• Das systematische und zielorientierte Aufsetzen eines Projektes ist eine wesentliche Voraussetzung für den späteren Projekterfolg!

• Projektanträge dienen dem Unternehmen dazu, die wenigen richtigen Projekte auszulosen

• Voraussetzung für das Projekt ist ein genehmigter Projektantrag!

Verantwortliche Stelle

• Vorgesetzte Stelle des Antragstellers, z. B. Abteilungsleiter, der zum Stellen von Projektanträgen berechtigt ist

Unterschrift des Verantwortlichen

Zielsetzung, die mit dem neuen Projekt erreicht werden soll

Projektgegenstand / Beschreibung des beantragten Projektes

• Ausführliche Beschreibung des Vorhabens oder des Problems

• Hinweise auf bereits bekannte Ideen und Lösungsansätze

• Zielsetzungen und Möglichkeiten, die nicht erwünscht sind oder sogar ausgeschlossen werden

Geforderte Ergebnisse

• Beschreibung der angestrebten Projektziele

• Beschreibung der geforderten Projektergebnisse

• Beschreibung der sonstigen Anforderungen

Begründung des Antrages

• Beschreibung des zu erwartenden Nutzens

• Angabe von Restriktionen (z. B. IT-Architekturen, gesetzliche Bestimmungen)

• Auswirkungen, die bei Nichtausführung des Projektes entstehen

Geschätzte Termine und Kosten

Sonstiges

Anlagen

• Relevanz für Fach/Unternehmen

• Mögliche Gewinnerzielung

• Vereinfachung von Arbeitsprozessen

• rechtliche Rahmenbedingungen

• Ressourcen

• Nutzen/Gewinn

• “Interaktion” mit anderen Projekten

• Risiken

• Unternehmensstrategie

Ziele sollten SMART sein (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert)

-> erreichbar, klar und verständlich sowie überprüfbar formuliert und mit dem Auftraggeber abgestimmt.

Eine sorgfältige und quantifizierte Zieldefinition vermeidet Probleme, da:

• versteckte Anforderungen

• „selbstverständliche“ Ergebnisse gibt, die nicht erwähnt werden

• Anforderungen oft aus Unkenntnis nicht formuliert

• gesetzliche oder unternehmensinterne Vorschriften gibt, die zu beachten sind

Durch eine Risikoanalyse können Risiken und auftretende Probleme nicht ausgeschlossen werden

Durch eine Risikoanalyse:

• Risiken frühzeitig erkannt

• Zeit gewonnen werden für vorbeugende Maßnahmen, um Risiken/Probleme zu vermeiden oder die Eintrittswahrscheinlichkeit zu verringern

• Zeit gewonnen werden, um die negativen Auswirkung bei Risikoeintritt in Grenzen zu halten

Die Projektziele müssen explizit definiert werden

Mit der Zieldefinition werden festgelegt:

• die erwarteten Ziele (Ergebnisse) des Projektes,

• der Kostenrahmen und

• der Terminrahmen.

Die Projektleitung hat die Aufgabe, die Zielsetzung auf Realisierbarkeit zu überprüfen, sie ggf. zu präzisieren und mit den Auftraggebenden in einem Projektauftrag schriftlich festzulegen.

Gemeinsam mit den Auftraggebenden ist auch festzulegen, welche Ergebnisse das Projekt explizit nicht erbringen soll!

-> Auftraggebende wissen auch oft nicht was sie wollen

• dienen der Information der Beteiligten

Ziel:

• worum es bei dem Projekt geht (Projektgegenstand und Projektziele)

• welche Personen im Team mitarbeiten und wer die Projektleitung inne hat

• wie die Projektorganisation aussieht

• welche Medien welche Inhalte vermittelt werden (Projektkommunikation)

• Ggf. Konkretisierung des Projektauftrages

• Klärung/Präzisierung der Projektziele

• Durchführung einer Projektanalyse (Stakeholder, Umfeld, Risiko)

• Rekrutierung eines Kern-Projektteams (vgl. Lerneinheit Projektorganisation)

• Festlegung des organisatorischen Umfeldes und der Projektinfrastruktur (vgl. Lerneinheit Projektorganisation)

• Durchführung des Projekt-Kick-offs (ggf. auch Kunden-Kick-off)

• beim Start eines Projektes von der Projektleitung durchzuführen

Stakeholderanalyse:

Eine Analyse der durch das Projekt betroffenen Personen/Rollen

Zielsetzung: Maßnahmen ergreifen, um die Betroffenen so auf das Projekt einzustimmen, dass sie das Projekt unterstützen oder zu mindestens nicht behindern.

Umfeldanalyse:

Eine Analyse des Projektumfeldes

Ein Projekt wird durch eine Vielzahl von Faktoren beeinflusst! Die Kenntnis dieser Faktoren ist ausschlaggebend für den Projekterfolg!

Risikoanalyse:

Eine Analyse der Projektrisiken

Risikomanagement ist Kernaufgabe des Projektleiters über die gesamte Projektdauer

ein kontinuierlicher Prozess