Kapitel 2

Ursachen:

• Konsequenz aus der Unternehmensstrategie (z.B. Neugestaltung von Geschäftsprozessen)

• Konsequenz aus der IT-Strategie

• (z.B. Umstellung auf Standardsoftware)

• Reaktion auf verändertes Kundenverhalten (z.B. Online-Services)

• Reaktion auf verändertes Verhalten von Konkurrenten

Einschätzungen:

• Kennen der Projektursache

  (ggf. der auslösenden Person)

• Kennen der Rahmenbedingungen

• Klarheit bei den Projektzielen

• Analyse der Machbarkeit

1. Unternehmensstrategie (Marktentwicklung und Unternehmensentwicklung)

2. IT-Strategie (technische und organisatorische Festlegungen)

3. Unausgesprochene Erwartungen

4. Entwicklungsstand der Führungs- und Projektkultur im Unternehmen

5. Mögliche Konsequenzen für das Projekt identifizieren

1. Langfristige Ziele des Unternehmens (Mission):

   • Kostenführerschaft

   • Qualitätsführerschaft

   • Innovationsführerschaft

   • Hohe Rentabilität des eingesetzten Kapitals

2. Ressourcen zur Zielerreichung:

   • Kapital

   • Personal

   • Information und Infrastruktur

3. Einsatz der Ressourcen:

   • Finanzplan

   • Personalplan

   • Organisationsplan

   • Portfolio wichtiger Projekte

1. Sollte aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden

2. Unterstützende IT-Strategien zur Unternehmensstrategie

3. Einigung auf bestimmte IT-Strategie und deren Gründe

4. Schlüssel-Parameter der IT und deren Fortentwicklung zur Konformität mit der Unternehmensstrategie

1. Einpassung der IT-Organisation in die Unternehmensorganisation

2. Strategische IT-Planung

3. Technische Gesamtarchitektur

4. Performanz und Verfügbarkeit

5. Datenschutz und Datensicherheit

6. Eigenleistung vs. Vergabe

7. Standardsoftware vs. Individualsoftware

8. Technische Standards bei Entwicklungsprojekten

9. Vorgehensmodelle für IT-Projekte

10. Personalentwicklung im IT-Bereich

11. Kommunikation zwischen IT und Fachabteilungen

12. Betriebsvereinbarungen mit Personalrat/Betriebsrat

1. Integration von Systemen der Geschäftspartner?

2. Außergewöhnliche Anforderungen an Skalierbarkeit, Verfügbarkeit, Performanz?

3. Lösbarkeit der Herausforderungen und Referenzen?

4. Bedarf an speziellen Konzepten oder externen Experten?

5. Zukunftsauslegung des Systems (Web-Einsatz, Telearbeit, mobile Endgeräte)?

6. Parallelentwicklung anderer Anwendungen?

7. Konkurrenz um Ressourcen und Managementtermine?

8. Unterstützung fachlicher Funktionsbereiche durch andere Anwendungen?

9. Schlüsselqualifikationen der IT-Mitarbeiter?

10. Methoden und Werkzeuge im Projekt?

Antwort:

IT soll sein/haben:

• Schnell

• Sicher

• Einfach

IT soll nicht sein/haben:

• Unnötig

• Ständig neu

• Überwachend

§ Endanwender

(arbeiten fachlich am meisten damit)

§ ggf. Erfasser von Grunddaten (müssen

zuarbeiten, haben selbst wenig vom System)

§ indirekte Nutzer (profitieren über andere

Systeme indirekt)

§ Manager (nutzen es zur Informationsgewinnung

und ggf. zur Steuerung)

§ Unternehmer (verdienen mittelbar damit Geld)

§ Administratoren (gewährleisten den Betrieb)

§ Wartungspersonal

(warten und pflegen das System)

Herausforderungen:

• Projektkompetenzen entgegen Linienhierarchie

• Ungewohnte Abläufe und Flexibilität

Begleiterscheinungen:

• Widerstand gegen Projektmanagement

• Überforderung der Beteiligten

• Misstrauen innerhalb und außerhalb des Projekts

Forderung:

• Projektmanagement als anerkannter Teil der Unternehmenskultur

Maßnahmen bei fehlender Projektkultur:

• Coaching und großzügige Projektplanung

• Nutzung eines Projekthandbuchs

1. Größere Effizienz bei der Projektabwicklung (genauere Zieleinhaltung, Termin- und Kostentreue)

2. Erhöhung der Mitarbeitermotivation (projektorientierte Vergabe von Aufgaben, Zuständigkeiten, Vollmachten)

3. Schaffung von Transparenz und Akzeptanz (Betroffene zu Beteiligten machen)

Ziele sind Triebfedern des Handelns und Richtschnur von Entscheidungen, aber oft:

• Nicht bewusst

• Einander widersprechend

• Unterschiedlich wichtig

• Zu ungenau

Darum:

• Ziele motivieren

• Ziele formulieren

• Ziele kommunizieren

• Ziele verbindlich machen

Ziele helfen:

• Bei Detailverlust

• Bei nachgeschobenen Forderungen

• Bei Dominanz einzelner Personen

• Bei endlosen Diskussionen

Definition Ziel:

• Angestrebter Zustand in der Zukunft, Endpunkt eines Prozesses

Ziele müssen SMART sein:

• Spezifisch: Eindeutig definiert

• Messbar: Messbarkeitskriterien

• Akzeptiert: Von Empfängern akzeptiert

• Realistisch: Möglich

• Terminierbar: Klare Terminvorgabe

Horizontal:

