshop durch und sichern Sie Ihrem Unternehmen das erworbene Wissen aus dem Projekt! Im Projektabschluss entscheidet sich, ob Sie schneller lernen als Ihre Konkurrenz!

• Nutzen Sie das Potential für die persönliche Weiterentwicklung, indem Sie eine abschließende persönliche Feedback-Runde durchführen! Aber Achtung, klären Sie vorher ab, ob Ihr Team dazu bereit ist!

• Setzen Sie im Projektabschluss-Workshop kreative Arbeitsformen (Kärtchenabfragen, Brainstorming, etc.) ein; diese erhöhen die Qualität der erzielten Ergebnisse!