• Zielidentität: Gleiche Zielinhalte, unterschiedlich formuliert

• Zielkomplementarität: Ziele beeinflussen sich positiv

• Zielindifferenz: Ziele unabhängig voneinander

• Zielkonkurrenz: Ein Ziel behindert ein anderes

• Zielantinomie: Ziele schließen sich aus

Zeitlich:

• Langfristig, mittelfristig, kurzfristig

• Strategisch, taktisch, operativ

Vertikal:

• Nach Gewichtung: Hauptziele vs. Nebenziele

• Nach Mittel-Zweck-Beziehung: Unterziele vs. Oberziele

Antwort:

• Genau ein Oberziel, erreichbar durch Unterziele

• Abstimmung mit Stakeholdern und schriftliche Fixierung

• Basis für weitere Projektplanung und Projektstrukturplan

Quantifizierbare Ziele:

• Monetäre Zielinhalte: Liquidität, Gewinn, Umsatz, Kosten

• Nicht-monetäre Zielinhalte: Marktanteil, Entwicklungszeiten, Speicherbedarf, Termintreue

Nicht-quantifizierbare Ziele:

• Offenheit der Systeme

• Zufriedenheit der Benutzer

• Verbesserung der Qualität

• Imageverbesserung

• Flexible Auswertemöglichkeiten

Antwort:

Quantifizierbare Ziele:

• Kosten [€]

• Aufwand [Personentage]

• Zeitdauer [(Kalender)Monate]

• Anzahl [Stückzahl]

• Änderungsraten [%]

• Programmgröße [LOCs]

• Funktionalität [FP]

Nicht-quantifizierbare Ziele messbar machen:

• Nominalskala: Unterscheidbare Ausprägungen (z.B. Farbe: rot, gelb, blau)

• Ordinalskala: Rangordnung der Ausprägungen (z.B. Benutzerfreundlichkeit: sehr gut, ausreichend, ungenügend)

• Kardinalskala: Ausmaß der Unterschiede bestimmen (z.B. Benutzbarkeit: Effektive und effiziente Abwicklung des Tagesgeschäfts)

Beispiele für Ziele und Messverfahren:

• Problembezogenheit: Spezifische Informationen für Endanwender; Wertebereich: (0, 1], Messverfahren: Zählung der Attribute

• Verfügbarkeit: Erfolgreiche Nutzung einer Anwendung; Wertebereich: [0, 1], Messverfahren: Zählung der erfolgreichen und erfolglosen Vorgänge

• Wirtschaftlichkeit: Produktivität/Person, Reduktion des Arbeitsaufwands; Unterziele: Vermeidung von funktionaler und Datenredundanz, Fehlbedienungen, Problembezogenheit

Definition:

• Einschätzung der Realisierbarkeit eines Projekts

Synonyme:

• Machbarkeitsanalyse, Feasibility Study, Durchführbarkeitsstudie

Aspekte der Machbarkeitsstudie:

• Technische Machbarkeit

• Organisatorische Machbarkeit

• Wirtschaftliche Machbarkeit

Vorgehensweise:

• Vorgaben und Randbedingungen hinterfragen

• Verfahren bei restriktiven Einschränkungen:

  • Verhandeln: Mehr Geld, mehr Zeit, oder Flexibilität?

  • Annahmen analysieren: Sind die Voraussetzungen wirklich notwendig?

  • Kreativ sein: Gibt es alternative Lösungswege?

Antwort:

Fragen zur technischen Machbarkeit:

• Sind die technischen Anforderungen erfüllbar?

• Welche Alternativen gibt es und welche Voraussetzungen haben sie?

• Wie kann man die Machbarkeit nachweisen?

• Wo liegen die größten Risiken?

Prüfungspunkte:

• Muss/Soll/Wunsch-Anforderungen (Performance, Verfügbarkeit, Interoperabilität, Skalierbarkeit, Datenschutz)

• Hardware-Anforderungen (Speichergröße, Rechengeschwindigkeit, Skalierbarkeit)

• Netzwerke (Übertragungsbandbreite, Administrierbarkeit, Stabilität)

• Basissoftware (Datenhaltung, Druckprogramme, Lastbalancierung, Verwaltungsdienste)

• Entwicklungswerkzeuge (Modellierungskonzepte, Stabilität, Kompatibilität)

• Leistungsfähigkeit der bestehenden Infrastruktur vs. Notwendige Neuanschaffungen

Beispiel Performanz-Anforderung:

• Verarbeitung von 100.000 Standardvorgängen in 2 Stunden

• Einzelfragen zur Performanz:

  • Wo verbraucht ein Vorgang Systemressourcen?

  • Wie beeinflussen sich gleichzeitige Vorgänge?

  • Wo liegen hardware- oder softwareseitige Engpässe?

  • Wie müssen technische Komponenten ausgelegt sein?

  • Möglichkeit der Begutachtung oder Prototypen-Erstellung?

  • Organisatorische Änderungen zur Anforderungserfüllung?

  • Technische und organisatorische Alternativen?

  • Verlässliche Aussagen und Risiken?

Antwort:

• Organisatorische und personelle Veränderungen abschätzen

• Veränderungsfähigkeit von Einheiten und Personen einschätzen

• Wichtige unterstützende Maßnahmen identifizieren

• Rechtliche Fragen klären

• Größte Risiken ermitteln

Typische Fragestellungen:

• Änderung der Ablauf- und Aufbauorganisation?

• Änderungen bei Stellenbeschreibungen oder Gehaltsgruppen?

• Konsequenzen für Mitarbeiter: Neue Aufgaben, benötigte neue Mitarbeiter, Freisetzung

• Organisation von Schulungen

• Einführung des Systems in allen Niederlassungen?

• Rückfallmöglichkeiten bei Problemen?

• Sicherstellung des wirtschaftlichen Nutzens?